Служебная документация для внутреннего и внешнего пользования

1.

Образец текста
Второй уровень
Служебная документация
Третий уровень
для внутреннего и
Четвертый уровень
внешнего
пользования
Пятый уровень

2.

Официально-деловой стиль
Официально-деловой стиль – один из
функциональных стилей литературного языка,
обслуживающий сферу письменных официально-деловых отношений. Таким
образом, официально-деловой стиль – это стиль документов: государственных
актов, юридических законов, постановлений, инструкций, уставов, служебной
переписки, частных деловых бумаг и т.п.
Сжатост
ь
Стилевые
черты
Объективно
сть
Стандартизирован
ность
Официальность
Точность
06 Логичность

3.

Документ
Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом
соответствующих норм и правил, служащая
доказательством чего–либо, подтверждающая право на
что–либо и имеющая юридическую силу.
По фактору адресации документы
Различают на две категории
служебной документации
Документы для
внутреннего
пользования
Документы для
внешнего
пользования

4.

Внутренняя деловая
документация
Внутренняя деловая переписка ведется между
должностными лицами, подразделениями одной
организации, учреждения. При этом адресант и адресат
состоят в отношениях должностного соподчинения,
документацию этого типа называют служебной
Служебная документация для внутреннего
пользования:
Докладная
записка
Приказ
Объяснительная
Акт

5.

Приказ
Приказ – это такой правовой акт, который
издается руководителем предприятий и
учреждений (или руководителями их
подразделений), действующих на основе
единоначалия. Приказ издается в целях
проведения определенных мероприятий»
направленных на совершенствование
деятельности организации или решения
кадровых вопросов.
Приказы предприятия
делятся на две
основные группы
Приказы по
основной
деятельности
(производственным
вопросам).
Приказы по
личному
составу
(персоналу
предприятия)

6.

Акт
Акт – это документ, составляемый группой лиц
подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях,
инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей,
передаче дел при смене должностных лиц, проведении
испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в
эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от
разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило,
на бланке организации и содержит следующие реквизиты:
наименование организации, наименование.структурного
подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс,
место составления, заголовок к тексту, текст, подписи,
указание на количество экземпляров и их местонахождение.
О списании активов.
О приеме-передаче
активов/работ/документов.
О проверках техники/ итогов
работы.
Об осмотрах.
О нарушениях в сфере
трудовой дисциплины.
дисциплинарного нарушения.
• Об испытаниях
оборудования/образцов.
• О ликвидации учреждения.
• О ревизии/инвентаризации.
• О проведении расследования по
факту ЧП, несчастных случаев.

7.

Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый
руководителем предприятия для разрешения
оперативных вопросов. Распоряжения
составляются преимущественно по вопросам
информационно-методического характера, по
вопросам исполнения приказов, различных
инструкций и др. Они могут быть изданы
заместителями руководителя организации в
пределах их компетенции, руководителями
самостоятельных структурных подразделений, а
также главными специалистами организации,
что закрепляется в учредительных документах
предприятия, организации.

8.

Докладная записка
Докладная записка – документ,
адресованный руководителю другого
структурного подразделения,
руководителю данного или
вышестоящего учреждения и
содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя

9.

Важная составляющая
документов
Каждый из
документов имеет
01
указание на автора (организацию, структурное подразделение
или должностное лицо, от которого исходит записка);
02
наименование адресата (кому направляется
документ);
03
наименование вида документа (например, Докладная
записка", "Служебная записка");
04
дату составления;
05
подпись составителя (с указанием должности).
06 заголовок к тексту "О приобретении трудовых
книжек");

10.

Доокументы внешнего
пользования
Документы для внешнего пользования часто
называют деловыми (официальными, коммерческими)
письмами. Они служат важнейшим средством связи
данной организации (предприятия, учреждения) с
внешним миром. Посредством их организации
устанавливают и поддерживают контакты, выясняют
отношения, обмениваются информацией, ведут
предварительные переговоры, уточняют детали
намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

11.

Документы внешнего
пользования:
Второй
уровень
Образец текста
Третий уровень
письмо-просьба,
письмо-сообщение, письмоЧетвертый
уровень письмо, запрос, ответ
приглашение,
сопроводительное
Пятый уровень
на запрос, предложение
(оферта), ответ на
предложение, рекламация (претензия), ответ на
рекламацию.

12.

Письмо-просьба
Письмо-просьба содержит просьбу о
присылке образцов товара, каталогов,
прайс-листов, какой-либо другой
информации. При этом употребляются
определенные стандартные выражения
(клише), например:
Обращаемся (к Вам) с просьбой прислать, выслать
и т.д.
Сообщите (нам), пожалуйста, ….
Мы будем благодарны, если вы сообщите,
подтвердите…..
Мы хотели бы ознакомиться с….
Мы будем благодарны, если Вы сможете …

13.

Письмо-сообщение
Письмо-сообщение содержит
извещение, уведомление, информацию о
предмете, представляющем взаимный
интерес и использует стандартные
выражения:
Извещаем, уведомляем, информируем,
сообщаем, (что) …
Ставим Вас в известность, доводим до Вашего
сведения, (что)…
Нам приятно сообщить, (что)…
В ответ на Ваше письмо сообщаем (что)…

14.

Языковые особенности делового
документа
01
Употребление стереотипных
выражений (клише)
03
Использование средств логической, а
не эмоционально-экспрессивной
оценки; отсутствие диалектизмов,
жаргонных и просторечных слов,
редкое употребление
восклицательных предложений
05
Широкое применение в деловых
текстах отглагольных
существительных, особенно на ние , например: прошу разрешения
02
04
06
Использование личного местоимения
Вы и притяжательного местоимения
Вам
Употребление для указания какоголибо временного предела обычно
предлогов с – по, а также написание
названий месяцев словами,
например: с ноября – по декабрь
Частое изложение текста от третьего
лица: коллегия решила; написание от
первого лица приказов, докладных и
объяснительных записок