Системы документации. Требования к оформлению служебных документов

1. Лекция 5

Тема: СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К
ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2
План
1. Классификация систем документации
2. Требования к организационно-правовым документам
3. Состав и оформление распорядительной документации
4. Особенности оформления информационно-справочной документации
5. Документация коллегиальных органов

2.

Слайд №1
Функциональные системы документации
•Организационные документы
•Распорядительная документация
•Плановая, отчетная, справочно-аналитическая документация
•Статистическая документация
•Кадровая документация
•Финансовая документация
•Другие системы

3.

Слайд №2
Унифицированные системы (УС)
документации содержатся в ОКУД
1. УС организационно-распорядительной документации (УСОРД)
2. УС первичной учетной документации по труду и оплате труда (УСПУД)
3. УС банковской документации (УСБД)
4. УС отчетно-статистической документации (УСОСД)
5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД)
6. УС документации по труду (УСДТ)
7. УС документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ)
8. УС внешнеторговой документации (УСВД)
9. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации,
бюджетных учреждений и организаций (УСФДБ)

4.

Слайд №3
Системы документации, входящие в УСОРД
Организационно-правовая документация
Распорядительная документация
Информационно-справочная документация
Документация коллегиальных органов

5.

Слайд №4
Системы документации, входящие в УСПУД
1. Кадровая документация
2. Бухгалтерская документация

6.

Слайд №5
Организационно-правовые документы
Устав
Положение
Регламент
Инструкция
Структура и штатная численность
Штатное расписание

7.

Слайд №6
Содержание УСТАВА
наименование организации
местонахождение
предмет и цель деятельности
порядок образования имущества
порядок распределения прибыли
порядок управления и прекращения деятельности
Разделы текста УСТАВА
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
АКЦИОНЕРНЫЙ КАПИТАЛ
ПОРЯДОК ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
УПРАВЛЕНИЕ
УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ
ПРОЧИЕ НАКОПЛЕНИЯ
ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

8.

Слайд №7
Требования к содержанию Положения
(об организации, о структурном подразделении)
Структура текста Положения
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
3.
ФУНКЦИИ
4.
ОБЯЗАННОСТИ
5.
ПРАВА
6.
РУКОВОДСТВО
7.
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И
ОРГАНИЗАЦИЯМИ
8.
ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ

9.

Слайд №8
Требования к содержанию РЕГЛАМЕНТА
Структура текста РЕГЛАМЕНТА
коллегиального органа
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.
СТАТУС КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА
3.
ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ
4.
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ НА
ЗАСЕДАНИИ
5.
ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ НА ЗАСЕДАНИИ
6.
ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ
7.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ
8.
ПОРЯДОК ДОВЕДЕНИЯ РЕШЕНИЙ ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
9.
МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ
10.
ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ

10.

Слайд №9
Унифицированная форма
Структуры и штатной численности организации
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНВЕСТ»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «Инвест»
____________ Т. Б. Дмитров
__________________
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ
___________________
Г. Тюмень
На _________ год
Наименования структурных
подразделений и должностей
1
Начальник отдела кадров
Главный бухгалтер
______________ И. О. Шишкин
______________
Штатная численность и группы по оплате труда
2
3
4
5
6
Г. Н. Смирнова

11.

Слайд №10
Унифицированная форма штатного расписания
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата
России
Форма по ОКУД
Код
0301017
по ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от «___» _____ 20 года №____
Штат в количестве
_________________ единиц
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на период «___» __________ 20 года
Структурное подразделение
наименование
код
1
2
Должность
(специальность,
профессия), разряд,
класс (категория)
квалификации
Количество
штатных
единиц
Тарифная
ставка
(оклад) и
пр., руб.
3
4
5
Всего в месяц,
руб.
((гр. 5 + гр. 6 + Примечание
гр. 7 + гр. 8) х
гр. 4)
Надбавки, руб.
6
7
8
Итого
Руководитель кадровой службы
__________
(должность)
Главный бухгалтер
____________
(личная подпись)
___________________
(расшифровка подписи)
_____________
____________________
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
9
10

12.

Слайд №11
Требования к оформлению ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Гриф утверждения
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
______________№________
г. Тюмень
Наименование категории служащих (кого или кому)
Структура текста
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
• ФУНКЦИИ
• ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
• ПРАВА
• ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
• ВЗАИМОТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
• ДОПОЛНЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ
Наименование должности
Визы согласования
С инструкцией ознакомлен
Подпись Расшифровка подписи
Дата
(личная подпись)
Расшифровка подписи

13.

Слайд №12
Состав реквизитов
организационно-правового документа
Оформляются на общем бланке, состав реквизитов
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема
организации
Наименование организации
Наименование вида документа
Место составления или издания
Регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, текст, подпись
Виза согласования (внутреннее согласование) или гриф согласования
(внешнее согласование)
Гриф утверждения
Отметка об исполнителе
Отметка об ознакомлении
Оттиск печати

14.

Слайд №13
Распорядительная документация
Постановление
Приказ
Решение
Указание
Распоряжение

15.

Слайд №14
Распорядительные документы являются
нормативно-правовыми актами (НПА)
НПА, издаваемые коллегиально
Постановление
Решение
НПА, издаваемые руководителем организации,
учреждения, органа государственной власти
Указание
Указ
Приказ
Распоряжение

16.

Слайд №15
Этапы подготовки распорядительного документа
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Инициирование издания документа
Изучение действующих законодательных, нормативных актов и
методических документов
Выявлении ранее изданных по данному или подобным вопросам
распорядительных документов организации
Составление проекта
Согласование
Редактирование и оформление
Удостоверение
Тиражирование и доведение до исполнителей

17.

Слайд №16
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично
руководителем органа власти и управления
учреждения, организации в целях разрешения
организационных, финансовых, кадровых и иных
вопросов в их деятельности

18.

Слайд №17
Пример оформления ПРИКАЗА
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО «СЕРВИС»
ПРИКАЗ
03.01.2010 №33
г. Тюмень
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением Общего собрания акционеров от 30.12.2009 №1 «Об увеличении уставного капитала общества»
и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом
директоров общества 16.07.2009
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Руководитель юридического отдела Калинину М.М. в срок до 01.05.2010 направить сведения о внесении изменений в Устав
общества об увеличении размера уставного капитала в регистрационную палату и налоговую инспекцию.
2. Руководителю финансового управления Смирнову Н.И. в срок до 15.05.2010 зарегистрировать дополнительный выпуск
акций.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Воронова О.Н.
Генеральный директор
Зам. генерального директора
Воронов
О. Н. Воронов
04.01.2010 (оборотная сторона)
В. П. Петрова
302 15 12
Днепров
П. О. Днепров

19.

Слайд №18
Решение – распорядительный документ,
являющийся правовым актом, принимаемый
коллегиальным органом организации, коллегией
министерства или ведомства, научным советом,
советом директоров и т. д.

20.

Слайд №19
Требования к оформлению РЕШЕНИЯ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РЕШЕНИЕ
Дата, рег. №
Место составления или издания документа
Заголовок начинается с предлога «О…»
В тексте констатирующей части документа указываются причины издания, цели, ссылки, если это
необходимо, на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словами Коллегия, Совет и т. д.
РЕШИЛА (РЕШИЛ)
1. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить на…(указывается должность, инициалы, фамилия).
Председатель (председательствующий)
Секретарь
(личная подпись)
(личная подпись)
Визы (должности визирующих,
личные подписи, их расшифровка, дата согласования)
Инициалы, Фамилия
Инициалы, Фамилия

21.

Слайд №20
Распоряжение – распорядительный документ,
издаваемый руководителем коллегиального органа
управления в пределах присвоенной
должностному лицу, государственному органу
компетенции

22.

Слайд №21
Требования к оформлению РАСПОРЯЖЕНИЯ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата, рег. №
Место составления или издания документа
Заголовок начинается с вопроса «О чем?»
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель и причина подготовки). Констатирующая
часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ
В каждом пункте указывается должность, исполнитель, действие, срок исполнения.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом: Контроль за исполнением возложить
на…(наименование должности, инициалы, фамилия).
Наименование должности
(личная подпись)
Виза согласования (наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата)
Гриф согласования слово «СОГЛАСОВАНО»
(если документ согласовывается другим документом)
Указывается наименование должности, подпись, расшифровка подписи, дата
Инициалы, Фамилия

23.

Слайд №22
Указание – распорядительный документ, издаваемый
министерствами, ведомствами, организациями
преимущественно по вопросам, связанным с
организацией исполнения приказов, инструкций
и других актов

24.

Слайд №23
Состав реквизитов
распорядительного документа
Оформляются на общем бланке, указываются реквизиты
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема
организации
Наименование организации
Наименование вида документа
Дата, место составления или издания документа
Регистрационный номер
Заголовок к тексту
Текст
Подпись
Возможна отметка о наличии приложения
Гриф (для внешнего согласования) или виза согласования (для внутреннего
согласования)
Отметка об ознакомлении

25.

Слайд №24
Информационно-справочные документы
Справка
Протокол
Докладная записка
Телеграмма
Объяснительная записка
Факсограмма
Акт
Телефонограмма
Доверенность
Доверенность
Служебное письмо

26.

Слайд №25
Документы переписки оформляются
на бланке письма
Состав реквизитов:
Возможно Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема
организации
Наименование организации
Справочные данные об организации
Дата
Регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Заголовок к тексту
Текст
Возможна отметка о наличии приложения
Подпись
Отметка об исполнителе
Адресат

27.

Слайд №26
Пример оформления служебного письма
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
ПРЕДПРИЯТИЕ ПО ОХРАНЕ
НЕФТЕПРОДУКТОВ «КРИСТАЛЛ»
Генеральному директору
ОАО «Земельные ресурсы Тюменской области»
Н. Д. Боровской
Полярная ул., 1«а», г. Надым,
Ямало-Ненецкий автономный округ, 629730
Тел. (34955) 4-13-97, факс 4-00-12
ОКПО 3143843, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
25.02.2010 №26/02-10
На №_____ от ______________
О предоставлении земельного
участка в аренду
Просим предоставить в аренду нашему предприятию 10 гектаров земли с 19 февраля 2010 года по
19 марта 2011 года для проведения экспериментальных работ.
Исполнительный директор
С. В. Васильева
17 02 18
Иванов
А. Ф. Иванов

28.

Слайд №27
Пример оформления справки
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ООО «Саттва и К»
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК
Семакова ул., д. 10, г. Тюмень, 625003
Тел. (3452) 46-01-41, 46-81-69
Факс (3452) 46-19-30, 45-56-65
ОКПО…, ОГРН…, ИНН/КПП…
СПРАВКА
22.01.2009 № 231/02-09
На № ___ от _______
САФАРОВА МИЛЕНА СЕМЕНОВНА действительно является студенткой II курса отделения заочного
обучения института истории и политических наук Тюменского государственного университета.
Директор
Кондратьев
Оттиск печати
И. Н. Зубарева
45-56-16
С. В. Кондратьев

29.

Слайд №28
Пример оформления служебной записки
ОТДЕЛ
ПРОМЫШЛЕННО-ГРАЖДАНСКОГО СТРОИТЕЛЬСТВА
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
05.09.2009 № 49
Генеральному директору
ОАО «Перспектива»
С. В. Кушнереву
Григорьевой Евгении Викторовны
Ячменевой Т. А.
Подготовить
проект
приказа
о
командировании
Колганова И. Б. для заключения договора с 20.09.2009 по
22.09.2009 в г. Сургут.
Кушнаров
05.09.2009
О направлении в служебную командировку
Колганова И. Б.
В связи с производственной необходимостью прошу командировать с 20 сентября 2009 г.
по 22 сентября 2009 г. в г. Сургут инженера-проектировщика Колганова Ивана Борисовича для
заключения договора с ЗАО «Авторский проект» на выполнение работ по программе
«Реконструкция «Офис территориальной фирмы «МО-94» в г. Сургуте. Обследование
технического состояния».
Ведущий специалист
Григорьева
Издан приказ от 06.09.2009 № 135/06-02
В дело № 23-01
Делопроизводитель
Ячменева Т. А. Ячменева
06.09.2009
Григорьева
Е. В.

30.

Слайд №29
Пример оформления гарантийного письма
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«КЕДР»
Республики ул., д. 35, г. Тюмень, 625013;
Тел. (3452) 35-56-16,35-56-18;
Факс (3452) 377-822;
Е-mail: [email protected]
Общество с ограниченной
ответственностью
«Космос»
ОКПО 01010101, ОГРН 1234567891012
ИНН/КПП 7708033128/772001012
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
14.01.2009 № 231/05-14
На № 251 от 10.01.2009
О предоставлении услуг
по установке и наладке оборудования
Просим Вас в срок до 15 января провести работы по установке и наладке компьютеров, программного
обеспечения и оргтехники для вычислительного центра АО «Кедр», расположенного по адресу ул. Республики,
д.36, офис 25.
Оплату гарантируем в течение трех дней после заключения договора. Наши банковские реквизиты: р/с
№ 30901810367006006710 в Западно-Сибирском банке Сбербанка России, БИК 047102651, ИНН 7707083893,
кор./счет 3010181080000000651 в ОПЕРУ ГУЦБРФ по г. Тюмени.
Генеральный директор
Москвич
Главный бухгалтер
Петрякова
О. Л. Петрова
377-645
Р. И. Москвич
Л. В. Петрякова

31.

Слайд №30
Пример оформления характеристики
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЮМЕНЬГОСПЛЕМ»
ул. Червишевский тракт, д. 64а,
г. Тюмень, 625041;
Тел./факс: (3452) 36-75-40;
E-mail: [email protected];
ОГРН 05733803
ИНН/КПП 8817145643/790065296
Ленинский районный суд
г. Тюмень
ХАРАКТЕРИСТИКА
15.05.2009 № 02/02-03
На № 25 от 10.05.2009
На секретаря
Захарову В. В.
ЗАХАРОВА ВАЛЕНТИНА ВАСИЛЬЕВНА, 1980 года рождения, имеет высшее образование, в 2002 году окончила
Тюменский государственный университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
На службу в ОАО «Тюменьгосплем» поступила в 2002 году на должность секретаря. За время работы Захарова В.В. проявила
себя как высококвалифицированный специалист в области документационного обеспечения управления, хорошо знающий
документооборот. К исполнению должностных обязанностей Захарова В.В. относится добросовестно и ответственно.
Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и
оперативность. Старательна в выполнении распоряжений руководства.
Захарова В.В. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных
подразделений. Умеет творчески подходить к делу.
В общении открыта, всегда старается высказать свое мнение. Терпелива и вежлива с коллегами, внимательна к их просьбам.
Генеральный директор
Викулова
Начальник отдела кадров
Дмитриева
Оттиск печати
Л. Н. Викулова
Д. Д. Дмитриева

32.

Слайд №31
Пример оформления телефонограммы
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ТЮМЕНСКИЙ НЕФТЯНОЙ
НАУЧНЫЙ ЦЕНТР»
Передала – Киселева
тел. 56-90-76
Генеральному директору
ООО «Геодата»
А. М. Верховцеву
Приняла – Ивнева
тел. 59-30-45
14 ч. 25 мин.
ТЕЛЕФОНОГРAMMA 20.11.2008 № 34
24.11.2008 в 13:00 в ЗАО «Тюменский нефтяной научный центр» состоится научно-практическая
конференция на тему «Внедрение нанотехнологий в жизнь человека». На конференцию приглашается
генеральный директор ООО «Геодата» A.M. Верховцев.
Заместитель директора
Демина
Ю. П. Демина

33.

Слайд №32
Пример оформления протокола
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЮМЕНГАЗСТРОЙ»
ПРОТОКОЛ
г. Тюмень
№ 10
21.10.2009
Заседания совета директоров
Председатель – Гусев В.В.
Секретарь – Киселева Е.П.
Присутствовали: В.Ю. Королев, Е.В. Лобачев, М.А. Михайлов, П.Г. Назаров, О.Д.Петров
Повестка дня:
1. О созыве внеочередного общего собрания акционеров. Доклад председателя Совета директоров Михайлова М.А.
СЛУШАЛИ:
Михайлова М.А. – о необходимости созыва внеочередного общего собрания акционеров и утверждении списка акционеров, имеющих
право на участие (список прилагается), плана-графика мероприятий по подготовке к проведению собрания (план-график прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
Лобачев Е.В. – поддержал предложение Михайлова М. А. о необходимости созыва внеочередного общего собрания акционеров.
РЕШИЛИ:
1.Созвать внеочередное общее собрание акционеров 30.10.2009 в очной форме, в 16:00 по адресу: г. Тюмень, ул. Ямская, д.34а.
2.Утвердить список акционеров, имеющих право на участие.
3.Утвердить план-график мероприятий по подготовке к проведению собрания.
Приложения:
1.Список акционеров на 2 л. в 1 экз.
2.План-график мероприятий по подготовке к проведению собрания на 3 л. в 1 экз.
Председатель
Секретарь
Гусев
Киселева
В. В. Гусев
Е. П. Киселева

34.

Пример оформления акта
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ
ПРЕДПРИЯТИЕ ГОРОДА ТЮМЕНЬ
УПРАВЛЕНИЕ
ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ
УНИКАЛЬНЫХ ОБЪЕКТОВ
Слайд №33
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Москвин Г. Д. Москивн
29 декабря 2009 г.
АКТ
20-25.12.2009 №13
Проверки финансово-хозяйственной
деятельности предприятия
Основание: приказ генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов» от 17.12.2009 №
296 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия»
Комиссия в составе:
Председатель – коммерческий директор Н. М. Заболоцкая.
Члены комиссии: зам. главного бухгалтера С. В. Сидорова, инженер-экономист П.Л. Костин, бухгалтер-ревизор П. А. Шахрай.
Присутствовали: главный бухгалтер Г. И. Коренев, кассир С. Д. Дорофеева.
В период с 20 по 25 декабря 2009 г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В результате
проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе предприятия, и оформления разрешений
на выдачу приборов и оборудования со склада предприятия во временное пользование: не всегда разрешения на выдачу
оборудования подписывают главный инженер или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими должностными лицами.
Иных нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила.
Акт доставлен в 3 экземплярах: 1-й экз. - бухгалтерия предприятия; 2-й экз. - производственное управление; 3-й экз. - дело № 01-13
за 2009 г.
Председатель комиссии
Члены комиссии
Заболоцкая
Сидорова
Костин
Шахрай
Н. М. Заболоцкая
С. В. Сидорова
П. Л. Костин
П. А. Шахрай