Оперативно-служебная документация подразделения и гарнизона пожарной охраны. Тема № 6.1

1. Тема № 6.1. Оперативно-служебная документация подразделения и гарнизона пожарной охраны.

Учебные вопросы:
1.
Оперативно-служебная
документация
пожарного
подразделения и гарнизона пожарной охраны.
2.
Порядок составления, корректировки и хранение
документации.

2.

Список литературы:
1.
Приказ. МЧС от 05.04.11г.№167 ПОС ППО
2.
3.
Программа
подготовки
личного
состава
подразделений
Государственной
противопожарной
службы МЧС России
Приказ. 240 от 5.05.2008 Методические
рекомендации по составлению планов и
карточек пожаротушения утвержденных
генерал-полковником П.В. Платом.

3. На основании документа 167п. Осуществляется следующая оперативно служебная документация гарнизона П.О.

Учебный вопрос №1. Оперативно-служебная
документация пожарного подразделения и гарнизона
пожарной охраны.
На основании документа 167п. Осуществляется следующая
оперативно служебная документация гарнизона П.О.

4.

5.

6. И перечень документов, регламентирующих организацию службы в подразделения П.О.

N
п/п
Наименование документа
Местонахождение
1
Документы по профессиональной подготовке <1>
У заместителя
начальника
(руководителя)
подразделения
2
Приказ (выписка из приказа) "О введении в
Пункт связи
действие Расписания
подразделения
выезда сил и средств гарнизона пожарной охраны пожарной охраны
для тушения пожаров и проведения АСР"
(План привлечения сил и средств гарнизона
пожарной охраны для тушения пожаров и
проведения АСР) <2>
3
Планы и карточки тушения пожаров на
пожароопасные объекты <2>
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны

7.

4
Соглашения (инструкции) о
взаимодействии подразделения со
службами жизнеобеспечения, другими
видами пожарной охраны <2>
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны
5
Журнал пункта связи подразделения
пожарной охраны <3>
6
Журнал учета людей, находящихся в
детских, лечебных учреждениях и на
охраняемых объектах в ночное время
суток <2>
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны
7
Перечень адресов личного состава
подразделения пожарной охраны <2>
8
Инструкция по работе диспетчера пункта
Пункт связи
связи подразделения пожарной охраны <2> подразделения
пожарной охраны
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны

8.

9
Перечень позывных корреспондентов
(должностных лиц, техники) гарнизона
пожарной охраны и подразделения пожарной
охраны <2>
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны,
каждый пожарный
автомобиль
10 План-карта района выезда с нанесенными
водоисточниками, пожароопасными
предприятиями <2>
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны
11 Документы по гражданской обороне (перечень
определяется в установленном порядке) <2>
Пункт связи
подразделения
пожарной охраны
12 План ликвидации чрезвычайных ситуаций и
аварий <2>
Пункт связи части
13 Приказы, распоряжения, указания, инструкции, В папке начальника
рекомендации, правила, программы,
караула подразделения
нормативы по вопросам организации службы,
пожарной охраны
подготовки, тушения пожаров и проведения
АСР <2>

9.

14 Копии (выписки) приказов (распоряжений) о
допуске личного состава караула к
самостоятельному дежурству (после
индивидуального и курсового обучения) <2>
В папке начальника
караула подразделения
пожарной охраны
15 Табели положенности пожарно-технического
вооружения (аварийно-спасательного
оборудования) <2>*
В папке начальника
караула подразделения
пожарной охраны
16 Распорядок дня <2>*
В папке начальника
караула подразделения
пожарной охраны
17 Должностные инструкции (функциональные
обязанности) личного состава караула <2>
В папке начальника
караула подразделения
пожарной охраны
18 Обязанности лиц внутреннего наряда караула
В папке начальника
караула подразделения
пожарной охраны
<2>*

10.

19 Инструкция о мерах пожарной
безопасности в помещениях
подразделения <2>*
В папке начальника
караула подразделения
пожарной охраны
20 Книга службы <3>
В кабинете начальника
караула подразделения
пожарной охраны
21 Журнал учета участков, перекрытых проездов и Пункт связи
неисправного противопожарного
подразделения
водоснабжения <2>
пожарной охраны
22 Эксплуатационные карточки пожарных и
аварийно-спасательных автомобилей
подразделения <3>
В кабинете начальника
караула подразделения
пожарной охраны
23 Журнал испытаний пожарно-технического
вооружения и аварийно-спасательного
оборудования <3>
В кабинете начальника
караула подразделения
пожарной охраны

11.

24
Карточки действий караулов по тушению
пожаров <2>
В кабинете заместителя
начальника
(руководителя)
подразделения пожарной
охраны
25
Ведомость состояния рукавного хозяйства
подразделения пожарной охраны <3>
В кабинете начальника
караула подразделения
пожарной охраны
26
Справочники телефонов АТС населенных
пунктов (объектов), служб
жизнеобеспечения и подразделений
пожарной охраны <2>
Пункт связи части
подразделения пожарной
охраны
27
Справочник и планшет водоисточников
района выезда подразделения пожарной
охраны <2>
Пункт связи
подразделения пожарной
охраны, каждый
пожарный, автомобиль

12. Учебный вопрос №2. Порядок составления, корректировки и хранение документации.

В пожарных подразделениях
следующие документы:
Планы пожаротушения (ПТП);
Карточки пожаротушения (КТП).
корректировке
подлежат

13. п.3. Составление и корректировка ПТП и КТП (Методические рекомендации по составлению планов и карточек пожаротушения»

утвержденных генерал-полковником
П.В. Платом)
3.1. На основании Перечня начальником пожарного подразделения
разрабатывается годовой План-график составления и корректировки
ПТП и КТП на объекты (сельские населенные пункты), расположенные
на территории района выезда пожарного подразделения (приложение №
3 к Методическим рекомендациям).
3.2. План-график согласовывается с главами охраняемых
муниципальных
образований
и
руководством
(собственниками)
включенных в него объектов, утверждается начальником местного
гарнизона пожарной охраны.
3.3. Требования к оформлению и содержанию ПТП и КТП
приведены в разделах 7 и 8 Методических рекомендаций.

14.

3.4. Составлению ПТП и КТП предшествуют следующие
мероприятия: изучение и анализ оперативно-тактической
характеристики объекта (сельского населенного пункта), в том
числе сбор сведений о его противопожарной защите; изучение
нормативных и справочных материалов, в том числе отраслевых
нормативных актов, по данному объекту; прогноз вероятного места
возникновения наиболее сложного пожара и возможных ситуаций
его
развития;
изучение
аналитических
материалов
по
произошедшим пожарам в объекте (сельском населенном пункте) и
в аналогичных объектах (сельских населенных пунктах).
3.5. ПТП составляются не менее чем в трех экземплярах. Первый
экземпляр находится в пожарном подразделении, в районе
(подрайоне) выезда которого находится организация (объект),
второй экземпляр – в ЦППС (ЕДДС) местного гарнизона пожарной
охраны, третий экземпляр – у руководства (собственника) объекта.

15.

3.6. КТП составляются не менее чем в двух экземплярах. Первый
экземпляр находится в пожарном подразделении, в районе выезда
которого находится объект (сельский населенный пункт), второй
экземпляр – у руководства (собственника) объекта (администрации
сельского населенного пункта).
3.7. Начальниками гарнизонов пожарной охраны определяется
перечень ПТП и КТП, электронные варианты которых должны
храниться
на
переносных
персональных
электронновычислительных машинах, предназначенных для использования
РТП и должностными лицами штабов пожаротушения, о чем
делается соответствующая отметка в Перечне и Списке ПТП и КТП
на объекты (сельские населенные пункты), расположенные в
районе выезда пожарного подразделения (приложение № 4 к
Методическим рекомендациям).

16.

3.8. Электронные варианты ПТП и КТП должны отвечать
следующим требованиям: обеспечение ведения базы данных для
неоднократного использования и своевременной корректировки
данных; обеспечение минимальных затрат на подготовку
сотрудников к эксплуатации программного средства; простой и
наглядный интерфейс, позволяющий использовать их при
непосредственном тушении пожаров и проведении аварийноспасательных
работ;
содержание
системы
встроенной
интерактивной помощи, охватывающей все аспекты работы
программного средства; защита от внесения несанкционированных
изменений в программное обеспечение.

17.

3.9. ПТП и КТП подлежат корректировке при изменении формы
собственности,
функционального
назначения,
объемнопланировочных
решений,
модернизации
технологического
процесса производства, изменении тактических возможностей
подразделений пожарной охраны и т.д. Внесение корректив
осуществляется не позднее месяца с момента возникновения
(обнаружения) изменений. При корректировке ПТП и КТП
соответствующие изменения вносятся также и в их электронные
варианты.
3.10. На строящиеся объекты ПТП и КТП составляются на стадии
их строительства или не менее чем за месяц до приема в
эксплуатацию нового объекта или отдельных его элементов
(установок и сооружений).

18.

3.11. ПТП и КТП на особо важные и режимные объекты
составляются, хранятся и применяются в соответствии с
установленным порядком по работе, хранению секретных
документов и материалов. Степень их секретности определяется
режимной службой (собственником) объекта.

19. п.5. Отработка ПТП и КТП

5.1. Отработка ПТП и КТП осуществляется на основании годового
графика отработки ПТП и КТП (приложение № 5 к Методическим
рекомендациям).График разрабатывается подразделением пожарной
охраны, утверждается начальником местного гарнизона пожарной
охраны, при необходимости согласовывается с администрацией
(собственником) объектов и органами местного самоуправления.
Утвержденный и согласованный график хранится на ПСЧ, при его
отсутствии на ЦППС (ЕДДС).
5.2 ПТП отрабатываются ежегодно, с обязательным выездом на объект
по заранее разработанному и утвержденному плану всеми дежурными
караулами (сменами).
5.3. КТП отрабатываются не реже, чем один раз в два года с выездом
на объект (в сельский населенный пункт) всеми дежурными караулами
(сменами). В исключительных случаях допускается отработка КТП
классно-групповым методом при условии обязательного выезда на
объект (в сельский населенный пункт) одного из дежурных караулов
(смен) пожарного подразделения (при большой удаленности объектов
(сельских населенных пунктов), типичности планировки, консервации
объектов и т.п.).

20.

5.4. ПТП и КТП в обязательном порядке отрабатываются при
проведении
пожарно-тактических
учений
(решении
пожарнотактических задач).
5.5. Отработка ПТП и КТП проводится следующим образом:
выезд дежурного караула (смены) на объект (в сельский населенный
пункт);
ознакомление с оперативно-тактическими особенностями объекта
(сельского населенного пункта), изучение объемно-планировочных
решений зданий объекта, технологического процесса, свойств веществ и
материалов, обращающихся в производстве, установок пожарной
сигнализации и пожаротушения, систем дымоудаления и т.д.;
изучение источников противопожарного водоснабжения (при их
отсутствии на территории объекта (сельского населенного пункта) –
ближайших к объекту водоисточников наружного противопожарного
водоснабжения) с обязательной проверкой их работоспособности;
сопоставление текстовой и графической частей ПТП и КТП реальной
обстановке, с последующим рапортом о выявленных несоответствиях на
имя руководства пожарного подразделения.

21.

5.6. По итогам отработки в ПТП и КТП делается отметка в
разделе «Учет использования планов тушения пожаров и
карточек тушения пожаров» (таблица № 1 приложения № 6 к
Методическим рекомендациям). Отметка должна содержать
точную запись о проведенной работе с документом (отработка
(на объекте или классно-групповым способом), корректировка,
переработка, проведение ПТУ (ПТЗ), использование на пожаре).
5.7. Учет всех видов работы с ПТП и КТП отражается дежурным
диспетчером в журнале установленной формы (таблица № 2
приложения № 6 к Методическим рекомендациям).

22. Особенности оформления организационно-распорядительных документов в МЧС и пожарной охране России

Особенности оформления организационнораспорядительных документов в МЧС и
пожарной охране России
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и
иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и
порядок их расположения. Документы, издаваемые от имени двух
или более организаций, оформляются на стандартных листах
бумаги без бланка. Бланки документов изготавливаются на
стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм), А5
(148×210 мм). Для подготовки и оформления документов в
территориальных органах, воинских частях, организациях системы
МЧС России применяются бланки с продольным и угловым
расположением реквизитов. Бланки с продольным расположением
реквизитов [Приложение 10] используются для оформления
распорядительных документов и протоколов совещаний, а также
для оформления служебных писем в тех случаях, если
использование этого вида бланка закреплено в учредительных
документах организации системы МЧС России.

23.

Бланки с угловым расположением реквизитов [Приложение 11]
используются для оформления служебных писем, справок и т. д.
Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими
предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид
деятельности
и
сертификаты
о
наличии
технических
и
технологических возможностей для изготовления указанного вида
продукции на должном качественном уровне, либо с использованием
имеющихся в территориальном органе, воинской части, организации
системы МЧС России технических средств (множительной и
компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями
документов на бланках в электронном виде необходимым условием
является единообразная форма бланка во всех компьютерах
исполнителей
территориального
органа,
воинской
части,
организации системы МЧС России.
Изображение углового штампа на бланке должно строго
соответствовать требованиям Инструкции о порядке изготовления,
учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе
МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 №
516 ДСП.

24.

В деятельности территориальных органов,
воинских частей, организаций системы МЧС
России применяются бланки строгой отчетности.
К ним относятся бланки:
- документов с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации;
- документов, удостоверяющих личность;
- трудовых книжек и вкладышей к ним;
- воинских перевозочных документов;
- чековых, квитанционных и расчетных книжек;
- другие бланки документов, расходование
которых предусмотрено с поэкземплярным
учетом.

25.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам,
что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах
распоряжений ключевыми словами, разделяющими вводную и
распорядительную части, являются слова «обязываю», «требую» или
«предлагаю». Рассмотрим особенности разработки и оформления
проектов распорядительных документов по основным вопросам
деятельности в МЧС Рос сии.
Ответственность за качественную подготовку приказов и
распоряжений, их согласование возлагается на руководителей
структурных подразделений территориальных органов, организаций,
которые готовят и вносят проект приказа (распоряжения) на подпись.
Контроль за правильностью проектов возлагается на структурное
подразделение, созданное для ведения делопроизводства, и
юридическую служба (отдел, отделение и т. д.).
Структура распорядительного документа должна быть простой и
удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные
излагаются в приложениях к распорядительному документу.

26.

Важный вопрос в документационной деятельности –
использование
терминологии.
Термины,
применяемые
в
распорядительных
документах,
должны
соответствовать
терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных
правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС и ГПС
России, и должны употребляться в одном и том же значении в
тексте проекта распорядительного документа и приложениях к
нему.
Основная терминология, применяемая в системе ГПС России
определя- ется соответствующим Госстандартом (ГОСТ 12.1.03381. ССБТ. Пожарная безопасность. Термины и определения.) и
«Техническим
регламентом
о
требованиях
пожарной
безопасности» (ФЗ РФ от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ).
При употреблении специальных или новых терминов, их
значение должно быть разъяснено в примечаниях.

27.

Проекты приказов и распоряжений оформляются в одинаковой
форме на бланках установленного образца с продольным
расположением реквизитов. Они печатаются в одном экземпляре
на одной стороне листа одно- сортной бумаги качеством не ниже
white, 80г/м2 формата А4 (210x297 мм), шрифтом Times New
Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows
версии от 6.0 и выше. Первая строка каждого абзаца должна
начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового
поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным
межстрочным ин- тервалом, выравнивается по левой и правой
границам текстового поля и отделяется от заголовка 2-3
межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных
от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны
– 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см.
Печатание
проектов
распорядительных
документов
и
приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.

28.

Проект распорядительного документа должен содержать
следующие реквизиты:
эмблема
МЧС России краткое наименование вышестоящей
организации - МЧС России полное наименование территориального
органа, организации системы МЧС России;
МЧС России наименование вида документа; заголовок (кроме
приказов по личному составу и строевой части) текст; подпись;
необходимые визы должностных лиц, которые располагаются на
лис- те согласования или на оборотной стороне последнего
(подписного) листа приказа, распоряжения;
отметка об исполнителе документа, которая располагается на
оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа,
распоряжения и содержит инициалы и фамилию исполнителя
документа, его рабочий телефон и личную подпись.

29.

Заголовок приказа, распоряжения должен кратко и точно
отражать со- держание текста документа. Заголовок печатается
полужирным шрифтом размером № 14 одинарным межстрочным
интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не
ставится. Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному
составу и по строевой части) может состоять из двух частей:
констатирующей (преамбулы) и распорядительной. ка не ставится.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты
и события, послужившие основанием для издания распорядительного
документа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во
исполнение…», «В соответствии…» и т. д. Если распорядительный
документ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается на- именование этого документа,
автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в приказах
завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается
строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях
– словом «п р е д л а г а ю»).
Если текст проекта распорядительного документа не имеет
констатирующей части, то слово «п р и к а з ы в а ю» («п р е д л а г
а ю») не пишется.

30.

В распорядительной части проекта приказа, распоряжения
излагаются предписываемые действия (поручения), указываются
исполнители
(структурные
подразделения,
организации,
должностные лица с указанием должности, звания) и
устанавливается срок исполнения; делается запись о признании
утратившими силу или о внесении изменений в ранее изданные
распорядительные документы. Последний пункт распорядительной части приказа может определять должностное лицо, на
которое возлагается ответственность за исполнение приказа
(распоряжения). Распорядительная часть может делиться на
пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов должна быть
единой (сквозной) для всего распорядительного документа.
Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную
мысль, самостоятельное требование.
Изменения, вносимые в приказ и в документ, утверждаемый
этим приказом (например, положение, правила и т. д.) могут быть
оформлены в виде приложения к приказу.

31.

К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни,
сметы расходов, списки и другие документы. Приложения
являются неотъемлемой частью распорядительного документа и
должны
быть
подписаны
руководителем
структурного
подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект
распорядительного документа.
Отдельную
группу
документов
составляют
документы
ограниченного
доступа.
На
проектах
таких
документов
проставляются
соответствующие
пометки:
для
сведений,
составляющих
служебную
информацию
ограниченного
распространения – «Для служебного пользования», для сведений,
составляющих государственную тайну, - соответствующий гриф
секретности.

32.

Проект распорядительного документа до представления на
подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован.
Поэтому важным этапом в подготовке документа является их
согласование. Проект доку- мента согласовывается с теми
должностными лицами, которых данный документ может касаться
в ходе его реализации. Если распорядительный документ, проект
которого разрабатывается, предусматривает расходы за счет
средств федерального бюджета и внебюджетных источников
финансирования (в том числе и командировочные расходы), либо
предполагает возникновение дополнительных обязанностей по
финансированию расходов в результате его применения, он в
обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем
финансовой службы территориального органа, воинской части,
организации системы МЧС России.

33.

Визирование
проекта
распорядительного
документа
осуществляется:
-руководителем структурного подразделения, готовившего проект
документа;
-руководителями
структурных
подразделений,
которым
предписыва- ется осуществление соответствующих действий
(выполнение заданий), а также представители которых включены в
состав комиссий, рабочих групп и т. п.;
-начальником отдела защиты информации;
-начальником юридической службы;
-начальником структурного подразделения, созданного для
ведения делопроизводства;
-другими должностными лицами по усмотрению начальника
терри- ториального органа, командира воинской части, начальника
(руководите- ля) организации системы МЧС России.
В случае отсутствия руководителя структурного подразделения
(от- пуск, командировка, болезнь) распорядительные документы
могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим
обязанности руководи- теля структурного подразделения в
установленном порядке.

34.

Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне
последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается
проставлять визы на отдельном листе согласования. Если
предложения не могут быть представлены в краткой форме, то
излагаются подробно в приложении к листу согласования. Лист
согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью
приказа, распоряжения.
Порядок подготовки документа к согласованию внутри
структурного
подразделения
определяет
руководитель
структурного
подразделения.
Представление
проектов
распорядительных документов на подпись осуществляется в
соответствии с порядком, установленным в органе управления,
воинской части, организации системы МЧС России.
Контроль за соблюдением структурными подразделениями
порядка оформления, согласования и представления на подпись
проектов
распорядительных
документов
осуществляется
должностным
лицом
по
определению
начальника
территориального органа, воинской части, организации системы
МЧС России.

35.

Таким образом, необходимой составной частью современного
управления
является
обеспечение
высокого
уровня
делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не
налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само
управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности
информации, оперативности ее приема и передачи, правильной
постановки
справочно-информационной
службы,
четкой
организации по- иска, хранения и использования документов.
Работа с организационно-распорядительными документами –
основ- ной вид документационного обеспечения управления. Без
них невозможна организационная деятельности и реализация
принятых решений по вопросам обеспечения безопасности в
условиях чрезвычайных ситуаций в целом, и пожарной
безопасности в частности.

36. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ

Систематизация и хранение документов являются важными
организационно-технологическими
процедурами
документационного обеспечения, так как тесно связаны с вопросами
создания архивов и баз данных самого различного назначения и
рационального использования документной информации в процессах
управления различными звеньями народного хозяйства России.
Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе
как
комплекс
вопросов,
связанных
с
упорядоченностью,
классификацией и эшелонированием документной информации для
практического применения на предприятиях и в организациях
различного статуса.

37. 1. Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизация
–
распределение
элементов
объекта
(документной информации) по признакам родства, сходства, т. е.
классификация и типизация их. На практике простейшей
классификацией документов является группировка их в
определенные предметные комплексы, так называемые «дела».
В специальной литературе в качестве терминологических
приняты
следующие
признаки
группировок
документной
информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский,
корреспондентский,
географический,
хронологический
и
экспертный.
Номинальный признак– это группировка в одно дело документов
одного
вида.
Примером
такого
рода
может
служить
организационно- распорядительная документация (приказы,
протоколы, акты и т. д.).
Предметно-вопросный признак– это совокупность документной
ин- формации, ее объединение по типизированному виду.
Например: папки, файлы с документами о строительстве объекта
пожарной охраны.

38.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов
одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации,
па- тенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).
Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с
местными органами власти).
Географический
признак
целесообразен
при
группировке
документов нескольких корреспондентов на территории данного
региона (например, переписка с предприятиями-потребителями
продукции Волгоградской об- ласти).
Хронологический признак уместен при формировании документов по
конкретным временным параметрам (к примеру, различного вида
отчеты - годовые, квартальные и пр.).
Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения – свыше 10 лет и временного хранения – до 10 лет).

39.

При классификации документов, однако, используют несколько
при- знаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом
экспертного). Та- ков, например, заголовок (рубрика) дела
(файла): «Организационно- распорядительная документация ПО
№ ...за 1999 год», сочетающий в себе номинальный,
корреспондентский и хронологический признаки.
В практике информационно-документационного обеспечения в
организациях
МЧС
специальным
классификационным
справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим
порядок формирования документов в дела, является номенклатура
дел, определяемая в соответствии с ГОСТ 16487-83 как
«систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в
территориальном органе, воинской части, организации системы
МЧС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке». Номенклатура дел составляется в целях:
-группировки исполненных документов в дела;
-систематизации и учета дел;
-определения сроков хранения документов.

40.

Таким образом, номенклатура является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
подлежащих передаче в Архив территориального органа, воинской
части, организации системы МЧС России, а также для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения. По сути,
номенклатура – это простейший классификатор, позволяющий
быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного
их поиска в случае надобности.
Основное требование к номенклатуре – максимальный охват
доку- ментов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности
организации. Номенклатура создает реальную возможность
размещения любого доку- мента и комфортного пользования им.
Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур:
-конкретная (индивидуальная): номенклатура дел определенной
организации, учреждения, предприятия;
-типовая номенклатура;
-примерная номенклатура.

41.

Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для
организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного
подразделения:
-в
крупных
организациях
номенклатуры
дел
структурных
подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего
учреждения;
-в небольших организациях, не имеющих структурного деления, и в
структурных
подразделениях
крупных
учреждений
конкретная
номенклатура дел представляет собой систематизированный список
названий дел, заводимых в них в течение календарного года.
Крупные организации могут дополнять их номенклатурами
структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как
объекта информационно-документационного обеспечения.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, заводимых
в делопроизводстве определенной категории организаций, единую
индексацию этих дел в отрасли, системе и являются нормативным
документом.
Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел,
заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный
характер.

42.

Широкое практическое распространение типовых и примерных
номенклатур связано со стремлением к унификации самих
способов комплектования различных баз данных (БД). При этом
существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает
типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной
категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли
(системе) и является нормативным документом.
Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить
единую схему формирования, унификации заголовков однородных
документов, установления единых сроков хранения источников
документной ин- формации.
Подобные
номенклатуры
разрабатываются
специализированными подразделениями (службами) и архивами
общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных
органов. Каждая организация в соответствии с практической
целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру
дел, составляемую на основе типовой или примерной.

43.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел,
намеченных к заведению в делопроизводстве структурных
подразделений территориального органа, воинской части,
организации системы МЧС России, в том числе справочные,
контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные
дела.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно
действующих органов (например, рабочих комиссий, групп,
создаваемых на период проведения каких-либо конкретных
мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела
ликвидированных
организаций,
правопреемником
которых
является территориальный орган, воинская часть, организация
системы МЧС России.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

44.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой
организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную
номенклатуру из типовой без изменений. Заголовок дела должен
адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным
требованиям, предъявляемым к документной информации:
краткости, точности, адресности, так как именно по заголовку в
большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск.
Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:
-род оформляемого дела (переписка, досье, подборка
документов);
-конкретный вид документов (приказы, протоколы, плановоотчетная документация);
-автор, тема, корреспондент;
-календарный период селекции (отбора) документов.

45.

Нормативно-методическая и инструктивная документация по
оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с
организационно-распорядительной документацией директивных и
вышестоящих органов, затем – дела с организационной документацией
(уставы, положения, инструкции), далее – дела с организационнораспорядительной документацией самой организации (приказы,
указания, распоряжения, решения коллегиальных органов – правления
совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие плановоотчетную документацию и переписку.
Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования
и согласования с архивом предприятия, организации апробируется
экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения –
хранителя документации.
На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия
(условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в
соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным
расписанием организации субъекта управления. При этом первым
разделом помещается служба ДОУ, а последними – общественные
организации.

46.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме
(Приложение 25).
Индексация дел представляет собой условное обозначение
каждого
сформированного
дела.
Однородным
делам
присваиваются одинаковые индексы. Под одним и тем же индексом
из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс
обозначается комбинацией арабских цифр. К примеру, индекс «03–
09»
обозначает,
что
дело
принадлежит
структурному
подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.
В
соответствии
с
«Основными
правилами
работы
государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по
следующим графам:
графа 1 – индекс дела,
графа 2 – название заголовков дел,
графа 3 – количество томов,
графа 4 – срок хранения документов,
графа 5 – примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

47.

В случаях, когда организация в силу своего статуса и
подчиненности не сдает документы на государственное хранение,
ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией
вышестоящей организации (ведомственной, региональной).
Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января
следующего календарного года. При неизменности функций и
целей организации номенклатура остается постоянной, но
подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не
реже одного раза в пятилетие. Еже- годно в номенклатуре
делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных
дел.

48. 2. Формирование дел

Под формированием дел понимается отнесение дел к
определенному комплексу и их систематизация внутри дела,
посвященного
конкретному
виду
и
классу
документной
информации. При этом исполненные документы формируются в
соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются как в структурном подразделении, созданном
для ведения делопроизводства, так и в других структурных
подразделениях. Исполненные и законченные делопроизводством
документы должны в 10 - дневный срок сдаваться исполнителем
ответственному
за
делопроизводство
структурного
подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в
которое должен быть подшит документ, определяет руководитель
структурного подразделения или исполнитель в соответствии с
номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется
структурным
подразделением,
созданным
для
ведения
делопроизводства.

49.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:
1. Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При
этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на
документах и их приложениях (на копиях документов подписи
заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на
документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об
исполнении документа и списания документа «в дело» с указанием
номера дела.;
2. Группировать в дело документы одного календарного года.
Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольнонаблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие
дела (книги учета, журналы регистрации и т. д.).
3. Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению
одного вопроса;
4. Помещать приложения вместе с основными документами;
5. Помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих
основаниях.

50.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых
отсутствуют).
7. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более
40мм. В исключительных случаях, если документ превышает 250
листов, разрешается превысить указанный объем.
8. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и
временного сроков хранения.
9. Внутри
дела
документы
располагаются
сверху
вниз
в
хронологическом порядке.
10. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов.
11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, и др. формируются в дела того
года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в
делах года разработки.
12. Если
документы, относящиеся к решению одного вопроса,
датированы разными годами, то весь комплекс документов следует
формировать в делах календарного года начала переписки (если
документ-запрос
поступил
в
2005
году,
а
документ-ответ
зарегистрирован в 2006 году, то оба документа подшиваются в дело за
2005 год).
6.

51.

13. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов, как правило, составляют
отдельный том, о чем на документе делается отметка: «Приложение к
приказу подшито в дело № …».
Формирование отдельных категорий дел имеет ряд особенностей:
1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о
командировании), как имеющие разные сроки хранения. Внутри дела
распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам.
2. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела
по видам документов.

52.

Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку
(коллегии, совещаний у начальника территориального органа,
организации системы МЧС России, комиссий и др.), внутри дела они
располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к
протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня)
подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы,
подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток
дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело.
4. .Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например,
поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела
поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления.
Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при
этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по
его исполнению в хронологическом порядке.
5. 5.Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах
календарного
года,
систематизируется
в
хронологической
последовательности по дате регистрации исходящего документа или
дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ
помещается за доку- ментом-запросом.
3.

53.

Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их
рассмотрению и исполнению группируются в дела в хронологическом
по- рядке или в алфавитном порядке фамилий заявителей. Повторные
обращения объединяются с предыдущей перепиской.
7. Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о
недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России
группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений
граждан по личным вопросам.
8. Документы в личных делах государственных гражданских служащих
располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Личные дела сотрудников ГПС и военнослужащих формируются в
соответствии с требованиями распорядительных документов МВД
России и Минобороны России соответственно.
9. Лицевые
счета
по
заработной
плате
группируются
в
самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке
фамилий сотрудников.
10. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки
учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по
алфавиту фамилий.
6.

54.

При заведении и по завершении года дела подлежат
оформлению.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической
обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений
при
методической
помощи
и
под
контролем
архива
территориального органа, воинской части, организации системы
МЧС России (лица, ответственного за архив).
Оформление дела предусматривает:
-подшивку дела;
-подшивку дела;
-составление листа-заверителя дела;
-составление внутренней описи документов дела;
-оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
допускается хранить в скоросшивателях.

55. 3. Хранение дел в структурном подразделении

Дела считаются заведенными (открытыми для формирования) с
момента включения в них первого исполненного документа. Они
формируются в структурных подразделениях и хранятся в них еще
два года после окончания текущего года. По истечении этого срока
дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы
в архив учреждения. Если архив отсутствует, то документы могут
быть перемещены в другой шкаф.
Хранение документов обеспечивается различными способами,
но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в
вертикальном положении. На корешке дела проставляется индекс
по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа – номенклатура
дел.
С момента заведения и до передачи в архив территориального
органа, воинской части, организации системы МЧС России
документы хранятся по месту их формирования в дела.

56.

Руководители структурных подразделений и сотрудники,
ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают
условия хранения доку- ментов и дел и несут ответственность за
их сохранность. Дела должны храниться в рабочих комнатах или
специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться
в
запирающихся
шкафах
или сейфах,
обеспечивающих
сохранность документов.
В целях оперативного поиска документов дела в шкафах
(сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел,
копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа
с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются
индексы дел по номенклатуре.

57.

Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится
сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись
в журнале учета выдачи дел. Выдача дел другим подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения начальника
территориального органа, командира воинской части, начальника
(руководителя) организации системы МЧС России. При этом в
обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и
производится соответствующая запись во внутренней описи дела в
графе «Примечание». На выданное дело заводится карта-заместитель
дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения начальника
территориального органа, командира воинской части, начальника
(руководителя) организации системы МЧС России.
Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.

58. Передача документов в архив, экспертиза ценности документов

Завершенные
делопроизводством
дела
постоянного
и
долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных
подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив. Дела
со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в
архив по согласованию с начальником территориального органа,
командиром воинской части, начальником (руководителем) организации
системы МЧС России. Завершающим этапом работы с документами в
текущем делопроизводстве является подготовка документов к сдаче в
архив. Эта подготовка осуществляется в строгом соответствии с
требованиями Инструкции по архивной работе в органах управления,
соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и
организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России
от 16.03.2006 № 160).

59.

Подготовка к сдаче в архив включает:
-проведение экспертизы научной и практической ценности
документов; -оформление дел;
-составление описи на дела с постоянным и долговременным
сроками хранения.
В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и
при методической помощи сотрудников архива учреждения.
Важным этапом обработки дел является проведение экспертизы
научной и практической ценности документов. Эта работа
проводится под руководством постоянно действующей экспертной
комиссии в три этапа:
-первый этап: составление номенклатуры дел;
-второй этап: проведение экспертизы ценности самих
документов через два года, когда документы вышли из
оперативной работы, при подготовке их к длительному хранению
или сдаче в архив учреждения;
-третий этап: уточнение ценности документов при передаче их
на постоянное хранение из архива учреждения в государственный
архив.

60.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре
группы дел:
-постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в
государственный архив;
-длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
-временного хранения (до 10 лет включительно);
-подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков
хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения
готовятся к сдаче в архив учреждения.
Оформление дел для сдачи в архив проводят работники
структурных подразделений, ответственные за формирование и
хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности
документов и, соответственно, сроков хранения дел проводится
полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

61.

Составление описи на дела с постоянным и долговременным
сроками хранения. В соответствии с ГОСТом 16487–83
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под
описью
понимают
«архивный
справочник,
содержащий
систематизированный перечень единиц хранения, а также
предназначенный для их учета и закрепления систематизации». И
по сей день опись фактически является основным учетным и
справочным пособием в работе с документной информацией в
технологии делопроизводства и в архиве. Так как на дела
постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и
дела по личному составу описи составляют раздельно, то и
систематизация дел ведется по каждой указанной группе
раздельно.
Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения
(ведомственный архив), если он есть, проводится по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному руководителем
учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно.

62.

Дела принимаются работником ведомственного архива в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на
обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о
наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого
экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием
цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в
архив, и номеров отсутствующих дел, если такие будут.
Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи
дел и подписи лиц, осуществлявших ее.