Понятие и значение делопроизводства в правоохранительной деятельности

1.

ЛЕКЦИЯПО ТЕМЕ № 4
«ПОНЯТИЕ И ЗНАЧЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ПРАВООХРАНИТЕЛЬНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
старший преподаватель кафедры ИиТО ОВД
подполковник полиции
Чемарев Денис Владимирович

2.

Учебные вопросы
1
Нормативная база
делопроизводства
2
Основные понятия в области
создания документов
3
Особенности делопроизводства в
органах внутренних дел

3.

Нормативная база делопроизводства
НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
– это совокупность нормативно-правовых
актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания и
использования документов в текущей
деятельности учреждения, а также
регламентирующих работу службы
делопроизводства – ее структуру, функции,
штаты, техническое обеспечение и
некоторые другие аспекты

4.

Нормативная база делопроизводства
Нормативные
правовые акты
Методические
документы
Национальные
стандарты
теоминологические
оформления
документов
управления
документами
по архивному делу
по
делопроизводству

5.

нормативные акты
федеральные нормативные
акты не прямого действия
межведомственные правовые
акты по делопроизводству
нормативные документы по делопроизводству
администраций субъектов РФ и конкретных
организаций
5

6.

• Статья 33 Конституции РФ;
• Нормы, устанавливающие требования к
подготовке и оформлению правовых актов,
издаваемых федеральными органами
государственной власти;
• Гражданский кодекс РФ, Кодекс об
административных правонарушениях, Трудовой
кодекс, законы «Об акционерных обществах», «О
некоммерческих организациях;
• Автоматизация делопроизводства с применением
компьютерных технологий;
6

7.

• Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ);
• Типовая инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти;
• Государственные стандарты на документацию;
• Общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации;
• Некоторые нормативные акты Минтруда России.
7

8.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
инструкции по
делопроизводству
методики по
делопроизводству
рекомендации по
делопроизводству
8

9.

СТАНДАРТЫ
СТАНДАРТ –
документ, в котором в целях добровольного
многократного использования устанавливаются характеристики продукции,
правила осуществления и характеристики
процессов производства, эксплуатации,
хранения, перевозки, реализации и
утилизации, выполнения работ или оказания
услуг.
9

10.

Виды стандартов
ГОСТ Р 7.0.97-2016
ГОСТ Р 51511-2001
ГОСТ Р 7.0.8-2013
ГОСТ 9327-60
устанавливает требования
к оформлению документов
содержит требования
к гербовым печатям
закрепляет терминологию
в области делопроизводства
и архивного дела
устанавливает требования
к потребительским
форматам бумаги

11.

КЛАССИФИКАТОРЫ
КЛАССИФИКАТОРЫ —
нормативные документы, содержащие
систематизированный перечень
наименований объектов и их кодов
11

12.

Общероссийский классификатор
управленческой документации
(ОКУД)
Общероссийский классификатор
предприятий и организаций
(ОКПО)
12

13.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА, ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЮ ТРУДА РАБОТНИКОВ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Межотраслевые нормативы времени на работы
по документационному обеспечению управления.
Нормативы времени на работы по совершенствованию
документационного обеспечения управления
министерств, ведомств, предприятий и организаций.
Нормы времени на работы по автоматизированной
архивной технологии.
13

14.

Нормативный акт
3 уровня
• Инструкция по делопроизводству;
• Правила оформления документов;
• Табель унифицированных форм документов;
• Альбом бланков;
• Альбом форм.
14

15.

Табель форм документов это перечень форм документов, необходимых и
достаточных для реализации функций и задач
конкретного структурного подразделения,
содержащий характеристику каждого документа с
точки зрения его юридического статуса, этапов
подготовки и порядка прохождения.

16.

Основные понятия в области создания
документов
Делопроизводство – отрасль
деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию
работы с официальными документами.
Документ - материальный носитель с
зафиксированной на нем в любой форме
информацией в виде текста, звукозаписи,
изображения и (или) их сочетания,
который имеет реквизиты, позволяющие
его идентифицировать, и предназначен
для передачи во времени и в
пространстве в целях общественного
использования и хранения.
16

17.

информация
Документ
носитель записи

18.

В общем виде
документ –
зафиксированная на
материальном носителе информация с
реквизитами,
позволяющими ее
идентифицировать
Реквизит - это
обязательный
элемент
оформления
официального
документа.
Выполняется в виде
текста или
графических
изображений.
Реквизит
«собственноручная
подпись» заменяется
ее аналогом
электронной
подписью
(ЭП).
18

19.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
По иерархическим
уровням
(законы РФ, указы
Президента РФ,
постановления и
распоряжения
правительства РФ и
т.д.)
По
направлениям
деятельности
(например, в ОВД):
- уголовнопроцессуальные;
- оперативнорозыскные;
- административнопроцессуальные;
- управленческие
или
организационнораспорядительные.
По месту
возникновения и
направлению
движения
(документов:
исходящие,
входящие,
внутренние).
19

20.

Место возникновения и направления
движения документов
Входящими (внешними) называются документы, которые
поступили от других организаций. (нормативные
документы вышестоящих организаций, налоговой службы,
природоохранительных органов, органов социальной
защиты).
Исходящие - это документы, которые предприятие
(организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние документы имеют хождение внутри учреждения
или предприятия и содержат информацию, позволяющую
решать внутрипроизводственные задачи (приказы по
основной деятельности, по личному составу, протоколы,
докладные записки, акты).
20

21.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
По количеству
отражаемых в них
вопросов:
простые (составлен
по одному
вопросу);
сложные
(составлен по двум
и более вопросам).
По участию
заинтересованных лиц в
составлении и подписании
документов:
односторонние
(составляются от имени
одного лица, одной
стороны, органа - рапорт,
справка, постановление о
возбуждении уголовного
дела, приказ о приеме на
работу и т.д.);
двусторонние или
многосторонние (в
составлении или
подписании которых
участвуют представители
двух или нескольких
заинтересованных сторон акт приемо-передачи,
протокол допроса
обвиняемого и др.)
По степени
секретности:
особой важности;
совершенно
секретные;
секретные; для
служебного
пользования
(ограниченного
применения);
несекретные или
открытые.
21

22.

Виды конфиденциальной информации
персональные данные
служебная тайна
тайна следствия и судопроизводства
профессиональная тайна
коммерческая тайна
сведения о сущности
изобретения
22

23.

правовой статус документа
личный документ
документ, созданный
лицом вне сферы его
служебной деятельности
или выполнения
общественных
обязанностей
(например, резюме)
официальный
документ
документ, созданный
юридическим или
физическим лицом,
оформленный и
удостоверенный в
установленном порядке
23

24.

По степени подлинности
ЧЕРНОВОЙ
ДОКУМЕНТ
БЕЛОВОЙ
ДОКУМЕНТ
(изготовленный
рукописным,
машинописным
способом или
распечатанный с
компьютера) –
отражает работу
автора над его
содержанием
это рукописный
или
машинописный
документ, текст
которого
переписан с
чернового
документа или
написан без
помарок и
исправлений.
ПОДЛИННИК
официального
документа – это
первый (или
единичный)
экземпляр
документа,
обладающий
юридической
силой.
КОПИЯ
это документ,
полностью
воспроизводя
щий
информацию
подлинного
документа и
все его
внешние
признаки или
часть их.
24

25.

Виды копий
факсимильная
свободная
выписка
дубликат
электронная
25

26.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА -
это «свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»
26

27.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ это совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида,
сферы деятельности, единых требований к их
оформлению.
27

28.

ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ Это письменные документы, в которых
фиксируются решения
административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий,
организаций, их подразделений и
должностных лиц.
28

29.

Организационно-распорядительные
документы
организационные
распорядительные
кадровые
документы
информационный
обмен
29

30.

УНИФИКАЦИЯ - приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию.
УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА
ДОКУМЕНТА (УФД) - созданная с использованием методов унификации
документации совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данном
виде экономической деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
30

31.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) –
созданная с использованием методов унификации документации совокупность
взаимоувязанных унифицированных форм
документов, отвечающих единым
требованиям и объединенных в зависимости
от сферы их применения в общероссийские
унифицированные системы документации,
отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации,
унифицированные системы документации
организаций
31

32.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ это процесс установления и применения
стандартов, под которыми понимается
«образец, эталон, модель, принимаемые за
исходные для сопоставления с ними других
подобных объектов».
ТИПИЗАЦИЯ –
это разработка типовых конструкций или
технологических процессов на основе общих
для ряда изделий (процессов) технических
характеристик.
32

33.

3. ОСОБЕННОСТИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
33

34.

ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
• Правильное и быстрое отражение в документах работы
органа и его подразделений;
• Обеспечение быстрого нахождения информации,
необходимой для реализации функций управления;
• Обеспечение приема, учета и отправки
корреспонденции;
34

35.

ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
• Обеспечение контроля за своевременным
исполнением и правильным оформлением
документов;
• Обеспечение сохранности государственной
и служебной тайн, содержащихся в
документах;
• Экономия времени и сил на составление,
изготовление и поиск документов
35

36.

ВИДЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
общее
секретное
специальное
несекретное

37.

ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Централизованная
Смешанная
Децентрализованная
37

38.

Структура службы документообеспечения
38

39.

Структура делопроизводственной деятельности
1
2
• Документирование
управленческой деятельности
• Запись информации
• Оформление информации
• Управление документацией
(документационный
менеджмент)
• Учет документов и контроль
• Систематизация документов
• Перемещение документов
• Хранение документов

40.

Требования, предъявляемые к документам
Требования
правовой
культуры
Юридические
требования
2
1
Требования оперативности
изготовления, оформления
и обработки документов
Требования
информационной
культуры
4
3
5
Требования
технической эстетики

41.

СТАДИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1
Прием и
обработка
документов
2
3
4
Исполнение
документов
Отправка
документов
Хранение
документов