Требования к оформлению информационно-справочных документов

1.

Тема.2 Требования к
оформлению информационносправочных документов

2.

ПИСЬМО
Письмо
–
это
документ
информационно-справочного характера,
составляемый организацией (физлицом)
и направляемый адресату (организации
или физлицу), пересылаемый по
электронной почте или обыкновенной.

3.

По содержанию письма делятся на:
- сопроводительные письма
- письма – приглашения;
-информационные письма
-рекламные письма
-рекламационные письма
-коммерческие письма
-гарантийные письма
-письма-запросы
-письма-ответы

4.

Реквизиты письма
• Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб
субъекта Российской Федерации)
• эмблема; товарный знак (знак обслуживания)
• наименование организации – автора документа
• наименование структурного подразделения – автора документа
• наименование должности лица – автора документа
• справочные данные об организации
• дата документа
• регистрационный номер документа
• ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа;
• адресат заголовок к тексту
• текст
• подпись
• печать
• отметка об исполнителе

5.

6.

Адресат

7.

В каком падеже указывается адресат
письма, если это:
-организация – именительный падеж
-структурное подразделение организации –
именительный падеж
- должностное лицо – дательный падеж
- физическое лицо - дательный падеж
В одном документе не может быть более 4
адресатов.
При
большом
количестве
адресатов составляется список рассылки

8.

Как правильно указать адрес
Элементы
почтового
адреса
указываются
в
последовательности, установленной Правилами оказания
услуг
почтовой
связи,
утвержденными
приказом
Министерства связи и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Пример Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская
обл., 301264
Пример Всероссийский научноисследовательский
институт документоведен
ия и архивного дела
[email protected]

9.

Печать
Печать проставляется, не захватывая
собственноручной подписи лица, подписавшего
документ, или в месте, обозначенном «МП»
(«Место печати»).

10.

Отметка об исполнителе
Забелин Иван Андреевич,
Контрольное управление,
ведущий специалист,
+7(495) 924-45-67, [email protected]

11.

Текст письма состоит из двух частей
1. вводная, где указываются причины,
вызвавшие
составление
письма,
сопровождаемые ссылками на факты, даты,
документы (на основании, в связи);
2. основная, где формируется его основная
цель (предложения, отказ, просьба, гарантии).

12.

Структура текста письма
1. Заголовок
- краткое содержание сообщения.
Формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает
на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении
информации».
2. Обращение к адресату.
Традиционное обращение:
«Уважаемый(ая) + Имя + Отчество!».
Если имя и отчество неизвестны –
«Уважаемый господин генеральный директор!»,
«Уважаемая госпожа ответственный секретарь!».

13.

Структура текста письма
3. Вступление - цель написания письма со
ссылками на распоряжения вышестоящих
органов, инициативные письма и запросы.
Например:
«В
соответствии
с
Постановлением … направляем Вам…», «На
ваш запрос сообщаем: …»
4. Основной поясняющий текст.

14.

Структура текста письма
5. Выводы и заключение («Надеемся на
дальнейшее
сотрудничество»,
«С
нетерпением ждем Ваших предложений и
замечаний»).
6. Подпись.

15.

Обратите внимание!
Ответ на письменный запрос - в течение 10
дней после получения.
Ответ на письма, полученные по факсу и
электронной почте, - в течение 48 часов, не
считая выходных.

16.

Обратите внимание!
Знаки препинания в справочных данных об организации - в конце каждой
строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания
в обычном порядке; каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее
первое слово не требует написания с заглавной буквы.

17.

18.

ПРОТОКОЛ
Протокол
–
это
документ,
фиксирующий ход обсуждения вопроса
и принятия решений на собраниях,
совещаниях,
заседаниях
(совет
директоров предприятия, учредителей,
акционеров, трудового коллектива).

19.

По полноте освещения могут быть:
Полный протокол – запись всего заседания,
включая реплики, вопросы, замечания и т.д.
Краткий протокол - в нем указываются
только рассмотренные вопросы.

20.

Реквизиты протокола
• полное наименование организации или
предприятия
• название вида документа (ПРОТОКОЛ)
• дата (день проведения заседания)
• номер (в протоколах, которые относятся к
распорядительным документам)
• место составления
• заголовок (отвечает на вопрос «чего»?)
• текст
• подписи (председателя и секретаря)

21.

22.

Текста протокола состоит
из двух частей
Вводная часть
Основной часть

23.

Вводная часть текста протокола
Оформляется
в
следующей
последовательности:
- председатель,
- секретарь,
- присутствовали (список сотрудников в
алфавитном порядке, должности),
- повестка дня (вопросы, вынесенные на
обсуждение, вопрос нумеруется).

24.

25.

Основная часть текста протокола
Состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ
–
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
–

26.

27.

28.

Докладная записка
Докладная
записка
–
документ,
адресованный руководителю данного или
вышестоящего
учреждения
и
информирующий
его
о
сложившейся
ситуации, имевшем место явлении или факте,
о выполненной работе, а также содержащий
выводы и предложения составителя.

29.

Реквизиты докладной записки
• наименование подразделения
• адресат
• дата
• номер
• заголовок к тексту
• текст
• подпись