Пресс-конференция - мероприятие для СМИ

1.

Конфиденциально
Создано для компании [Название компании]
Организация и проведение
пресс-конференции
Подготовила: Ненастина Александра, студентка 4 курса
группы ЖУР-20
Версия 1.0

2.

Пресс-конференция
— мероприятие для СМИ, встреча журналистов с представителями государственных
учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, а также со
спортсменами и известными артистами, цель которой — предоставить СМИ
фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о событии, явлении,
проекте и пр. Пресс-конференция предполагает быстрое поступление информации в редакции,
авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых уст»,
возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов, получение
дополнительного пакета новостей (в развитии, в связи с другими событиями).

3.

Организаторы пресс-конференций обычно
рассчитывают минимум на 30–50 представителей СМИ.
Менее масштабные мероприятия называют
брифингами.
*Число приглашенных журналистов зависит от важности и известности
спикеров. Так, пресс-конференция Владимира Путина в 2019 году собрала
рекордные 1895 журналистов.

4.

Выделяют два вида пресс-конференций: регулярные и
оперативные
Первые планируют заранее. Для них
специально придумывают темы и поводы.
Например,
музыкант
дает
прессконференцию в честь выхода нового
альбома. А компания созывает журналистов,
чтобы рассказать о выходе на новый рынок.
Вторые проводят в экстренном порядке сразу
после происшествия. Например, после
крушения самолёта Межгосударственный
авиационный комитет созывает оперативную
пресс-конференцию, чтобы сообщить прессе
детали и причины.
Пресс-конференции проводят не только очно, но и онлайн. Во время пандемии многие компании
перешли на дистанционный формат. Спикеры оставались в студии, а журналисты задавали вопросы по
видео-связи.

5.

Цели и задачи
пресс-конференции
Пресс-конференция — это в первую очередь PRактивность. Она помогает сформировать
публичный образ бренда через СМИ.
Крупные компании также могут влиять на рынок и
финансовые показатели через прессконференции. Заявления об успешном запуске
нового продукта и росте выручки увеличивают
стоимость акций и всего бизнеса.

6.

Цели и задачи
пресс-конференции
Повысить престиж и улучшить репутацию. Для этого
организации или селебрити рассказывают о своих
достижениях.
Создать и укрепить отношения со СМИ. Во время
пресс-конференции представители компаний
напоминают о себе и налаживают личные контакты с
журналистами.
Завоевать доверие и расширить круг потребителей.
Упоминания в СМИ повышают узнаваемость, а
прозрачность вызывает доверие аудитории.
Объяснить позицию компании.

7.

Как выбрать инфоповод для пресс-конференции?
Самым сложным моментом в процессе подготовки любого
новостного
мероприятия
является
формирование
информационного повода. Чтобы привлечь представителей СМИ,
необходим яркий инфоповод. Журналисты должны понимать,
что их ждет сенсация, которую нельзя пропустить.
Информационный повод - это то, что делает событие интересным,
неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для
читателя, зрителя, слушателя.
Встречу с прессой организуют, чтобы анонсировать мероприятие
или
коллаборацию,
представить
новый
продукт,
прокомментировать скандал, обнародовать исследование и
рассказать о достижениях. Но не каждое событие в компании
может
стать
поводом
для
пресс-конференции.

8.

Конфиденциально
Создано для компании [Название компании]
Версия 1.0
Для эффективного формирования
информационного повода необходимо:
- владеть текущей общественной, политической и
экономической ситуацией;
- иметь функциональную базу данных СМИ, которая
позволяет быстро составить «медиакарту»;
- правильно определить целевую группу СМИ;
- определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый
результат;
- выявить возможные риски и критические моменты;
- исходя из всего этого, определить тему мероприятия.
Лучше придерживаться правила: одна пресс-конференция — один значимый инфоповод.
В противном случае целевые СМИ могут не понять идею мероприятия. А спикерам и ведущим
будет сложно сохранять фокус и контролировать ход дискуссии.

9.

Существует несколько факторов,
которые помогут выделить данный
информационный повод среди
других:
повод интересен для всех целевых групп, вовлеченных в
проект;
формулировка краткая и емкая;
повод соответствует текущему политическому,
экономическому, социальному и культурному контексту;
он имеет необычную подачу или эмоциональный
оттенок;
чем более событие персонализировано, тем выше у
него вероятность стать новостью;
лидеры общественного мнения скорее становятся
предметом новостей;
инфоповод поддерживает имидж бренда и работает на
репутацию компании.

10.

Правила подготовки и проведения
пресс-конференции
Выбор даты и времени
Формулировка темы
Тема должна быть лаконичной,
четкой и желательно необычной.
Она должна заинтересовать
журналистов и мотивировать их
потратить рабочий день на прессконференцию.
Лучше выбирать будний день, на
который не запланировано других
крупных бизнес-мероприятий и
праздников. Рекомендуемое время
— с 11 до 16 часов.
Поиск помещения
Выбирайте конференц-залы,
бизнес-центры, конгресс-холлы или
креативные пространства в центре
города, куда легко добраться на
общественном транспорте.

11.

Правила подготовки и проведения
пресс-конференции
Подготовка оборудования
Заказ еды и напитков
На пресс-конференции
журналистов принято обеспечивать
бутилированной водой. А после —
устраивать кофе-брейк или фуршет.
Необходимы столы, стулья,
компьютеры, микрофоны, звуковая
система, осветительные приборы,
таблички с именами спикеров. Перед
началом обязательно проверьте, что
вся техника включена и исправна.
Необходимо также заранее установить
пресс-волл.
Составление
программы
На каждый из этапов нужно
выделить строгое время и
придерживаться его.
Рекомендуемая
продолжительность прессконференции — 40–60 минут.

12.

Правила подготовки и проведения
пресс-конференции
Приглашение журналистов
Первое приглашение нужно разослать
не позже, чем за неделю до
мероприятия. За 2–3 дня до начала
пришлите напоминание и пресс-релиз.
Подготовка пресс-пакетов
Подготовка спикеров
Это раздаточные материалы для
журналистов, которые содержат
краткую информацию о компании,
спикерах и обсуждаемых вопросах.
Пропишите ключевые тезисы,
которые должны прозвучать на
мероприятии.

13.

Этапы проведения
пресс-конференции
Пресс-конференция — это мероприятие со строгим
регламентом. Со стороны организатора в нем участвуют:
спикеры, модератор или ведущий, администратор на
стойке регистрации, официанты, если планируется
фуршет.
1 |
Встреча и регистрация журналистов
2 |
Открытие пресс-конференции
3 |
Выступления
4 |
Ответы на вопросы журналистов
5 |
Заключительное слово
6 |
Неофициальная часть

14.

По завершении цикла мероприятий,
связанных с проведением прессконференции, необходимо:
сделать краткий отчет о проведенной пресс-конференции (не позднее
чем через два дня после проведения пресс-конференции);
распространить согласованный пресс-релиз о пресс-конференции
среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на
мероприятии;
провести пресс-клиппинг на предмет появления материалов по итогам
пресс-конференции;
обзвонить журналистов, присутствовавших на мероприятии, и составить
план публикаций материалов;
подготовить фотоматериалы;
предоставить руководству полный отчет о пресс-конференции.

15.

Пресс-конференции иногда называют вымирающим
форматом. Но, тем не менее, бывают случаи, когда без них
просто не обойтись.
Спасибо за внимание!