Развитие корпоративного портала АО «KEGOC»

1.

Департамент процессного управления АО «KEGOC»
Развитие корпоративного портала АО «KEGOC»
сентябрь, 2023 года

2.

Корпоративный портал это
Единое рабочее пространство для персонала, обеспечивающее повышение
эффективности и вовлеченности
Корпоративный портал система управления
внутренними
информационными
ресурсами
компании для коллективной работы над
задачами,
проектами,
документами
и
позволяющие
эффективно
осуществлять
внутреннею коммуникацию. Это внутренний
информационно-коммуникативный
веб-ресурс
для управления организацией, обеспечения
сотрудникам
доступа
к
корпоративной
информации, а также для сбора и использования
данных о бизнес-процессах. Но это не просто
виртуальный офис, а своеобразный внутренний
мир компании − единый и удобный для всех.
Помимо сверхбыстрого внутрикорпоративного
поиска – своего основного преимущества –
портал предоставляет и другие сервисы,
существенно увеличивающие эффективность
работы. К ним относятся: информирование и
вовлечение сотрудников, календарь событий,
обратная связь, заказ услуг и т.п..
Корпоративный
портал
предназначен
для
повышение
производительности
труда
интеллектуального работника. Такое повышение
происходит за счёт многократного ускорения
поиска корпоративной информации: вместо
многочасовых исследований файловых папок на
рабочих станциях и серверах сотрудник получает
доступ к необходимым файлам в течение
нескольких секунд, открывает доступ к рабочим
делам,
реализованным
информационным
системам компании.
Важные инструменты портала − удобная система
совместной работы и интеграция корпоративных
данных и приложений. При его использовании также
есть возможность внешнего взаимодействия с
постоянными клиентами и партнерами.

3.

Портал – текущее состояние
Неудобная навигация
Отсутствует активность на
портале
Обновляемость контента
редкая
Портал
перегружен
ненужным
контентом
(редко используется)
Раздел Документы ИСМ
устаревший, отсутствует
системность
Отсутствует
своевременное
получение уведомлений

4.

Цели и задачи развития корпоративного портала
Главная цель корпоративного портала новой версии –
объединить все внедренные портальные решения «под одну крышу»
Держать работников в курсе новостей и событий, происходящих в организации. Наладить оперативную обратную связь с
пользователями применяя систему уведомлений
Проводить ежедневный пульс-опрос — короткий регулярный опрос, в ходе которого сотрудников будут опрашивать о том, как они
относятся к той или иной проблеме, области, инициативе. Это позволит измерить уровень удовлетворенности и понять, как
повысить вовлеченность ценных специалистов
Повысить имидж и конкурентоспособность. Накапливать и сохранять опыт в базе знаний
Ускорить адаптацию новых сотрудников и профессиональную переподготовку работающего персонала
Сэкономить рабочее время при поиске информации и выполнении операций. Минимизировать потери информации
Координировать рабочие процессы, оценивать загруженность сотрудников, повышать рабочую дисциплину, формировать
отчеты по выполненным задачам
Объединить сотрудников в рабочие группы, сообщества, которые смогут сообща работать над проектами для достижения поставленных
целей

5.

Функциональные блоки и сервисы портала
«Умный поиск»
-Мощное поисковое
ядро, позволяющее
быстро найти нужную
информацию
«Общекорпоративная
административный сервис»
«Личный кабинет»
«Пульс-опрос»
-Профиль сотрудника, доступ
к оформлению
отпусков,
командировок
заявлений и т.п. (через
систему портала ESS/MSS,
KPI)
Всплывающее сообщение, при входе на
портал в виде коротких вопросов для
проведения короткого регулярного опроса, в
ходе которого сотрудников спрашивают о
том, как они относятся к той или иной
проблеме, области, инициативе.
информация
«Электронная библиотека» в том числе в помощь при
адаптации новичков
-Процессы и ВНД компании, автоматически сохраненные
в OpenText
-Шаблоны корпоративных документов
-Маркетинговые материалы
-База знаний
-Уставные документы компании
-Гайд для новых сотрудников (напутствие ПП,
ознакомление работника с необходимыми ВНД,
разъяснение необходимых шагов на рабочем месте)
и
«Развитие горизонтальных и вертикальных
коммуникаций»
-Организационная структура Компании с актуальными
данными с SAP HCM
-Телефонный справочник
-Лист отсутствующих руководящих работников с
актуальными данными с SAP HCM
-Профсоюз
-Визуализация схем офиса
-Административные сервисы (заказ воды, бронь
конференц-залов, языковые переводы)
-Лента событий (новости, интервью, факты)
-Организация рабочих групп
-Коммуникации с удаленными сотрудниками
-Работа с задачами, календарь
-Формирование команды
-Проектный менеджмент – диаграмма Ганта
по проектам
-Совместная работа, несколько работников
над одним документом одновременно
(интеграция систем Office 365, Teams)
«Доступ к информационным системам»
«Система опросов»
«Вовлеченность сотрудников»
-Единое окно с доступом ко всем необходимым
информационным системам для работы ((MetaDoc, SAP (ERP,
HCM), ITSM, ИСЭЗ, Система Open Text)
-Опросы, голосования, рейтинги по бизнеспроцессам (HR, АХД, ДКР)
- Рейтинг активности
- Мотивационные программы
- Банк идей по развитию компании
- Клубы по интересам (Книжный клуб, спортивные клубы)
- Фото и видео галерея
- Благотворительность
«Система Рахмет»
-Возможность ставить лайки и комментарии
-под новостями и предложениями, комментарии
«Обучение и профессиональный рост»
-Программы корпоративного обучения
-Тестирование по пройдённому обучению
- Тестирование на знания политик компаний
- Адаптация персонала
- Библиотека обучающих материалов
- Сохранение экспертизы и обмен опытом

6.

Интеграция с внешними система
Ярлык (иконка
входа на
портал)

7.

Интеграция с внешними система
Интеграция с SAP ERP (все
реализованные модули)
Позволит доступ ко всем реализованным модулям SAP ERP пользователям
систем в рамках своего функционала
Интеграция с SAP HCM (портал
самообслуживания ESS/MSS)
Позволит доступ к личному кабинету с возможностью перехода к ИС (Портал
самообслуживания ESS/MSS) n
Интеграция
с
SAP
(управление
доступа
системам SAP)
Позволит доступ к SAP GRC для решения вопросов по доступу к системам
SAP
GRC
в
Интеграция с MetaDoc (СЭД)
Позволит доступ к системе электронного документооборота
Интеграция с ITSM
Позволит доступ к порталу самообслуживания ITSM для решения
производственных вопросов с технической поддержкой
Интеграция с системой ECM
( хранилище данных OPEN Text)
Позволит доступ к системе электронного хранилища документов «SAP» для
хранения и поиска данных
Интеграция
электронных
Zakup.sk.kz
Позволит автоматический доступ/переход на портал электронных закупок
«Самрук-Казына»
с
порталом
закупок

8.

Структура интерфейса (пример)
Меню доступа к личному
кабинету с возможностью
перехода к ИС (Портал
самообслуживания ESS/MSS)
Поиск по всему порталу
Оргструктура компании с
актуальными данными с
SAP HCM
Пульс-опрос
Пульс-опрос –
всплывающее окно
Единый центр доступа ко
всем
информационным системам
АО «KEGOC»:
(MetaDoc, SAP (ERP, HCM),
ITSM, ИСЭЗ, Система Open
Text, DWH)
Меню быстрого доступа к
сопутствующим
административным
системам (заказ воды,
бронирование конференцзалов, языковые переводы и
т.п.)
Лента событий (новости,
интервью, факты)
SAP
(ERP,
HCM)
Meta
Doc
ITCM
Open
Text
DWH
ИСЭЗ
Заявка на доставку
питьевой воды
Бронирование
конференц-залов
Сервис языковых
переводов
Терминологический
словарь
Календарь с отметками
планируемых
мероприятий, задачам
и днями рождения и т.п.
Информационная
панель об
отсутствии руководящих
работников
(отпуск, командировка)

9.

Структура интерфейса (пример)
Обменный курс
валют…
Телефонный справочник с
быстрым поиском работника
Мотивационные
программы, банк идей
по развитию компании,
фото-видео галерея
Меню по интересам
(книжный клуб, спортивные
клубы), Информация
профсоюза,
информация по кадровым
перемещениям
Электронная библиотека» в том
числе в помощь при адаптации
новичков
(ВНД,
шаблоны,
уставные документы)
Обучение и профессиональный
рост (программы, тестирование,
адаптация и т.п.)

10.

Преимущества нового портала
Основное преимущество корпоративного портала новой версии – объединение всех внедренных портальных
решений «под одной крышу». Создание целостности. Объединив профессиональные и личные круги общения,
работники приобретут все необходимые условия для профессионального и личного роста.
Портал должен стать единственным и актуальным источником знаний и информации о компании. Все
объявления, новости и обсуждения – там. Во-первых, это удобно, потому что вся информация и большая
часть бизнес-процессов находятся в одном месте. Во-вторых, это стимулирует сотрудников пользоваться
порталом.
Простая интеграции с внешними системами.
Оперативность информирования и доступ к информации, своевременное получение уведомлений.
Возможность создания коллективных чатов по интересам (комментарии, посты, обмен мнениями), что
повысит вовлечение и поможет сплоить коллектив.
Оперативное решение административных задач, упрощение коммуникаций внутри компании, с учетом
интеграции с другими информационными системами. Портал позволит организовать единое хранилище
общедоступной нормативной, оперативной и управленческой информации, накопленного опыта,
предназначенного для использования всеми сотрудниками компании, в том числе и работающими удаленно.
Расширение функциональных возможностей и повышение уровня удобства использования портала