Документообіг. Стиль ділового листування

1.

Документообіг.
Стиль ділового
листування

2.

План
• Поняття документу. Призначення та класифікація документів.
• Документообіг. Загальні правила оформлення документів.
• Стиль ділового листування.

3.

Поняття документу. Призначення
та класифікація документів
• Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до
чинного законодавства юридичну силу.

4.

Функція документа – це його суспільна роль, мета й завдання.
Загальні функції документа
Спеціальні функції документа
Інформаційна
Управлінська
Соціальна
Правова
Культурна
Історична

5.

Складові частини документа
Інформаційна складова
Матеріальна складова
Документна інформація
Документована інформація
Матеріальну основу документа
Інформація про документ
Форму носія інформації
Спосіб документування чи запису інформації
Інформація на документі
Документальна інформація

6.

Види документів
За
походженням
• Службові
(офіційні)
• Особисті
За
призначенням
• Організаційні
• Розпорядчі
• Довідковоінформаційні
• Обліковофінансові
• Господарськодоговірні
За формою
• Стандартні
(типові)
• Індивідуальні
(нестандартні)
За терміном
• Звичайні
безстрокові
• Термінові
• Дуже
термінові

7.

Види документів
За стадіями
створення
За технікою
відтворення
Постійного
Оригінали
Рукописні
Вхідні
Тривалого
(понад 10 років)
Копії
Вихідні
Тимчасового
(до 10 років)
Відтворені
механічним
способом
Виписки
За строками
зберігання
За
напрямком

8.

Документообіг
Документообіг — це рух документів в установі від
моменту створення або від одержання зі сторони до
моменту передачі на зберігання до архіву.

9.

Діловодство
Організація
роботи з
документами та
діяльність щодо
їх створення,
називається
діловодством

10.

Єдина державна система діловодства
Єдина державна система діловодства(ЄДСД) – це науково
впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і
рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

11.

Вимоги до документа можна
кваліфікувати за такими ознаками
Правовими
Технічними
Мовними
Логічними

12.

Документ має відповідати
таким основним вимогам:
Видаватися уповноваженим
органом або особою відповідно
до її компетенції
Бути належно відредагованим
та оформленим відповідно до
чинних стандартів
Не суперечити чинному
законодавству і директивним
вказівкам вищих органів влади
Містити конкретні й змістовні
вказівки та пропозиції
Бути точним, достовірним і
переконливим
Бути придатним для тривалого
зберігання

13.

Кліше
Кліше – це мовні конструкції,
яким властиві постійний склад
компонентів, їх порядок та
звичність звучання.
Наприклад: організована
злочинність, встановити контроль,
слідством встановлено, згідно з
наказом, відповідно до
розпорядження, прошу надати
відпустку, у зв’язку з тощо.

14.

Оригінал
Оригінал – перший або
єдиний примірник
офіційного документа.
Він має підпис керівника
установи і в разі потреби
завіряється штампом та
печаткою.

15.

Документ
Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого
документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково
робиться помітка «Копія».

16.

Витяг
Витяг - копія
офіційного
документа, що
відтворює деяку
частину і відповідно
засвідчена.

17.

Дублікат
Дублікат - повторний
примірник офіційного
документа, що має
юридичну чинність
оригіналу.

18.

Суб’єкти електронного документообігу
Суб'єкти електронного
документообігу
Автор
Підписувач
Адресат
Посередник

19.

Підписувач
Підписувач – особа, яка на
законних підставах володіє
особистим ключем та від
свого імені або за дорученням
особи, яку вона представляє,
накладає електронний
цифровий підпис під час
створення електронного
документа.

20.

Посередник
Посередник - фізична або
юридична особа, яка в
установленому законодавством
порядку здійснює приймання,
передавання (доставку),
зберігання, перевірку цілісності
електронних документів для
задоволення власних потреб або
надає відповідні послуги за
дорученням інших суб'єктів
електронного документообігу.

21.

Адресат і автор
Адресат - фізична або
юридична особа, якій
адресується електронний
документ.
Автор електронного документа фізична або юридична особа, яка
створила електронний документ.

22.

Види документообігу
Види документообігу
Вхідні
Вихідні
Внутрішні

23.

Електронний документообіг
Електронний документообіг (обіг
електронних документів) сукупність процесів створення,
опрацювання, відправлення,
передавання, одержання,
зберігання, використання та
знищення електронних документів,
що виконується із застосуванням
перевірки цілісності та у разі
необхідності з підтвердженням
факту одержання таких документів.

24.

Документообіг
– централізований документообіг (вся
документація централізовано реєструється)
– децентралізований документообіг (допускається
реєстрація документів у кількох місцях за умови
річного документообігу 100 тисяч і більше, а також
за наявності територіально уособлених структурних
підрозділів та певних особливих умов роботи)
– змішаний документообіг (найбільш важлива
внутрішня документація та листування керівництва
реєструється у канцелярії, решта документів – у
структурних підрозділах )

25.

Загальні правила оформлення документів
Загальні правила оформлення документів
Для друкування текстів
службових документів
використовується
гарнітура Times New
Roman, шрифт розміром
12-14 друкарських пунктів
Дозволяється
використовувати шрифт
розміром 8-12
друкарських пунктів для
друкування реквізитів
Під час друкування
заголовків дозволяється
використовувати
напівжирний шрифт
(прямий або курсив)