Учет расчетов с подотчетными лицами при командировках за границу

1. Тема 7. Учет расчетов с подотчетными лицами при командировках за границу

1. Документальное оформление командировки.
2. Выдача денежных средств под отчет для оплаты
командировочных расходов.
3. Возмещение командировочных расходов.
4. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными
лицами.

2.

• Инструкция о порядке и условиях предоставления
гарантий и компенсаций при служебных командировках за
границу, утвержденная постановлением Министерства
труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30
июля 2010 г. № 115
При направлении работника в служебную командировку за
границу наниматель в обязательном порядке оформляет:
• - приказ (распоряжение) на командировку, в котором
указываются фамилия, имя и отчество командируемого
работника, его должность; наименование структурного
подразделения, в котором трудится работник; место
командировки; срок и цель поездки; условия
командирования по приглашению (при наличии);
• - задание на командировку, которое должно содержать
сведения, необходимые для реализации целей и задач
командировки

3. При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и
обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения
или ведома нанимателя расходы

4. Наниматель обязан выдать работнику до отъезда в командировку аванс на нижеследующие расходы.

1. По проезду к месту служебной командировки и обратно.
При загранкомандировке проезд работника на
железнодорожном, водном, воздушном транспорте
оплачивается по тарифу 2-го класса. С предварительного
разрешения нанимателя или в отдельных случаях - по тарифу
1-го класса. Проезд на автотранспорте (кроме такси) и на
внутригосударственных маршрутах к вокзалу, аэропорту,
пристани и (или) обратно (оплачивается при нахождении за
пределами населенного пункта) не тарифицируется.
Транспортные расходы в пределах пункта командирования
оплачиваются за счет суточных. Если билет не приобретался
заранее, то на момент расчета аванса сумма расходов на проезд
определяется приблизительно на основании данных, указанных
на сайте перевозчика, или по фактическим расходам
предыдущих командировок. Аванс на проезд не выдается в
случаях, если:
• билеты приобретались в безналичном порядке нанимателем;
• работник обеспечивается транспортом;
• расходы берет на себя принимающая сторона.

5.

2. По найму жилого помещения.
На основании задания на командировку определяется количество
суток, которые работник проведет в месте командирования.
Исходя из предельной нормы расходов по найму жилого
помещения, установленной для страны, в которую работник
направлен в командировку, определяется сумма аванса.
Сумма расходов по найму жилого помещения пересчитывается в
валюту аванса на дату его выдачи, но после представления отчета
осуществляется пересчет по курсам, установленным Нацбанком
на дату составления отчета.
Аванс на расходы по найму жилого помещения не выдается в
случаях, если:
- гостиница оплачена в безналичном порядке нанимателем;
- расходы берет на себя принимающая сторона.
Если документов, подтверждающих наем жилого помещения, к
отчету не приложено, работнику за время пребывания в месте
командирования возмещается 5% от установленной нормы (для
коммерческих организаций - до 20%).

6.

3. По
проживанию вне места жительства (суточные).
При расчете важно учесть:
- страну, в которую направлен работник
(взять соответствующую норму);
- день выбытия в командировку и прибытия из нее
(указаны в приказе);
- вид транспорта
(для определения дня отъезда из Республики Беларусь и дня возвращения в
Республику Беларусь).
День отъезда из Республики Беларусь и день приезда обратно (при
командировании на пассажирском транспорте это соответственно дни
отправления и прибытия транспорта; при командировании на легковом
автомобиле - дни пересечения Государственной границы Республики
Беларусь) (суточные оплачиваются по нормам в иностранной валюте).
Дни нахождения за границей (суточные оплачиваются по нормам в иностранной
валюте);
Дни нахождения на территории РБ (со дня выбытия в командировку до дня
отъезда из РБ и после дня приезда в РБ по день возвращения из командировки
суточные оплачиваются по нормам в белорусских рублях).
Сумма суточных определяется в валюте аванса по курсам, установленным
Нацбанком на дату выдачи аванса, и не пересчитывается на дату составления
отчета независимо от валюты аванса

7.

Однодневная командировка предполагает выезд и возвращение из
нее в течение календарных суток. При выезде в командировку и
возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются
суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы,
установленной для государства, в которое направлен работник в
командировку.
Если расходы, связанные с обеспечением командированного
работника питанием, и (или) транспортом, и (или) иностранной
валютой на личные расходы, берет на себя принимающая сторона,
размер суточных уменьшается. Процент от нормы суточных, который
в этом случае выплачивается работнику, представлен в таблице и
примере.
Особенности расчета суточных водителям-международникам.
1) Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки
грузов, размер суточных может быть уменьшен до 40% от
установленных норм.
2) При командировании водителей-международников в несколько
иностранных государств за все время следования по территории
иностранных государств суточные выплачиваются по нормам,
установленным для того государства, в которое этот работник направлен
в командировку (в котором он выполняет конкретный этап задания).
4. На иные расходы, которые предстоит произвести работнику с
разрешения или ведома нанимателя

8.

Таблица
Размер суточных при командировании за границу при
дополнительной оплате расходов принимающей стороной
Размер суточных при
расчете аванса
(в % от установленной для
страны командирования
нормы)
Расходы командированного работника, оплаченные
принимающей стороной
Питание
Транспорт
Иностранная валюта
на личные расходы
100%
-
+/-
+/-
70%
+ (одноразовое
питание)
+/-
+/-
30%
+ (двухразовое
питание)
+/-
+/-
30%
+
-
-
15%
+
+
-
15%
+
-
+
0%
+
+
+
За время нахождения в пути суточные независимо от оплаты расходов
принимающей стороной выплачиваются в полном размере

9.

При продлении командировки работнику следует доплатить суточные за
дни, на которые командировка продлена. При этом наниматель вправе
перечислить работнику дополнительные средства, если изначально аванс был
перечислен на личную или корпоративную карточку.
При отзыве за дни сокращения командировки работник должен вернуть
суточные в составе неизрасходованной суммы иностранной валюты;
Вынужденная задержка в пути по независящим от работника причинам
(болезнь, задержка рейса и др.) и в связи с этим пребывание на территории
иностранного государства продолжительностью 12 часов и более. Суточные
возмещаются в валюте по норме для государства, в котором произошла
временная остановка. При этом такой порядок не распространяется на
водителей-международников и лиц, командированных вместе с ними.
Указанным работникам суточные выплачиваются по стране командирования.
За время остановки в пути следования по территории иностранного
государства продолжительностью менее 12 часов (с момента прибытия по
расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной
остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой),
суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны
командирования

10. Пример. Расчет суточных при обеспечении командированного работника питанием и транспортом.

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву (Российская
Федерация) на период с 4 по 6 ноября (сроком на 3 дня). Согласно
приглашению принимающая сторона обеспечивает работника
питанием и транспортом в период нахождения в Российской
Федерации.
Согласно заданию на командировку работник должен 4 ноября выехать из
г. Минска и приехать в г. Москву, 5 ноября выехать из г. Москвы, 6
ноября вернуться в г. Минск.
Так как 4 и 5 ноября принимающая сторона обеспечивает работника
питанием и транспортом, суточные за эти дни выплачиваются в
размере 15% от установленной нормы: 30 дол. США x 15% = 4,5 дол.
США за день.
6 ноября работник будет находиться в пути, поэтому суточные
выплачиваются в размере 100% от установленной нормы - 30 дол.
США.

11.

4. На иные расходы, которые предстоит произвести
1)
2)
3)
4)
5)
работнику с разрешения или ведома нанимателя :
По проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань (с вокзала,
аэропорта или пристани), если они находятся за пределами
населенного пункта
Стоимость бронирования железнодорожных билетов
Стоимость набора питания, включенная в цену билета
Стоимость пользования комплектом спальных
принадлежностей
По провозу багажа свыше норм бесплатного провоза по
билету того вида транспорта, которым следует работник

12. Учет по командировкам

• Сумма командировочных расходов в валюте аванса в бухгалтерском
учете отражается:
- на сумму аванса - по курсу валюты аванса на дату выдачи аванса;
- на сумму остатка аванса или задолженности перед работником - по
курсу на дату составления отчета.
• Суммы, выданные в подотчет работникам для осуществления
командировочных расходов, учитываются
- на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" .
• Курсовые разницы от переоценки дебиторской (кроме аванса) или
кредиторской задолженности отражаются
- на счете 91 "Прочие доходы и расходы" в составе доходов и расходов по
финансовой деятельности.
• В зависимости от целей расходы по загранкомандировке могут
относиться
- на увеличение стоимости активов,
- на себестоимость продукции, товаров, работ, услуг
- отражаться в составе управленческих расходов, расходов на
реализацию, прочих расходов по текущей деятельности.

13. Учет по командировкам

К отчету для возмещения расходов по служебной командировке
прилагаются подтверждающие документы в оригинале
(проездные документы (билеты), кассовые чеки, чеки из
пунктов обмена валюты и другие).
Отчет составляется в валюте произведенных операций. Если
аванс выдан, в частности, в наличной иностранной валюте,
суммы расходов, произведенных в загранкомандировке,
пересчитываются в валюту выданного аванса, за исключением
сумм суточных.
Как упоминалось ранее, в отчете суточные указываются в
иностранной валюте, в которой были выданы наличными по
официальному курсу белорусского рубля к соответствующей
иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату
выдачи аванса, и не пересчитываются на дату составления
отчета.

14. Учет по командировкам

Если работнику выдавался аванс в иностранной валюте,
отличной от валюты страны командирования, то для
пересчета сумм в валюте расходов в валюту аванса
применяются курсы, указанные в чеках из пунктов обмена
белорусского банка или банка страны командирования.
При отсутствии подтверждающих документов о проведении
обменной операции и, как следствие, информации об
обменных курсах для пересчета применяются официальные
курсы белорусского рубля к соответствующим валютам,
установленные Нацбанком на дату составления отчета.
Независимо от способа выдачи (перечисления) аванса в
иностранной валюте и расходования его работником
законодательством установлен определенный срок для
представления отчета - 15 рабочих дней со дня возвращения
работника из командировки, исключая день прибытия

15. Учет по командировкам

• Командировочные расходы, произведенные работником в
пределах норм, установленных законодательством,
включаются в затраты, учитываемые при
налогообложении прибыли.
• Суммы командировочных расходов сверх норм,
установленных законодательством, возмещаемые
работнику по решению нанимателя, не включаются в
затраты, учитываемые при налогообложении прибыли.

16.

Пример.
Отражение в бухгалтерском учете командировочных расходов
Работник из отдела снабжения летал в командировку в Китай
с целью заключения договоров поставки. Перед отъездом
получил аванс 3000 дол. США. При проверке отчета
расходы в китайских юанях пересчитаны в доллары США
по курсу обмена, указанному в чеке из китайского банка.
Общая сумма расходов составила 3150 дол. США. Долг
перед работником погашен в следующем месяце (в
пределах 30 дней).
Курс Национального банка Республики Беларусь за 1 дол.
США (условно):
- на дату выдачи аванса - 15000 руб.;
- на дату составления отчета - 15200 руб.;
- на последнее число текущего месяца - 14900 руб.;
- на дату погашения долга - 15100 руб.
В бухгалтерском учете организации отражено: