Структура регламента в детализации по бизнес-процессам

1.

Структура регламента в детализации по бизнес-процессам
Этапность реализации:
1. Интервьюирование лидеров по процессам и создание бизнес-схем в VISIO.
2. Детальное описание и формирование проекта документа актуализированного регламента.
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Перечень сокращений
2. Общие положения
• Назначение и область применения
• Основные термины и определения
3. Принципы, подходы и участники инвестиционной деятельности
• Подходы и принципы организации инвестиционной деятельности
• Участники и зоны ответственности (полномочия)
4. Формирование бюджета БДДС (инвестиционные+ операционные проекты) в целях формирования ИП
• Лимитная логика?!
5. Проект ( как инвестиционный, так и операционный)
• Порядок рассмотрения инвестиционных проектов (анализ и формирование заключений о
целесообразности реализации проекта, скоринг)
• Корректировка бюджета проекта
• «Инвестиционный» мониторинг реализации проектов ( как операционных, так и инвестиционных) в
процессе реализации проекта
• Завершение проекта (оценка результатов, защита)
• Постинвестиционный мониторинг и анализ реализации проекта
6. Заключительные положения
+ Методические рекомендации по скорингу проектов
VISIO
VISIO
1
2
VISIO
3
VISIO
4
VISIO
VISIO
5
6

2.

Открытые вопросы в детализации по процессам
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.
2.
Перечень сокращений
Общие положения
• Назначение и область применения
• Основные термины и определения
3.
Принципы, подходы и участники инвестиционной
деятельности
• Подходы и принципы организации инвестиционной
деятельности
• Участники и зоны ответственности (полномочия)
Открытые вопросы по разделу:
1. Определение CAPEX (+ договориться с БФЭВ)
2. Определение OPEX (+ договориться с БФЭВ)
3. Бюджет проекта = CAPEX+OPEX ?!
4. Требуется ли понятие БИР или исключаем?
5. Проекты с БДР могут быть как проектом развития, так и ППБ?
6. Определение Проекты развития остается прежним?
7. Определение Проекты поддержки бизнеса остается прежним?
8. Лимитная логика остается? Включает в себя в т.ч. проекты
только с БДР?
9. Нужна ли дифференциация Руководитель (защита проекта) и
исполнитель проекта (заполнение форм)?
10. Окончание «инвестиционной» фазы – это последняя оплата
или в случае использования финансовых инструментов –
после даты принятия к учету последнего объекта ОС,
приобретаемого в рамках инвестиционных проектов ?
Открытые вопросы по разделу:
1. Подходы и принципы к проектной деятельности (нужно ли
выделять проекты с БДР?)
2. Разделений зон ответственности между основными ролями
(согласование подхода с Лидерами процессов):
• Инициатор проекта / Руководитель проекта
• Исполнитель проекта (заполнение форм)
• ДИДИФА / ДИД
• БФЭВ (распаковка, освоение бюджета, планирование,
мониторинг ИП)
• ПП (согласующие параметров проекта).

3.

Открытые вопросы в детализации по процессам
ОГЛАВЛЕНИЕ
4.
Формирование бюджета БДДС
(инвестиционные+ операционные проекты) в целях
формирования ИП
• Лимитная логика?!
Открытые вопросы по разделу:
1. Определение CAPEX и OPEX в чьей зоне ответственности –
ДИДИФА или БФЭВ? (если ДИДИФА в новой логике
курирует все проекты и с БИР и с БДР)
2. Лимитная логика в чьей зоне ответственности – ДИДИФА
или БФЭВ?
3. Что должен содержать бюджет БДДС проектов (сводную
информацию о затратах/лимитах затрат в детализации по
ПП?), период планирования, сроки
4. Для повышения мотивации БФЭВ, участвующих в процессе,
попросить закрепить в цели , согласование и утверждение
актуализированного регламента.
5. Необходимость актуализации документов (бизнес-схемы и
ЛНА) в части передачи функционала со стороны БФЭВ в
обозначенной зоне ответственности:
• Описание процесса подготовки ИП (обсудить с БФЭВ
разделение ответственности в части подготовки
инвестиционной программы (что планирует ДИДИФА –
бюджет инвестиций, или бюджет БДДС в части
реализации проектов на начальной стадии).
• Описание мониторинга ИП

4.

Открытые вопросы в детализации по процессам
ОГЛАВЛЕНИЕ
5.
Проект ( как инвестиционный, так и
операционный)
• Порядок рассмотрения инвестиционных
проектов (анализ и формирование
заключений о целесообразности
реализации проекта, скоринг?!)
• Корректировка бюджета проекта
• Инвестиционный мониторинг
реализации проектов ( как
операционных, так и инвестиционных) в
процессе реализации проекта
• Корректировка бюджета проекта
• Завершение проекта (оценка
результатов, защита)
• Постинвестиционный мониторинг и
анализ реализации проекта
Открытые вопросы по разделу:
1. Описание процесса планирования и формирования заявок на реализацию проектов
(необходимость создания временной группы сотрудников, лидирующих вопросы
подготовки и защиты инвест.проектов («Совет моделистов»), с обозначенным
лидером/председателем данной группы в целях организации процесса
согласования актуализированного процесса инвест.деятельности (бизнес-схемы,
документы, чек-лист проекта).
2. Необходимость актуализации документов (бизнес-схемы и ЛНА) в части передачи
функционала со стороны БФЭВ в обозначенной зоне ответственности:
• Описание распаковки (подготовка модели АИС УИ, включение БИР и БДР
проекта в Бюджет Общества, передача данных в АИС УЗ или МР)
• Описание мониторинга освоения бюджета проектов
• Описание процесса корректировки бюджета проекта (часть, что находится в зоне
ответственности БФЭВ – перераспределение между месяцами и статьями? +
новые данные после переутверждения проекта?), основания для заявки на
корректировку, сроки, периодичность?
3.
Этапность проектов, подготовка материалов по всему проекту, или по части, но в
какой детализации?
4.
ФЭМ для всех проектов (ППБ, проекты развития, проекты с БДР), инвестиционная
модель – для проектов развития? Инициатор заполняет ФЭМ в формате АИС УИ
уже после утверждения проекта?
5.
Все проекты, в т.ч. проекты с БДР консолидируются в АИС УИ? Номер/уникальный
код присваивается на каком этапе проекту, после утверждения?
6.
АИС УИ в зоне ответственности ДИДИФА или БФЭВ?
7.
Ключевые функции ДИДИФА в рамках осуществления инвестиционного
мониторинга? Сроки, периодичность?
8.
Описание процесса корректировки бюджета проекта (часть, что находится в зоне
ответственности ДИДИФА – переутверждение бюджета проекта и включение новых
доп. расходов по бюджету?). Основания для заявки на корректировку, сроки,
периодичность?
9.
Периодичность, сроки постмониторинга.
10. Переходящие затраты по проектам планирует БФЭВ?

5.

СПРАВОЧНО ( текущий предлагаемый вариант определений)

6.

Типы инвестиционных проектов - терминология
Проекты поддержки бизнеса (ППБ)
Оптимизация процессов, безопасность, поручения
гос. органов, снижение рисков, поддержание
работоспособности и возобновление основных
фондов в связи с износом, а также нематериальных
активов в связи функциональным и экономическим
устареванием или окончанием срока полезного
использования и др.
6
Проекты развития (ПР)
Цель
Открытие новых направлений бизнеса, запуск новых
продуктов, развитие существующего бизнеса.
Получение экономии затрат (дополнительной
выручки) возможно, но не является основной целью.
Большинство проектов являются затратными.
Выручка /
Экономия
Получение положительного экономического эффекта
в виде дополнительной выручки и/ или экономии затрат.
NPV должен быть больше 0 или ROI > 30% за 3 года.
Качественный эффект, экономический эффект
может отсутствовать
Эффект
При утверждении для последующего мониторинга
фиксируются:
• NPV, DPP, IRR, ROI
Новые затраты
• Новый проект / инициатива или новая часть
большого комплексного проекта, утвержденные в
рамках текущего календарного года и те затраты
в рамках проекта, которые утверждены на
текущий календарный год
Переходящие затраты
• Переходящие затраты - планируемые расходы по
уже заключенным договорам Компании, либо по
проектам,
иницировавшим
закупки
в
конце
предыдущего календарного года и ожидающим их
реализации в начале текущего календарного года
(важно! при несостоявшейся закупке переходящий
проект считается запакованным и требует нового
трека согласования)

7.

Ключевые требования к проектам развития
Проекты развития (~5%) утверждаются отдельно.
Правила по принятию решения об утверждении проекта развития
• Утверждение проектов развитие возможно при прохождении стандартной процедуры в соответствии с
внутренними ЛНА: согласование ФК/ КЦТ и утверждение у ГД/Правления каждого инвестиционного проекта
отдельно.
• При утверждении такого проекта должен быть обязательно указан источник финансирования.
• Для проекта развития необходимы рассчитанные показатели экономической эффективности: NPV, IRR, DPP
• Объем инвестиций на проекты развития определяется исходя из финансовых возможностей Общества на
планируемый период.
• Полным пакетом документов по инвестиционной заявке проекта развития считается:
• ФЭМ для загрузки в АИС УИ;
• презентация с описанием проекта, подготовленная в соответствии с Приложением №8 (ФК) /
Приложением №9 (КЦТ) к Приказу №580-п от 21.12.2022;
• инвестиционная модель с расчетом показателей экономической эффективности;
• Справка ДИД;
• Согласование ЗГД Чудинова Д.Г. (в случае наличия ИТ-составляющей) / согласование Заместителя
генерального директора по информационным технологиям и развитию цифровых сервисов Савкина
В.В.;
• прочие материалы, необходимые для обоснования проекта или подтверждения предпосылок
планирования, в том числе подтверждение ключевых предпосылок от профильных блоков компании (в
формате заключений, мнений и/или электронных писем).
7
К проектам развития относятся
инвестиционные проекты, имеющие
основную цель - получение
положительного экономического
эффекта на вложенные средства,
направленные на:
Такие проекты должны иметь
исчисляемый экономический эффект
и предполагают открытие новых
направлений бизнеса, запуск новых
продуктов, развитие существующего
бизнеса.
Каждый отдельный проект должен
быть утвержден в соответствии с
установленной процедурой в
Обществе.

8.

Ключевые требования к проектам поддержки бизнеса
Большая часть проектов поддержки бизнеса (~95%) утверждаются в рамках лимитов подразделений.
Правила по принятию решения и отнесения проекта в лимит
• Распределение бюджета происходит по подразделениям – инициаторам проектов.
• Объем инвестиций определяется исходя из заявок и возможностей Общества на планируемый период.
• Защита потребности на поддержку должна производиться подразделениями – инициаторами ежегодно на
коллегиальных органах / органах управления Общества.
• Перераспределение инвестиционных расходов в рамках проектов внутри лимита может происходить при
наличии согласования руководителя курирующего подразделения.
• Все переходящие обязательства финансируются согласно ранее принятым решением (до года текущего
планирования).
• В части проектов, отсутствующих в детализированном перечне к утвержденным лимитам, нельзя
увеличивать/формировать новые расходы, за счет переходящих или распаковки новых расходов в рамках
выделенного лимита.
• Если проект поддержки уже распакован в рамках лимита, он не может быть использован для новых затрат,
которые требуют отдельного утверждения. Т.е. в одном проекте не могут быть смешаны затраты в рамках
лимита блока и отдельно утвержденные ГД/Правлением. Это требуется, чтобы разграничить и установить
контроль лимитов и отдельно утвержденных проектов.
• В случае, если заявленный на 2023 год объем переходящих расходов и обязательств по проектам не
реализован Блоком в полном объеме, то сумма неиспользованного остатка данных переходящих расходов
перераспределяется в резерв ГД, который может быть перераспределен для реализации проектов
поддержки и проектов развития*.
* - для получения финансирования из резерва ГД, требуется согласовать и утвердить проект в соответствии с существующим бизнес-процессом: согласование Комитетом по
принадлежности (ФК/ КЦТ) и утверждение у ГД/Правления каждого инвестиционного проекта отдельно по стандартному маршруту. Согласование и утверждение проектов
развития и ППБ, не включенные в список лимита / сверх него будут осуществляется аналогичным образом.
8
К проектам поддержки бизнеса
относятся инвестиционные проекты
без экономического эффекта,
направленные на:
поддержание работоспособности
основных фондов и безостановочной
деятельности Общества;
возобновление фондов в связи с
износом, оптимизацию процессов,
безопасность;
исполнение регуляторных решений
органов власти и социальных
функций;
улучшение имиджа и репутации
Почты России;
другие проекты, необходимые ПП для
исполнения обязательств перед
заказчиками;
MVP и пилотные проекты
направлений бизнеса для гибкого
реагирования на изменения рынка,
эксперименты, точечные
продуктовые доработки; прочие
инициативы ПФ, в том числе
направленные на поддержание
текущего уровня выручки.

9.

Ранее предлагаемое определение БИР
9
инвестиционными расходами признаются расходы, относящиеся к нижеперечисленным счетам бухгалтерского учета, которые формируются по факту оплаты.
БУ счет
01
03
К БИР относятся расходы *:
на приобретение и изготовление основных средств
06
07
приобретения активов стоимостью до 40 000 руб.
приобретение и создание НМА (включая исключительные права на
использование программного обеспечения);
затраты, относящиеся к капитальным согласно Регламенту по учету
нематериальных активов, в том числе созданных силами АО «Почта
России» (№ 142-п от 04.05.2021) и /или другим внутренним документам
Общества, действующим в Обществе
приобретения неисключительных лицензий;
приобретение доступа к ИТ-системам, не предполагающим интеграции с системами
АО «Почта России»;
расходов на оплату труда работников Общества, участвующих при создании НМА
без капитализации в текущем периоде (период планирования).
вложения в уставные (складочные) капиталы юридических лиц
долевых долгосрочных финансовых вложений в дочерние компании с 100%
владением Обществом;
долговых долгосрочных финансовых вложений.
на приобретение оборудования к установке
08
на доходные вложения в материальные ценности
04
за исключением
на капитальное строительство;
на изменение стоимости основных средств в случаях достройки,
дооборудования, реконструкции, модернизации;
на осуществление научно-исследовательских, опытно-конструкторских и
технологических работ.
вложения во внеоборотные активы (незавершенное НМА).
* Имеются в виду расходы АО «Почта Россия», не включая расходы дочерних и зависимых компаний.
- новый критерий, предлагаемый к определению.
МАТЕРИАЛЫ ТРЕБУЮТ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ДБУ