Изменения в трудовом законодательстве (семинар)

1.

Кадровый электронный
документооборот в 2023 году:
инструкция по применению
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

2.

Законодательные условия для КЭДО
1. Федеральный закон от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении
изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части
формирования сведений о трудовой деятельности в электронном
виде»
2. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении
изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

3.

Что изменили в Трудовом кодексе
Добавили три статьи, которые дают возможность все документы,
связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать,
использовать и хранить в электронном виде:
Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых
отношений.
Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и
приема на работу к работодателю, использующему электронный
документооборот.
Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника
посредством электронного документооборота.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

4.

Что изменили в Трудовом кодексе
Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на
бумаге должны остаться:
• трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной
формы;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажа по
охране труда.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

5.

Как будет работать кадровый электронный документооборот
Работодатель:
• создаёт документ в электронной форме,
• подписывает электронной подписью
• выгружает в систему.
Сотрудник в своем личном кабинете
• читает документ
• подписывает.
Таким же образом сотрудник может отправить заявление
работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить
документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

6.

Где вести кадровый электронный документооборот
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой
системе.
Доступ через портал «Госуслуги».
Плюс бесплатно и для организации, и для работников.
Минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем
загружаемым на портал документам.
У организаций есть право использовать любую собственную
разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно
будет потратиться на её создание или покупку.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

7.

Какая электронная подпись нужна
Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО.
Если работодатель использует коммерческое решение, ему для
подписи документов потребуется усиленная квалифицированная
или неквалифицированная подпись.
Работник при этом может использовать простую или усиленную
подпись.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

8.

Какая электронная подпись нужна
Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет
подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой
усиленной:
1. трудовой договор и изменения к нему;
2. договор о материальной ответственности и изменения к нему;
3. ученический договор и изменения к нему;
4. договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и
изменения к нему;
5. приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о
нём;
6. уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
7. согласие на перевод;
8. заявление об увольнении и его отзыв.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

9.

Электронные подписи — виды и предназначение для ЭКДО
Трудовой кодекс различает следующие виды электронных подписей:
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
УНЭП1 — усиленная неквалифицированная
инфраструктуры электронного правительства;
подпись,
выданная
в
рамках
УНЭП2 — усиленная неквалифицированная подпись, порядок проверки которой
определяют в трудовом договоре;
ПЭП1 — простая электронная подпись, ключ которой человек получает при личной
явке при обращении за госуслугами;
ПЭП2 — простая электронная подпись, требования к которой установили в трудовом
договоре.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

10.

Переход на электронный документооборот в кадровом
делопроизводстве — этапы
Переход на ЭКДО — достаточно длительная процедура, проходящая в несколько
этапов. Выделим основные из них:
1.
2.
3.
Подготовка нормативной документации.
Уведомление работников о переходе на ЭКДО.
Обмен документами в электронном виде.
Рассмотрим, какие действия должен произвести работодатель на каждом из этих
этапов, чтобы успешно реализовать электронный документооборот в своей компании
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

11.

Подготовка нормативной документации
Работодателю необходимо подготовить внутренний нормативно-правовой документ, регулирующий
порядок перехода на ЭКДО.
Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот либо
соответствующее положение.
В документе необходимо прописать:
1. дату планируемого перехода и сроки уведомления сотрудников об этом событии;
2. вид используемой системы ЭКДО;
3. порядок доступа к информсистеме;
4. перечень работников, задействованных в ЭКДО;
5. виды документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

12.

Подготовка нормативной документации
Помимо положения о переходе работодателю следует оформить и положение, регулирующее сам
процесс электронного взаимодействия.
Здесь необходимо затронуть следующие ключевые моменты:
1. сроки подписания каждым работником полученных электронных документов или ознакомления с
ними;
2. порядок получения работником инструкций от работодателя по работе в системе ЭКДО;
3. случаи, в которых возможно составление документа на бумажном носителе;
4. порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.
Чтобы избежать конфликтных ситуаций, работников следует ознакомить со всей нормативной
документацией, действующей в рамках ЭКДО, под подпись.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

13.

Уведомление работников о переходе на ЭКДО
Жестких требований к бланкам уведомлений закон не предъявляет, поэтому их можно составить в
свободной форме. Главное, чтобы работникам было понятно, с какой даты планируется переход на
ЭКДО. Раздать уведомления можно в бумажном виде, а можно направить каждому по электронной
почте.
Ответом на уведомление станет письменное согласие на обмен электронными документами или отказ
от него.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работников без стажа, принимаемых после 31 декабря 2022 года,
уведомлять о присоединении к электронному взаимодействию и получать от них согласие по
данному вопросу не потребуется. Со всеми остальными можно обмениваться документами
посредством ЭКДО, только заручившись письменным согласием.
Увольнение работника в случае его отказа от участия в ЭКДО недопустимо. Также нельзя уволить,
если у человека нет цифровой подписи. Работодатель при необходимости обязан сам обеспечить
свой персонал такими подписями.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

14.

Обмен документами в электронном виде
После того как все локальные нормативные документы изданы, работники с ними ознакомлены,
согласия об участии в проекте получены, можно приступать к обмену кадровыми документами с
помощью ЭКДО.
Перед началом работы сотрудникам следует рассказать, как пользоваться информационной
системой, как составить документ и как направить его работодателю.
Работники могут использовать ЭКДО для отправки всех документов, ради которых система была
настроена, а также запрашивать копии. Предполагается, что компания получает документ/запрос на
следующий рабочий день после отправки его работником. В случае запроса кадровых документов
работодатель должен предоставить их в течение трех рабочих дней. Причем разрешено
предоставление как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Работодатель несет ответственность за сохранность всех документов, хранящихся в системе, в
течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

15.

МОБИЛИЗАЦИЯ!
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

16.

Федеральные законы
Мобилизация в России проходит по правилам трех Федеральных законов и одного Федерального
конституционного закона:
1. от 26.02.97 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ»;
2. от 31.05.96 № 61-ФЗ «Об обороне»;
3. от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
4. от 30.01.2002 № 1-ФКЗ «О военном положении».
Мобилизация бывает общая и частичная (п. 2 ст. 1 31-ФЗ). Она вводится только Указом Президента
РФ (ст. 4 31-ФЗ).
В 2022 году объявлена частичная мобилизация (Указ Президента от 21.09.2022 № 647). Она касается
призыва граждан на военную службу в Вооруженные силы Российской Федерации (ВС РФ).
Мобилизации экономики и перехода на военное положение не объявлено.
Министерство обороны РФ определяет сроки призыва и количество призывников для каждого
российского региона (п. 8 Указа № 647). Это не квоты, а конкретное мобилизационное задание, в том
числе в зависимости от количества граждан на воинском учете.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

17.

Кто подлежит призыву
Под мобилизацию в ВС РФ подпадают граждане, пребывающие в запасе и не имеющие права
на отсрочку от призыва (ст. 17 31-ФЗ О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ, ст. 51.2 53ФЗ О воинской обязанности и военной службе).
Они делятся на две категории:
Мобилизационный людской резерв.
Это граждане, которые заключили контракт на пребывание в резерве с Министерством обороны
или иным федеральным органом исполнительной власти (ст. 57.4 53-ФЗ).
Мобилизационный людской ресурс. Это граждане в запасе, не относящиеся к резервистам (ст. 52 53ФЗ).
По Указу № 647 объявлена частичная мобилизация. Призыву подлежит не весь запас, а лица
определенных военно-учетных специальностей (ВУС), которые нужны в данный момент в воинских
частях.
Согласно разъяснениям Минобороны это стрелки, танкисты, артиллеристы, водители, механикиводители.
Приоритет отдается лицам первого разряда (ст. 53 53-ФЗ), имеющим боевой опыт.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

18.

Кто освобожден от призыва
Частичной мобилизации не подлежат четыре категории граждан, пребывающих в запасе
Призыву не подлежат граждане, имеющие неснятую или непогашенную судимость за тяжкое
преступление (ст. 17 31-ФЗ).
Право на отсрочку от мобилизации по ст. 18 31-ФЗ имеют:
забронированные граждане (ст. 23 31-ФЗ) — работники определенных должностей и профессий,
состоящие на специальном воинском учете;
признанные временно негодными к воинской службе (до 6 месяцев);
занятые постоянным уходом за родственником, нуждающимся в таком уходе;
опекуны или попечители несовершеннолетних братьев или сестер;
имеющие на иждивении четырех и более детей в возрасте до 16 лет или воспитывающие
без матери одного ребенка и более в возрасте до 16 лет;
матери которых кроме них имеют четырех и более детей в возрасте до 8 лет и воспитывают их
без мужа;
имеющие жену, срок беременности которой составляет не менее 22 недель, и имеющие
на иждивении трех детей в возрасте до 16 лет;
члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы.
обучающиеся в очной и очно-заочной форме в государственных вузах и получающие первое
образование
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

19.

Как кадровику работать с повестками
Работодатели обязаны обеспечить своевременное оповещение и явку работников, подлежащих
призыву по мобилизации (ст. 9 31-ФЗ).
Если повестка направлена в адрес организации, следует вручить ее призывнику и постараться
получить его подпись.
Работник может расписаться на отрывном талоне или в специальном журнале. При отказе
от получения повестки зачитайте ее в присутствии двух свидетелей и составьте об этом акт с их
подписями.
Дистанционным сотрудникам отправляют заказное письмо с описью вложения.
Документальные доказательства вручения повестки нужны, чтобы работодатель смог подтвердить,
что выполнил свою обязанность по оповещению работника о призыве.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

20.

Отпуска и командировки для сотрудников в запасе
Лица, состоящие на воинском учете, не могут покидать место жительства без разрешения военкомата
после объявления мобилизации (ст. 21 31-ФЗ).
Работодателям не стоит отправлять таких работников в командировки.
Отпуск мобилизованного сотрудника нужно будет перенести на другой срок после его возвращения
со службы (ст. 124 ТК РФ). Для этого необходимо внести изменения в утвержденный график:
получить заявление работника на примерную новую дату отпуска;
издать приказ.
Работодатель не может в одностороннем порядке отозвать работника из ежегодного отпуска
по причине объявления мобилизации (ст. 125 ТК РФ). Такого основания нет в Трудовом кодексе.
Отозвать из отпуска можно только работников «оборонки» в период выполнения государственного
заказа (п. 2 Особенностей правового регулирования трудовых отношений в редакции Постановления
Правительства от 01.08.2022 № 1365).
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

21.

Как оформить освобождение от работы призывнику
Действие трудовых договоров и служебных контрактов с мобилизованными
работниками приостанавливается, но не прекращается (Постановление Правительства
РФ от 22.09.2022 № 1677).
Соответствующие изменения внесены в Особенности правового регулирования
трудовых отношений в 2022-2023 годах (Постановление Правительства от 30.03.2022
№ 511).
Минтруд выпустил письмо от 27.09.2022 № 14-6/10/В-13042.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

22.

Шаг 1. Приостановите трудовой договор
Чтобы приостановить договор, нужно получить копию повестки из военкомата о
призыве на военную службу по мобилизации, если она не была направлена в адрес
места работы.
Дистанционные сотрудники и все сотрудники, которые участвуют в электронном
документообороте, могут направить работодателю скан в том порядке, который
предусмотрен в организации.
Что делать, если мобилизованного сотрудника уже уволили по ст. 83 ТК РФ?
На основании полученной повестки и заявления сотрудника следует издать приказ в
произвольной форме о приостановлении трудового договора, служебного контракта
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

23.

Шаг 1. Приостановите трудовой договор
На время отсутствия мобилизованного сотрудника работодатель может поручить его
работу временным сотрудникам по срочным трудовым договорам (ст. 59 ТК РФ).
Важно!
Приостанавливаются все трудовые договоры и служебные контракты, включая
срочные, договоры работников на испытательном сроке и сотрудников,
попавших под сокращение.
!!!Даже если призывник написал заявление на увольнение по собственному желанию и
находится на двухнедельной отработке, его не увольняют!!!
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

24.

Шаг 2. Рассчитаться с сотрудником
После издания приказа о приостановлении трудового договора
рассчитывается с сотрудником, не дожидаясь дня заработной платы.
бухгалтерия
Это будет оплата за фактически отработанные дни, а также оплата командировочных
расходов, единовременные поощрительные выплаты, оплата питания, матпомощь,
дополнительные денежные суммы при предоставлении работникам ежегодного
отпуска, оплата учебного отпуска и другие выплаты, предусмотренные трудовым
или коллективным договором.
Компенсировать неиспользованные дни отпуска свыше 28 календарных дней можно
по заявлению работника. Про компенсацию за основной неиспользованный отпуск
в разъяснениях Минтруда не сказано.
Сохранять средний заработок на период приостановления договора не нужно.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

25.

Шаг 3. Убедиться, что все социально-трудовые гарантии
сохранены
Во время приостановки трудового договора за сотрудником сохраняются все
социально-трудовые гарантии:
ДМС,
негосударственное пенсионное обеспечение,
улучшение социально-бытовых условий).
Период приостановки включается в стаж работника, в том числе для отпуска
и назначения пенсии, социального страхования.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

26.

Шаг 4. Уведомить пенсионный фонд
Сведения о том, что трудовой договор приостановлен в связи с мобилизацией,
необходимо будет подать в ПФР, чтобы этот период учитывался в стаже.
При выплате пенсий финансирование времени службы обеспечит государство.
В период воинской службы страховые взносы за мобилизованного не начисляются.
Работодателю нужно будет отразить изменения статуса работника в форме СЗВ-ТД,
а по итогам года — в форме СЗВ-СТАЖ.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

27.

Шаг 5. Оформить табель рабочего времени
В табеле учета рабочего времени приостановку обозначают кодом, который
работодатель установит самостоятельно приказом.
Можно выбрать коды «Г» или «23», которые обычно используют, чтобы показать
«Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей
согласно законодательству».
Но стоит помнить, что для этих кодов сохраняется место работы и средний заработок,
а при приостановлении договора — только место работы.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

28.

Как сдать СЗВ-ТД по мобилизованным сотрудникам
Правительство запретило расторгать трудовые договоры с призванными в рамках
частичной мобилизации сотрудниками. Вместо этого договоры нужно будет
приостановить.
Работодателей обяжут сообщать о приостановлении и возобновлении договоров
в ПФР. Для этого в порядок заполнения СЗВ-ТД внесли изменения
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

29.

Как сдать СЗВ-ТД по мобилизованным сотрудникам
Правительство запретило расторгать трудовые договоры с призванными в рамках
частичной мобилизации сотрудниками. Вместо этого договоры нужно будет
приостановить.
Работодателей обяжут сообщать о приостановлении и возобновлении договоров
в ПФР. Для этого в порядок заполнения СЗВ-ТД внесли изменения
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

30.

Когда сдать СЗВ-ТД при приостановлении
и возобновлении трудового договора
Сдать СЗВ-ТД при приостановлении или возобновлении нужно будет не позднее
рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа,
принятия решения, которые подтверждают приостановление или возобновление
трудовых отношений.
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»

31.

Благодарим Вас за внимание!
Контакты спикера:
Семинар «Изменения в трудовом законодательстве»