Тайм-менеджмент

1. Тайм-менеджмент

Таймменеджмент
Не может управлять другими тот,
кто не в состоянии управлять самим
собой.
Английская пословица

2. Тайм-менеджмент

Таймменеджмент
-
это динамично развивающаяся отрасль
менеджмента, основная задача которой
заключается в выявлении методов и
принципов эффективного управления
временем.
Термин возник в Европе в 60-е годы XX
века как реакция на ускорение темпа жизни
-

3. Причины неэффективного обращения с временным ресурсом. Первый уровень. Технические ошибки

1.
2.
3.
4.
5.
Ошибки в расчете времени, необходимого
для выполнения задачи
Для выполнения задач не отводится
конкретного времени и места в расписании
Для выполнения задачи отводится
неподходящее время.
Ваше рабочее пространство не
организовано должным образом.
Задача слишком сложна и громоздка для
того, чтобы ее решить в один присест.

4. Второй уровень. Объективные факторы

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Вы перегружены непомерно большим
объемом работы.
Недостаточная концентрация внимания.
Проблемы со здоровьем ограничивают
ваши силы.
Вы попали в полосу перемен.
Вы находитесь в обстановке с высоким
уровнем помех.
Вам мешает чужая неорганизованность.

5. Третий уровень. Психологические барьеры

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Нет ясности в жизненных целях и
приоритетах.
Вы не умеете отказывать, и другие этим
пользуются.
Страх перед возможной неудачей.
Страх успеха.
Страх перемен.
Страх перед завершенностью.
Перфекционизм.
Низкая самомотивация.

6. Время как пространство

Беспорядок в
расписании
Беспорядок в шкафу
Ограниченный объем свободного
места
Шкаф доверху набит вещами, для
размещения которых постоянно
не хватает места
Ограниченное рабочее время
График перегружен задачами, на
выполнение которых постоянно не
хватает времени
Дела неразборчиво и
беспорядочно выполняются в
любой свободный промежуток
времени
Беспорядочное расположение
задач мешает вам увидеть и
оценить то, что вы должны делать
Неэффективное использование
расписания как средства для
организации рабочего времени
Вещи неразборчиво и
беспорядочно втискиваются в
любое свободное место
Беспорядочное расположение
вещей мешает вам увидеть и
оценить содержимое
Неэффективное использование
шкафа как средства для
организации вещей в
пространстве

7. Метод «Альпы»

он помогает сэкономить время;
у вас всегда есть план и вы знаете, чем
заняться;
вы меньше забываете;
вы лучше контролируете рабочий процесс
и можете легче справляться с новыми
делами, возникающими перед вами;
вы концентрируетесь на важном и меньше
отвлекаетесь по мелочам;
вы увеличиваете самоконтроль;

8. Метод «Альпы»

1) составление заданий;
2) оценку длительности планируемых
действий;
3) резервирование времени (в
соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и
перепоручению отдельных операций;
5) контроль (учет несделанного).

9. Лягушки – мелкие неприятные дела

Начинайте со съедения лягушки
каждый день.

10. Слоны – огромные и неподъемные

Каждый день планируйте
себе съедение
небольшого бифштекса кусочка Слона.
Формулируйте бифштексы
результатоориентированно.

11. Метод Альпы

Принципиально важно составлять план дня
в письменном виде.
Планы дня, которые держат в голове, легко
отвергаются.
Письменные планы дня обеспечивают
разгрузку памяти.
Письменно фиксируемый план имеет
психологический эффект самомотивации к
работе.

12. Метод Альпы

В результате Вы меньше отвлекаетесь и
больше побуждаетесь заниматься только
намеченными задачами.
Благодаря контролю результатов дня у Вас «не
теряются» несделанные дела (перенос на
следующий день).
Последовательное планирование дня
обусловливает совершенствование Вашей
личной методики работы
Вы автоматически стараетесь
рационализировать свой труд

13. Метод Альпы

Реалистичный план дня должен в
принципе содержать лишь то, что Вы
хотите или должны, а также можете
сделать в этот день.
Потому что, чем более достижимыми Вы
считаете поставленные цели, тем больше
сил Вы концентрируете и мобилизуете на их
реализацию.

14. 20 преимуществ метода «Альпы»

— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
— Планирование следующего дня.
— Четкое представление о задачах дня.
— Упорядочение течения дня.
— Преодоление забывчивости.
— Концентрация на наиболее существенном.
— Уменьшение объема «бумажной» работы.
— Достижение целей дня.
— Выделение более важных и менее важных дел.
— Принятие решений об установлении приоритетов и
о перепоручении.
— Рационализация посредством группировки задач.

15. 20 преимуществ метода «Альпы»

— Сокращение помех и нежелательных перерывов.
— Самодисциплина при выполнении задач.
— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
— Улучшение самоконтроля.
— Ощущение успеха в конце рабочего дня.
— Повышение удовлетворенности и мотивации.
— Рост личных результатов.
— Выигрыш во времени за счет методичной
организации труда.

16. Алгоритм обработки ежедневных задач

1. Сортировка возможных задач по категориям (A-Г)
(расстановка приоритетов).
2. «Зачистка» расписания (удаление задач, которые не
представляют важности для вас).
3. Назначение определенного времени для тех задач,
которые вы должны выполнить.
4. «Уплотнение» времени для завершения задач в
отведенные для них периоды.
5. Гармонизация – постоянное совершенствование и
обновление вашего расписания, а также его адаптация к
изменяющимся обстоятельствам жизни.

17. Самопроверка плана распределения времени

1. Мой план распределения времени включает в
себя время для всех видов деятельности,
которыми я хочу заниматься.
2. Мой план составлен т.о., что я могу полноценно
сосредоточиться на выбранной задаче, без
ущерба для качества ее выполнения.
3. Мой план предусматривает возможность
совмещения нескольких задач, без ущерба для
качества их выполнения.

18. Самопроверка плана распределения времени

4. Мой план включает в себя резервы времени на
выполнение новых, нетипичных задач.
5. Мой план предусматривает возможность
делегирования некоторых задач
квалифицированным лицам.
6. Я занимаюсь каждым видом деятельности в
подходящий для меня период времени.
7. Следуя своему плану распределения времени,
я чувствую равновесие и гармонию в жизни, он
придает мне энергию и силы.

19. Законы времени

Закон №1. Чем интереснее занятие, тем быстрее
течет время.
Закон №2. Закон Мёрфи (каждое дело на деле
займет больше времени, чем предполагалось до
того, как вы его начали )
Закон №3. Закон Паркинсона (чем больше
времени мы имеем на выполнение задания, тем
больше времени оно отнимает)
Закон №4. Закон Лаборита (Человек привык
делать в первую очередь то, что приносит ему
удовольствие )

20. Матрица Эйзенхауэра

Дела
Важные
Срочные
1-А
Неотложные проблемы.
Проекты с «горящим»
сроком выполнения
Неважные 3-В
Предстоящие неотложные
дела.
Ежедневная рутина
Несрочные
2-Б
Профилактика проблем.
Дела, ведущие к вашей цели.
Восстановление сил
4-Г
Компьютерные игры,
социальные сети.
Просмотр ТВ. Телефонные
звонки. «Пожиратели
времени»

21. Техники управления временем

Матрица Эйзенхауэра

22. Принцип Парето (20/80)

«20 % усилий дают 80 % результата,
а остальные 80 % усилий — лишь 20 %
результата».

23. Навык ТМ

Правильная расстановка
приоритетов (сортировка задач и их
выполнение по степени важности)

24. SWOT-анализ

Что отличает дела, которые вы
откладываете от тех, которые вы делаете
вовремя?
Что вы откладываете чаще – мелкие заботы
или наиболее важные дела?
Занятия, которые вы откладываете,
относятся к сферам, где вы компетентны,
или к тем, где у вас недостает опыта знаний?
Насколько отсрочки мешают вам в каждой из
этих сфер? Вы относитесь к ним спокойно
или переживаете?

25. Колесо жизненного баланса

26. Навык ТМ

Умение работать в многозадачном
режиме (выполнять несколько
задач одновременно)

27. Многозадачность

Тип задачи
Интеллектуальная
Физическая
Слушать аудиокнигу
Делать уборку
(ремонт)
Смотреть фильм на
иностранном языке
Гладить белье
Искать способ
решения какой-то
проблемы
Коммуникативная
Привлечь для
обсуждения проблемы
друзей
Отдыхать на природе,
играть в спортивные
игры
Получать
удовольствие от
общение с близкими

28. Диаграмма Ганта

29. Диаграмма Ганта дает возможность:

Увидеть и визуально оценить
последовательность задач и их относительную
длительность;
Сравнить планируемый и реальный ход
выполнения задач;
Детально проанализировать реальный ход
выполнения задач ( на графике отображаются
интервалы времени, в течение которых задача:
выполнялась, была приостановлена,
возвращалась на доработку и т. д.)

30. «Поглотители» времени

Телевизор, интернет
Синдром «откладывания».
Решение неприоритетных задач
Излишняя коммуникабельность
Желание знать все
Медленное включение в работу
Спешка, нетерпение.
Мелочный или недостаточный контроль за
выполнением дел
Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и
разговоры .

31. Ловушки времени

Постановка недостижимой цели
Отсутствие приоритетов в делах
Плохое планирование рабочего дня
Неэффективное делегирование
полномочий
Неэффективные совещания.
Отсутствие достаточного представления о
предстоящих задачах и путях их решения
(неясные ожидания руководителя).

32. Список задач или «to do list»

33. Способы экономии времени:

Все лишнее — в корзину
«Не откладывай на завтра...»
Приучитесь давать отказ, когда это
возможно
Делегирование задач (поручайте свои
дела другим людям)
Не будьте очень строгим к себе
Сочетайте несколько занятий