Класифікація документів. Основи складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

1.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.
Основи складання та
оформлення організаційнорозпорядчої документації

2.

Завдання «Доповніть схему»
У повсякденному житті ви зустрічалися з поняттям
«документ». Вам пропонується до поданих нижче клітинок
записати ті асоціативні поняття, які у вас виникають, коли ви
чуєте це слово.
Документ

3.

Завдання «Доповніть схему»
У попередніх класах Ви вже опрацьовували текстову
інформацію. Які програми призначені для роботи з текстовими
документами?
Текстовий
документ

4.

Урок 1
11 клас

5.

Дізнаємось:
ЩО ТАКЕ ДОКУМЕНТ
01
ЯКЕ ПРИЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
02
ЯК КЛАСИФІКУЮТЬ ДОКУМЕНТИ
03
ЯК ПРАЦЮЮТЬ З ДОКУМЕНТАМИ
04
ЩО ТАКЕ ДОКУМЕНТООБІГ
05

6.

Документ
від лат. documentum — зразок, взірець; походить від дієслова «docere» —
вчити, навчати
На початку XX ст. воно мало два значення:
1) будь-який папір, складений законним
порядком і який може служити доказом
прав на що-небудь (майнових, стану, на
вільне проживання) або на виконання
якихось обов'язків (умови, договори,
боргові зобов'язання);
2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

7.

Документ
—
це матеріальний об'єкт, що містить у
зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у
заведеному порядку й має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу.

8.

За назвою:

9.

За походженням:
01
02
Службові (офіційні)
створюються
особою.
організацією
чи
службовою
Особисті (приватні)
засвідчують особу або її права, обов’язки,
службовий або соціальний стан (скарга,
посвідчення, трудова книжка, оголошення).

10.

За призначенням:
Обліковофінансові
Акт, доручення, розписка,
список
Господарськодоговірні
01
Кадрові або щодо
особового складу
Накази щодо особового складу,
автобіографія, заява, скарга,
характеристика
06
02
ДОКУМЕНТИ
Організаційні
05
Договір, трудова угода
03
Довідковоінформаційні
Анотація, відгук, рецензія, довідка,
звіт, протокол, оголошення
Інструкція, положення, статут,
правила
04
Розпорядчі
Вказівка, наказ, постанова,
розпорядження

11.

За способом фіксації інформації:
Письмові
Графічні
Штрихів,
світлотіні
Фото-,
Фонодокументи
кінодокументи
усі рукописні та
машинописні документи,
виготовлені за
допомогою друкарської
та розмножувальної
оргтехніки
зображення об'єктів
передано за допомогою
ліній
це графіки, мали,
рисунки, малюнки, схеми,
плани. Вони цінні своєю
ілюстративністю
такі, що створені
такі, що створюються за
способами фотографування
допомогою будь-якої
й кінематографії. Це кіно- та системи звукозаписування й
фотоплівки, фотокартки. На
відтворюють звукову
них можна зафіксувати ті
інформацію (наприклад,
явища, які іншим способом записану під час проведення
зафіксувати важко чи
засідань, зборів, нарад
неможливо
тощо).

12.

За місцем виготовлення (укладання) і
появи:
Внутрішні
Стосуються внутрішніх
питань підприємства
(організації, установи) і не
виходять за його межі.
Зовнішні
Вхідна та вихідна
кореспонденція.

13.

За терміном (строком) виконання:
Звичайні
(безстрокові)
Документи, термін розгляду яких визначено чинним
законодавством, адміністрацією.
Термінові
Дуже
термінові
Виконуються терміново або у строк, спеціально
визначений законом, керівником; до них належать також
документи, які є терміновими за способом відправлення
(телеграма, телефонограма).
Належать документи, які мають позначення «дуже терміново».

14.

За терміном (строком) зберігання:
Постійного
Тривалого
Постійного зберігання
Понад
10
зберігання
Тимчасового
До 10 років зберігання
років

15.

За ступенем гласності:
Звичайні (несекретні)
Для службового користування
(ДСК)
Секретні (таємні)
Цілком секретні (цілком таємні)
Секретні документи мають позначку «Секретно» або ДСК. Розголошення змісту таких
документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності.

16.

За способом виготовлення:
1 Типові
Трафаретні
2
Виготовляються друкарським способом:
незмінювана частина тексту документа
друкується на поліграфічних машинах, а
для змінної інформації залишаються вільні
місця.
Такі
документи
зараз
найпоширеніші, оскільки на їх складанні та
обробленні економиться час.
3
Розробляються
вищими
органами
для
підвідомчих
організацій
з
однорідними
функціями
і
мають
обов'язковий
характер (типові листи, типові інструкції, типові
положення)
Індивідуальні
Створюються в кожному конкретному
випадку для розв’язання окремих
ситуацій. Їх друкують або пишуть від
руки.
Це
доповідні,
службові,
пояснювальні
записки,
протоколи,
автобіографії тощо

17.

За стадіями створення:
оригінали
відпуск (повна копія вихідного
документа, виготовлена водночас з
оригіналом через копіювальний папір)
копії
витяг (копія офіційного документа, що
відтворює певну його частину і
відповідно засвідчена)
дублікат (повторний примірник
документа, який має юридичну силу
оригіналу)

18.

Схема процесу роботи з документами

19.

Документообіг
— це рух службових документів з часу
їх створення або одержання суб’єктом
документаційного
забезпечення
управління
до
часу
завершення
виконання, надсилання або знищення.

20.

Зразок документообігу на підприємстві
приймання та
реєстрація
розгляд
керівником
порядок
проходження в
організації
виконання
підготовка і
передача
справ до архіву
формування
справ
контроль
виконання

21.

Види
документообігу
децентралізований
вхідні
централізований
вихідні
змішаний
внутрішні

22.

Практична
вправа

23.

Завдання:
Бланк — це макет документа у вигляді паперового листа, що містить елементи
фірмового стилю або інформацію постійного характеру; призначений для
подальшого заповнення та внесення записів у відведені місця від руки або
машинним способом.
1.
2.
Запустіть програму Microsoft Word.
Створіть бланк заявки на участь в
змаганнях.

24.

25.

Завдання на самостійну
підготовку
За конспектом:
опрацювати записи.
Виконати
завдання.
тестові