Тема 3. Администрирование кадровых процессов. Раздел 3.1. Технологии и методы проведения анализа документов и информации

1.

3. Администрирование
кадровых процессов
3.1. Технологии, методы и методики
проведения анализа и систематизации
документов и информации

2.

Основные задачи кадрового
делопроизводства
• создание документов, т.е. фиксация их на
каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего
исполнения или принятия решений;
• регистрация документов для
осуществления контроля над их
исполнением;
• систематизация и хранение документов;
• быстрый поиск документов по мере
надобности.

3.

Документ – это материальный объект с информацией,
созданный и оформленный в установленном порядке,
называется официальным (управленческим).
• включает в себя текст, название вида,
автора, адресат, дату, подпись и др;
• обеспечивает закрепление, сбор,
обработку, передачу, использование и
хранение информации.

4.

Систематизация документов как
процесс включает в себя:
- методы поиска и накопления информации;
- классификацию и индексирование
информации;
- способы доступа к информации;
- способы представления информации;
- обработку запросов на поиск информации.

5.

.
Под систематизацией информации подразумевается
своего рода классификация всех документов организации
по различным группам.
- номинальная систематизация - распределение
документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.);
- предметная - по принадлежности документа к какомулибо конкретному делу;
- тематическая - по общей тематике;
- хронологическая систематизация информации распределение документов по дате их создания;
- авторская - по имени автора документа;
- архивная - по срокам хранения документации.

6.

Номенклатура дел
• Это систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном
порядке. Она охватывает все документы,
создаваемые в процессе деятельности.

7.

Номенклатура дел подразделяется на типовые,
примерные и конкретного предприятия.
Функции номенклатуры:
классифицирует и группирует исполненные
бумаги в дело;
систематизирует, индексирует дела и время
архивирования;
служит главным элементом учета;
выступает как единственный элемент учета
текущих дел, которые фиксируются документами в
течение нескольких лет.

8.

9.

Кто принимает участие в
разработке номенклатуры дел
• руководитель организации;
• руководители структурных подразделений;
• ведущие специалисты предприятия;
• лицо, ответственное за делопроизводство;
• сотрудник архива организации (если есть).