Организация защиты информации при проведении совещаний

1.

ГБПОУ ПТПИТ им. Б.Г.Изгагина
МДК. 01.03.Организация работы персонала с конфиденциальной информацией
Лекция 21.
Организация
защиты информации
при проведении совещаний
Разработчик: Коротков С.В.,
преподаватель ГБПОУ ПТПИТ им. Б.Г.Изгагина
г. Пермь
2022

2.

Учебные вопросы:
1. Организация
проведения
совещаний
и переговоров.
2. Основные требования, предъявляемые
к
подготовке
совещаний
по конфиденциальным вопросам.
3. Основные требования, предъявляемые
к подготовке переговоров с использованием
конфиденциальной информации.

3.

СОВЕЩАНИЕ - форма организованного,
целенаправленного
взаимодействия,
связанная с принятием решений группой
заинтересованных лиц.
Совещания занимают значительную часть
рабочего времени руководителя. Между тем
большинство людей испытывает острую
неприязнь к этому виду профессиональной
деятельности. Она вызвана крайне низкой
эффективностью
большинства
встреч
и совещаний, что объясняется незнанием
простейших
принципов
подготовки
и проведения совещаний.

4.

Вопрос 1.
Организация
проведения совещаний
и переговоров.

5.

Определение
ДЕЛОВОЕ
СОВЕЩАНИЕ
это
деятельность,
связанная
с
принятием
решений
группой
заинтересованных лиц.
На организацию совещания влияют такие
особенности группового поведения, как:
• распределение
статусов
и
ролей
в группе,
• отношения между членами группы,
• групповое давление и т.п.

6.

Проводить
совещания
целесообразно,
когда НЕОБХОДИМО:
• довести
до
нескольких
сотрудников
одновременно информацию;
• коллегиально принять решение;
• достигнуть согласия с решением путем
вовлечения сотрудников в его обсуждение;
• использовать
совещания
для
профессионального роста сотрудников,
• дисциплинировать
работников
(если
сотрудник точно знает, что раз в неделю с него
спросят за все поставленные задачи, он куда
ответственнее относится к их выполнению),
• сплотить коллектив.

7.

НЕЦЕЛЕСООБРАЗНО
проводить
совещания, когда:
• информация
может
быть
распространена в письменной форме
или устно по телефону;
• решение уже принято;
• нет
времени
на
коллегиальное
обсуждение решения.

8.

Условия успеха совещания
1. Руководитель должен выработать собственное мнение
по поводу решения проблемы и заранее продумать тактику
ведения совещания.
2. Приглашённые должны быть заранее оповещены
о повестке совещания для того, чтобы заранее обдумать
проблему и прийти на совещание со своими предложениями.
Среди приглашённых должны быть:
• те, кто готовил информацию (специалисты, эксперты);
• те, кого касается проблема;
• те, кто предположительно будет исполнять решение.
3. Совещание должно быть хорошо организовано, чтобы
в ходе обсуждения не возникало споров и конфликтов, так как
возможно, что каждый присутствующий будет отстаивать свою
точку зрения.
4. Необходимо выслушать мнение всех присутствующих,
причём снизу-вверх по служебной иерархии.
5. Результатом совещания должно быть решение, одобренное
большинством участников (должен быть найден компромисс).

9.

Процесс организации совещания
Совещания бывают разных типов:
• для обмена информацией,
• для формулировки проблем,
• для решения проблем,
• для принятия решений.

10.

Виды деловых совещаний
Совещания
бывают
плановыми
и внеплановыми:
• на плановых совещаниях обсуждаются
текущие вопросы работы. Они проводятся
по графику, спланированному заранее.
Это могут быть ежедневные «пятиминутки»
для планирования дня, еженедельные
и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для
оперативного решения конкретной задачи
и могут состояться в любое время.

11.

Классификация деловых совещаний
Деловые
совещания
классифицируются
по следующим КРИТЕРИЯМ:
1. По принадлежности к сфере общественной
жизни: деловые административные, научные или
научно-технические
(семинары,
симпозиумы,
конференции, съезды), собрания и заседания
политических, профсоюзных и других общественных
организаций, объединенные совещания;
2. По масштабу привлечения участников:
международные,
республиканские,
отраслевые,
региональные, областные, городские, районные,
внутренние (в масштабе одной организации или ее
подразделений);
3. По месту проведения: местные, выездные;

12.

Классификация деловых совещаний
Деловые
совещания
классифицируются
по следующим КРИТЕРИЯМ:
4. По периодичности проведения: регулярные,
постоянно
действующие
(собираются
периодически, но без устойчивой регулярности);
5. По количеству участников: в узком составе
(до 5 человек), в расширенном составе (до 20
человек), представительные (более 20 человек).
6. По целям проведения: инструктивные,
оперативные (диспетчерские), проблемные.
7. По степени закрытости рассматриваемой
информации:
открытые,
конфиденциальные,
секретные.

13.

Классификация по целям проведения
По
целям
проведения:
инструктивные,
оперативные (диспетчерские), проблемные.
Цели инструктивных совещаний - передача
необходимых сведений и распоряжений сверху вниз
по схеме управления для скорейшего их
выполнения.
До сведения участников совещания:
• доводятся принятые руководителем предприятия
или организации решения,
• распределяются задачи с соответствующим
инструктажем,
• разъясняются неясные вопросы,
• определяются сроки и способы выполнения
поручений.

14.

Классификация по целям проведения
По
целям
проведения:
инструктивные,
оперативные (диспетчерские), проблемные.
Цели оперативных (диспетчерских) совещаний получение информации о текущем состоянии дел.
В отличие от инструктивных совещаний информация
поступает снизу вверх по схеме управления.
Участники такого совещания сообщают сведения о ходе
работы на местах.
Оперативные совещания:
• проводятся регулярно, всегда в одно и то же время,
• список участников постоянный,
• специальной повестки дня не имеется,
• посвящаются
неотложным
задачам
текущего
и последующих 2–3 дней.
Цели проблемных совещаний – поиск наилучших
решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

15.

Классификация по степени закрытости
По степени закрытости рассматриваемой информации:
открытые, конфиденциальные, секретные.
Совещания и переговоры, в процессе которых могут
обсуждаться сведения, составляющие коммерческую тайну
фирмы
или
ее
партнеров,
именуются
обычно
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ.
Порядок подготовки и проведения конфиденциальных
совещаний
и
переговоров
регламентируется
специальными
требованиями,
обеспечивающими
безопасность ценной, в том числе конфиденциальной,
информации,
котораяв
процессе
этих
мероприятий
распространяется в санкционированном (разрешенном)
режиме.
ОГЛАШЕНИЕ
конфиденциальной
информации
в санкционированном режиме должно быть ОПРАВДАНО
деловой необходимостью и целесообразностью для
конкретных условий и характера обсуждаемых вопросов.

16.

Конфиденциальные совещания
Плановые и неплановые конфиденциальные
совещания, проходящие БЕЗ ПРИГЛАШЕНИЯ
посторонних
лиц,
проводятся
первым
руководителем,
его
заместителями,
ответственными
исполнителями
(руководителями,
главными
специалистами) по направлениям работы.
Доступ сотрудников фирмы на любые
конфиденциальные совещания осуществляется
на
основе
действующей
в
фирме
РАЗРЕШИТЕЛЬНОЙ
СИСТЕМЫ
ДОСТУПА
ПЕРСОНАЛА к конфиденциальной информации.

17.

Конфиденциальные совещания
Приглашение
на
конфиденциальные
совещания
лиц,
не
являющихся
сотрудниками фирмы, санкционируется
только в случае крайней необходимости
их
личного
участия
в
обсуждении
КОНКРЕТНОГО ВОПРОСА.
Присутствие их при обсуждении других
вопросов запрещается.
Ответственность
за
обеспечение
защиты конфиденциальной информации
в ходе совещания несет РУКОВОДИТЕЛЬ,
организующий данное совещание.

18.

Основные этапы проведения совещаний
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ проведения совещаний
переговоров:
• подготовка к проведению,
• процесс их проведения и документирования,
• анализ итогов
• выполнения достигнутых договоренностей.
и

19.

Основные этапы подготовки совещаний
ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ начинается,
прежде всего, с составления ПОВЕСТКИ ДНЯ.
В документе указывается:
• тема,
которая
будет
обсуждаться
на совещании,
• перечисляются
темы
докладов,
содокладов, сообщений, предлагаемых для
обсуждения,
• приводятся
краткие
сведения
о выступающих: их фамилии, имена
и отчества (полностью или сокращенно),
должности, ученые звания.

20.

Повестка дня совещания
В
ПОВЕСТКУ
ДНЯ
рекомендуется
включать
небольшое количество вопросов.
Однако на практике это требование не всегда
соблюдается. В повестку дня нередко включается много
вопросов, а значит, нужны особо тщательная
подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом
случае в повестке дня надо указать, сколько времени
отводится на каждый вопрос, а на самом заседании
установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать
в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы
приглашаемые на заседание тратили как можно меньше
времени в ожидании рассмотрения своих вопросов.
К повестке дня прилагают список приглашенных
на заседание с указанием их должности и организации,
которую они представляют.

21.

Регламент совещания
При подготовке к совещанию осуществляется
выработка РЕГЛАМЕНТА СОВЕЩАНИЯ.
После
утверждения
повестки
дня,
лица,
ответственные за подготовку вопроса, предоставляют
материалы, которые будут рассматриваться на
совещании:
• по наиболее важным вопросам составляется
справка по их существу, в которой указывается
причина и цель постановки вопроса на обсуждение,
• доклад, информационное сообщение организатора
совещания,
• доклад,
информационное
сообщение
предполагаемых участников,
• справочно-информационные материалы, которые
могут потребоваться в ходе совещания,
• проект решения.

22.

Материалы к совещанию
Материалы к заседанию представляются,
как правило, за 3-5 дней руководителю
учреждения и после их рассмотрения вместе
с извещением о заседании направляются
членам коллегиального органа.
Предварительная рассылка материалов
дает возможность вносить поправки в уже
имеющийся письменный проект решения
и тем самым ускоряет решение вопросов на
самом заседании.

23.

Организационное обеспечение совещания
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
СОВЕЩАНИЯ включает:
• регистрацию участников,
• размещение участников,
• транспортное обеспечение участников,
• питание участников,
• культурно-массовые мероприятия,
• снабжение участников канцтоварами,
• техническое обеспечение проведения совещания
(оснащение помещения техническими средствами);
• составление сметы расходов;
• документирование
работы
совещания
(оформление документальных материалов).

24.

Документирование работы совещания
Документирование работы совещания
включает:
• составление протокола (стенограммы),
• подготовка
итоговых
материалов
(решения),
• размножение итоговых материалов,
• обеспечение
этими
материалами
участников совещания.

25.

Вопрос 2.
Основные требования,
предъявляемые
к подготовке совещаний
по конфиденциальным
вопросам.

26.

Разглашение конфиденциальной информации
При этом во время подготовки и проведения
конфиденциальных совещаний имеется возможность
разглашения
информации,
которая
содержит
производственную или коммерческую тайну.
ПОД
РАЗГЛАШЕНИЕМ
ценной
информации
понимается
несанкционированный
выход
защищаемых сведений и документов за пределы круга
лиц, которым они доверены или стали известны в ходе
их трудовой деятельности.
Информацию разглашает всегда ЧЕЛОВЕК:
• случайно, ошибочно или умышленно,
• устно, письменно, с помощью жестов, мимики,
условных сигналов,
• лично или через посредников,
• с использованием средств связи
• и многими другими способами.

27.

Разрешение на проведение совещания
РАЗРЕШЕНИЕ
на
проведение
конфиденциальных совещаний и переговоров
с
приглашением
представителей
других
организаций и фирм дает ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО
первый руководитель фирмы.
Решение первого руководителя о предстоящем
конфиденциальном
совещании
доводится
до сведения
• секретаря-референта,
• менеджера по безопасности информации,
• руководителя секретариата,
• менеджера по конфиденциальной документации,
• управляющего делами фирмы,
• начальника службы безопасности.

28.

Проведение конфиденциального совещания
В целях дальнейшего контроля за подготовкой и
проведением такого совещания информация об этом
решении
фиксируется
секретарём-референтом
(ответственным менеджером) в специальной учетной
карточке.
В учетной карточке контроля за подготовкой и
проведением
конфиденциального
совещания
указываются:
• наименование совещания или переговоров,
• дата, время,
• состав участников по каждому вопросу,
• руководитель, ответственный за проведение,
• ответственный организатор,
• контрольные отметки,
• зона сведений о факте проведения,
• зона сведений по результатам совещания или
переговоров.

29.

Проведение конфиденциального совещания
ОРГАНИЗАЦИЯ
проведения
любого
мероприятия,
в
том
числе
совещаний
и переговоров, связана с его ПОДГОТОВКОЙ.
Не существует единых безошибочных правил по
подготовке
и
проведению
подобных
мероприятий.
Практика показала, что наиболее оптимальным
является
следующий
вариант
схемы
ПОДГОТОВКИ конфиденциальных совещаний:
• планирование,
• сбор материала и его обработка,
• анализ
собранного
материала
и
его
редактирование.

30.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
ПОДГОТОВКУ
конфиденциального
совещания
осуществляет
организующий
его
руководитель
с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе
с конкретной ценной информацией, составляющей тайну
фирмы или ее партнеров.
Из
числа
этих
сотрудников
назначается
ОТВЕТСТВЕННЫЙ
ОРГАНИЗАТОР,
планирующий
и
координирующий
выполнение
подготовительных
мероприятий
и
проведение
самого
совещания.
Этот сотрудник информирует секретаря-референта
о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная
информация вносится секретарем-референтом в учетную
карточку.
При подготовке к проведению совещания планируют
мероприятия по защите информации, которые могут быть
внешними (с участием представителей сторонних
организаций) или внутренними (к участию в них
привлекается только персонал данного предприятия).

31.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
Наиболее актуальны с точки зрения защиты
информации
совещания
с
участием
представителей сторонних организаций (внешние
совещания),
так
как
вероятность
утечки
конфиденциальной информации при их проведении по
сравнению с совещаниями, проводимыми в рамках
одного предприятия (внутренними совещаниями),
ЗНАЧИТЕЛЬНО
ВЫШЕ.
Поэтому
внешним
совещаниям в настоящей главе уделено особое
внимание.
В процессе ПОДГОТОВКИ конфиденциального
совещания составляются:
1. повестка дня совещания;
2. список участников совещания по каждому вопросу
повестки дня.
3. информационные материалы;
4. проекты решений.

32.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
Все документы, составляемые в процессе
подготовки конфиденциального совещания, должны
иметь гриф «Конфиденциально», изготовляться
и издаваться в соответствии с требованиями
инструкции
по
обработке
и
хранению
конфиденциальных документов.
Документы (в том числе проекты договоров,
контрактов и др.), предназначенные для раздачи
участникам совещания, не должны содержать
конфиденциальных сведений и иметь грифа
конфиденциальности
Эта информация сообщается участникам
совещания устно при обсуждении конкретного
вопроса.

33.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
Цифровые значения наиболее ценной
информации (технические и технологические
параметры, суммы, проценты, сроки, объемы
и т.п.) в проектах решений и других документах
не указываются или фиксируются в качестве
общепринятого значения, характерного для
сделок подобного рода и являющегося
стартовой величиной при обсуждении.
В проектах не должно быть развернутых
обоснований предоставляемых льгот, скидок
или лишения льгот тех или иных партнеров,
клиентов.

34.

Список участников совещания
СПИСОК УЧАСТНИКОВ конфиденциального
совещания составляется отдельно по каждому
обсуждаемому вопросу.
К участию в обсуждении вопроса привлекаются
ТОЛЬКО ТЕ сотрудники фирмы, которые имеют
непосредственное отношение к этому вопросу.
В СПИСКЕ УЧАСТНИКОВ указываются фамилии,
имена и отчества лиц, занимаемые должности,
представляемые ими учреждения, организации,
фирмы
и
наименования
документов,
подтверждающих
их
полномочия
вести
переговоры и принимать решения. Название
представляемой фирмы при необходимости
может заменяться ее условным обозначением.

35.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
Документом, подтверждающим полномочия лица (если
это не первый руководитель) при ведении переговоров
и принятии решений по конкретному вопросу, может служить:
• письмо,
• предписание,
• доверенность представляемой лицом фирмы,
• рекомендательное письмо авторитетного юридического
или физического лица,
• письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях
представителя,
• в отдельных случаях телефонное или факсимильное
подтверждение полномочий первым руководителем
представляемой фирмы.
Эти документы передаются участниками совещания
ответственному организатору непосредственно перед
началом совещания для последующего включения в дело,
содержащее все материалы по данному совещанию или
переговорам.

36.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
Ответственный менеджер, руководитель службы
безопасности и ответственный организатор:
• определяют место проведения совещания,
• порядок доступа участников совещания в это помещение,
• порядок документирования хода обсуждения вопросов и
принимаемых решений,
• порядок рассылки (передачи) участникам совещания
оформленных решений и подписанных документов.
Любое конфиденциальное совещание организуется
в специальном (защищаемом) помещении, имеющем
«Аттестат
соответствия»
на
проведение
подобного
мероприятия
и,
следовательно,
оборудованном
средствами технической защиты информации.
Проведение
совещания
в
неприспособленных
и необорудованных соответствующим образом помещениях
фирмы не разрешается.

37.

Подготовка к конфиденциальному совещанию
Проверка служебных помещений на предмет
возможности
обсуждения
в
них
вопросов
конфиденциального характера проводится накануне
совещания специально назначаемой КОМИССИЕЙ,
состоящей из специалистов по технической защите
информации
и
противодействию
иностранным
техническим
разведкам
и
соответствующих
подразделений предприятия-организатора.
ДОСТУП в защищаемые помещения сотрудников
фирмы и представителей других фирм и организаций
разрешается руководителем службы безопасности.
Проверку документов, подтверждающих наличие
у участников совещания допуска и разрешений
на ознакомление с конфиденциальной информацией
осуществляет служба безопасности предприятияорганизатора совещания.

38.

Проведение конфиденциального совещания
ПЕРЕД
НАЧАЛОМ
конфиденциального
совещания сотрудник службы безопасности обязан
убедиться
в
отсутствии
в
помещении
несанкционированно установленных аудио- и
видеозаписывающих или передающих устройств и
в качественной работе средств технической
защиты на всех возможных каналах утечки
информации.
Включенные в список участники совещания
проходят в служебные помещения, в которых оно
проводится, предъявляя сотрудникам службы
безопасности
документ,
удостоверяющий
личность.

39.

Проведение конфиденциального совещания
Помещение должно быть оборудовано кондиционером,
так как открытие окон, дверей в ходе совещания
не допускается.
Окна
закрываются
светопроницаемыми
шторами,
входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее
неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно
иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери
звукопоглощающей тканью.
В помещении для проведения конфиденциальных
совещаний
НЕ
ДОЛЖНЫ
находиться
приборы,
оборудование и технические средства, которые
непосредственно не используются для обеспечения хода
совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ,
телевизионные
и
радиоприемники
и
др.).
При необходимости они размещаются в соседней,
изолированной комнате.

40.

Проведение конфиденциального совещания
Аудио- и видеозапись конфиденциальных
совещаний, фотографирование ведутся
ТОЛЬКО по письменному указанию первого
руководителя фирмы и осуществляются
одним из сотрудников фирмы, готовивших
совещание.
Чистый
магнитный
или
фотографический носитель информации
для этих целей выдается ответственным
менеджером под роспись в учетной форме
и возвращается ему с зафиксированной
информацией по окончании каждого дня
работы совещания.

41.

Проведение конфиденциального совещания
ПЕРЕД НАЧАЛОМ обсуждения каждого вопроса состав
присутствующих
КОРРЕКТИРУЕТСЯ.
Нахождение
(ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников
данной
фирмы,
не
имеющих
отношения
к обсуждаемому вопросу, не разрешается.
При необходимости ВЫЗОВА на проходящее совещание
дополнительных
лиц
(экспертов,
консультантов,
представителей других фирм и организаций) ФАКТ ИХ
УЧАСТИЯ в совещании фиксируется в протоколе
с указанием мотивов вызова. Присутствие этих лиц
на совещании ограничивается временем рассмотрения той
ситуации, по которой они были вызваны.
Целесообразно, чтобы при открытии совещания
организовавший его руководитель напомнил участникам
о необходимости сохранения коммерческой тайны, уточнил,
какие конкретные сведения являются конфиденциальными
на данном совещании.

42.

Проведение конфиденциального совещания
ХОД
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО
СОВЕЩАНИЯ
документируется одним из готовивших его сотрудников.
На закрытых совещаниях с повышенным уровнем
конфиденциальности
эту
работу
выполняет
непосредственно ответственный организатор совещания.
Составляемый протокол (стенограмма) ДОЛЖЕН ИМЕТЬ
ГРИФ
конфиденциальности
необходимого
уровня
и
оформляться
в
стенографической
тетради,
зарегистрированной ответственным менеджером.
Целесообразность записи участниками хода совещания
определяет руководитель, организовавший совещание,
исходя из содержания информации, которая оглашается.
Руководитель ИМЕЕТ ПРАВО не разрешить участникам
совещания
вести
какие-либо
записи
или
санкционировать ведение этих записей на листах бумаги,
зарегистрированных референтом, с последующей сдачей
их этому лицу и доставкой курьерами фирмы по месту
работы участников совещания.

43.

Проведение конфиденциального совещания
ОСНОВНОЙ УГРОЗОЙ является разглашение на
конфиденциальных совещаниях бОльшего объема
сведений о новой идее, продукции или технологии,
чем это необходимо.
Причины, по которым информация может
разглашаться на конфиденциальных совещаниях
или переговорах, общеизвестны:
• слабое
знание
сотрудниками
состава
конфиденциальной информации и требований по ее
защите,
• умышленное невыполнение этих требований,
• спровоцированные
и
неспровоцированные
ошибки сотрудников,
• отсутствие контроля и др.

44.

Проведение конфиденциального совещания
Участникам
конфиденциального
совещания,
независимо от занимаемой должности и статуса на
совещании, не разрешается:
• вносить в помещение, в котором проводится
совещание,
фото-,
кинои
видеоаппаратуру,
компьютеры, магнитофоны, плееры, диктофоны,
радиоприемники,
радиотелефоны
и
другую
аппаратуру, пользоваться ею;
• делать выписки из документов, используемых при
решении вопросов на совещании и имеющих гриф
ограничения доступа, на неучтенные в установленном
порядке носители (отдельные листы бумаги и т.п.);
• обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в
местах общего пользования во время перерывов в
совещании и после его завершения;

45.

Проведение конфиденциального совещания
Участникам
конфиденциального
совещания,
независимо от занимаемой должности и статуса на
совещании, не разрешается:
• информировать о совещании (вопросах повестки
дня, составе участников, времени и месте проведения,
ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т.п.)
любых лиц, не связанных с проведением данного
совещания, в том числе сотрудников фирмы;
• в ходе проведения совещания расширять объем
конфиденциальной информации, используемой в
выступлениях, а также при обмене мнениями и
обсуждении рассматриваемых вопросов.

46.

Проведение конфиденциального совещания
Участники
совещания,
замеченные
в несанкционированной аудио или видеозаписи,
использовании средств связи, фотографировании,
лишаются
права
дальнейшего
присутствия
на совещании. По факту составляется акт, копия
которого направляется фирме, представителем
которой является данное лицо, или передается
первому руководителю фирмы — организатора
совещания, если это лицо является сотрудником
последней.
Носитель несанкционированно записанной
информации передается ответственному менеджеру
для учета и хранения (или уничтожения).
Устройство записи возвращается владельцу.

47.

Проведение конфиденциального совещания
ПО ОКОНЧАНИИ конфиденциального совещания
сотрудник службы безопасности осматривает
помещение, запирает, опечатывает и сдает
под охрану.
Документы,
принятые
на
совещании,
оформляются,
подписываются,
при
необходимости размножаются и рассылаются
(передаются) участникам совещания в соответствии
с требованиями по работе с конфиденциальными
документами фирмы.
Все экземпляры этих документов должны иметь
гриф ограничения доступа.
Рассылать документы, содержащие строго
конфиденциальную информацию, не разрешается.

48.

Вопрос 3.
Основные требования,
предъявляемые
к подготовке переговоров
с использованием
конфиденциальной
информации.

49.

Проведение переговоров
При проведении переговоров по заключению,
продлению или прекращению какого-либо договора
(контракта)
должны
соблюдаться
некоторые
дополнительные требования, соблюдение которых
контролирует ответственный менеджер.
ПЕРЕД ПРОВЕДЕНИЕМ переговоров необходимо
выяснить НАМЕРЕНИЯ организации или фирмы, с
которой предполагаются проведение переговоров.
Если
это
малоизвестная
фирма,
то
НЕОБХОДИМО ПОЛУЧИТЬ о ней подробную
информацию,
чтобы
избежать
ошибочного
выбора партнера или клиента.

50.

Проведение переговоров
Подготовительная
работа
к
проведению
переговоров
предполагает
ВЫРАБОТКУ
ПЛАНА
ПЕРЕГОВОРОВ и определение на этой основе
дозированного
состава
ценной
информации,
которую
допускается
использовать
в
общении
с участниками переговоров, динамики ее оглашения
и условий возникновения в этом рабочей необходимости.
Сообщаемые на этом этапе сведения, не должны
содержать производственную или коммерческую
тайну.
Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах,
не
разрешается
в
дискуссии
использовать
конфиденциальную
информацию
и
раскрывать
желаемые
результаты
переговоров,
итоги
аналогичных переговоров с другими партнерами.

51.

Проведение переговоров
В процессе неофициальной части переговоров
обсуждение вопросов, связанных с содержанием
и ходом дискуссии, не допускается.
При ведении переговоров не следует сразу же
передавать партнеру всю запрашиваемую им
информацию в полном объеме. Прежде всего
следует выяснить, с какой целью ему необходимы
эти сведения и как знание этих сведений отразится
на ходе дальнейшего сотрудничества с ним.
На этом этапе переговоров, при выяснении сути
взаимных
намерений,
целесообразно
строить
дискуссию таким образом, чтобы ответы на вопросы
были максимально лаконичными («да — нет», «можем
— не можем»).

52.

Проведение переговоров
Однако
после
юридического
оформления
взаимоотношений
и
подписания
партнерами,
клиентами
обязательства
о
неразглашении
конфиденциальных сведений они могут быть более
подробно ознакомлены с предметом договора.
В договоре по итогам переговоров должно найти
отражение взаимное обязательство сторон:
• о защите конфиденциальных сведений,
• о
недопустимости
передачи
их
без
предварительного согласия сторон третьему лицу,
• о необходимости ознакомления с предметом
договора ограниченного числа сотрудников, которые
предварительно должны подписать обязательства
о сохранении в тайне полученных сведений.

53.

Таким образом, подготовка и проведение
совещаний и переговоров по конфиденциальным
вопросам, оформление их результатов связаны
с выполнением ряда обязательных процедур,
необходимых для правильной организации работы
организаторов и участников этих мероприятии.
При несоблюдении изложенных требований
возникает серьезная опасность разглашения или
утечки конфиденциальных сведений, ее партнеров
и клиентов.
Контроль выполнения режимных требований
возлагается на ответственного менеджера, который
обеспечивает
информационную
безопасность
деятельности фирмы, сохранение ее деловых
и производственных секретов.

54.

Домашнее задание
1. Подготовить конспект по теме: «Организация защиты
информации при проведении совещаний».
2. Подготовить материалы проведения конфиденциального
совещания.
3. Разработать Программу мероприятий по защите
информации при проведении совещания с участием
представителей сторонних организаций.
4. Подготовить план проведения закрытого совещания
со студентами 19СЗИ1 (семинара по теме №21);
5. Составить список участников совещания (семинара
по теме №21);
6. Определить порядок прохода приглашенных лиц
на совещания или переговоры, ведение ими записей.