Правила організації інформаційно-довідкової роботи на підприємстві

1.

2.

• І розділ - основні реквізити
реєстраційної картки (реєстраційний
номер і індекс документа, дата
надходження або створення);
• П розділ - реквізити резолюції;
• Ш розділ - позначки про контроль і про
виконання документа.

3.

Розділ для невиконаних документів
Розділ для
виконаних
документів
комірка комірка комірка
№ 1-31
№ 32
№ 33
комірка комірка
№ 34
№ 35
ДК відповідно дню
поточного місяця,
коли була
проставлена
резолюция
ДК документів,
невиконаних в
срок
ДК документів,
срок виконання
яких в
наступномумісяці
ДК документів,
срок виконання
яких не був
визначений
ДК документів,
срок виконання
яких
перенесений

4.

• Загальна кількість документів, що знаходяться в роботі
у виконавця;
• кількість (відсоток) невиконаних або виконаних пізніше
встановлених термінів;
• кількість (відсоток) виконаних з випередженням
встановлених термінів;
• причини затримок виконання документів :
– занадто висока ступінь централізації повноважень;
перевантаження виконавців;
недисциплінованість співробітників;
недостатні терміни для якісного виконання;
недолік технічних засобів

5.

Зведений Звіт з виконавської дисципліни
щодо доручень, виданих керівником організації

6.

ЗВІТ про виконання контрольних доручень керівника організації, що
мають певний термін виконання

7.

Дані про порушення терміну виконання документів

8.

• Контроль доставки завдання.
• Контроль прочитання завдання.
• Контроль виконання.
• Моніторинг завдання.
• Повідомлення про порушення термінів
виконання
• Історія виконання завдань.
• Контроль якості виконання

9.

Власна
інформація
Технічна
(технологічна
•методи виготовлення продукції,
•програмне забезпечення,
•основні виробничі показники,
•хімічні формули, рецепти
Ділова
•вартісні показники,
•результати дослідження ринку,
•списки клієнтів,
•економічні прогнози,
•стратегії дій на ринку

10.

Стадія розробки документа
1. Створення і редагування документа
2. Перевірка параметрів документа
3. Узгодження документа
4. Затвердження документа
5. Реєстрація документа
Стадія опублікованого документа
1. Ознайомлення з документом
2. Передача документа за інстанціями
3. Зберігання документа
4. Пошук документа
5. Знищеннядокумента

11.

Підвищення якості прийняття рішень
Підвищення продуктивності праці
Формалізація процесів організаційного
управління
Технологічний обмін даними з іншими
документними системами
Сувора регламентація доступу до
неструктурованої корпоративної інформації
Контроль виконання бізнес-процесів.