Контроль виконання документів

1.

Контроль виконання
документів

2.

Розрізняють три аспекти контрольної
діяльності:
• Контроль за виконанням документів по суті
поставлених в них запитань. Виконують керівники усіх
рангів.
• Контроль з точки зору відповідності форми
створюваних документів вимогам нормативних
документів. Виконує секретар-референт чи діловод.
• Контроль за своєчасністю виконання. Виконує
діловодча служба організації зі службою контролю
виконання, яка входить у неї.

3.

Робота по контролю за виконанням документів
включає в себе:
• постановку на контроль;
• перевірку своєчасного доведення документа до
виконавця;
• регулювання ходу виконання;
• періодичну перевірку ходу виконання;
• облік і обгрунтування результатів контролю
виконання;
• Інформування керівника.

4.

Класифікація методів контролю
1. Фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок
доручень;
2. Перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
3. Корегування даних про контролюємі документи при зміні сроків
виконання, при передачі документа від виконавця до виконавця чи з
підрозділу у підрозділ;

5.

4. Нагадування виконавцям і керівникам підрозділів
про наявність невиконаних документів і доручень;
5. Інформування керівників підрозділів і організації в
цілому про стан і хід виконання доручення;
6. Внесення даних про виконання документів;
7. Аналіз стану справ і рівня виконавської
дисципліни по организації в цілому, по структурним
підрозділам, спеціалістах, за видами документів.

6.

Строки виконання можуть бути:
типовими та індивідуальними.
Типові – встановлені законодавчо в постановах
Президента, урядових нормативних актах і в законах
України.
Значна кількість типових термінів встановлено у
відомчих актах.

7.

Більшість документів, термін виконання яких не
встановлений нормативними актами, повинні виконуватись
упродовж 10 днів.
Керівник вказує в резолюції термін виконання документа
лише в тих випадках, коли цей термін відрізняється від
встановленого переліком або конкретно вказаного терміну
вищестоящою організацією.

8.

За термінами виконання виокремлюють
наступні види контролю:
•поточний,
• попереджуючий,
•підсумковий.

9.

Поточний контроль - щоденна
підготовка інформації про документи,
термін виконання яких виходить сьогодні.
Діловод щоденно на початку робочого
дня доповідає керівнику про факти
невиконання встановлених термінів.

10.

Попереджуючий – своєчасне, за 2—3 дні
попередження працівника про необхідність
вирішення дорученого йому питання.
Поточний і попереджуючий контроль
допомагає планувати робочий день керівника.

11.

Термін виконання документа може продовжити
тільки особа або організація, яка його встановила. Це
може бути зроблено в усній або письмовій формі не
менш ніж за 3 дні до закінчення терміну.
Документи з тривалим терміном виконання
(наприклад, договір) контролюються за проміжними
етапами виконання з занесенням відомостей в
реєстраційній картці в поле «Хід виконання».

12.

Документ вважається виконаним, якщо
вирішені поставлені в ньому питання, виконані
доручення, кореспонденту дана відповідь по суті
справи, в картці і на документі-запиті зроблено
відмітку про виконання.
До реєстраційної картки при цьому вносяться
відомості про дату виконання документа і
вказується номер справи за номенклатурою, в
яку підшитий виконаний документ.

13.

Що стосується підсумкового контролю, то до
нього відносять аналітичну роботу з
узагальнення виконавської дисципліни в
організації.
Формою контролю є складання раз в місяць
(квартал) переліку невиконаних документів по
окремим підрозділам (для великих організацій)
або по організації в цілому.

14.

На основі аналізу затримки виконання
документів встановлюються причини:
перевантаження керівника,
недисциплінованість співробітників,
слабкість системи документообігу і т. п.).
Виробляються відповідні пропозиції щодо
виправлення недоліків.

15.

Постановка документа на контроль
відбувається автоматично при заповненні в
реєстраційній картці поля «Термін виконання».
Аналітичні довідки за встановленою формою можуть
автоматично складатися і виводитися на комп'ютер
керівника.
Аналітичні довідки є важливим джерелом оцінки
ефективності роботи окремих співробітників і системи
документаційного забезпечення управління
організації в цілому.

16.

Зняття документа з контролю здійснюється тільки
після повного виконання документа, і обов'язково
результат виконання повинен бути записаний в
реєстраційній формі (картці чи журналі).
Саму форму контролю організація вибирає, виходячи
зі своїх можливостей.
Це може бути і ручна строкова картотека, але частіше
за все зараз використовується автоматизована
система контролю.

17.

Впровадження автоматизації дозволяє значно скоротити час
контролю і підвищити його ефективність. Оскільки, наприклад,
нормативи на складання традиційної реєстраційної картки
(вручну) визначені як 0,15 години, а з використанням
автоматизованих технологій - 0,05 години. Відповідно
трудовитрати на пошук поточної інформації вручну - 0,17 години,
на комп'ютерах - 0,05 години.
Складання довідки про невиконані в строк документах при
традиційній технології займає від 0,26 години (на 10 документів)
до 8 годин (понад 100 документів).
У автоматизованої технології незалежно від кількості документів
ця норма не перевищує 0,05 години.

18.

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!!!