Similar presentations:
Контроль виконання документів
1.
Контроль виконаннядокументів
2.
Розрізняють три аспекти контрольноїдіяльності:
• Контроль за виконанням документів по суті
поставлених в них запитань. Виконують керівники усіх
рангів.
• Контроль з точки зору відповідності форми
створюваних документів вимогам нормативних
документів. Виконує секретар-референт чи діловод.
• Контроль за своєчасністю виконання. Виконує
діловодча служба організації зі службою контролю
виконання, яка входить у неї.
3.
Робота по контролю за виконанням документіввключає в себе:
• постановку на контроль;
• перевірку своєчасного доведення документа до
виконавця;
• регулювання ходу виконання;
• періодичну перевірку ходу виконання;
• облік і обгрунтування результатів контролю
виконання;
• Інформування керівника.
4.
Класифікація методів контролю1. Фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок
доручень;
2. Перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
3. Корегування даних про контролюємі документи при зміні сроків
виконання, при передачі документа від виконавця до виконавця чи з
підрозділу у підрозділ;
5.
4. Нагадування виконавцям і керівникам підрозділівпро наявність невиконаних документів і доручень;
5. Інформування керівників підрозділів і організації в
цілому про стан і хід виконання доручення;
6. Внесення даних про виконання документів;
7. Аналіз стану справ і рівня виконавської
дисципліни по организації в цілому, по структурним
підрозділам, спеціалістах, за видами документів.
6.
Строки виконання можуть бути:типовими та індивідуальними.
Типові – встановлені законодавчо в постановах
Президента, урядових нормативних актах і в законах
України.
Значна кількість типових термінів встановлено у
відомчих актах.
7.
Більшість документів, термін виконання яких невстановлений нормативними актами, повинні виконуватись
упродовж 10 днів.
Керівник вказує в резолюції термін виконання документа
лише в тих випадках, коли цей термін відрізняється від
встановленого переліком або конкретно вказаного терміну
вищестоящою організацією.
8.
За термінами виконання виокремлюютьнаступні види контролю:
•поточний,
• попереджуючий,
•підсумковий.
9.
Поточний контроль - щоденнапідготовка інформації про документи,
термін виконання яких виходить сьогодні.
Діловод щоденно на початку робочого
дня доповідає керівнику про факти
невиконання встановлених термінів.
10.
Попереджуючий – своєчасне, за 2—3 дніпопередження працівника про необхідність
вирішення дорученого йому питання.
Поточний і попереджуючий контроль
допомагає планувати робочий день керівника.
11.
Термін виконання документа може продовжититільки особа або організація, яка його встановила. Це
може бути зроблено в усній або письмовій формі не
менш ніж за 3 дні до закінчення терміну.
Документи з тривалим терміном виконання
(наприклад, договір) контролюються за проміжними
етапами виконання з занесенням відомостей в
реєстраційній картці в поле «Хід виконання».
12.
Документ вважається виконаним, якщовирішені поставлені в ньому питання, виконані
доручення, кореспонденту дана відповідь по суті
справи, в картці і на документі-запиті зроблено
відмітку про виконання.
До реєстраційної картки при цьому вносяться
відомості про дату виконання документа і
вказується номер справи за номенклатурою, в
яку підшитий виконаний документ.
13.
Що стосується підсумкового контролю, то донього відносять аналітичну роботу з
узагальнення виконавської дисципліни в
організації.
Формою контролю є складання раз в місяць
(квартал) переліку невиконаних документів по
окремим підрозділам (для великих організацій)
або по організації в цілому.
14.
На основі аналізу затримки виконаннядокументів встановлюються причини:
перевантаження керівника,
недисциплінованість співробітників,
слабкість системи документообігу і т. п.).
Виробляються відповідні пропозиції щодо
виправлення недоліків.
15.
Постановка документа на контрольвідбувається автоматично при заповненні в
реєстраційній картці поля «Термін виконання».
Аналітичні довідки за встановленою формою можуть
автоматично складатися і виводитися на комп'ютер
керівника.
Аналітичні довідки є важливим джерелом оцінки
ефективності роботи окремих співробітників і системи
документаційного забезпечення управління
організації в цілому.
16.
Зняття документа з контролю здійснюється тількипісля повного виконання документа, і обов'язково
результат виконання повинен бути записаний в
реєстраційній формі (картці чи журналі).
Саму форму контролю організація вибирає, виходячи
зі своїх можливостей.
Це може бути і ручна строкова картотека, але частіше
за все зараз використовується автоматизована
система контролю.
17.
Впровадження автоматизації дозволяє значно скоротити часконтролю і підвищити його ефективність. Оскільки, наприклад,
нормативи на складання традиційної реєстраційної картки
(вручну) визначені як 0,15 години, а з використанням
автоматизованих технологій - 0,05 години. Відповідно
трудовитрати на пошук поточної інформації вручну - 0,17 години,
на комп'ютерах - 0,05 години.
Складання довідки про невиконані в строк документах при
традиційній технології займає від 0,26 години (на 10 документів)
до 8 годин (понад 100 документів).
У автоматизованої технології незалежно від кількості документів
ця норма не перевищує 0,05 години.