Учет движения товарно-материальных ценностей в аптечных организациях

1.

УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ
ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЦЕННОСТЕЙ В АПТЕЧНЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ

2. ПЛАН

1. Общие понятия об учёте.
2. Организация снабжения аптечной
организации
3. Учет движения товарно-материальных
ценностей в аптеке:
- приём ТМЦ;
- внутриаптечное распределение ТМЦ;
- реализация ТМЦ.

3.

Учёт - это динамическая, то есть изменяющаяся во
времени, открытая (имеющая связь с внешней
средой) система переработки и передачи
информации о функционировании внешней среды
для управления предприятием.

4.

Хозяйственный учёт – научно обоснованная
система отражения всех хозяйственных процессов в
количественных и качественных показателях
Задачи хозяйственного учёта:
1
2
3
4
5
• Контроль за выполнением планов
• Контроль за сохранностью ТМЦ
• Контроль за мерой труда и мерой потребления
• Содействие внедрению режима экономии
• Определение потребности в ЛС и товарах аптечного ассортимента

5.

Получение на основе наблюдения,
измерения и регистрации обработанной и
обобщенной информации,
характеризующей различные стороны
хозяйственной деятельности, в целях
контроля и управления хозяйственными
процессами и составляет сущность учёта.

6. Учет - информационная система

Информация о хозяйственной деятельности
организации
Процесс переработки информации
Пользователи информации

7. Виды учетных измерителей

Натуральный
• Натуральные показатели
• кг, г, упаковки, литры, метры
Трудовой
• Количество затраченного труда
• Рабочие дни, часы, минуты
Денежный
• Универсальный
• Рубли (можно измерить любой
объект)

8. Виды учета в аптеке

Различают два основных подхода к
выделению видов учета:
• - в соответствии с характером потребителей
учетной информации;
• - в соответствии с технологией сбора,
регистрации и обобщения информации.

9. Виды учета в аптеке

Первый
подход
-Финансовый
-Управленческий
Второй
подход
-Оперативный
-Статистический
-Бухгалтерский

10.

Виды учета в аптеке
• Бухгалтерский-это способ документального
наблюдения, отражения и контроля за хозяйственной
деятельностью предприятий, организаций,
а также система сбора, обработки и передачи информации о хозяйственной
деятельности предприятий, организаций внутренним и внешним пользователям для
принятия оптимального решения.
• Оперативный - осуществляется
непосредственно на местах и обеспечивает
наблюдение и регистрацию определенных
производственных и коммерческих операций
• Статистический учет – это планомерный сбор и
изучение количественных и качественных явлений и
закономерностей общего развития и конкретных
условий времени и места.

11. Снабжение аптечного предприятия состоит из нескольких хозяйственных операций

• Изучение спроса на товары аптечного
ассортимента
• Определение потребности населения на
различные виды товаров
• Выбор поставщика
• Оформление договорных отношений
• Мероприятия по доставке товара и его приемке
• Оплата товара и транспортных расходов
• Оформление контрактных документов

12. Обязанности заведующего аптекой

• Заключение договоров с поставщиками
• Обеспечение соответствующих условий хранения и
сохранности аптечных товаров в соответствии с их
свойствами и требованиями НД
• Непосредственно руководит обеспечением аптеки
товарами
• Возглавляет отдел запасов

13. Договорные отношения между аптекой и поставщиком (складом)

КАНАЛЫ ТОВАРОДВИЖЕНИЯ
Аптечные склады (оптовые компании)
являются самостоятельными рыночными
субъектами.
Существует единая законодательная основа их
деятельности (лицензирование)

14. Договорные отношения между аптекой и складом

Аптечные склады являются
самостоятельными рыночными
субъектами. Отношения между
аптекой и складом включает в себя
ряд этапов.

15. Этапы отношений между складом и аптечными организациями

• Выбор поставщика
• Заключение договора с поставщиком
• Текущая работа с поставщиком

16. Выбор поставщика включает в себя

• Выявление всех потенциальных источников
поставляющих требуемые товары;
• Оценка выявления поставщиков по отдельным
критериям;
• Сведения о предлагаемом ассортименте и ценах на
товары (прайс лист).

17. ПОСТАВЩИКИ

Имеют право
собственности
на товар
консигнатор,
торговый агент
дилеры,
дистрибьюторы
Не имеют права
собственности
на товар

18. Критерии выбора поставщика

Цена
Правильность и своевременность оформления
документов
Ассортимент
Оперативность доставки
Гибкая система расчетов с поставщиком
Наличие редких и популярных препаратов
Частота поставок
Снабжение рекламными материалами
Поощрения

19. Заключение договора с поставщиками

После выбора поставщика начинается важнейший
этап во взаимоотношениях между
дистрибьютором и аптекой- заключение
договора.
Оптовые продажи без заключения договора
являются незаконными. Важно, чтобы те
критерии, по которым был проведен выбор
поставщика были отражены в тексте договора.

20.

• Договор купли-продажи (поставки) — это договор,
по которому одна сторона (продавец) обязуется
передать вещь (товар) в собственность другой
стороне (покупателю), а покупатель обязуется
принять этот товар и уплатить за него определённую
денежную сумму (цену). (п. 1. ст. 454 ГК РФ).
• Догово́р коми́ссии (лат. comissio) — договор,
согласно которому одна его сторона —
комиссионер — берёт на себя обязательство перед
другой стороной — комитентом — за
вознаграждение заключить с третьим лицом или
лицами одну или несколько сделок в интересах и за
счёт комитента, но от своего, комиссионера, имени.

21. Договор поставки включает в себя разделы:

Предмет договора.
Цена (общая сумма) договора.
Условия платежей.
Условия поставки товара.
Качество товара.
Приемка товара. Претензии.
Возврат товара.
Ответственность. Арбитраж.
Прочие условия.
Срок действия договора.
Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

22. ВИДЫ ДОГОВОРОВ

Однократные • На одну поставку
Срочные
• На длительное
время

23. Варианты заказов товара

по телефону
электронный
письменный

24. Условия оплаты заказа

Отсрочка платежа
Оплата в день доставки
Оплата по реализации
Предоплата

25. ФормЫ расчета

Наличный
• На сегодняшний день редко!!!!!
Безналичный
• Наиболее приемлемая форма
расчета

26. Получив заказ поставщик:

• определяет общую сумму заказа;
• формирует заказ;
• составляет сопроводительные документы;
• Готовый заказ, вместе с сопроводительными
документами поступает в экспедиционный отдел
склада и упаковывается.

27. Варианты доставки ТМЦ

С
• Ж/д, водный, аэро-,
привлечением автотранспорт
транспортной
организации
Без
• Доставка
транспортом
привлечения
поставщика,
транспортной
самовывоз со склада
организации

28. Способы приемки товара

По количеству мест
и массе брутто
По количеству
товарных единиц и
качеству товаров
Поставка
осуществляется в
затаренном и
опломбированном
виде (импорт,
крупные партии
товара)
В соответствии с:
государственными
стандартами
техническими
условиями
нормативноправовые акты

29. Наиболее распространенный вид доставки - через поставщика. В этом случае водитель-экспедитор получает товар в отделе экспедиции

склада по количеству мест и массы брутто.
Материально ответственное лицо аптеки производит приемку
товара в присутствии экспедитора и на всех экземплярах
сопроводительных документов проставляется штамп приема
или печать аптеки и подпись материально-ответственного
лица, что подтверждает факт приемки.

30. Порядок получения товара регламентируется:

• Гражданский кодекс РФ
• Инструкция о порядке приема продукции
производственно-технического назначения и
товаров народного потребления по количеству и
качеству.

31.

Правильная организация процесса получения
продукции от поставщиков:
• помогает обеспечить порядок в их дальнейшем
хранении и реализации.
• обеспечивает выполнение постановлений по
маркировке всех поступающих медикаментов еще на
моменте их изготовления.
Приказ о приемочном
контроле в аптеке позволяет
гарантировать поступление
к конечному потребителю
качественных средств, с
полным отсутствием
контрафакта!

32. Приемочный контроль в аптеке

Приемка в аптеке — важный этап на пути лекарственного
препарата от поставщика к потребителю.
Приемочный контроль — законодательная обязанность
аптечной организации и одна из трудовых функций
фармацевтических работников.
В понятие приемочного контроля входит больше, чем сверка
по количеству и наименованию, чтобы избежать недостачи
или пересорта.
Цель приемочного контроля — не допустить попадание
недоброкачественного товара в аптеку, а в дальнейшем —
к покупателям.

33. Согласно Приказам 646н и 647н при приемке работники аптеки проверяют соответствие поступившего товара товаросопроводительным

Согласно Приказам 646н и 647н при приемке работники
аптеки проверяют соответствие поступившего товара
товаросопроводительным документам по:
• ассортименту;
• количеству;
• качеству.
!!!!! а также
1. Соблюдение специальных условий хранения и
перевозки (при наличии таких требований).
2. Транспортную тару на наличие
повреждений.

34. СОП стандартная операционная процедура

СОП — это практическое руководство для аптечного работника, в
котором учитываются все детали и четко прописываются действия в
том или ином случае.
Условия приема (отказа в приеме), возврата
товара, сроки регламентируются договором
поставки между аптечной организацией и
поставщиком.
Приказ 647н - каждая аптека разрабатывает для
сотрудников пошаговый алгоритм — стандартную
операционную процедуру (СОП) приемки.

35.

Руководитель аптеки назначает приказом работников,
ответственных за приемку, а также состав приемочной
комиссии (обычно из трёх человек) на случай
выявления ненадлежащего товара и расхождений во
время приемочного контроля.
Должны быть стол, поддоны, стеллажи.
В аптеке должна быть выделена карантинная зона
для размещения несоответствующего товара.
Это может быть отдельный шкаф, полка, ящик, где
хранится несоответствующий товар, и где он
никак не пересечется с обычным товаром.
В холодильнике это тоже может быть отдельный
ящик - «карантинная зона».

36. Приемку материально-ответственное лицо проводит в специально выделенной и оборудованной для размещения принимаемого товара зоне

приемки.

37. Основные этапы приемки

1. Экспертиза товаросопроводительных документов и
прием по количеству мест
Аптечный работник проводит
внешний осмотр транспортной
тары на наличие загрязнений,
подтеков, повреждений.
Проводит контроль
вскрытия: на коробках не
должно быть следов
вскрытия (например, если
разрезали и заново заклеили
скотчем).
Этому служат специальные
этикетки, наклейки-пломбы на
коробках и пломбы на
пластиковых контейнерах.

38. Проверка комплектации документов 

Проверка комплектации
документов
Накладная (товарная накладная)
протокол согласования цен (на ЖНВЛП)
реестр документов, подтверждающих
качество;
счет-фактура

39.

В документах сотрудник проверяет реквизиты:
• отправитель,
• получатель (аптека),
• наличие необходимых печатей и подписей.
Если претензий нет, принимающий проставляет в экземпляре
поставщика (транспортная накладная, путевой лист) штамп,
подпись, количество принятых мест и дату.
В случае нарушения целостности, подозрении в том, что
товар может быть поврежден, ответственный работник
вскрывает тару в присутствии представителя поставщика
(водителя-экспедитора) и оценивает визуально качество
товара, соответствие документам по наименованию и
количеству.
Удостоверившись в полном соответствии фармработник
принимает товар!

40.

NB! Для термолабильных препаратов дополнительно
оценивается соблюдение температурного режима
перевозки (распечатка терморегистраторов, показания
термоиндикаторов).
На первом этапе могут быть выявлены:
• несоответствие количества мест,
• нарушения температурного режима,
• брак, порча,
• недостача (при вскрытии),
• неполнота комплекта, неправильное оформление
документов,
• недовоз мест (не догрузились на складе, перепутали
аптеки, выгрузили не там) и мятые коробки.

41. схема действий в этих случаях 

схема действий в этих случаях
• Комиссия по приемке товара составляет
соответствующий акт («Акт расхождения по
количеству/качеству«, «Акт боя/брака/порчи») в 2-х
экземплярах.
• Ответственное лицо уведомляет поставщика о
выявленных несоответствиях (нарушениях) и передает
один экземпляр «Акта...» поставщику.
• Товар маркируют «забракован при приемке»,
размещают в карантинных зонах (для термолабильных
отдельная зона в холодильнике) и не принимают до
устранения нарушения (несоответствия) поставщиком в
случаях, когда это возможно, либо возвращают товар.
• Для возврата товара комиссия составляет «Акт
возврата поставщику». Возврат осуществляют согласно
условиям договора.

42. Основные этапы приемки

2.Собственно приемочный контроль
ФАРМРАБОТНИК
1. Сличает наименование, количество,
производителя, серии, сроки годности фактически
поступивших лекарственных препаратов с
указанными в товаросопроводительных документах.
2. Проверяет наличие сведений о документах,
подтверждающих качество, (декларация или
сертификат соответствия) в реестре (или ином
документе) поставщика.
Идентифицировать документы качества при
необходимости можно на сайтах
Федеральной службы по аккредитации и органов
сертификации.

43. Основные этапы приемки

2.Собственно приемочный контроль
ФАРМРАБОТНИК
3. Проводит контроль поступивших препаратов по базе
Росздравнадзора о приостановленных или изъятых из
обращения лекарств.
4. Оценивает внешний вид товара по показателям
«описание», «упаковка», «маркировка».
Товар не должен иметь изменений органолептических
характеристик, упаковка должна быть целой,
соответствующей свойствам товара, с нанесением
необходимой информации (наименование, серия, срок
годности, производитель, способ применения, режим хранения и
др.).
Полные требования к маркировке лекарственных
препаратов содержатся в ст. 46 Федерального закона
№61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств».

44. Основные этапы приемки

2.Собственно приемочный контроль
ФАРМРАБОТНИК
считывает QR-код с каждого
маркированного препарата
NB! В первую очередь проводится
приемочный контроль термолабильных
препаратов.

45. При выявлении несоответствий по количеству/качеству товара

• Комиссия составляет «Акт о расхождении по
количеству/качеству товара» или «Акт
боя/брака/порчи».
• Ответственный работник информирует Поставщика (по
телефону, электронным письмом) и оформляет Претензию в
программе. В журнале «Учета претензий» работник делает
запись.
• В случае выявления недоброкачественного товара, товара,
изъятого из обращения или обращение которого
приостановлено, ответственное лицо уведомляет
территориальный орган Росздравнадзора, например по
электронной почте.

46. При выявлении несоответствий по количеству/качеству товара

• Несоответствующий товар с маркировкой «забраковано
при приемке» сотрудник помещает в карантинную зону
для последующего возврата поставщику или устранения
несоответствия.
NB! Для препаратов, обращение которых временно
приостановлено предусмотрена отдельная карантинная
зона фальсифицированных, недоброкачественных,
контрафактных товаров и товаров с истекшим сроком
годности.
• Для возврата товара уполномоченный сотрудник
оформляет документы: «Акт списания» и накладную
на возврат. Товар вместе с накладной передает
представителю поставщика.

47. Основные этапы приемки

3. Документальное оформление принятых товаров,
оприходование и размещение по местам хранения
ФАРМРАБОТНИК
Ответственный за приемку проставляет в
товаросопроводительных документах печать аптеки,
дату, свою должность, ФИО, роспись.
Приходует электронные накладные в аптечной
программе, распечатывает стеллажные карты (для
лекарственных препаратов и БАД), ценники и
передает для размещения по местам хранения.
Товаросопроводительные документы подшивает в
специально предназначенную папку.

48.

49. Внутриаптечная передача товаров

Передача товаров из одного
отдела в другой производится
по распоряжению заведующего
аптекой по требованиюнакладной.

50. Учет движения товаров в мелкорозничной сети

• Аптечные пункты и аптечные
киоски снабжаются медицинскими
товарами из той аптеки, в ведении
которой они находятся.

51.

• Товар, который аптека
передает мелкорозничным
учреждениям не
исключается из общих
запасов аптеки.

52.

• Выручка мелко-розничных
учреждений включается в
товарооборот аптеки.

53. Требование-накладная

• составляется в отдел запасов в трех экземплярах:
- первый прикладывается к товарному отчету;
- второй остается у материально-ответственного
лица, получающего товар;
- третий остается у материально-ответственного
лица, отпускающего товар.

54. В требовании-накладной указывается:

- наименование отдела
(мелкорозничной сети);
- дата и номер требования;
- наименование товара;
- количество товара, которое
указывается в графе
«затребовано».

55.

При поступлении в отдел запаса
требование корректируется и
количество отпускаемых
препаратов указывается в графе
«отпущено». Также указывается
цена, сумма по каждому препарату
и итоговая стоимость.

56.

Материально-ответственное лицо,
получившее товар, расписывается
в получении во всех экземплярах,
а отпустившее товар – в отпуске.

57. Требование-накладная

58. Учет реализации товара

Процесс расхода товаров в
фармацевтической организации можно
разделить на 2 части:
1. розничная реализация (товарооборот);
2. прочий документированный расход (или
выбытия).
В этом случае формула товарного баланса
принимает вид:
Он + П = Р + В + Ок

59. Реализация товаров аптечными организациями

1. реализация товаров конечным
потребителям (населению)
2. реализация товаров
институциональным потребителя
(организациям).

60. Реализация товаров конечным потребителям

1. Оборот по амбулаторной рецептуре
2. Оборот по безрецептурному отпуску
3. Оборот мелкорозничной сети

61. Реализация товаров институциональным потребителям 

Реализация товаров
институциональным потребителям
1) оборот по стационарной рецептуре,
2) оборот по мелкооптовому отпуску

62. Оборот по амбулаторной рецептуре 

Оборот по амбулаторной
рецептуре
особый вид продажи, причина которого определяется
медицинскими работниками (промежуточными
потребителями лекарственных препаратов),
выписавшими рецепт на экстемпоральную или готовую
лекарственную форму.
Сумма выручки фиксируется в:
«Журнале учета рецептуры»,
«Кассовой книге»,
расходной части «Товарного отчета» МОЛ .

63. Оборот по амбулаторной рецептуре

При учете бесплатных и льготных рецептов
дополнительно составляется «Сводный реестр», на
основе которого аптечная организация,
осуществившая отпуск товаров декретированным
группам населения на бесплатных и льготных
условиях, выписывает счет для оплаты лекарственных
препаратов.
К счету прилагается первый экземпляр «Сводного
реестра» и первые экземпляры рецептов
формы № 148-1/у-04л.

64. Оборот по безрецептурному отпуску

учитывается в денежном измерителе.
Величину оборота определяют по данным
контрольно-кассовой ленты как выручку
отдела безрецептурного отпуска и
фиксируют в «Кассовой книге», а также
расходной части «Товарного отчета»
материально ответственного лица.

65. Оборот мелкорозничной сети 

Оборот мелкорозничной сети
Отпуск товаров в мелкорозничную сеть
проводят по требованиям-накладным,
выписываемым заведующим аптечным
киоском или пунктом.
Выручка мелкорозничной сети ежедневно
сдается в кассу аптеки, что оформляется
приходным кассовым ордером и
отражается в «Кассовой книге».

66. Реализация товаров институциональным потребителям 

Реализация товаров
институциональным потребителям
1) оборот по стационарной рецептуре,
2) оборот по мелкооптовому отпуску

67. Документы оперативного учета реализации товаров институциональным потребителям

- «Журнал учета оптового отпуска и расчетов с
покупателями», в котором для каждого
покупателя открывается отдельный лицевой
счет;
- «Требование-накладная» ведомственной
формы;
- «Счет» или «Счет-фактура»;
- «Реестр выписанных покупателям
требований-накладных (счетов)» ;
- «Товарный отчет» МОЛ.

68. Товарный отчет

Отпущенные из отдела запасов в
мелкорозничную сеть и в отделы товарноматериальные ценности и поступающая от
них выручка учитывается по каждому отделу
и мелкорозничной сети раздельно.
Для этого составляются товарные отчеты с
приложенными оправдательными
приходными и расходными документами.

69. Товарный отчет

Отчет составляется в двух
экземплярах не реже одного раза
в месяц, а киоски один раз в
десять дней и состоит из двух
частей:
- приходная
- расходная

70. Товарный отчет. Приходная часть

В приходной части указывается:
• остаток на начало отчетного периода
• суммы приходных операций в
хронологическом порядке
• документы, по которым поступил
товар
• в конце – сумма поступившего товара
и сумма по приходу с остатком.

71. Товарный отчет. РАСХОДНАЯ часть

В расходной части указывается:
• продано (сдано выручки)
• прочий расход (возвращено, списано)
• в конце – сумма расхода товара и
сумма по расходу с остатком.

72. Товарный баланс

Остаток на конец месяца
подсчитывается по формуле
ТОВАРНОГО БАЛАНСА
Ок = Он + П – Р
где:
Ок – остаток на конец месяца
Он – остаток на начало месяца
П – приход
Р – расход