Образец заполнения номенклатуры

1.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Индекс дела
Заголовок дела
Срок хранения дела
1
2
3
1. Совершение нотариальных действий
Включает дела, предусмотренные Типовой номенклатурой дел нотариуса
2. Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса
02-01
Реестр регистрации нотариальных действий
02-02
Реестр регистрации уведомлений о залоге движимого
имущества, представленных нотариусу на бумажном
носителе
02-03
Реестр регистрации запрещений отчуждения
движимого и недвижимого имущества, а также
арестов, наложенных судебными и следственными
органами
02-04
Реестр регистрации нотариальных действий,
совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных
двумя и более нотариусами
02-05
Постановления об отказе в совершении нотариальных
действий и документы к ним
02-06
Журнал учета приказов по личному составу

2.

ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НОТАРИУСА
(Приказ Минюста России № 393 от 14.12.2022)
Индекс
дела
Заголовок дела
1
2
Срок хранения
Количество единиц
Количество единиц
дела
хранения, находящихся хранения, не оконченных
в производстве в
производством и
текущем календарном
перешедших на
году
следующий год
3
4
5
Примечание
6
01. Совершение нотариальных действий
01-01
Договоры и соглашения об
отчуждении недвижимости,
соглашения об их расторжении
или изменении, документы к
ним (1)
Постоянно (2)
(1) не входящие в дела с
индексами дел 01-03, 01-06,
01-07
(2) срок хранения документов к
сделкам - 10 лет
01-02
Договоры и соглашения об
отчуждении акций, долей в
уставном капитале
хозяйственных товариществ и
обществ, соглашения об их
расторжении или изменении,
документы к ним (1)
75 лет (2)
(1) не входящие в дела с
индексами дел 01-01, 01-03,
01-06, 01-07
(2) срок хранения документов к
сделкам - 10 лет
01-03
Договоры ренты, соглашения об
их изменении, выкупе ренты или
расторжении, документы к ним
75 лет (1)
(1) срок хранения документов к
сделкам - 10
лет
01-04
Договоры залога, в том числе
ипотеки, соглашения об их
расторжении или изменении,
документы к ним (1)
75 лет (2)
(1) кроме договоров и
соглашений, в связи с
заключением которых залог
(ипотека) возникает в силу
закона
(2) срок хранения документов к
сделкам - 10 лет

3.

Образец заполнения номенклатуры дел
Индекс
дела
Заголовок дела
01-01
Договоры и соглашения об
отчуждении недвижимости,
соглашения об их
расторжении или изменении,
документы к ним
01-02
01-03
…..
01-14
Договоры и соглашения об
отчуждении акций, долей в
уставном капитале
хозяйственных товариществ и
обществ, соглашения об их
расторжении или изменении,
документы к ним
Договоры ренты, соглашения
об их изменении, выкупе
ренты или расторжении,
документы к ним
Депозитные дела (заявления,
выписки с публичного
депозитного счета нотариуса,
распоряжения о зачислении и
выдаче (перечислении)
денежных сумм или ценных
бумаг, извещения…)
Срок
хранения
дела
Кол.ед.хран.
находящихся в
производстве
Кол.ед.хран., не
оконченных
производством
Статус
постоянно
23
0
---
75 лет
3
0
---
75 лет
0
0
Не начато
5 лет
123
97
Примечание

4.

Итоговая запись
По окончании календарного года или в случае прекращения
полномочий нотариуса в течение календарного года итоговая запись о
категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в
соответствующем году, формируется в ЕИС на основании сведений
номенклатуры дел и содержит следующие сведения:
1) общее количество единиц хранения за календарный год за
исключением наследственных дел, в том числе количество единиц
хранения, перешедших на следующий календарный год, отдельно по
срокам хранения:
• постоянного
• временного (свыше 10 лет)
• временного (до 10 лет включительно);
2) общее количество наследственных дел, находящихся в производстве
в календарном году, в том числе количество перешедших на следующий
календарный год.

5.

ПЕРЕХОДЯЩИЕ ДЕЛА
• Дела, которые не окончены производством в текущем
календарном году, являются переходящими делами.
• Не могут быть переходящими делами:
- реестры регистрации нотариальных действий нотариуса,
за исключением реестра нотариальных действий, совершенных
удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, и
реестра уведомлений о залоге движимого имущества на бумажном
носителе;
- дела, состоящие из документов, относящихся к
определенным нотариальным действиям, совершенным в
календарном году и оконченным производством, если иное не
предусмотрено Правилами.

6.

ПОРЯДОК И СРОКИ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ
• В течение трех месяцев после окончания календарного года в
соответствующий годовой раздел описи вносятся сведения на
оконченные производством дела постоянного хранения за
соответствующий календарный год, оконченные производством дела
временного хранения (свыше 10 лет), за соответствующий
календарный год, за исключением наследственных дел.
• В течение 3 месяцев после окончания календарного года в
соответствующий годовой раздел описи наследственных дел
нотариуса вносятся сведения о начатых производством
наследственных делах

7.

Опись оконченных производством дел
нотариуса содержит:
фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;
нотариальный округ;
наименование нотариальной палаты субъекта РФ;
годовые разделы описи.
Опись наследственных дел
нотариуса содержит:
фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;
наименование нотариального округа;
наименование нотариальной палаты субъекта РФ;
индекс наследственных дел (в соответствии с номенклатурой дел);
годовые разделы описи.

8.

ПРИМЕР ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ЗА 2023 ГОД
Поря
д№
Инде
кс
дела
Заголовок дела
1.
01-01
Договоры и соглашения об отчуждении недвижимости,
соглашения об их расторжении или изменении, документы к
ним
2.
……
01-01
23.
№
Даты дела
Срок
хранен.
Колво
листов
1
11.01.2023
28.02.2023
постоянн
о
230
Договоры и соглашения об отчуждении недвижимости,
соглашения об их расторжении или изменении, документы к
ним
2
01.04.2023
28.04.2023
постоянн
о
239
01-01
Договоры и соглашения об отчуждении недвижимости,
соглашения об их расторжении или изменении, документы к
ним
23
01.12.2023
28.12.2023
постоянн
о
221
24.
01-02
Договоры и соглашения об отчуждении акций, долей в
уставном капитале хозяйственных товариществ и обществ,
соглашения об их расторжении или изменении, документы к
ним
1
02.02.2023
15.07.2023
75 лет
245
25.
01-02
Договоры и соглашения об отчуждении акций, долей в
уставном капитале хозяйственных товариществ и обществ,
соглашения об их расторжении или изменении, документы к
ним
2
18.07.2023
28.12.2023
75 лет
230
26.
01-03
Договоры ренты, соглашения об их изменении, выкупе
ренты или расторжении, документы к ним
--
12.01.2023
25.12.2023
75 лет
160
27.
01-07
Брачные договоры, соглашения о разделе общего имущества
супругов, соглашения об их расторжении или изменении,
документы к ним
--
20.01.2023
28.12.2023
75 лет
200
28.
01-09
Завещания, распоряжения об отмене завещаний,
наследственные договоры, соглашения о расторжении или
изменении наследственных договоров, отказы от
наследственных договоров и документы к ним
--
11.01.2023
28.12.2023
75 лет
235
29.
01-27
Свидетельства об удостоверении решений органов
управления, единственных участников юридических лиц,
документы к ним
--
01.02.2023
28.12.2023
25 лет
144
тома
Индекс
переф.
дела
Прим

9.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ
Пункт 163 ПНД: нотариус издает
приказ об ответственных лицах
за ведение реестров регистрации
нотариальных действий
Приказ Минюста России № 148
от 29.06.2015 , - в случае
отсутствия технической
возможности нотариуса во
внесении записи о факте
передачи полномочий, нотариус
издает распоряжение о передаче
полномочий
Приказы (распоряжения) об
утверждении документов
ПОДФТ, документов по
персональным данным
• Регистрируется в Журнале учета
приказов по личному составу.
• Помещается в личное дело лица,
ответственного за ведение реестра.
• Регистрируется в Журнале учета приказов по
личному составу.
• Помещается в личное дело лица, наделенного
полномочиями (дело № 02-08).
• Если лицо, не состоит в штате нотариуса
(«иное лицо в соответствии с .ч.1,2 статьи 2
Основ»), помещается в дело № 02-07.
• Если касается лично сотрудника, то
регистрируется в журнале приказов по
личному составу и помещается в личное дело
• Если об утверждении правил, инструкций,
положений, то можно не регистрировать, а
утвердить грифом «Утверждаю, должность,
дата, подпись».