Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя

1.

Повышение эффективности
использования рабочего времени
руководителя
Выполнила:
Сафронова Ю.
С.
2017 г.

2. Цель исследования

Исследование использования рабочего
времени руководителя Управления
образования, по делам молодежи и спорта
Администрации Сеченовского
муниципального района Нижегородской
области и разработка рекомендаций по
повышению эффективности его
использования.

3. Задачи исследования

Изучены теоретические основы эффективности
использования рабочего времени руководителя.
Выявлены принципы, правила и методы использования
рабочего времени руководителя.
Проведен анализ эффективности использования рабочего
времени руководителя на примере управления
образования, по делам молодежи и спорта
Администрации Сеченовского муниципального района
Нижегородской области.
Предложены пути повышения эффективности
использования рабочего времени руководителя
управления образования, по делам молодежи и спорта
Администрации Сеченовского муниципального района
Нижегородской области.
Дана оценка эффективности предлагаемых мероприятий
по повышению эффективности использования рабочего
времени.
Объектом исследования является
Управление образования, по делам
молодежи и спорта
Администрации Сеченовского
муниципального района
Нижегородской области (далее –
Управление).
Предмет – рабочее время
руководителя.

4. 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ

Эффективное
управление
временем зависит
от
Правильного
планирования
своего времени
Успешной
коммуникативной
деятельности
Оперативной
организации
трудового
процесса

5.

Анализ АБВ
Группа задач А составляет
приблизительно 15% общего
количества задач и дел,
намеченных руководителем к
выполнению.
Группа задач Б
составляет 20% общего
количествами также 20%
составляет их итоговая
значимость. В данную группу
входят, как правило, задачи
важные.
Группа задач В
составляет 65% общего числа
задач, но они имеют
незначительную долю – 15% в
общей значимости дел
руководителя. В данную группу
входят задачи менее важные и
несущественные.
Принцип Парето или 80:20
Перенесение содержания принципа на
рабочую ситуацию означает, что в
процессе работы за первые 20%
расходуемого времени руководителем
достигается 80% итогового результата.
Остальные 80% затраченного времени
приносят ему лишь 20% общего итога
работы. Следовательно, руководителю
рекомендуется первоначально решать
немногочисленные «жизненно
важные» проблемы, а затем –
многочисленные «второстепенные»
МЕТОД АЛЬПЫ
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в
соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам
и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).

6.

2
Исследование рабочего времени руководителя
1
Наименование этапов
работ
Текущее
время
Продолжительность
работ
Индекс
2
3
Начало работы
Подготовка рабочего
места
8.00
8.00-8.15
15 мин.
ТПЗ
4
Отправка и прочтение
сообщений
электронной почты
8.15-8.30
15 мин.
Тобс
5
6
Проведение планерки
Подготовка и
проведение
совещания
8.30-9.00
9.00- 10.20
30 мин.
1 ч.20 мин.
Тобс
Топ
7
Регламентированный
перерыв
10.20-10.30
10 мин
Тпер
8
Контроль выполнения
заданий
10.30-11.30
1 час
Топ
9
10
Обход рабочих мест
Прием посетителей по
деловым вопросам
11.30-12.00
12.00-13.00
30 мин.
1 час
Топ
Топ
11
Обед
13.00-14.00
1 час
12
Обсуждение с
заместителем
деловых вопросов
14.00 –
14.30
30 мин.
Топ
13
Посещение различных
учреждений по
деловым вопросам
14.3016.00
1ч.30 мин.
Топ
14
Регламентированный
перерыв
16.00-16.10
10 минут
Тпер
15
Изучение
специализированной
периодической
литературы и СМИ
16.10-16.45
35 мин.
Топ
16
Уборка рабочего места
15 мин.
Тпз
17
Конец работы
16.45
-17.00
17.00
Коэффициент использования рабочего времени
(Кисп):
К исп = Тпз+Топ+Тобс+Тнотл
(7)
Тсм
где Тпз, Топ, То6с рассчитывается по
фактическому балансу рабочего времени;
Т"отл выбирается в пределах норматива,
отведенного на регламентированный перерыв
(20 минут).
Тсм - установленная продолжительность
рабочего дня (мин).
К исп = 30+385+45+20
480
К исп = 1
- это оптимальный показатель использования
рабочего времени, т.к. К должно быть близким
к единице.

7.

Состав операций в деятельности
руководителя
Ценность операций
0.11
7.02%
4.25%
руководящие операции
специализированные
операторские
прочие
22.62%
0.8
0.76
66.11%
Ценность руководящих операций, по
самооценке руководителя, составила 0,80,
специализированных операций — 0,76,
операторских операций — 0,11. Таким
образом, ценность руководящих операций
в 1,05 раза выше специализированных и в
7,4 раза выше операторских
руководящие операции
специализированные
операции
операторские операции

8.

ПРОБЛЕМЫ
Рабочее время Руководитель
Управления образования, по делам
молодежи и спорта администрации
Сеченовского муниципального
района использует оптимально
эффективно, но при подобной
нагрузке существует реальная
угроза «эмоционального
выгорания», стресса и прочих
психологических и физических
осложнений.
Проведенные
исследования по
использованию рабочего
времени руководителем
приводят к выводу, что
данный процесс построен
не рационально. Поэтому
возникает вопрос об его
усовершенствовании.

9. РЕКОМЕНДАЦИИ

- подготовить клише для
стандартных ответов
Для оптимизации
работы с
документами
рекомендуется
- отвечать на большинство писем
сразу после их прочтения
- направлять документы только тем
работникам, которые занимаются
соответствующими вопросами
- уничтожать лишние архивы
-добиться, чтобы к руководителю
попадали только те документы,
которые требуют его личной и
немедленной реакции.

10.

Для
эффективности
проведения
совещаний
Совещания в структуре затрат
рабочего времени руководителя
составляют 15—20%. Прежде
чем приступить к подготовке
совещания, важно:
- четко сформулировать повестку
дня;
- сформулировать круг вопросов,
подлежащих обсуждению;
-подготовить информацию,
необходимую для совещания;
-определить круг участников,
время и место проведения
совещания.

11.

Рекомендуется самоконтроль результатов недели и результатов рабочего дня
В процессе исследования было выявлено, что существует реальная угроза «эмоционального
выгорания», стресса и прочих психологических и физических осложнений руководителя, поэтому
регламентированный перерыв стал использоваться в полном объеме – 20 минут вместо 10 минут ранее.
Также рекомендовалось при планировании рабочего времени учитывать биологические ритмы. Как
известно, они снижаются во второй половине дня, поэтому 1ч.35 мин. до конца работы отведен теперь
на изучение специализированной периодической литературы и СМИ.
Рекомендуется участие в
тренинговой программе (это могут
быть практические занятия с
психологом или онлайн-занятия с
коучем (метод консалтинга и
тренинга, в процессе которого
человек, называющийся «коуч»,
помогает обучающемуся достичь
некой жизненной или
профессиональной цели) либо
самостоятельная работа).

12. Эффективность предложений

В результате выполненных рекомендаций по повышению
эффективности использования рабочего времени рабочий
день составил 480 минут вместо 540.
Грамотное планирование рабочего дня повысило также
самодисциплину руководителя – так, на подготовку
рабочего места перед началом рабочего дня и на уборку
рабочего места по его окончании требуется теперь не 15
минут, как раньше, а 10.
Таким образом, общая экономия рабочего времени
составила 60 минут в день. Следовательно, внедрение
предложенных мероприятий по повышению
эффективности использования рабочего времени
является целесообразным.

13. Благодарю за внимание