Служба ДОУ. Документооборот и его этапы (прием, рассмотрение, регистрация, контроль исполнения документов)

1.

Лапкина
Надежда Николаевна

2.

Цель занятия: изучение службы
документационного обеспечения управления
(далее – ДОУ) и организация приема,
рассмотрения, регистрация и контроль
исполнения документов.

3.

Задачи:
Образовательная:
проверить, проконтролировать общие учебные умения и навыки
составления документов, навыки работы с ГОСТ Р 7.0.97 - 2016;
изучить функции службы ДОУ;
изучить классификацию принадлежности службы ДОУ к различным
организациям;
овладеть навыками составления классификации документов по основным
документопотокам;
создать условия для отработки навыков и умений в компьютере.
обеспечить в ходе занятия усвоение понятий по теме организация
приема, рассмотрения, регистрации и контроля исполнения документов;
изучить организацию приема документов;
научиться составлять и оформлять РКК;
научиться составлять и заполнять журналы регистрации;
познакомиться с программой 1С: Предприятие с целью заполнения
регистрационной карточки;
проверить, проконтролировать следующие общие учебные умения и
навыки составления документов, навыки работы с ГОСТ Р 7.0.97 - 2016;
создать условия для отработки навыков и умений в компьютере;
актуализировать знания об информационно-справочных документах.

4.

Развивающая:
создать условия для развития таких аналитических
способностей обучающихся, умение анализировать,
обобщать и делать выводы;
содействовать формированию самостоятельной
познавательной деятельности;
содействовать развитию умений осуществлять
рефлексивную деятельность.
Воспитательная:
способствовать развитию умения отстаивать свою точку
зрения;
способность развитию культуры взаимоотношений при
работе в парах;
содействовать повышению уровня мотивации на уроках
через средства обучения.

5.

Основная задача службы – установление единого
порядка документирования и работы с
документами на основе использования
современных вычислительных средств.

6.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к
определенной группе организации может
называться по-разному:
управление делами (в министерствах и ведомствах)
канцелярия (в НИИ, на госпредприятиях, в
учебных заведениях и т.д.)
общий отдел (в органах власти и общественных
организациях)

7.

Работа в службе ДОУ регламентируется
следующими документами:
положение о службе ДОУ – документ,
определяющий порядок образования, права,
обязанности, организацию работы данной службы
инструкция по делопроизводству – основной
документ, устанавливающий единый порядок
документирования и выбранную технологию
работы с документами в организации
должностные инструкции работников службы.

8.

Функции службы можно разделить на 3 группы:
документирование управленческой деятельности
(разработка и ведение табеля форм документов,
разработка и тиражирование бланков документов, их
выдача и учет, оформление документов, их подготовка
по указанию руководства, документирование
совещаний);
организация и выполнение работ по обработке
документов (прием, обработка, регистрация, доставка,
контроль за прохождением, исполнение и оформление
документов, информационно-справочное
обслуживание, оперативное хранение, подготовка к
сдаче в архив и т.д.);
организационные виды работ (организация
совещания, приема посетителей, телефонных
переговоров и т.д.).

9.

Одной из важнейших функций службы ДОУ является
учет объема документооборота
Документооборот – движение документов в
организации с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления

10.

В составе документооборота принято различать следующие
основные документопотоки:
входящие документы (документы, поступившие в
организацию);
исходящие (документы, отправляемые из
организации);
внутренние (документы, не выходящие за пределы
подготовившей их организации).

11.

В зависимости от объема документооборота в каждой
организации может применяться своя форма
организации делопроизводства:
централизованная применяется в учреждениях с
большим объемом документооборота и предполагает
выполнение всех операций с документами в одном
структурном подразделении. Также система характерна
и для организаций с минимальным объемом
документооборота, где всю работу выполняет
секретарь.
децентрализованная вся работа с документами
выполняется в структурных подразделениях. Такая
форма используется, если структурные подразделения
территориально разделены
смешанная используется в крупных организациях со
сложной структурой и большим объемом
документооборота. В таких организациях часть
операций централизуется, а часть децентрализуется.

12.

1 этап. Организация приема документов
При получении документов:
проверяется правильность их доставки; корреспонденция, доставленная не по
адресу, отсылается обратно;
конверт вскрывается, оценивается физическое состояние документа
(поврежденность текста, целостность документа, наличие приложений);
конверты уничтожаются за исключением тех случаев, когда на конверте нет
обратного адреса или когда пришли важные документы с просроченным сроком
исполнения (по почтовому штемпелю);
если документ поврежден или неполон, то составляется акт, 1 экземпляр которого
отсылается обратно вместе с поврежденным документом. Если просрочены
финансовые документы, то составляется акт о дне получения документа;
на документе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении
документа в организацию. Типичной ошибкой при обработке входящих
документов является проставление отметки только на документах, подлежащих
дальнейшей обработке. Отметку нужно ставить на всех поступающих документах;
последний этап – распределение документов на регистрируемые и
нерегистрируемые. Нерегистрируемые сразу распределяются по отделам.

13.

Список документов, не подлежащих регистрации:
письма, присланные для сведения
телеграммы и письма с разрешением отпусков и командировок
технические задания на командировки за рубеж и сметы по командировкам
сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня
графики, заявки, наряды, разнарядки
учебные планы и программы
информационные письма
прейскуранты, прайсы, проспекты
технические условия
нормы и нормативы расходов материалов
поздравительные письма, приглашения
плановые финансовые документы
формы статистической отчетности
печатные издания, книги, бюллетени
корреспонденция, адресованная работнику с пометкой «лично»
объяснительные записки
арбитражные и исковые документы

14.

2 этап. Организация рассмотрения и
регистрации документов
Регистрация документов – это важнейший этап,
определенный как запись учетных данных о
документе по установленной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или получения.

15.

Формы регистрации документов
Журнальная
Электронная
Регистрационноконтрольные карточки

16.

Журнальная

17.

Регистрационноконтрольные карточки

18.

3 этап. Организация контроля исполнения
документов
Виды контроля:
1.Контроль по существу выполнения поручения,
решения вопроса.
2.Контроль за сроками исполнения документов

19.

Форма контроля
1.Сроковая картотека.
2.Автоматизированный контроль за
исполнением документов.

20.

Критерии оценивания конспекта

21.

Оценивание конспекта
Отлично выставляется, если все темы, предложенные для
конспектирования, были проработаны, прочитан материал источников,
выбрано главное и второстепенное, установлена логическая связь между
элементами темы, выделены ключевые слова и понятия, конспект
написан лаконично с применением системы условных сокращений.
Хорошо выставляется, если прочитан материал источников по
законспектированным темам, выбрано главное и второстепенное,
установлена логическая связь между элементами темы, конспект написан
лаконично с применением системы условных сокращений, оформлен
аккуратно.
Удовлетворительно выставляется, если текст конспекта оформлен
аккуратно, выбрано главное и второстепенное, выделены ключевые слова
и понятия.
Неудовлетворительно выставляется, если не раскрыта структура и
теоретическая составляющая темы.

22.

Практическое занятие. Составление схемы
документооборота в организации: хранение, поиск
документов. Регистрация входящей, исходящей и
внутренней документации
Цель занятия: овладение умениями регистрации
входящей, исходящей и внутренней документации.

23.

Задачи:
Образовательная:
проверить, проконтролировать умения и навыки по составлению
информационно-справочных документов;
проверить навыки работы с ГОСТом Р 7.0.97-2016;
актуализировать знания о реквизитах и способах их оформления.
Развивающая:
содействовать формированию самостоятельной познавательной
деятельности;
содействовать развитию умений осуществлять рефлексивную
деятельность.
Воспитательная:
формирование ценностных установок и профессиональных качеств;
способствовать развитию культуры взаимоотношений при работе в парах,
группах, коллективе;
содействовать развитию интереса к изучению документационного
обеспечения управления.

24.

Задание
Необходимо зачертить и заполнить журналы
входящей, исходящей и внутренней документации.
Секретарю дается поручение от руководителя
организации Семенова Николая Сергеевича напечатать
письмо в адрес декана экономического факультета
«Олимпия» Олега Юрьевича Гаврилова и отправить по
электронной почте. Данное поручение предоставлено в
рукописной форме. На входящем документе поставить
резолюцию, зарегистрировать, создать ответное
письмо и отправить по электронной почте. При
выполнении работы использовать Номенклатуру дел.
Документы нужно зарегистрировать в соответствии с
их назначением в журналах и проставить необходимые
реквизиты на документы. При обработке документов
возможно использование СПС «Консультатнт+»

25.

Примерный алгоритм выполнения задания:
Необходимо составить, напечатать исходящее письмо.
Зарегистрировать письмо в журнале регистрации
исходящих писем.
3. Сохранение печатных документов в папке.
4. Сохранение регистрационных форм в папке.
5. Отправить письмо по электронной почте.
6. Проставить реквизит Резолюцию на входящем письме.
7. Зарегистрировать входящий документ.
8. Составить письмо-ответ.
9. Зарегистрировать в журнале регистрации исходящих
документов.
10. Отправить документы по электронной почте.
11. Создание обложки на журналы регистрации.
12. Вывод на печать всех созданных документов и журналов
регистрации в соответствии с Номенклатурой дел.
1.
2.

26.

27.

28.

29.

30.

Критерии оценивания практического занятия

31.

32.

Критерии оценивания
практического занятия
«5» - 36 - 42 балла
«4» - 29 - 35 баллов
«3» - 22 - 28 баллов
«2» - 21 и менее баллов

33.

Оценивание практического занятия
- Отлично (90%) выставляется, если обучающийся имеет глубокие знания учебного материала
по теме практической работы, показывает усвоение взаимосвязи основных понятий
используемых в работе, смог ответить на все уточняющие и дополнительные вопросы,
демонстрирует знания теоретического и практического материала по теме практической
работы, определяет взаимосвязи между показателями задачи, даёт правильный алгоритм
решения, определяет междисциплинарные связи по условию задания.
- Хорошо (80%) выставляется, если обучающийся показал знание учебного материала, усвоил
основную литературу, смог ответить почти полно на все заданные дополнительные и
уточняющие вопросы. Обучающийся демонстрирует знания теоретического и практического
материала по теме практической работы, допуская незначительные неточности при решении
задач, имея неполное понимание междисциплинарных связей при правильном выборе
алгоритма решения задания.
- Удовлетворительно (70%) выставляется, если обучающийся в целом освоил материал
практической работы, ответил не на все уточняющие и дополнительные вопросы,
обучающийся затрудняется с правильной оценкой предложенной задачи, даёт неполный ответ,
требующий наводящих вопросов преподавателя, выбор алгоритма решения задачи возможен
при наводящих вопросах преподавателя.
- Неудовлетворительно (при наличии менее 70 %) выставляется обучающемуся, если он имеет
существенные пробелы в знаниях основного учебного материала практической работы,
который полностью не раскрыл содержание вопросов, не смог ответить на уточняющие и
дополнительные вопросы, обучающийся даёт неверную оценку ситуации, неправильно
выбирает алгоритм действий.

34.

Спасибо за
внимание!