Организация работы тендерного отдела

1.

Организация работы тендерного
отдела

2.

Программа
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Чек-лист для участия в тендерах
Структура тендерного отдела
Обязанности сотрудников тендерного отдела
Требования к сотрудникам тендерного отдела
Оценка эффективности работы тендерного специалиста
Способы влияния на участие в закупке. Анализ
документов
7. Главные ошибки новичков

3.

Участие в государственных тендерах
Шаг 1:
Анализ готовности организации участвовать в
государственных тендерах. Подготовка к участию в
государственных тендерах.
Шаг 2:
Поиск и анализ информации о государственных
тендерах. Анализ заказчика.
Шаг 3:
Подготовка и подача заявки на участие в тендере.
Шаг 4:
Заключение контракта по результатам тендера.
Участие

4.

Что нужно для участия в госторгах
•Тендерный отдел, знающий законы о
Госзакупках
•Компьютер или ноутбук, простенькое МФУ,
телефон + выход в Интернет
•Электронная подпись для участия в госзакупках
•Бумага, канцтовары + расходные материалы.

5.

Тендерная команда
•Руководитель тендерного отдела
•Тендерный специалист (для поиска нужных
тендеров и для подготовки тендерной заявки).
•Бухгалтер (для перечисления денежных средств в
качестве задатка для участия в тендере).
•Технический специалист, инженер (для
подготовки технико-коммерческого предложения,
т.е. заявки).
•Юрист (для изучения договора на предмет
рисков).

6.

Тендерный специалист
Опытный специалист
+
•всё знает и умеет;
•фатальная ошибка почти
исключена;
•знает тонкости и секреты;
•знает все без исключения
сферы госторгов.
–
•дорогой;
•мотивация только на зарплату;
•не предан компании;
•не знает специфику;
•нельзя занять другой работой.
Работник компании
+
•не дорогой;
•мотивация не только на
зарплату;
•предан компании;
•знает специфику;
•можно занять другой работой.
–
•фатальная ошибка не исключена;
•пока не знает тонкости и
секреты;
•пока не знает все без
исключения сферы госторгов

7.

Тендерный отдел: задачи
Основные задачи тендерного отдела, которые стоит
выделить особо это:
• обеспечение участия компании в тендерах
• участие в создании и поддержание имиджа
компании
• привлечение новых контрактов через систему
тендеров и привлечение новых клиентов, а также
удержание / возвращение старых клиентов

8.

Тендерный отдел: вектора развития
• обеспечение участия компании в «чужих» тендерах
• защита «своих» тендеров
• участие в создании и поддержание имиджа
компании
• привлечение новых контрактов через систему
тендеров и привлечение новых клиентов, а также
удержание / возвращение старых клиентов
• работа с планами закупок

9.

Тендерный отдел: основные этапы и
принципы работы
Мониторинг объявлений о торгах в различных
источниках.
Согласование участия в торгах в соответствии с
политикой Компании и спецификой деятельности
подразделений.
Планирование подготовки документации для участия в
торгах в соответствии со сроками подачи документов.
Формирование пакета документации в соответствии с
требованиями и в порядке, определенном
организаторами торгов.
Проверка документации на соответствие требованиям.

10.

Тендерный отдел: основные этапы и
принципы работы
Корректировка документации, в случае
необходимости.
Проверка внесения корректив до отправки
документации.
Подготовка пакета к отправке и отправка
документации.
Контроль отправки документации организаторам
торгов.
Контроль результатов участия в торгах.
Доведение информации о результатах торгов до
заинтересованных лиц внутри компании.

11.

Как создать и организовать работу отдела
тендерных продаж
Если вы только начинаете работать с поставками
государственным заказчикам, муниципальным
заказчикам
и
бюджетным
учреждениям,
недостаточно принять в штат юриста со знанием
закона о контрактной системе
Нужны специальные люди по поиску конкурсов
и аукционов, которые объявили госзаказчики
Для этого не подойдут люди, которые занимаются
обычными
продажами
в
коммерческие
структуры

12.

Как создать и организовать работу отдела
тендерных продаж
Отделы на аутсорсинге — самое выгодное решение
для быстрого освоения тендерных продаж
на начальном этапе
Они выгодны по своей малозатратности и высокому
уровню квалификации специалистов, так как они
знают все тонкости закупочного процесса

13.

Как создать и организовать работу отдела
тендерных продаж
Аутсорсинг хорошо подходит для ИП и малого
бизнеса на начальном уровне
С
юридическими
лицами
сложнее,
нужно
формировать отдел тендерных продаж с учетом
специфики работы и нацеленности на результат
Очень большой минус аутсорсинга — отсутствие
ежедневного контроля

14.

Основная функция специалиста
по тендерным продажам
Качественный мониторинг объявленных тендеров,
соответствующих специфике организации
и критериям отбора (максимальная цена, регион,
размер обеспечения заявки и исполнения
контракта, авансирование);
Оценка целесообразности участия в отобранных
на этапе мониторинга процедурах
Подготовка и подача заявки на участие в тендерах

15.

Основная функция специалиста
по тендерным продажам
Участие в электронной закупке на торговой
площадке (торговая сессия) либо на публичном
заседании закупочной комиссии заказчика
(например, вскрытие конвертов с заявками
на участие);
Обеспечение допуска заявки организации
к участию в тендере
Сопровождение процедуры заключения контракта

16.

Обязанности Руководителя тендерного отдела:
Согласует участие в торгах с директором Компании или
руководителями отделов, исходя из специфики
деятельности подразделений
Анализирует участие в торгах конкурентов
Совместно с юридическим отделом принимает участие в
составлении запросов на разъяснение закупочной
документации
Отвечает на текущие вопросы по подготовке
документации для участия в торгах

17.

Обязанности Руководителя тендерного отдела:
Контролирует подготовку пакетов документов на
тендеры сотрудниками отдела
Участвует в заполнении форм документов, в
соответствии с закупочной документацией
Готовит пакет документов по стратегически важным
торгам в соответствии с требованиями закупочной
документации
Контролирует отправку документов на тендеры
Составляет отчетную документацию и предоставляет ее
директору компании.

18.

Обязанности Руководителя тендерного отдела:
Планирует деятельность сотрудников отдела.
Контролирует подготовку предложений и определяет
сроки предоставления информации специалистами
Компании
Информирует юридический отдел о необходимости
оформления банковских гарантий.
Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую
для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и
информацию о сроках предоставления платежных
поручений в тендерный отдел.

19.

Обязанности Руководителя тендерного отдела:
Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой
базе по подготовке тендерной документации,
проведении государственных закупок .
Руководит деятельностью подчиненных, принимает
меры по соблюдению ими правил внутреннего
трудового распорядка.
Представляет предложения о поощрении или
наложении взысканий на сотрудников отдела,
содействует повышению их квалификации
В случае победы в торгах предоставляет необходимую
информацию для заключения договора сотрудникам
Компании.

20.

Распределение должностных
обязанностей между сотрудниками
тендерного отдела
Специалист по тендерам 44-ФЗ:
- мониторинг ЕИС, торговых площадок
- поиск закупки в сфере деятельности компании;
- анализ закупочной документации;
- оценка, насколько экономически целесообразно
участвовать в закупках, по результатам этого
готовить информацию и материалы для
руководства;

21.

Распределение должностных
обязанностей между сотрудниками
тендерного отдела
Специалист по тендерам 44-ФЗ:
- запрос документации, изучение ее требований,
при необходимости запрос разъяснений, учет
изменений в документации;
- анализ технической части заявок на соответствие
законодательству, готовить необходимый пакет
документов для участия в закупке

22.

Распределение должностных
обязанностей между сотрудниками
тендерного отдела
Специалист по тендерам 44-ФЗ:
- своевременное заключение контракта;
- аккредитация на необходимых площадках,
получение электронной цифровой подписи
и сопутствующие работы

23.

Распределение должностных
обязанностей между сотрудниками
тендерного отдела
Помощник специалиста по тендерам:
- формирование пакета документов заявки
- заверение копий, согласование со смежными
отделами
- аккредитация и регистрация на торговых площадках
- настройка рабочего места под участие
- непосредственное участие в процедуре
- заполнение спецификаций к контракту
- проверка контракта

24.

Дополнительный функционал
Если организация становится победителем закупки,
нужно заниматься обеспечением исполнения
контракта
Например, если компания решает брать
банковскую гарантию, сотруднику нужно готовить
весь список документов — информацию
по выручке, выполнению работ
На многих специалистов по госконтрактам
в строительной отрасли еще ложится обязанность
получать СРО на строительство, проектирование,
изыскание

25.

Дополнительный функционал
Специалисту приходится изучать весь штат
сотрудников, а также то, есть ли у них
дополнительное и профильное образование – это
нужно для подтверждения опыта компании
Он должен отслеживать квалификационные
соответствия требованиям и быть в курсе наличия
материальной базы

26.

Распределение должностных
обязанностей между сотрудниками
тендерного отдела
По итогам каждого месяца в обязательном порядке
проведите сбор данных и анализ отчетности
по выполнению сотрудниками плана, а также
расчет эффективности работы каждого специалиста
по тендерам

27.

Требования к менеджеру по тендерам:
знания, умения, опыт
В отличие от специалистов со стороны заказчика,
у поставщиков нет профстандарта и не определены
единообразно должности сотрудников, которые
участвуют в закупках
Работодатели хотят, чтобы у соискателей должности
менеджера по работе с госконтрактами было
юридическое или экономическое образование.
Между тем высших учебных заведений, которые
обучают подобной специальности, практически нет

28.

Обязательные знания специалиста
по тендерам
- способы закупок и их отличия
-
сроки проведения закупок
алгоритм участия в процедурах
заполнение Форм 2
ориентация в неправомерных действиях Заказчика

29.

Какие навыки требуются
Работодатели хотят, чтобы соискатель раньше
на практике готовил заявки, подавал жалобы
в контрольные органы, причем с положительным
результатом
Специалист должен уметь работать на разных
площадках — коммерческих или государственных,
знать их регламент, нюансы в аккредитации
и обеспечении заявок.
Есть особые площадки, на которых даже пройти
аккредитацию достаточно сложно, не говоря уже
о подготовке документов на интересующую
процедуру

30.

Какие навыки требуются
Желательно что бы кандидат имел опыт работы
не только со стороны поставщика, но и со стороны
заказчика
Зная работу заказчика изнутри, можно избежать
большого количества ошибок, обойти подводные
камни при составлении заявки, а также
максимально приблизиться к требованиям,
по которым составляют заявку

31.

Как оценить эффективность работы
Мониторинг количества тендеров, в которых
организация приняла участие, количество выигранных
тендеров и средний процент снижения
Формирование общего реестра по тендерным
продажам, где отражается: № извещения, предмет
контракта, НМЦК (цена лота), сроки, цену заключаемого
контракта, процент снижения, сведения о менеджере,
который ведет данный тендер
Проведение аудита работы
Выставлять план по заключению контрактов
нецелесообразно, так как процент снижения
определяется руководящим составом организации
и не зависит от специалиста

32.

Как оценить эффективность работы
Аудит можно разделить на три основных этапа:
1. оценка эффективности работы тендерного
отдела;
2. выявление слабых мест, работа над ошибками;
3. контроль качества исполнения контракта

33.

Как оценить эффективность работы тендерного
отдела по критериям
1. количество участий в тендерах;
2. процент отклоненных заявок;
3. среднее снижение от начальной цены договора
(контракта);
4. объем денежных средств «замороженных» под
обеспечение;
5. количество подписанных договоров за проверяемый
период на невыгодных условиях;
6. количество расторгнутых договоров;
7. сумма выплаты (начисления) пеней, штрафных санкцией
за анализируемый период;
8. пропуски сроков по юридически значимым действиям
(подписание договора, прикрепление обеспечения)

34.

Методы увеличения тендерных продаж
1. систематическое повышение образованности
менеджеров, отслеживание изменений
в законодательстве;
2. объективное распределение рабочей нагрузки
при планировании, постановка приоритетности
задач;
3. мотивационная система оплаты труда
4. систематический контроль показателей
отчетности;
5. тестирование разных критериев для
мониторинга и отбора тендеров

35.

Как минимизировать затраты на участие
в тендерах
Чтобы снизить затраты на тендер, заблаговременно
готовьте документы для тендера, если это можно
сделать заранее
Заранее заказывайте документы из налоговой.
Исключите просрочки по подписанию юридически
значимых документов

36.

Как минимизировать затраты на участие
в тендерах
Если суммы под обеспечение исполнения контракта
большие и сроки выдачи банковской гарантии
банком выше срока на подписание контракта (44ФЗ), рекомендуется одобрить предварительный
лимит по банковской гарантии
Исключите просрочки по договорам, четко
отслеживайте каждый срок, в том числе
на претензионную работу
Своевременно реагируйте на замечания заказчика
по исполнению договора, не допускайте
возникновения конфликтных ситуаций

37.

Статистика по заказчику
Провести анализ закупок конкретного заказчика
Посмотреть план-график
Определить повторяются ли предметы контрактов из
года в год
Какая разница в НМЦК повторяющихся товаров
Сравнить заявленные НМЦК и цены заключенных
контрактов
Разобрать ход торгов по конкретной, интересующей Вас,
тематике
Посмотреть, кто из поставщиков участвовал в
прошедших
торгах,
тем
самым
определить
потенциальных конкурентов
Сделать вывод о добросовестности заказчика и
участников закупки

38.

Средний процент снижения Н(М)ЦК
Из среднего процента снижения можно
сделать выводы:
- задушат ли Вас демпингом
- готовиться ли к антидемпинговым мерам
- присутствует ли сговор,
- на сколько завышена НМЦК изначально

39.

Анализ контракта заказчика
Основными задачами анализа контракта являются:
выяснить обеспечение правильного установления
требований заказчика к поставляемой продукции и их
закрепление в документации
выяснить сроки оплаты
штрафные санкции
возможность и условия расторжения контракта
размытость сроков поставки
размытость места поставки
размытость приемки товара
требование об обязательном присутствии поставщика
при приемки

40.

Анализ открытых внутренних документов
заказчика
- документ о создании и регламентации работы комиссии
(комиссий) по осуществлению закупок
- положение о закупках
- утвержденные план закупок и план-график закупок
- перечни закупок у СМП (223-ФЗ)
-реестр контрактов
-информация о выявленных нарушениях законодательства
о контрактной системе
-отчеты заказчиков, предусмотренные Законом № 44-ФЗ
- законность внесения изменений в контракт
-наличие экспертизы результатов, предусмотренных
контрактом

41.

Главные ошибки новичков
Забыть об элементарной подготовке
и не проверить средства на спецсчете
Отсутствие у организации электронной подписи,
аккредитации на электронных торговых площадках,
специального счета-это допустимо для новичка
А вот упустить момент, когда из-за активного
участия закончились деньги на спецсчете для
обеспечения нового тендера — это может случиться
и с опытным участником

42.

Главные ошибки новичков
Мало времени уделять планированию и еще
меньше аналитике результатов
Планирование и контроль участия в тендерах
приводят к очень высоким показателям
по увеличению прибыли, особенно если привязать
к выполнению плана правильную систему
мотивации сотрудников
Важно анализировать воронку тендерных продаж
ежемесячно: сколько отсмотрено тендеров при
мониторинге, сколько выбрано для участия, сколько
заявок подано/отклонено, сколько побед
и на какую общую сумму

43.

Главные ошибки новичков
Поверхностно изучать подборку «подходящих»
профильных тендеров
Изучайте тендеры детально, изучайте внимательно
техническое задание и приложения к проекту
контракта
Учитывайте, есть ли у вашей организации
аккредитация на установленной в извещении ЭТП
Помните, чем больше участия, тем больше побед
Ищите новые электронные площадки для
мониторинга, пробуйте новые поисковые сервисы,
заключайте контракты с малым объемом через
электронные магазины

44.

Главные ошибки новичков
Ослабить контроль, перестать уделять внимание
деталям
Учитывайте, что даже самые, как кажется,
несущественные действия могут привести к провалу
тендера или проблемам при исполнении контракта
Внимательно настраивайте поисковые системы,
постоянно тестируйте новые ключевые и косвенные
слова, ведите календарь процедур (это поможет
отслеживать сроки и не пропустить, например, дату
аукциона), анализируйте тендерные продажи
конкурентов

45.

Главные ошибки новичков
Отслеживайте изменения в документации закупки
и не пренебрегайте запросом на разъяснения
Проводите постоянный мониторинг документации
заказчика
Посмотрите, предусматривает ли заказчик
предквалификационный и постквалификационный
отбор, переторжку
Уточняйте перед подготовкой заявки условия, которые
вас не устраивают в проекте контракта или договора.
А если видите технические разногласия в документации,
сразу запросите у заказчика разъяснение

46.

Главные ошибки новичков
Рассчитывайте себестоимость исполнения контракта
с учетом всех рисков и затрат
Сможете увеличить шансы на победу, если
рассчитаете себестоимость контракта заранее —
когда принимаете решение об участии в закупке,
то есть на этапе подготовки заявки
Определите минимальный процент снижения,
наиболее выгодный для вас, так, чтобы качественно
исполнить контракт и получить прибыль

47.

Главные ошибки новичков
При расчете себестоимости учтите гарантийные
обязательства и логистические риски.
Логистические риски сопровождаются
финансовыми затратами на доставку оборудования
и материалов в труднодоступные регионы
Предусмотрите и инфляционный риск

48.

Главные ошибки новичков
Только определение поставщика в крупных
закупках иногда длится около 2–3 месяцев
Подписание контракта тоже длительная процедура,
а исполнение может занять не один год
Так как утвержденная цена не подлежит
изменению, важно предусмотреть инфляционный
риск на стадии формирования предложения

49.

Главные ошибки новичков
Наладьте продуктивную работу отдела тендерных
продаж
Установите перекрестную систему проверки
качества работы сотрудников
При такой системе каждый менеджер проверяет
другого менеджера
Ошибки сотрудников поставщика приводят к тому,
что его не допускают к участию в закупке.
Когда проводите подготовительные мероприятия
перед закупкой, учтите кадровые возможности,
предусмотрите привлечение дополнительных
кадров

50.

Благодарим за внимание!
8-800-500-95-51
[email protected]