Документ как средство фиксации информации: свойства, признаки и функции документа

1.

ДОКУМЕНТ КАК СРЕДСТВО
ФИКСАЦИИ ИНФОРМАЦИИ:
СВОЙСТВА, ПРИЗНАКИ И ФУНКЦИИ
ДОКУМЕНТА

2.

СТАНДАРТ ИСО(МЕЖДУНАРОДНАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ – ИСО)
Документ – записанная информация, которая может
использована как единица в документационном процессе.
быть
Документы – материальные объекты, которые могут быть
использованы для передачи информации в обществе (включая
экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.)
Более узкое определение, приведенное в ГОСТе по терминам и
определениям: документ – это зафиксированная на материальном
носителе
информация
с
реквизитами,
позволяющими
ее
идентифицировать

3.

Информация – сведения, факты, знания;
Реквизиты – обязательные информационные элементы официального
документа: дата, подпись, печать, наименование организации-автора
документа и проч.).
Понятие «документ» предполагает:
1) наличие информации, смыслового содержания;
2) стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую
долговременное хранение и использование документов;
3) функциональную предназначенность документов для передачи
информации во времени и пространстве.

4.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ
Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные факты и
события, то есть присутствуют отдельные акты документирования.
С развитием государства функции управления усложняются. Создается
специальный аппарат, который занимается определенным направлением
управленческой деятельности и призван отражать свои решения в
документах. Возникает понятие «управленческий документ».
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I (заимствование из
немецкого языка) в значении «письменное свидетельство, доказательство».
С начала 20 в. в терминосистему вводится новое, более широкое понятие
«документ», предложенное основоположником документации – науки о
совокупности документов и области практической деятельности – бельгийским
ученым Полем Отле.

5.

П.ОТЛЕ СЧИТАЛ, ЧТО ДОКУМЕНТАМИ МОГУТ
НАЗЫВАТЬСЯ:
1) любые источники информации, передачи человеческой мысли, независимо
от того, воплощены ли они в материально-фиксированной форме или
являются проводниками (передатчиками) информации во времени; это как
материальные объекты – носители информации, так и радио- телепередачи,
театральные представления;
2) материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные
человеком для создания каких-либо коллекций (т.е. как предметы
искусственные, созданные человеком, так и природные, технические
предметы, находящиеся в музее);
3) материальные объекты, созданные человеком специально для
фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее
передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования;
это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками
письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной
записи изображения и звука).

6.

ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
Внедрение
в
управленческую
деятельность
современных
компьютерных технологий, широкое использование локальных и
глобальных сетей для передачи информации стало основой для
появления понятия «электронный документ» - документ, создаваемый
средствами компьютерной техники и передаваемый от адресанта к
адресату по той или иной сети.

7.

ДВОЙСТВЕННАЯ ПРИРОДА ДОКУМЕНТА
Современные определения документа
подчеркивают его двуединую природу –
единство
информационной
и
материальной
(вещественной)
составляющей документа. Выступая в
единстве, эти составляющие и их
элементы создают документ как систему,
то есть нечто целое,
котором все
элементы теснейшим образом связаны
друг с другом.

8.

СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА
- атрибутивность – наличие неотъемлемых слагаемых, без которых
документ не может существовать, а именно: информационной и
материальной составляющих. Отсутствие одной из них приводит к
превращению документа либо в устное высказывание, либо в некий
потенциальный носитель информации (предмет, вещь). Нераздельность
двух составляющих позволяет использовать особый термин
«документная информация»;
- функциональность документа состоит в том, что он предназначен для
передачи информации во времени и пространстве, то есть служит
средством социальной документной коммуникации;
- структурность документа – это тесная взаимосвязь его элементов,
которая обеспечивает сохранение основных свойств документа при
различных внешних и внутренних изменениях.

9.

В отличие от свойств, которые отражают качественное, внутренне
присущее объекту отличие, признак отражает внешнюю примету, по
которой можно отнести наблюдаемый объект к документу.
Отличительные признаки документа:
1) наличие смыслового семантического содержания;
2) стабильную вещественную форму, которая обеспечивает
сохранность
документа,
возможность
его
многократного
и
долговременного использования и трансляцию информации;
3) предназначенность для использования в социальной коммуникации;
4) завершенность сообщения.
Вывод: первый и второй внешние признаки выражены в таком
внутренне присущем документу отличии, как атрибутивность; третий
признак непосредственно связан с функциональностью документа.

10.

Функциональное назначение объекта (в данном случае функция
документа) – это его общественная роль, социальное назначение,
задача. Любой документ является многофункциональным объектом,
выполняющим целый ряд взаимосвязанных социальных функций.
Имея в виду достаточно широкое определение понятия «документ»
(любая зафиксированная на носителе информация), можно условно
выделить три группы социальных функций документа: главную, общие
и специальные.
Главная функция документа, определяемая таким внутренним
свойством, как функциональность, - хранение информации и ее
трансляция во времени и/или в пространстве с целью обеспечения
информационных потребностей общества.

11.

К общим функциям, характерным для всех документов, относятся
информационная, коммуникативная и кумулятивная функции.
Информационная функция – это способность документа служить
источником информации, знаний. Выполнение документом этой
функции оценивается с позиций полезности информации, ее
достоверности, полноты, новизны и др.
Коммуникативная функция реализуется документом, способным быть
информативным средством передачи необходимой информации,
обмена ею. Способность документа выполнить эту функцию во многом
определяется качеством материального носителя.
Кумулятивная функция определяется как способность документа
накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию
с целью ее сохранения и передачи следующим поколениям.

12.

Специальные функции присущи определенным видам документов:
управленческая,
познавательная,
правовая,
общекультурная,
мемориальная, гедоническая, статистическая и др.
Документ сочетает в себе одновременно несколько функций, которые
тесно переплетены, хотя чаще всего одна из функций выступает в роли
доминирующей.
Документы, создаваемые в процессе управления, выполняют в первую
очередь управленческую (регулятивную) функцию, однако несомненно
обладают и правовой функцией (например, законы, указы).
Управленческая функция связана с фиксацией в документах
распоряжений,
решений,
необходимых
для
создания
и
функционирования
предприятий,
учреждений,
организаций.
Обеспечение высокого уровня документирования – необходимая
составная часть современного управления.

13.

К УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПРЕДЪЯВЛЯЕТСЯ РЯД ТРЕБОВАНИЙ
- полнота,
- оперативность,
- своевременность,
- достоверность,
- точность,
- адресность,
- доступность для восприятия.

14.

МНОГИЕ ФОРМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ВЫРАЖАЮТСЯ ПОСРЕДСТВОМ СООТВЕТСТВУЮЩИХ
ДОКУМЕНТОВ
- распорядительная
деятельность
–
изданием
распорядительных
документов,
- планирование – посредством подготовки планов,
- учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской,
оперативно-технической документации,
- контроль – путем представления сведений о выполненных работах и
т.д.

15.

КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
(ПО ИХ НАЗНАЧЕНИЮ)
1)
2)
3)
регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты,
правила, инструкции);
распорядительной деятельности (приказы, указания, распоряжения,
постановления, решения);
накопления и обобщения информации (отчеты, акты, докладные
записки);
передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и
др.).
В любой организации, независимо от ее правовой формы,
используются
документы,
отражающие
организационную,
распорядительную
и
исполнительскую
деятельность.
Их
совокупность образует систему организационно-распорядительной
документации.
4)