Автоматизация создания документов. Лекция 8

1.

Автоматизация создания
документов
Парфенова К.В.
Москва, 2020 год

2.

Автоматизация создания документов —
один из способов изменить сложившийся порядок
управления бизнес-процессами. Если предприятие
использует IT-систему, вся документация находится в
одной электронной базе, руководитель может в любое
время увидеть, в какой стадии находится документ, и при
необходимости принять меры. Документ обязательно
будет проверен и пройдет все соответствующие
согласования
в
финансовой,
юридической
и
маркетинговой службах.
Суть автоматизации:
- автоматизировать процесс прохождения договоров,
приказов, распоряжений и т.п.;
- создать электронный архив документов;
- контролировать их согласование и исполнение.

3.

В крупных и средних организациях обычно создается централизованное
подразделение, которое получает название «Общий отдел», «Управление
делами», «Канцелярия». При этом автоматизации подвергается выполнение
следующих функций этой службы:
-регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
- учет резолюций, выданных по документам руководством организации и
постановка документов на контроль;
- централизованный контроль исполнения документов;
- списание документов в дело;
- ведение информационно-справочной работы;
- формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

4.

Средства автоматизации создания
документов
Применение компьютерных
технологий значительно
облегчает создание
различных документов. Как
правило, в организации
создается множество
повторяющихся
документов: приказы о
принятии на работу, об
увольнении, о поощрении
работников, документы,
связанные с
профессиональной
направленностью
организации и т.п.
Для оформления таких
типовых документов
создаются специальные
формы или шаблоны.

5.

Основные понятия
Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой
документ Word создается на основе некоторого шаблона.
Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который
загружается автоматически, например, при нажатии кнопки
"Создать" на стандартной панели инструментов. При открытии
документа, основанного на некотором шаблоне, последний
загружается автоматически.

6.

Форма — это
защищенный документ,
содержащий поля для
ввода информации и
применяемый для
заполнения бланков,
таблиц и других
типовых документов.
Шаблоны и формы служат для автоматизации
разработки типовых документов и для организации
работы с ними неквалифицированных
пользователей ЭВМ.

7.

Создание форм
Формой может быть любой документ, содержащий поля.
Существует три типа полей: для ввода текста; флажок;
раскрывающийся список. Порядок вставки полей достаточно прост:
установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к
меню Вид/Панели инструментов/Формы. На панели "Формы"
выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто
создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели
"Формы" имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц
и для защиты формы.
Формы могут быть экранными и
заполняться в интерактивном
режиме, а могут сначала
распечатываться, а затем
заполняться на бумаге.
Некоторые формы документов
являются общими для всех
организаций. Такие формы
разработаны и включены в
специализированные офисные
программы.

8.

Создание документа на основе шаблона
заключается в заполнении определенной формы,
создаваемой шаблоном.
Кроме того, и это очень
важно, шаблон может
содержать средства
автоматизации подготовки
документов. Пакет
Microsoft Office позволяет
создавать шаблоны часто
используемых частей
текста и документов.

9.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто
используемых документов. Как правило, эти шаблоны
хранятся в папке MSOffice\Шаблоны. Однако, пользователь
может создавать и свои собственные шаблоны.
Если по роду деятельности часто приходится формировать
какие-либо документы в Word по шаблону (приказы,
распоряжения, договора, соглашения, счета и др), то может
пригодится макрос для автоматизации создания вордовских
документов на основе исходных данных в файле Excel.

10.

Основными задачами автоматизации
создания документов являются:
-интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
-ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;
-автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за
его пределами;
-формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с
технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение
документов);
-планирование и управление
ресурсами;
-автоматизация
административноуправленческих функций
(оперативное формирование
указаний, распоряжений,
контроль за их выполнением);

11.

В шаблоне может храниться следующая информация:
Стили, параметры страницы и бумаги, обычный текст,
таблицы, рисунки, формы, макросы, пользовательские меню,
панели инструментов и другая информация.
Построение формы проходит в 3 этапа:
◦ создание текстовой основы (структуры) формы;
◦ вставка и настройка полей формы;
◦ защита и сохранение формы.

12.

Плюсы и минусы автоматизации
создания документов
Плюсы:
- все подразделения предприятия
взаимодействуют в рамках
единого информационного
пространства;
-увеличивается скорость
прохождения информации
внутри организации;
-действуют единые стандарты
работы с документами и
контроля их исполнения;
-повышается безопасность
доступа к информации;
-растет производительность
труда, снижается зависимость
результатов от квалификации
работника.
Минусы
- необходимо реформировать
сложившуюся систему
документооборота («стресс из-за
смены привычных бизнеспроцессов»);
- потребуются дополнительные
затраты на программное
обеспечение и, возможно, на
обновление парка компьютерной
техники и обучение персонала;
- сложно подсчитать прибыль
(убыток) от внедрения системы
электронного документооборота;
- возможны эксцессы, связанные
с хранением всей информации в
едином массиве.

13.

Возможные проблемы и способы их
решения
Одна из главных проблем, с которой может столкнуться Генеральный
Директор в процессе автоматизации документооборота, — неприятие
сотрудниками нововведений. Чаще всего это выражается в саботаже
проекта, в агрессивном поведении (невыполнении прямых указаний
руководителей).
Конечная стоимость проекта по
внедрению на предприятии системы
электронного документооборота может
очень сильно отличаться от начальной
стоимости системы. Обычно общая сумма
включает затраты:
- на лицензии, позволяющие конечным
пользователям в соответствии с
условиями договора использовать
систему на всех рабочих местах
одновременно;
- на внедрение (50% от стоимости
лицензии и выше);
- на сопровождение.

14.

Основные способы решения подобных проблем
— обучение и стимулирование персонала. Можно,
например, предусмотреть выплату бонусов, как по
итогам всего проекта, так и по окончании каждого
этапа. Однако стоит отметить, что материальные схемы
работают.
Но не каждая
компания может обеспечить
уровень прибавки к
заработной плате, который,
по мнению сотрудников,
вознаградит их за
дополнительные усилия,
необходимые для перехода
на новую систему не везде и
не всегда.