Специфика официально-деловой речи в устной и письменной формах коммуникации. Лекция 5

1.

Специфика официально-деловой речи
в устной и письменной формах
коммуникации
Лекция 5

2.

План
1. Официально-деловой стиль в системе книжных
стилей: общая характеристика и лексикограмматические особенности.
2. Новые явления в официально-деловом стиле.
3. Внутристилевая и жанровая дифференциация
официально-делового стиля.
4. Речевой этикет в деловой переписке.

3.

Официально-деловой стиль – один из книжных, используется в
сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах,
документах, актах, договорах, постановлениях, уставах,
служебной переписке и др.
Обеспечивает коммуникацию в официальной сфере между
физическими и юридическими лицами, организациями, а также
между государствами.
Функция этого стиля – сообщить информацию, дать инструкцию.
Официально-деловой стиль характеризуется точностью,
однозначностью, неличным характером,
стандартизированностью построения текста, долженствующепредписывающим характером текста.

4.

Официально-деловой стиль
Стилевые черты:
точность, детальность изложения;
строгость и однозначность;
безличность;
стандартизированность;
волюнтативность (выражение воли).

5.

Лингвистические особенности официально-делового стиля (языковые средства)
на уровне лексики:
- употребление полных наименований, точных дат;
- книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);
- использование слов в прямых значениях;
- отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;
- частое употребление отглагольных существительных (апробация, использование,
выполнение);
- выделяются такие существительные с приставкой не-, которые почти не встречаются в
других стилях (неисполнение, невозвращение, неоказание);
- наличие стандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке,
вступать в законную силу);
- ограниченные возможности синонимической замены, частые лексические повторы
(Договор, в настоящем договоре…);
- названия лиц по профессии сохраняют форму мужского рода (следователь Иванова,
бухгалтер Петрова)

6.

Лингвистические особенности официально-делового стиля (языковые средства)
на уровне лексики:
- антонимы (добровольно - принудительно);
- родовые обозначения с широкой семантикой: помещение (ср.:
квартира, цех…), взыскание (ср.: выговор, штраф, выволочка);
- устаревшие слова (сей, дабы);
- специальная лексика (истец, ответчик);
- устойчивые словосочетания (транспортные средства, заработная
плата, кондитерские изделия, приемный пункт);
- официальные наименования учреждений, должностей, их
аббревиатура (главный научный сотрудник, НФИ КемГУ)

7.

Лингвистические особенности официально-делового стиля (языковые средства)
на уровне лексики:
- текстовые формулы, передающие семантическую информацию:
- предупреждения (по истечении срока, в противном случае);
- мотивации действия (в порядке обмена опытом);
- причинно-следственных отношений (в соответствии с
протоколом);
- избыточные формулы (настоящая справка, действительно
проживает).

8.

Лингвистические особенности официально-делового стиля (языковые средства)
на уровне словообразования и морфологии:
- употребление имен существительных, обозначающих лицо по признаку, который обусловлен какимлибо действием или отношением (квартиросъемщик, наниматель, свидетель);
- выражения, образованные с помощью слово- или основосложения (налогообложение,
землепользование, ремонтно-строительный);
- отсутствие личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные
имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также
глаголов в форме 1 и 2 лица;
- глаголы в форме настоящего времени со значением предписания (Обвиняемому обеспечивается
право на защиту);
- преобладание инфинитива (реклама не должна призывать…, совпадать с…);
- отглагольные существительные на –ние для называния действия (Приготовлением к преступлению
признается приискание и приспособление средств или орудий или умышленное создание условий для
совершения преступлений);
- глаголы, выполняющие чисто грамматические функции (вести монтаж/переговоры/поиски…;
проводить голосование/испытания/обыск…)

9.

Лингвистические особенности официально-делового стиля (языковые средства)
на синтаксическом уровне:
- прямой порядок следования главных членов предложения;
- словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во
избежание);
- «нанизывание родительного падежа» (Разработка проблем дальнейшего совершенствования
очистки промышленных стоков…);
- осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;
- четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового
оформления пунктов.
Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и
диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).
Основные жанры: монологические – приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление,
запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги – собрание, совещание,
переговоры, интервью.

10.

В качестве примера приведем отрывок из типового договора:
ДОГОВОР № 7
О передаче неисключительных имущественных прав
г. Москва 23 марта 2002 г.
Гражданка Российской Федерации Ружева Анна Ильинична, именуемая в дальнейшем Автор, – с одной
стороны и ООО «Аранта», именуемое в дальнейшем Фирма, в лице генерального директора Бозина
Сергея Ивановича, действующего на основании Устава, – с другой стороны заключили настоящий
Договор о нижеследующем:
1. Определения, используемые в Договоре
1.1. Произведение – «Русский язык для школьников и поступающих в вузы», подготовленный Автором.
Описание Произведения – пособие содержит основные теоретические понятия школьного курса
русского языка и разъясняет порядок разбора языкового материала, адресован учащимся и особенно
выпускникам средней школы в связи с отсутствием единого комплекта учебников по русскому языку
для средних общеобразовательных учебных заведений.

11.

В этом отрывке нашли отражение следующие черты официально-делового стиля:
– отсутствие личных местоимений;
– полное именование действующих лиц с указанием их социального статуса;
– замена их в дальнейшем на специальные обозначения Автор, Фирма;
– стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем,
именуемый в дальнейшем, действующий на основании;
– точное указание на место и время заключения договора;
– осложнение простого предложения различными обособленными членами;
– членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового
обозначения.

12.

Новые явления в официально-деловом стиле
1. Появляются новые виды деловых документов (рекламное письмо,
письмо о найме, кодекс корпоративной этики и др.)
2. В некоторых новых деловых бумагах появляются экспрессивные
выражения, например, в «Кодексе корпоративной этики»:
способность жертвовать сиюминутными интересами…,
эксклюзивность услуг, безупречная деловая репутация.
3. Активно развивается система электронных документов:
официальные сайты компаний, электронные подписи, электронная
переписка, программы для создания и хранения документов.

13.

Внутристилевая и жанровая дифференциация
официально-делового стиля
Основой функциональной дифференциации современного
официально-делового стиля являются сферы деятельности (научная,
производственная, деловая, юридическая, коммерческая,
дипломатическая, общественно-политическая и др.).
Они составляют соответствующие подстили, различающиеся
авторством, адресатом и целями коммуникации.

14.

Внутристилевая и жанровая дифференциация
официально-делового стиля
1. Собственно официально-деловой подстиль (административноканцелярский или делопроизводственный подстиль):
разнообразные административно-ведомственные, производственные
отношения
2. Юридический подстиль: язык юридических документов
3. Дипломатический подстиль: область международных отношений

15.

Административно-канцелярский подстиль используется в области
административно-ведомственных отношений.
Его основные функции и жанры:
а) организационная (устав, положение, правила, инструкция);
б) распорядительная (приказ, постановление, распоряжение,
указание);
в) справочно-информационная (договор, докладная записка, анкета,
акт).
Этот подстиль функционирует и в устной форме в жанрах доклада,
сообщения, выступления, распоряжения и др.

16.

Юридический или законодательный подстиль отражает
язык закона и реализуется в текстах различных нормативноправовых актов, кодексов, законов, постановлений, уставов,
его примером может служить текст Конституции.
Для данного подстиля характерна система
профессиональных юридических терминов, например:
вердикт, приговор, квалифицированное большинство,
физическое лицо, нотариат, медиация, доверительная
собственность, мажоритарная избирательная система,
признание вины, возмещение ущерба и т. п.

17.

Область действия дипломатического подстиля —
дипломатия и международные отношения.
Разработка дипломатических документов является одним
из важнейших направлений деятельности Министерства
иностранных дел, а соответствие документов
международным стандартам и этикету контролируется
службой протокола.
В дипломатической практике традиционно выделяются
следующие виды документов: ноты, памятные записки,
меморандумы, частные письма полуофициального
характера.

18.

Типовыми целями официально-делового стиля могут быть:
информирование, убеждение, регламентация, воздействие,
доказательство.
Жанр официально-делового стиля в письменной форме представляет
собой вид документа, например: договор, заявление, анкета,
предписание, протокол, коммюнике, нота, служебная записка.
В зависимости от сферы деятельности набор типовых документов
существенно различается. Жанры устной деловой речи: выступление,
обсуждение, переговоры, деловая беседа, допрос, интервью и т.п.
В зависимости от жанра применяются определенные текстовые нормы
официально-делового стиля, которые определяют информационносмысловую структуру и правила линейного развертывания схемы
документа, семантическую и формальную организацию текста.

19.

Текстовые нормы различаются по степени жесткости — гибкости
организации. В частности, Б. С. Шварцкопф выделяет три типа
образцов текстов в зависимости от степени жесткости текстовых
норм: матрицу, модель и схему.
Наиболее жесткую организацию имеет образец-матрица, который
«характеризуется фиксированностью всех трех основных
параметров организации текста: а) набором содержательных
элементов (реквизитов), б) их последовательностью, в)
пространственным расположением»..
Примерами текста-матрицы являются различные справки и анкеты,
в которых от пишущего требуется минимум усилий при заполнении
соответствующих граф или ответов на вопросы.

20.

Менее жестким является образец-модель. В данном случае
фиксированной оказывается форма текста (набор
реквизитов и их последовательность), но допускается
свобода в способе изложения содержания. Примеры
образцов-моделей — заявления, жалобы, различные виды
регламентированных писем.
Самый гибкий тип текста представлен образцом-схемой, в
котором фиксируется только набор реквизитов.
К образцам-схемам относятся различные виды
нерегламентированных писем, содержащих
производственную информацию или отражающих аспекты
деловых отношений, аналитические, обзорные,

21.

Документ в официально-деловом стиле
рассматривается как сумма постоянных элементов
содержания – реквизитов.
Форма документа – сумма его реквизитов и
содержательно-композиционная схема (их
взаимосвязь, последовательность и расположение).

22.

Классификация документов
1.
По месту составления: внутренние и внешние.
2.
По содержанию: простые и сложные.
3.
По форме: индивидуальные и типовые.
4.
По срокам исполнения: срочные и бессрочные.
5.
По происхождению: личные и служебные.
6.
По виду оформления:
Подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа,
составленный в первый раз.
Копия точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу.
Дубликат – копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, которая выдается в случае его
утери.
Выписка – воспроизведение только одной части подлинника.
7.
По функции: организационные, распорядительные, информационно-справочные, письма.

23.

Речевой этикет в деловой переписке
В деловом общении при составлении и оформлении деловой документации важное место
занимает речевой этикет. Соблюдение правил делового этикета — основа конструктивного
партнерства. Нередко правильно составленное деловое письмо может способствовать
установлению прочных контактов, помочь в решении сложных вопросов.
Существуют определенные правила ведения деловой переписки. В данной сфере приняты
устойчивые стереотипы речевого поведения: формы обращения, выражение просьбы,
благодарности, способы мотивировки решения и др.
Официальный этикет регламентирует выбор слов, словосочетаний, построения фраз и
всего контекста, таким образом, процесс составления делового письма сводится к
реализациям языковых моделей, которые можно применять при написании всех писем.
"Действенность производственной переписки во многом зависит от разумного
использования оценочной лексики и фразеологии: выражение благодарности,
положительного или отрицательного отношения к результатам работы"

24.

Выбирая определенные этикетные формулы, необходимо учитывать характер
взаимоотношений между адресантом и получателем письма (официальные,
полуофициальные, дружеские отношения).
Важную роль при написании письма играет обращение к адресату. Этот этикетный элемент
деловой корреспонденции не только выражает уважение к адресату, но и устанавливает с
ним контакт.
Обращение непосредственно связано и с последующим содержанием письма. Чаще всего
используются такие формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! После
обращения ставится запятая или восклицательный знак. Обращение с восклицательным
знаком носит более официальный значимый характер.

25.

Широко используется в деловой переписке форма обращения по фамилии или должности:
Уважаемый господин Шевченко! Уважаемая госпожа Павлова! Уважаемый господин
министр! Существует мнение, что обращение по фамилии уместно в письме-претензии,
но не в письме-просьбе.
Обращение к человеку по имени и отчеству (без фамилии) носит личный характер и
вызывает расположение адресата: Уважаемая Наталья Сергеевна! Уважаемый Дмитрий!
При обращении по фамилии и имени-отчеству адресата лучше использовать форму:
Глубокоуважаемый... или Многоуважаемый...
При обращении к нескольким адресатам используются обращения: Уважаемые господа
акционеры! Господа! Уважаемые коллеги! (к лицам одной профессии).
Обращение "Дамы и господа" уместнее использовать, например, для приглашения на
праздничное мероприятие.

26.

В заключительной части письма используются стандартные формулировки: С надеждой на
продуктивное сотрудничество; С благодарностью за сотрудничество'. Ждем от Вас
новых предложений, Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес... или
Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.
Заключительная форма вежливости в конце текста (перед подписью): С уважением или
Искренне Ваш....

27.

В деловой письменной речи существуют особые правила использования местоимений. Не
принято употреблять местоимение я. Например: прошу перечислить, прошу
рассмотреть вместо я прошу', считаю необходимым', мною выполнено', но сравн.: я
решил (вместо мною решено). Местоимение я употребляется только в докладных и
объяснительных записках.
Если документ подается от первого лица множественного числа (при формулировке
просьб, запросов и т.н.), то используются, например такие формы: просим поставить;
направляем на рассмотрение', надеемся на получение ответа', рассчитываем на
сотрудничество.
В деловой переписке выражаются интересы не отдельного руководителя, а фирмы,
компании, коллектива, поэтому в письме принято указывать название предприятия,
например: дирекция не возражает', компания предлагает и др.

28.

Речевой этикет в деловой письменной речи ограничивает использование местоимения он.
В приказе, постановлении, распоряжении обычно указывают фамилию лица и сто
инициалы. Составляя характеристику лица, в каждом абзаце также повторяют его
фамилию и инициалы.
"Основное требование, предъявляемое к официальному письму, — объективность
содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения".
Нейтральный доброжелательный тон соответствует объективности содержания
официальных писем и не допускает иронизирования, подобострастия, фамильярности,
грубости, использования неуместных оборотов с выражением преувеличенной
вежливости: Многоуважаемый господин.... не откажите в любезности..., С наилучшими
пожеланиями... и т.п.

29.

В официальном письменном общении часто используются вводные слова и выражения.
Они могут указывать на связь с предшествующей перепиской: Как Вам известно, партия
товара была получена во втором квартале 2013 года', выражать чувства адресата в
связи с сообщением: К сожалению. Ваш заказ не может быть выполнен; оценивать
достоверность сообщаемого: Безусловно, отгрузка товара будет произведена в срок.
Такие обороты вносят дополнительные оттенки в тон повествования, смягчают
категоричность изложения, демонстрируют уважительное отношение к адресату.
При написании делового письма признаком хорошего тона считается выражение
благодарности адресату за своевременный ответ, отклик, своевременную оплату, помощь
и т.п.: Позвольте выразить благодарность за... Признательны Вам за...

30.

Текст письма должен быть предельно точен, не усложнен формулировками и терминами;
он нe должен содержать лишних слов, допускать вариантов толкования. Иначе получатель
вынужден будет задавать вопросы.
Подпись является одним из важных реквизитов в документе. В документообороте
соблюдаются четкие правила в подписании деловых бумаг. В соответствии с
должностными обязанностями ответ на письмо, подписанное руководителем
организации, должен также подписать руководитель, в крайнем случае — его заместитель.
На получение официальной корреспонденции принято по возможности отвечать
оперативно. Отсутствие ответа может быть расценено как отказ от сотрудничества, что
приведет к прекращению деловых контактов.

31.

Спасибо за внимание!