Организация контроля исполнения документов (лекция 6)

1.

Организация
контроля исполнения
документов

2.

Контроль исполнения документов - совокупность
действий,
обеспечивающих
своевременное
исполнение документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»

3.

Организация контроля исполнения документов
В организации контроля документов можно
выделить несколько главных задач:
• учет хода исполнения документов;
• выявление нарушений сроков исполнения;
• информирование руководства организации о ходе исполнения
документов;
• выявление и своевременное устранение причин неисполнения
документов;
• повышение персональной ответственности исполнителей
за своевременное исполнение документов;
• укрепление исполнительской дисциплины.

4.

Система контроля исполнения документов
Контроль исполнения включает:
• постановку документов на контроль;
• своевременное доведение документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения документа
(ведение контроля);
• снятие документа с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля, информирование
руководителя.

5.

Если организация небольшая и контролируемых
документов в ней немного, то контроль исполнения
выполняется
в
традиционном
(ручном)
режиме
с исполнением регистрационно-контрольных карточек
(РКК).
В случае журнальной регистрации документов, в том
числе и в электронном виде, создается контрольная карточка
на документы, поставленные на контроль (т.е. проводится
вынужденная повторная регистрация документа на карточке)).

6.

Карточки контролируемых документов (контрольная
картотека) систематизируются по:
срокам исполнения документов,
исполнителям,
группам документов.
При формировании сроковой контрольной картотеки
целесообразно предусмотреть как минимум 33 раздела (ячейки):
1–31 ячейки заполняются контрольными карточками
со сроками исполнения документов по числам текущего
месяца;
в 32-ю ячейку помещают карточки документов,
не исполненных в установленный срок (просроченных);
после определения нового срока их исполнения карточки
переносятся в соответствии с этим сроком в одну из ячеек
с 1 по 31;
в 33-ю ячейку помещают карточки на документы, срок
исполнения которых приходится на следующие месяцы.

7.

За службой контроля (или секретарем) закрепляются следующие
операции:
проставляет на документе отметки о контроле;
направляет
карточки
контролируемого
документа
в подразделение-исполнитель;
выясняет в структурном подразделении фамилию, имя,
отчество и телефон исполнителя (в крупных организациях);
напоминает подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получает информацию о ходе и результатах исполнения;
записывает ход и результаты исполнения в карточке
контролируемого документа;
регулярно
информирует
руководителя
о
состоянии
и результатах исполнения;
сообщает о ходе и результатах исполнения документов
на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных
органов;
подготавливает материалы для снятия документов с контроля;
снимает документы с контроля по указанию руководителей;
формирует картотеку исполненных документов.

8.

Срок исполнения
При ведении контроля важнейшее значение имеет
срок исполнения документов, т. e. срок, установленный
нормативно-правовым
актом,
организационнораспорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях
с даты подписания (утверждения) документа, а для
поступивших – с даты поступления.
Срок исполнения документа может быть типовым или
индивидуальным.
Типовой срок устанавливается нормативно-правовым актом,
а индивидуальный – организационно-распорядительным
документом организации или резолюцией.

9.

Перечень типовых сроков исполнения
(примерная форма)
Вид
документа
Срок
исполнения
Нормативноправовой акт,
устанавливаю 1
щий срок
исполнения
30 дней
со дня
получения
Предложение
Гражданский
предложения
о согласовани
кодекс
(если иной
и условий
Российской
срок
договора
Федерации (ст.
не установлен
поставки …
507)
законом или
не согласован
сторонами)
2
3

10.

Предупредительный контроль
Важно при ведении контроля предупредить возможный срыв
исполнения, т. e. вести предупредительный контроль.
Служба делопроизводства выполняет не только формальносроковый, но и предупредительный контроль.
Сотрудники службы:
напоминают исполнителям о приближении сроков исполнения,
выясняют состояние исполнения,
выявляют причины возможного срыва,
принимают меры по их устранению, информируя руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля
после
исполнения
заданий,
сообщения
результатов
заинтересованным организациям и должностным лицам или другого
документированного подтверждения исполнения.
Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке
и на самом исполненном документе (отметка об исполнении
документа и направлении его в дело).

11.

Результаты
работы
исполнителей
с
контролируемыми
документами периодически (например, ежемесячно) обобщаются
и анализируются службой делопроизводства.
Полученная аналитическая информация вносится
в
специальную
отчетную
форму
и
передается
на рассмотрение руководителю организации.

12.

Анализируя состояние исполнительской дисциплины,
особенно важно указать, что стало причиной срыва исполнения
документа: объективные обстоятельства или ненадлежащее
исполнение работником должностных обязанностей.
Практика ведения контроля исполнения показывает, что
лучше
разработать
классификатор
причин
неисполнения
документов, например:
01 – направление работника в командировку;
02 – временная нетрудоспособность работника;
03 – форс-мажорные обстоятельства;
04 – непредставление информации ответственному исполнителю
другими работниками организации;
05 – несвоевременная передача службой делопроизводства
документов ответственному исполнителю;
06 – нерациональное распределение контрольных заданий между
исполнителями;
07 – отсутствие у исполнителя доступа к необходимой информации;
08 – отсутствие у исполнителя уважительной причины неисполнения
документов и т. п.