Контроль исполнения конфиденциальных документов (лекция 6)

1. МДК 02.02

Лекция № 6:
«Контроль
исполнения
конфиденциальных
документов»

2. Вопросы:

1. Понятие, задачи и виды контроля
исполнения конфиденциальных
документов.
2. Организация контроля
конфиденциальных документов.
3. Технология контроля исполнения
документов и поручений.

3. Вопрос №1: «Понятие, задачи и виды контроля исполнения конфиденциальных документов»

Контроль исполнения
конфиденциальных документов проверка и регулирование хода
исполнения, учет и анализ
результатов исполнения
контролируемых документов в
установленные сроки.

4. Контроль исполнения может осуществляться:

По
вопросам в
КД
Срок
исполнения
КД

5. Контроль фактического исполнения документов

по существу затронутых в них
вопросов;
осуществляют, руководитель, его
заместители, руководители
структурных подразделений и
другие должностные лица (лично
или с помощью уполномоченных ими
сотрудников).

6. Контроль сроков исполнения документов (сроковый контроль)

является обеспечивающей,
информационной частью
фактического контроля;
осуществляется в службе КД.

7. Основными задачами срокового контроля КД, являются:

запоминание всех поставленных на контроль КД, указаний,
поручений, заданий, мероприятий, управленческих
решений до окончания их реального выполнения;
формирование справочно-информационного банка данных
по контролируемым документам и поручениям;
корректировка массивов хранимой контролируемой
информации при изменении срока исполнения, состава
исполнителей, содержания заданий при движении
документа в процессе работы с ним;
информирование руководителей, специалистов
(исполнителей) и сотрудников службы КД о состоянии и
ходе исполнения документов;

8. Основными задачами срокового контроля КД, являются:

осуществление оперативного поиска справочных
сведений о документах;
напоминание руководителям и исполнителям о
наличии неисполненных документов и поручений;
фиксирование фактов исполнения или
неисполнения контролируемых документов;
анализ уровня исполнительской дисциплины в
организации в целом, по структурным
подразделениям, специалистам, видам
документов и другим аспектам.

9. Составные части контроля

Предупреди
тельный
контроль
Последующий
контроль

10. Предупредительный (текущий, оперативный) контроль

Оказывает активное управленческое
влияние на ход исполнения КД;
Осуществляется путем периодической
проверки и регулирования процесса
исполнения, информирования руководителей
и исполнителей о приближении срока
окончания работы над КД.
Ведется в течение всего периода исполнения
КД.
Всегда носит индивидуальный характер по
отношению к документу, поручению, заданию
Охватывает массив, наиболее важных КД.

11. Последующий (итоговый, сплошной) контроль

Проводится периодически (еженедельно,
ежемесячно, ежеквартально).
Представляет собой аналитическое
обобщение исполнительской дисциплины
структурных подразделений и по
исполнителям.
При отсутствии предупредительного контроля
решает только одну задачу — констатацию
факта выполнения или невыполнения
того или иного решения.

12. Вопрос 2: «Организация контроля конфиденциальных документов»

В основе рациональной организации
контроля исполнения документов:
определение категорий документов,
подлежащих контролю;
установление сроков исполнения КД;
построение технологического процесса
контроля исполнения, (прямой и обратной
связи с исполнителями контролируемых
документов).

13. Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные КД, требующие:

принятия решения и (или)
выполнения определенных
управленческих действий;
составления ответного или иного КД;
внесения изменений в нормативные,
инструктивные, плановые и другие
документы.

14. Особенности контроля отдельных документов

Предметом контроля в
распорядительных, плановых,
решениях коллегиальных органов
являются не сами документы, а
содержащиеся в них задания.
Контролируется процесс ознакомления
руководителей и специалистов с КД,
предназначенными для использования в
работе (приказами, инструкциями и др.)
или присланными во временное
пользование, для согласования.

15. Сроки исполнения документов

Любой контролируемый документ всегда
должен иметь срок исполнения.
Срок исполнения типовой /
индивидуальный.
Типовой срок указывается в перечне КД,
подлежащих обязательному контролю.
Типовой срок исполнения КД – 10 - 15
дней.
Для КД, не указанных в перечне, сроки
исполнения не превышают 10 дней.

16.

Индивидуальный срок исполнения КД
определяется руководителем и фиксируется в
резолюции.
В распорядительных документах и документах
коллегиальных органов индивидуальный срок
исполнения указывается отдельно в каждом
пункте — по заданиям и поручениям.
Срок исполнения — это конечная дата работы
над документом.
Срок исчисляется в календарных днях.
Срок исполнения всегда должен быть
реальным и учитывать время, необходимое для
выполнения технических операций с
документами, степень загруженности
исполнителя, территориальную отдаленность.

17. Вопрос 3: «Технология контроля исполнения КД и поручений»

ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ:
В любой момент руководители и
сотрудники службы КД имеют
полную и достоверную
информацию о ходе исполнения
каждого контролируемого КД без
обращения к самому КД или
исполнителю.

18. Этапы технологического процесса контроля исполнения КД

Постановка
документов
на контроль
Ведение
контроля
Снятие
документов
с контроля
Анализ
исполнитель
ской
дисциплины

19. Постановка КД на контроль включает следующий типовой комплекс процедур:

выявление документов, требующих контроля исполнения;
запись исходных сведений о документе в традиционную
или электронную карточку;
включение карточки в рабочий (предварительный) массив
картотеки контролируемых документов;
контроль срока нахождения документов на рассмотрении
руководства учреждения;
внесение в карточку документа резолюции руководителя
или отметки службы КД о направлении документа в
структурное подразделение и передача документа;
перемещение карточки документа из рабочего в основной
массив картотеки службы КД.

20. Автоматизированная технология контроля исполнения

Автоматизированная технология
контроля исполнения - ввод
исходной информации о
контролируемом КД.
Осуществляется одновременно с
автоматизированным учетом КД, или
после рассмотрения КД
руководителем и принятия им
решения о необходимости контроля
исполнения КД.

21. Автоматизированный контроль исполнения

22. Автоматизированный контроль исполнения в EXCEL

23. Этап ведения контроля

внесение в карточку отметок о передаче
документа из одного структурного подразделения
в другое, от одного исполнителя другому;
устное или письменное напоминание
исполнителю о приближении срока окончания
работы над документом;
внесение записи о состоянии исполнения в
соответствующую зону карточки;
выдача оперативной поисковой и справочной
информации о контролируемых документах по
запросам руководителей.

24. Этап снятия документов с контроля

принятие руководителем решения о снятии
документа с контроля и отдача соответствующего
распоряжения службе КД;
внесение отметки об исполнении документа в
экземпляры учетной карточки;
перестановка карточки из контрольной картотеки
(раздела) в справочную картотеку (раздел)
вместо хранившегося там экземпляра карточки,
подшивка контролируемого документа, имеющего
отметку об исполнении, и всех относящихся к
нему материалов в дело.

25. Этап анализа исполнительской дисциплины

сбор необходимой информации по традиционной или
электронной картотеке (разделу);
рукописное или автоматическое составление итоговых
перечней документов, количественных сводок и справок по
результатам контрольной работы за определенный
промежуток времени;
распечатка (печатание) итоговых документов контроля;
передача итоговых документов по результатам
контрольной работы и материалов анализа
исполнительской дисциплины на рассмотрение
руководителю;
выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий
уровень исполнительской дисциплины.

26. Итоговые документы по результатам контроля

список всех заданий, подлежащих
предупредительному контролю;
список зданий, подлежащих
промежуточному контролю;
список заданий, не исполненных в срок;
список исполненных заданий;
состояние исполнения всех
неисполненных заданий.