Регистрация документов (лекция 5)

1.

Регистрация документов

2.

ПЛАН
1. Регистрация документов
2. Формы и порядок регистрации
документов
3. Индексирование документов

3.

3. Индексирование документов
При регистрации каждому документу присваивается
индивидуальный регистрационный индекс, обозначающий
принадлежность документа к классификационной группе и его
порядковый номер внутри нее.
Классификационные группы формируются в соответствии с
наименованием вида документов, их автором и содержанием.
Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации
документов в традиционных и в автоматизированных системах
обработки документов.
В качестве условных обозначений используются арабские
цифры, в отдельных случаях добавляются буквенные литеры.
Порядковые номера присваиваются отдельно поступающим и
отправляемым документам.
Для систематизации документов (разделения по группам)
используется номенклатура дел.

4.

Основу индексации составляют условные обозначения
структурных подразделений, номера дел по номенклатуре,
порядковые входящие или исходящие номера документов.
Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает:
01- индекс структурного подразделения;
05 - номер дела по номенклатуре;
89- индивид. порядковый номер входящего документа,
присвоенный при регистрации.
Для упрощения базовый индекс может состоять из индекса дела
по номенклатуре и порядкового номера документа:
Напр., 02-10/15, где 02-10 – индекс дела по номенклатуре, а 15 –
порядковый номер документа.
! Инициативные и ответные документы имеют один индекс,
который присваивается инициативному документу, а затем
переносится на ответный.

5.

Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут
быть дополнены первой буковой фамилии автора документа.
К индексам приказов личному составу допускается
добавление букв «л/с» (по личному составу) или «к»
(кадры).
Документ, подготовленный несколькими организациями,
должен иметь в составе индекса порядковые номера ,
присвоенные ему в каждой организации (это относится к
коммерческим договорам).
Напр., индекс 23/15 означает, что в одной организации
документ зарегистрирован под номером 23, а в другой - под
номером 15.
Порядковые регистрационные номера проставляются с
номера 01, с 01 января и возрастают в течение календарного
года, а в учебных заведениях – с 01 сентября в пределах
учебного года.