Кадровый документооборот при приеме на работу

1. Кадровый документооборот при приеме на работу

Перечень документов, создаваемых и
заполняемых работниками ОРС:
трудовой договор, приказ о приеме на
работу, личная карточка, личное дело,
журнал регистрации договоров и изменений
к ним, книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним, направление на
медицинский осмотр, контрольный лист
Перечень документов, предъявляемых и заполняемых работником,
поступающим на работу: личное заявление, паспорт, трудовая книжка(за
исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или
работник поступает на работу на условиях совместительства, личный листок
по учету кадров (анкета), страховое свидетельство государственного
пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных
лиц, подлежащих призыву на военную службу), свидетельство о постановке на
учет в налоговом органе, документы об образовании, соглашение на обработку
персональных данных справка из МВД об отсутствии судимости
Порядок и сроки оформления документов
Работник ОРС в присутствии соискателя проверяет
комплектность и правильность оформления документов,
соответствие соискателя квалификационным требованиям к
предстоящей должности.
Соискателя ознакамливают с ПВТР и Уставом университета и
положением об оплате труда.
Прием на работу начинается с написания соискателем на должность заявления
Соискатель самостоятельно согласует свое заявление с будущим
руководителем , ПФУ, курирующим проректором, ознакамливается
с должностной инструкцией, на рабочем месте
В течение одного рабочего дня работником ОРС проекта трудового
договора и приказа о приеме на работу. Трудовой договор
подписывается обеими сторонами.
согласованное заявление вместе с проектом
должностной инструкции и документами, указанными
в перечне передается соискателем в ОРС
Один экземпляр трудового договора передается
работнику в течение одного рабочего дня после
регистрации
.

2. Документооборот для предоставления отпусков

Документы , оформляемые при предоставлении отпуска работнику.
ОРС
Работник
график отпусков ;
приказ о предоставлении отпуска работникам;
личная карточка работника;
приказ об отзыве работника из отпуска
заявление
отпусков;
заявление
заявление
заявление
заявление
о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком
о продлении отпуска ;
о предоставлении неиспользованной части ;
о предоставлении отпуска с последующим увольнением ;
о замене части отпуска денежной компенсацией
Порядок и сроки оформления документов при предоставлении отпуска работнику.
По графику
отпусков
По личному заявлению в случаях
перенесения или продления отпуска.
Очередность предоставления отпуска
определяется ежегодно в соответствии с
графиком отпусков, который
формируется на основании сведений
предоставляемых руководителями
структурных подразделений.
График отпусков утверждается
приказом ректора не позднее 1 декабря в
году, предшествующему отпускам,
указанным в графике.
При необходимости работник может использовать ежегодный
отпуск в период времени, отличный от запланированного графика
отпусков либо для оформления отпуска за первый год работы он
должен обратиться к ректору университета с соответствующим
письменным заявлением, которое самостоятельно согласует с
руководителем подразделения и курирующим проректором.
При поступлении в ОРС, согласованного
в установленном порядке личного
заявления, работником ОРС создается
проект приказа об отпуске.
После согласования заявление передается
работником в ОРС

3. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение условий трудового договора
Инициатива работодателя по причинам,
связанным с изменением организационных
или технологических условий труда
Перечень документов создаваемых в ОРС
уведомление работника об изменении условий трудового договора ;
акт об отказе работника от ознакомления с документами ;
дополнительное соглашение к трудовому договору ;
приказ об изменении условий трудового договора ;
Перечень необходимых регистрационных форм:
журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации уведомлений;
Просьба работника
Перечень документов, создаваемых работником:
заявление с просьбой об изменении условий
трудового договора
Порядок и сроки оформления документов при изменении условия трудового договора
Начальник УОКО после предоставления руководителем структурного
подразделения, утверждает в установленном порядке должностную
инструкцию работника и работник ОРС оформляет уведомление об
изменении условий трудового договора, в письменной форме в двух
экземплярах и регистрируется в журнале регистрации уведомлений.
Уведомление вручается работнику лично работником ОРС либо заказным
письмом с уведомлением о вручении за два месяца до введения новых
условий труда. Работник обязан представить один подписанный экземпляр
уведомления в ОРС в течение 3 рабочих дней со дня его получения, в
противном случае составляется акт об отказе от ознакомления с
уведомлением.
При согласии работником на изменения условий трудового договора ,
работник ОРС подготавливает дополнительное соглашение к трудовому
договору и проект приказа
Работник самостоятельно согласует свое заявление с
руководителем подразделения, ПФУ, курирующим
проректором, ознакамливается с должностной
инструкцией, на рабочем месте
После согласования заявление передается
работником в ОРС для подготовки дополнительного
соглашения к трудовому договору и проекта приказа.

4. Прекращение трудового договора с работником

Основания прекращения трудового договора
cоглашение сторон
Работник
самостоятельно
согласует свое
заявление с
руководителем
подразделения ,
курирующим
проректором.
Согласованное
заявление передает
в ОРС
ОРС
подготавливает
соглашение о
прекращении
трудового
договора, которое
подписывают обе
стороны.
ОРС создает
соответствующий
проект приказа и
на его основании
вносит в трудовую
книжку запись об
увольнении,
заверяет подписью
и печатью ОРС и
выдает работнику
на руки в день
прекращения
трудового договора
истечение срока
трудового договора
инициатива работника
ОРС предупреждает
работника в письменной
форме не менее чем за три
календарных дня до
увольнения, за
исключением случаев,
когда истекает срок
действия срочного
договора, заключенного
на время исполнения
обязанностей
отсутствующего
работника
Работник
предупреждает
работодателя о своем
увольнении не позднее,
чем за две недели и
самостоятельно
согласует свое
заявление с
руководителем
подразделения ,
курирующим
проректором.
Согласованное
заявление передает в
ОРС
ОРС создает проект
приказа о расторжении
трудового договора в
связи с истечением срока
На основании приказа об
увольнении работник ОРС
вносит в трудовую
книжку запись об
увольнении, заверяет
подписью и печатью ОРС
и выдает работнику на
руки в день прекращения
трудового договора
При поступлении в ОРС,
согласованного в
установленном порядке
личного заявления,
работником ОРС
создается проект приказа
о расторжении трудового
договора.
На основании приказа об
увольнении работник ОРС
вносит в трудовую
книжку запись об
увольнении, заверяет
подписью и печатью ОРС
и выдает работнику на
руки в день прекращения
трудового договора.
инициатива
работодателя
Трудовой договор может быть
расторгнут в случаях:ликвидация организации;
сокращение численности или
штата; несоответствие
работника занимаемой
должности;- смена
собственника имущества
организации; неоднократного
неисполнение работником без
уважительных причин трудовых
обязанностей;- однократного
грубого нарушения и т.д.
Перечень документов,
создаваемых ОРС:
уведомление об увольнении в
случаях, предусмотренных ТК
РФ; докладная записка о
нарушении трудовой
дисциплины;
акт о нарушении трудовой
дисциплины;
уведомление о необходимости
дать письменное объяснение
по факту нарушения трудовой
дисциплины
Прекращение трудового
договора оформляется
приказом ректора
университета по
унифицированной форме
№ Т-8
неудовлетворительный
результат испытания
При неудовлетворительном
результате испытательного
срока, руководитель
структурного
подразделения за 7
календарных дней до его
окончания пишет
докладную записку на имя
ректора.
На основании докладной
записки , переданной в
ОРС, работник ОРС
уведомляет работника в
письменной форме не
позднее, чем за три дня до
истечения срока
испытания.
ОРС создает
соответствующий проект
приказа.
На основании приказа об
увольнении работник ОРС
вносит в трудовую книжку
запись об увольнении,
заверяет подписью и
печатью ОРС и выдает
работнику на руки в день
прекращения трудового
договора.

5. Перевод на другую постоянную работу

Инициатива работодателя
наличие медицинского заключения о необходимости перевода работника
на другую постоянную работу ;
отказ работника от продолжения работы в новых условиях при изменении
работодателем определенных сторонами условий трудового договора по
причинам, связанным с изменением организационных или
технологических условий труда ;
сокращение численности или штата работников организации ;
подтверждение результатами аттестации несоответствия работника
занимаемой должности или выполняемой работе вследствие
недостаточной квалификации ;
восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по
решению суда или главной инспекции труда
Перечень документов создаваемых ОРС: аттестационный лист в случае,
если перевод осуществляется по результатам аттестации работника;
предложение работнику о переводе, если работодатель обязан предложить
работнику перевод на другую работу;
акт об отказе работника от ознакомления с документами, если работник
отказывается ознакомиться с предложением о переводе ;
дополнительное соглашение к трудовому договору;
приказ о переводе работника на другую постоянную работу;
личная карточка работника;
трудовая книжка;
личное дело;
При согласии работником на изменения условий трудового договора ,
работник ОРС подготавливает дополнительное соглашение к трудовому
договору и проект приказа о переводе работника
Просьба работника
Перечень документов, предъявляемых работником:
1.медицинское заключение, выданное в порядке,
установленным федеральными законами и иными
нормативными правовыми актами РФ;
2.решение суда (в необходимых случаях);
3. заявление (работник самостоятельно согласует с
будущим руководителем , ПФУ, курирующим
проректором, ознакамливается с должностной
инструкцией, на рабочем месте)
После согласования заявление передается
работником в ОРС для подготовки дополнительного
соглашения к трудовому договору и проекта приказа.