Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации

1. Презентация бережливого проекта «Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации на присвоение

ПРЕЗЕНТАЦИЯ БЕРЕЖЛИВОГО ПРОЕКТА
«ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПОДГОТОВКИ
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПРОХОЖДЕНИЯ
АТТЕСТАЦИИ НА ПРИСВОЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ
КАТЕГОРИИ СОТРУДНИКА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ
ОРГАНИЗАЦИИ»
Должность
Фамилия Имя Отчество
Место, 20__ год

2.

Карточка процесса
«Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации на присвоение
квалификационной категории сотрудника образовательной организации»
ПОДГОТОВЛЕНО
______________ И.И.Иванов
«___»___________20___ г.
УТВЕРЖДЕНО
Руководитель проекта
________________ П.П. Петров
«___»___________20___ г.
Общие данные:
Заказчик: руководитель образовательной организации
Руководитель процесса: заместитель руководителя
организации
Команда проекта:
ФИО, должность
ФИО, должность
Начало процесса: подготовка и приказа
Конец процесса: принятие материалов экспертом
Обоснование:
1.
Многократный возврат документов на доработку.
образовательной 2.
Длительные временные затраты на подготовку документов.
Цель (и):
Наименование
цели, ед. изм.
Сокращение времени
протекания процесса,
мин.
Сроки реализации мероприятий проекта:
Текущий показатель
900 мин. – 1785
мин.
Целевой
показатель
755 мин. – 1380 мин.
Эффекты:
1. Уменьшение сроков подготовки материалов.
2. Оперативная работа с материалами и размещение их по
соответствующим критериям.
3. Своевременное размещение документов в системе ЭМОУ.
4. Отсутствие замечаний экспертов при заполнении полей ЭМОУ,
соответствие подтверждающих документов требованиям
экспертов.
1.
2.
3.
4.
5.
Старт проекта: дата
Защита карточки проекта: дата
Картирование: период с ____ по ____
Внедрение улучшений: период с _____ по _____
Закрытие: дата
2

3. Карта текущего состояния процесса «Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации на присвоение

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
Карта текущего состояния процесса
«Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации на присвоение
квалификационной категории сотрудника образовательной организации»
ШАГ 1
1
ШАГ 2
Специалист
ШАГ 3
ШАГ 4
Специалист
Сотрудник
Специалист
Ознакомление сотрудника с
приказом и формой заявления
Написание заявления,
ознакомление с критериями
аттестации
Прием заявления сотрудника
Подготовка приказа
30 мин. – 120 мин.
30 мин. – 60 мин.
40 мин. – 90 мин.
60 мин. – 90 мин.
ШАГ 5
2
ШАГ 6
ШАГ 7
ШАГ 8
2
Сотрудник
Специалист
Сотрудник
Специалист
Сбор, обработка материалов,
согласно критериям
Согласование материалов
сотрудника, внесение
рекомендаций
Доработка материалов
Согласование материалов
сотрудника, внесение
рекомендаций
360 мин. – 480 мин.
120 мин. – 300 мин.
40 мин. – 60 мин.
20 мин. – 60 мин.
ШАГ 9
ШАГ 10
Сотрудник
Размещение материалов в
системе ЭМОУ
30 мин. – 45 мин.
ШАГ 11
ШАГ 12
Эксперт
Сотрудник
Эксперт
Проверка материалов
сотрудника, возврат на
доработку
Повторное размещение
материалов в системе ЭМОУ
Принятие материалов
3
90 мин. – 300 мин.
40 мин. – 60 мин.
40 мин. – 60 мин.
ВПП (время протекания процесса) – 900 мин. – 1785 мин.
1. Несвоевременное информирование сотрудника.
2. Материалы не соответствуют критериям.
3. Некорректное/неполное/неточное размещение материалов в системе ЭМОУ.
3

4. Пирамида проблем

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
Пирамида проблем
Федеральный
уровень
Региональный уровень
Несвоевременное информирование
сотрудника
Уровень образовательной
организации
1
2
Материалы не соответствуют критериям
3
Некорректное/неполное/неточное
размещение материалов в системе ЭМОУ
4

5. Карта целевого состояния процесса «Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации на присвоение

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК ЕСТЬ»)
Карта целевого состояния процесса
«Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения аттестации на присвоение
квалификационной категории сотрудника образовательной организации»
ШАГ 1
ШАГ 2
ШАГ 3
Специалист
Подготовка приказа
30 мин. – 120 мин.
ШАГ 4
Специалист
Ознакомление сотрудника
с приказом, формой заявления и
консультирование по критериям
Сотрудник
Специалист
Написание заявления,
ознакомление с критериями
аттестации
Прием заявления сотрудника
45 мин. – 75 мин.
ШАГ 5
ШАГ 6
40 мин. – 90 мин.
60 мин. – 90 мин.
ШАГ 7
ШАГ 8
Сотрудник
Специалист
Сотрудник
Специалист
Сбор, обработка материалов,
согласно критериям
Согласование материалов
сотрудника, внесение
рекомендаций
Доработка материалов
Согласование материалов
сотрудника, внесение
рекомендаций
360 мин. – 480 мин.
120 мин. – 300 мин.
40 мин. – 60 мин.
20 мин. – 60 мин.
ШАГ 9
ШАГ 10
ШАГ 11
ШАГ 12
Сотрудник
Эксперт
Сотрудник
Эксперт
Размещение материалов в
системе ЭМОУ
Проверка материалов
сотрудника, возврат на
доработку
Повторное размещение
материалов в системе ЭМОУ
Принятие материалов
30 мин. – 45 мин.
90 мин. – 300 мин.
40 мин. – 60 мин.
40 мин. – 60 мин.
ВПП (время протекания процесса) – 755 мин. – 1380 мин.
5

6.

Анализ проблем
Проблемы
1.
Несвоевременное
информирование сотрудника
Пути решения
Экономия
времени
Информирование о
необходимости
ознакомиться с приказом с
помощью электронных
форм связи
10-15 мин.
2.
Материалы не соответствуют
критериям
Внутрикорпоративное
обучение
15-30 мин.
3.
Некорректное/неполное/неточное
размещение материалов в
системе ЭМОУ
Внутрикорпоративное
обучение
120-360 мин.

7.

Дорожная карта по оптимизации процесса
«Оптимизация процесса подготовки документов для прохождения
аттестации на присвоение квалификационной категории сотрудника
образовательной организации»
№
Обоснование
(проблема)
1.
2.
3.
Причины
Отсутствие сотрудника на
рабочем месте
Участие в
мероприятиях
Материалы не
соответствуют критериям
Неполная
информация у
сотрудников
Неполная
информация у
сотрудников
Некорректное/неполное/
неточное размещение
материалов в системе
ЭМОУ
Планируемые
мероприятия
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель проекта
__________________ И.И.Иванов
«___»___________ 20___ г.
Документ,
Ф.И.О.,
подтверждающий
должность
выполнение
ответственного
работы
исполнителя
Сроки
Информирование о
скрин
необходимости
ознакомиться с
приказом с помощью
электронных форм связи
Внутрикорпоративное
обучение
Явочный лист
Явочный лист
Внутрикорпоративное
обучение
7