Автоматизация группы бизнес процессов подразделения

1. МИНОБРНАУКИ РОССии федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «мирэа – российский

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МИРЭА – РОССИЙСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
РТУ МИРЭА
ИНСТИТУТ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ (ИТУ)
КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ
(ИТГУ)
ОТЧЕТ ПО УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ
ТЕМА ПРАКТИКИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ ГРУППЫ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ВЫПОЛНЕНО СТУДЕНТАМИ ГРУППЫ ГИБО -02-20
МОЖАЕВ А. П.
БОРОДКИН Ф. В.
МОСКВА 2022

2. введение

ВВЕДЕНИЕ
Бизнес-процессы – совокупность последовательных
действий, направленных на производство и сбыт продукта,
и поддержание нормального функционирования бизнеса.
Автоматизация бизнес-процессов – это упрощение и
ускорение бизнес-процессов с помощью программного
обеспечения.

3. Автоматизация бизнес процессов: механика управления бизнесом

АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС
ПРОЦЕССОВ: МЕХАНИКА
УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ
Управлять компанией можно в 2-х режимах:
в ручном или автоматическом.
При ручном управлении руководитель фирмы - субъект,
подчиненный - объект. При автоматическом режиме объектом
управления является процесс, а не человек.

4. Основные направления автоматизации бизнеса

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ
АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА
Как правило, проводится в двух областях:
• Производство
• Поддерживающие процессы (отчетность, делопроизводство,
бухгалтерия и другое)

5. Что можно автоматизировать в бизнесе?

ЧТО МОЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ В
БИЗНЕСЕ?
Бизнес-процессы, которые полноценно автоматизируются, разделим
на три основные группы:
• Управляющие — бизнес-процессы, включённые в управление
организацией.
• Операционные процессы — процессы, которые относятся к
основной деятельности компании. (производство, разработка,
маркетинг, продажи, поддержка и т.д.)
• Поддерживающие процессы — процессы, решающие
сопутствующие задачи организации: системное
администрирование, ITSM, бухгалтерский учёт, логистика и т.д.
Функции с высоким человеческим фактором.

6. Как автоматизировать бизнес

КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС
Как начать:
• Облачные технологии
• Маркетинг — CRM и BI
• Межмашинное взаимодействие
• Инструменты для больших объемов информации
• Анализ в настоящий момент

7. Средства автоматизации бизнеса и как выбрать средство автоматизации

СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ
БИЗНЕСА И КАК ВЫБРАТЬ СРЕДСТВО
АВТОМАТИЗАЦИИ
К средствам автоматизации можно отнести станки,
оборудование, робототехнику, программное обеспечение,
каналы связи, сети.
Автоматизировать бизнес можно двумя основными способами:
• Самим разработать и внедрить систему
• Приобрести готовый инструмент у ИТ- специалиста

8. CRM как частный случай автоматизации бизнеса

CRM КАК ЧАСТНЫЙ СЛУЧАЙ
АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА
При выборе CRM, помните о трёх главных правилах:
• Автоматизация не должна быть излишней,
нецелесообразной и слишком дорогой
• Автоматизация должна соответствовать требованиям
определённого бизнеса
• Автоматизация должна иметь ощутимый результат

9. Преимущества использования инструментов автоматизации процессов: как автоматизация процессов устраняет хаос

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ИНСТРУМЕНТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ
ПРОЦЕССОВ: КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ
ПРОЦЕССОВ УСТРАНЯЕТ ХАОС
Основные преимущества автоматизации:
1. Рост производительности
2. Полная прозрачность
3. Быстрое исправление ошибок
4. Полный контроль за эффективностью
5. Безопасность хранения коммерческой информации

10. Как автоматизация процессов устраняет хаос и что она дает бизнесу

КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ
УСТРАНЯЕТ ХАОС И ЧТО ОНА ДАЕТ
БИЗНЕСУ
С помощью средств автоматизации бизнес-процессов ускоряется обработка
информации, упрощается обработка больших объёмов данных, повышается
согласованность действий. Автоматизация позволяет всей компании
работать в единой системе и говорить на одном бизнес-языке.
Автоматизация структурирует оперативную работу и управление
задачами. Весь персонал работает в едином информационном пространстве
АСУ (PM, ERP, CRM), согласовывают свои действия, получают и делегируют
задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, четко знают
сроки выполнения задач. Руководителю достаточно определить задачи в
системе и проконтролировать их выполнение.
Безопасность информации – это то что обеспечивает автоматизация
бизнеса.

11. как измерить эффективность автоматизации

КАК ИЗМЕРИТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
АВТОМАТИЗАЦИИ
Показателем эффективности установки системы автоматизации
в бизнесе можно считать следующее:
• Снижение временных затрат
• Сокращение цикла сделки и цикла продажи
• Показатели KPI
• Количество обращений в службу поддержки

12. Этапы автоматизации бизнес-процессов. Этап первый Постановка цели

ЭТАПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСПРОЦЕССОВ.
ЭТАП ПЕРВЫЙ
ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ
1. Рост производительности труда;
2. Сведение ошибок к их минимуму;
3. Повышение точности выполняемых вычислений
4. Мультизадачность;
5. Стремление к достижению цели;
6. Снизить затраты;
7. Взаимная коммуникация сотрудников;
8. Улучшение качества обслуживания;
9. Увеличение объема продаж;
10. Принятие нестандартных решений.

13. Второй этап Определение бизнес-процесса

ВТОРОЙ ЭТАП
ОПРЕДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Определение бизнес-процесса
На данном этапе необходимо точно определить: какой именно бизнеспроцесс необходимо автоматизировать? Для этого предприниматель должен
обратиться к своим целям и разложить их по деталям. Конкретно понять,
что ему нужно сделать. Далее сравнить цели и бизнес-процессы и выбрать
правильный вектор развития организации.
Далее представлены действия, которые необходимо сделать для всего того,
что описано выше:
1. Выявление. Необходимо вычислить стратегию дальнейших действий;
2. Оптимизация. Максимальное упрощение процесса и исключение
лишних действий;
3. Автоматизация. Итоговое действие после того, как завершили первые
два.

14. Третий этап Выбор ПО

ТРЕТИЙ ЭТАП
ВЫБОР ПО
Далее, после выбора стратегии и понимания того, как это делать,
необходимо подобрать оптимальную и эффективную систему, которая
позволит обеспечить необходимые процессы.
Ниже приведены критерии подбора программного обеспечения:
1. Настройка системы для ваших потребностей;
2. Гибкость системы, скорость изменения и внедрения или
прекращение использования;
3. Удобство и простота системы для использования персоналом;
4. Интеграция системы с остальными сервисами;
5. Поддержка системы.

15. Четвертый этап Внедрение

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП
ВНЕДРЕНИЕ
Теперь настал момент определиться каким образом данные системы внедрять
в организацию. Существует два пути: либо делать это самим, либо с
помощью специалистов.
Рассмотрим первый вариант:
Персонал понимает бизнес лучше, чем приглашенные специалисты;
Конфиденциальность. Доверие к собственным работникам.
Отсутствие опыта. Так как мы сами внедряем систему, то можем
не учесть некоторых тонкостей.
Внедрение
Рассмотрим второй вариант:
Эксперты достаточно опытны и знают все тонкости внедрения;
Скорость, ведь от нее зависит их доход;
Персонал в это время занимается своей деятельностью и
производительность организации выше.
Можно попасть на мошенников;
Привлеченные эксперты могут не знать всех тонкостей вашего бизнеса;
Большие затраты - достаточно дорого будет стоить работа экспертов.

16. Пятый этап Составление инструкций

ПЯТЫЙ ЭТАП
СОСТАВЛЕНИЕ ИНСТРУКЦИЙ
Ниже перечислены типы инструкций:
1. В письменном виде. С одной стороны, это самый простой тип, в
котором может быть представлена инструкция, с другой стороны, в то
же время, в нем будут прописаны все основные моменты;
2. В письменном виде с добавлением изображений. По сути, такой же,
как и первый тип, однако с появлением визуализации повышается
восприятие и усваиваемость информации у того, кто будет
пользоваться инструкцией;
3. В виде перечня пошаговых и последовательных
действий. Достаточно краткие, зато содержат основную информации,
но из-за объема информации не способны передать все подробности и
детали адресату;
4. В виде видео. Один из лучших видов донесения информации. В нем
можно совместить сразу несколько типов инструкций.

17. Шестой этап Обучение сотрудников

ШЕСТОЙ ЭТАП
ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ
1. С помощью теории. Объяснить персоналу каким образом будет
выглядеть дальнейшая работа;
2. С помощью аналогий. Привести сравнения с другими компаниями,
которые используют подобные системы;
3. Личная помощь сотрудникам. Вместе с персоналом разобрать
новую систему и показать им, как она работает;
4. Освоение новой информации. Необходимо предоставить
сотрудникам определенный промежуток времени для того, чтобы
они разобрались с новой системой;
5. Проверка. Понять, как сотрудники усвоили материал.

18. Седьмой этап Анализ и корректировка

СЕДЬМОЙ ЭТАП
АНАЛИЗ И КОРРЕКТИРОВКА
После всей проделанной работы необходимо поддерживать работу
новой системы. Следить за ее эффективностью и развивать качество
использования. Поддерживать сотрудников во время работы и
помогать им со сложностями при работе с новой системой.
Необходимо оценить: как компания работала раньше и как она
работает сейчас, из чего можно сделать вывод о том, насколько
эффективно была проведена автоматизация и насколько правильно
была выработана стратегия по внедрению.

19. Виды бизнес-процессов. Кому нужна автоматизация процессов в компании.

ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.
КОМУ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ
ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ.
Все виды бизнес-процессов можно разделить на четыре взаимосвязанные
группы:
Управляющие бизнес-процессы:
1.
Стратегическое управление.
2.
Управление персоналом.
1.
Обеспечение безопасности.
3.
Финансовое управление.
2.
АХО (административно-хозяйственная деятельность.
4.
Управление товарным запасом.
3.
Юридическое обеспечение.
Основные бизнес-процессы:
1.
Производство продукции.
2.
Продажа продукции.
3.
Снабжение.
4.
Сбыт.
5.
Маркетинг.
Обеспечивающие бизнес-процессы:

20. Кому нужна автоматизация бизнес-процессов

КОМУ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ
БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
По сути, автоматизация бизнес-процессов нужна всей организации и всем ее
сотрудникам. Конечно, в первую очередь автоматизация нужна
руководителям и директорам на предприятии. Это напрямую связано с тем,
что им будет выгоднее всего автоматизировать работу в своем бизнесе для
достижения максимальной прибыли. Далее автоматизация касается
персонала и сотрудников в организации. Безусловно, при правильно
выбранной стратегии, у работников будет оптимизировано время и сам
рабочий процесс, будут созданы более комфортные условия, а также
возможно увеличение заработанной платы и премии. Нельзя не сказать о том,
что это касается даже потребителя, что при правильно выбранной стратегии
автоматизации бизнес-процессов покупатель будет с большей вероятностью
удовлетворен, вед желаемый товар он получит более качественным и
быстрее по времени.

21. заключение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Автоматизация бизнес-процессов – это то, к чему стоит стремиться в
ближайшее время любой компании, так как это не только серьёзное
подспорье для бизнесменов, но и одно из условий выживания и
развития компаний на современном российском рынке.
В конечном итоге система автоматизации бизнес-процессов при
правильном применении повысит производительность бизнеса и
позволит компании быть конкурентноспособной.