20.11M

Category:

management

Как овладеть бизнес процессным подходом к управлению компанией

1.

МАСТЕР-КЛАСС
Бизнес-процессы
за 2 года дня
как овладеть процессным подходом к
управлению компанией
Консалтинговая компания iTeam
https://iteam.ru

2.

Наша миссия
Мы делаем компании управляемыми,
эффективными, конкурентоспособными.
Мы строим Русский Менеджмент.

Что значит «овладеть процессным подходом»?
Понимать, что значит «управлять процессами»
Видеть процессную структуру компании
Уметь находить процессы, требующие внимания
Анализировать проблемы процессов и
находить решения
Уметь организовать внедрение процессов
Уметь организовать работу команд над
улучшением процессов
Приобрести практический опыт
усовершенствования процесса

4.

Рабочая сессия по внедрению процессного подхода
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ: 2 дня
УЧАСТНИКИ: управленческая
команда в полном составе
РЕКВИЗИТ:
1. Листы для флипчарта
2. Гофрокартон
3. Стикеры 6 разных цветов
4. Фломастеры
5. Скотч

5.

1
Термины и определения

6.

Что такое процесс
Свойства процесса
Повторяемость
последовательности
действий,
воспроизводимость
Наличие цели
Наличие выходов
(результата)
Наличие потребителей
результатов
Наличие входов (ресурсов)
Наличие поставщиков
ресурсов
Процесс – это устойчивая,
целенаправленная
совокупность действий,
преобразующих ресурсы в
продукты, представляющие
ценность для потребителя

7.

2
Процессная структура компании

8.

Процессы верхнего уровня
1. Создание
продуктов
2. Привлечение
клиентов
3. Продажа
услуг
4. Предоставление
услуг
5. Сопровождение
клиентов
6. Работа с
проблемными
активами
1.Предоставление
кредитов
2.Предоставление
банковских
гарантий
4,3.
Депозиты
4.5. Банковские карты
Корпоративные
клиенты
Частные
клиенты

9.

Техническое
обслуживание и
текущий
ремонт
Капитальный ремонт
технических средств
Модернизация
технических средств
Планирование
нормативно-технического
обеспечения
Реализация
программ
внедрения
новой
техники
Обеспечение
выполнения
бюджетов и
планов
Обеспечивающие
процессы

10.

3
«Слабые звенья» в цепи процессов

11.

Определение «слабого звена»
в процессах организации
1. Создание
продуктов
2. Привлечение
клиентов
3. Продажа
услуг
4. Предоставление
услуг
4.1. Предоставление
кредитов
4.2. Предоставление
банковских
гарантий
4,3.
Депозиты
4.5. Банковские карты
5. Сопровождение
клиентов
6. Работа с
проблемными
активами
Стратегически важен
для успеха бизнеса
Срок выдачи гарантии
уступает конкурентам

12.

Определение «слабого звена»
в процессах организации
Техническое
обслуживание и
текущий
ремонт
Капитальный ремонт
технических средств
Модернизация
технических средств
Планирование
нормативно-технического
обеспечения
Планирование
технического
обслуживания
Планирование
материальнотехнического
обеспечения
Реализация
программ
внедрения
новой
техники
Обеспечение
выполнения
бюджетов и
планов
Обеспечивающие
процессы

13.

Определения проблем
в «слабом звене»
Работая в командах, участники сессии
сформулировали ключевые проблемы
процессов, которые необходимо решить
в ходе их усовершенствования

14.

4
Идентификация процесса

15.

Предоставление
банковских гарантий
Связь по входу:
Процесс «Продажа услуг»
Поставщики процесса:
Департамент развития
Входы:
«Заявка на получение банковской
гарантии»
Связь по выходу:
Процесс «Сопровождение клиентов»
Клиенты процесса:
Клиент банка;
Операционный департамент;
Упр. по работе с проблем. активами;
Департамент развития
Выходы:
Банковская гарантия
Пакет документов по гарантии

16.

Предоставление
банковских гарантий
Показатели
Срок выполнения
Конверсия
Доля дефолтов
Потери / Комиссия
Внутренние затраты / Комиссия
Число сотрудников / Комиссия
Кросс продажи
Проблемы
Срок выдачи гарантий выше, чем
у конкурентов

17.

Идентификация процесса
Участники сессии определили параметры
процесса – модель «черный ящик»

18.

5
Моделирование процесса

19.

Описание текущего состояния процесса

20.

Пример описания процесса в форме
кросс-функциональной диаграммы
Среднесрочное планирование
Подразделения
продаж
Отдел маркетинга
Дизайн бюро
Производство
Транспорт
Распределительные
склады
Финансы
Генеральный
директор
Разработка
образцов новой
коллекции
Согласование
образцов новой
коллекции
Согласование
образцов новой
коллекции
Доработка
коллекции
Утверждение
коллекции
Подготовка
плана продаж
Подготовка
плана продаж
Согласование
плана продаж
Утверждение
плана продаж
Подготовка
плана выпуска
продукции
Подготовка
плана доставки
Подготовка
плана движения
запасов
Подготовка
бюджетадоходов
и расходов
Подготовка
бюджета
движения денег
Утверждение
бюджета

21.

Третий уровень процессов
Прием заявки
Предварительная проверка СБ
Сбор комплекта фин. и юр. документов
Выполнение анализа пакета
Проведение анализа рисков
Рассмотрение кредитным комитетом
Подготовка и согласование пакета
Выдача гарантии клиенту

22.

Статусы продукта процесса
Заявка поступила
Заявка принята
Прошла проверку СБ
Собран комплект фин. и юр. документов
Выполнен анализ пакета
Проведен анализ рисков
Гарантия одобрена кредитным
комитетом
Завершены подготовка и согласование
пакета
Гарантия выдана

23.

Длительность процесса
Прием заявки
1 день
Предварительная проверка СБ
… дней
Сбор комплекта фин. и юр. документов
1 день
Выполнение анализа пакета
Проведение анализа рисков
1 день
Рассмотрение кредитным комитетом
Подготовка и согласование пакета
2 дня
Выдача гарантии клиенту

24.

Моделирование
процесса
Команды участников сессии
разработали модели процессов
«как есть» и определили их
слабые места

25.

6
Анализ процесса

26.

Проблемы процесса
Содержательное обсуждение
каждой проблемы
5 ПОЧЕМУ?

27.

Потери времени
Длительные сроки
оформления
гарантии
Возврат документов
на доработку
Неполная
информация
Ошибки при
составлении
документов
Недостаточно
обучены сотрудники
Перегруженные
регламенты
Большой пакет
документов
Избыточные
требования к
составу документов

28.

Решения, направленные
на преодоление проблем
Мозговой штурм: «Что необходимо
предпринять для решения выявленных
проблем»?
Сократить объем пакета
документов
Разработать типовые
формы договоров
Оптимизировать процесс
подготовки и
согласования договоров
Подготовить
методические материалы
для сотрудников
Проводить регулярное
обучение сотрудников в
форме «разбора полетов»
Разработать и внедрить
регламент процесса
Вести журнал проблем
процесса
Разработать и
автоматизировать отчетность
о показателях процесса
Организовать регулярный
контроль и анализ
показателей

29.

Выработка концепции изменения процесса
Рассмотрев модели процессов,
участники тренинга определили главные
направления необходимых изменений

30.

7
Проектирование процесса

31.

Целевое состояние процесса
Вместо 5 дней - 3

32.

Разработка новой модели процесса
Каждая команда разработала
усовершенствованные модели
процессов – «как должно быть»

33.

Анализ новой модели процесса
Команды провели анализ новых моделей
процессов и установили, что в случае
реализации этих изменений, проблемы
процессов будут преодолены

34.

8
Планирование внедрения

35.

Организация проекта
Немедленно организуем проект
по совершенствованию процесса
Руководитель проекта
Команда проекта
Дата начала - сегодня
Дата завершения – через 3
месяца
Дата первого собрания
команды - завтра
План проекта …

36.

План проекта
Составить список задач
Выбрать задачи на первую неделю

37.

Разработка планов внедрения
новых моделей процессов
Команды разработали планы
внедрения новых моделей
процессов
План краткосрочный (3 мес.)
План долгосрочный (год и более)

38.

Что сделано?
Разработана структура процессов компании
Определено «слабое звено»
Разработана спецификация процесса
Разработана модель процесса «как есть»
Определены проблемы процесса
Разработана целевая модель процесса
Разработан план усовершенствования
процесса

39.

Главный результат
Создана
мотивированная и
квалифицированная
команда

40.

Полная ясность и энтузиазм …
Наконец то стало понятно, что такое
процессный подход …
Проведена интересная работа с коллегами по
рассмотрению проблем и нахождению
решений с учетом мнения каждого участника
команды
Понравилась интересная, увлеченная работа
в группе с коллегами, компетентными в
разбираемых вопросах
Выявленные «слабые звенья» будут
доведены до руководства с целью решения
проблем при планировании годового
графика технологического процесса
Проведенные на занятиях 2 дня
имели большое значение, поскольку
позволили структурировать доселе
разрозненные знания. В результате
выстроилась стройная система
выявления слабых мест,
совершенствования процессов
Я возвращаюсь на рабочее место с
ярко выраженным желанием
проанализировать ежедневные
рутинные процессы своей трудовой
деятельности и внести в них
элементы разумности и
целесообразности

41.

Отзывы участников сессии

42.

Задействуйте энергию команды,
управляйте проектом!
Проводите ежедневные
15-минутные совещания
команды
Проводите еженедельные
собрания команды
Информируйте руководителя
компании и добивайтесь
поддержки проекта
Встречайтесь с каждым членом
команды не реже одного раза в
неделю
1. Какие возникли препятствия?
2. Какая нужна помощь?
1.
2.
3.
4.
Каковы результаты?
Какие новые задачи появились?
Какие проблемы возникли?
Что нужно запланировать на следующую
неделю?
1. Каковы результаты?
2. Как достигаются цели проекта?
3. Какая нужна помощь?
1. Какая конкретно часть работы
выполнена?
2. Что предстоит сделать и как это будет
делаться?
3. Какая нужна помощь?