Документация по личному составу. Тема 6. Часть 2

1.

Тема 6. Документация по личному составу
(часть 2)
1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
2. Трудовая книжка.
3. Личная карточка работника (Т-2).
Преподаватель СПО: Борщ Н.С.

2.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
В каждой организации в процессе деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю
работу. Основные документы каждой компании — распорядительная документация. К ее числу относятся
приказы трех видов:
по основной деятельности;
по личному составу;
по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы по личному составу — это документы, в которых закрепляют решения, которые отражаются на
отдельных сотрудниках, группах сотрудников или на всем рабочем коллективе организации.
Таким образом, к этому виду распоряжений относятся приказы о:
приеме на работу (ст. 68 ТК РФ);
переводах на другую должность или в другое подразделение(ст. 62 ТК РФ);
установлении надбавок к основной окладной части;
совмещении должностей;
присвоении чина (разряда);
увольнении, прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Кроме того, к этому виду распоряжений относятся и те, которые касаются кадровых мероприятий,
имеющих краткосрочный или разовый характер, например, приказы о:
привлечении сотрудника к работе в выходной или праздник;
направлении в командировку (ст. 166 ТК РФ);
выделении сотруднику материальной помощи;
предоставлении сотруднику дополнительных дней отдыха для прохождения диспансеризации;
вынесении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
предоставлении отпуска (ст. 116 ТК РФ);
поощрении сотрудника в виде премии к празднику, юбилею и д.р. (ст. 191 ТК РФ);
временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (временном замещении) и пр.
На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать
в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы.

3.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в
области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их
личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их
исключительно руководители.
Задачи, которые решают распоряжения по личному составу работников:
устанавливают и регламентируют отношения «работник-работодатель»;
формируют оптимальную численность и структуру персонала;
закрепляют и реализуют гарантии, предоставляемые сотрудникам;
оптимизируют штатную расстановку;
укрепляют трудовую дисциплину.
Основание для приказа
Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного
вида распорядительной документации. Без них, приказ не может быть признан
документом, имеющим юридическую силу.
К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников,
служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.),
пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным
объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется
после слов «В связи с…»).

4.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Срок действия документа
Каждый приказ по личному составу имеет строго
определенный период действия, который начинается либо с
даты официального выпуска документа, либо с того дня,
который указан в его тексте.
Окончание приказа может быть связано с одним из
нескольких основных факторов: его исполнением, истечением
срока действия, отменой, а также вступлением в силу
локальных нормативных актов, разделов трудовых или
коллективных договоров, норм закона, которые существенно
изменяют условия того или иного распоряжения директора
фирмы.

5.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Виды приказов по личному составу
Виды распоряжений, которые работодатель издает для управления кадровыми
процессами, условно делят на пять групп. Принадлежность к той или иной группе
определяют его целевым назначением.

6.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Оформление приказов по личному составу
Чтобы оформить приказ по личному составу работодатель может использовать
унифицированные формы, которые утвердил Госкомстат в постановлении от
05.01.2004 № 1. А можно разработать и свои формы.
Основное требование к оформлению таких распоряжений — наличие всех
обязательных реквизитов:
1. название документа;
2. его номер и дата составления;
3. наименование организации, в которой он издается.
Какие документы использовать по унифицированной форме, а какие по своей
собственной — решает организация. Также можно одновременно использовать
унифицированные и свои собственные формы.
Например, распоряжение о приеме на работу можно использовать по форме Т-1, а для
приказа об увольнении утвердить свою более удобную форму. В такой форме можно
предусмотреть графу для количества дней неиспользованного отпуска при увольнении.
Унифицированные бланки под номерами, которые содержат только заглавную
букву «Т» и цифровую маркировку, используют для оформления документов, которые
касаются только одного сотрудника. Если их действие распространяется сразу на
нескольких сотрудников, например, работодатель отправляет в командировку группу
специалистов или увольняет в рамках сокращения целый отдел, удобнее использовать
специальные бланки с дополнительным индексом «а».

7.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Оформление приказов по личному составу
Распоряжения по унифицированной форме удобны тем, что
содержат все обязательные реквизиты. Остается лишь внести нужные
сведения в поля, которые выделили под заполнение, и заверить
документ. Для оформления других процедур и ситуаций документы
составляют в свободной форме на бланках, которые разработала
организация.

8.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Структура приказа
В «шапке» пишется наименование организации, вид и регистрационный номер приказа, а
также дата и место его составления.
Основная часть:
• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или
обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ –
акт, служебную или докладную записку).
Распорядительная часть должна указывать на характер принятого решения и конкретных
сотрудников, на которых распространяется его действие. Здесь же перечисляют
должностных лиц, ответственных за ознакомление с документом и контроль его
исполнения.
Документ должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Всех упомянутых в нем сотрудников, включая ответственных за исполнение приказа,
необходимо ознакомить с документом под подпись.
После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается,
вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.
При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения,
следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.
Внимание! Трудовым законодательством закреплены лишь основные правила
оформления приказов по личному составу. Детали конкретизируют сами работодатели
и закрепляют локальными нормативными актами.

9.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.

10.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.

11.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу
Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой,
закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о
делопроизводстве).
При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с
присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.
Например:
индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.
Приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельных книгах учета.
Унифицированной формы журнала учета нет, поэтому компания может самостоятельно
разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант документа.
Для учета приказов по личному составу удобно использовать несколько журналов
регистрации в соответствии с теми сроками хранения, которые установлены для разных типов
таких приказов.
В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень
приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:
o приему на работу;
o увольнениям;
o отпускам;
o командировкам и т.д.

12.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Срок хранения приказов по личному составу
Сроки хранения приказов по личному составу определяет основательность их
содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу более значим, чем приказ о
командировке. Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника
— от директора до уборщика — фиксированный. По этой причине более значимые
приказы по личному составу хранят 75 лет. Приказы, которые касаются каких-то
краткосрочных и временных кадровых изменений, подлежат 5-летнему помещению
на хранение.
То, сколько хранятся приказы по личному составу, определяет Перечень
типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом
Федерального Архивного Агентства от 20 декабря 2019 года № 236, далее –
Перечень.
Перечнем для приказов по основной деятельности установлен срок хранения
«постоянно», для приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5
лет, а для распоряжений по личному составу — в зависимости от значимости.
Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные
делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные
делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Обратите внимание! Приказы об отпусках, командировках работников с
вредными и (или) опасными условиями труда хранятся 50/75 лет.

13.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Срок хранения приказов по личному составу

14.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Хранение приказов по личному составу
Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном
порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от
личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные
дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения
определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативноправовыми актами компании (но не менее пяти лет).
Каждое дело формируют по дате и номеру документа. При большом объеме
кадровой документации группировка дел должна осуществляться по 250 листов в один
том. При большем количестве следует завести второй том, который будет содержать
соответствующую отметку.
Хранение приказов по личному составу осуществляется в архиве организации.
При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает
раздельную организацию дел. Так, приказы по личному составу по срокам хранения
группируются в дела 75 лет и 5 лет хранения соответственно. Отметим, что ни в коем
случае нельзя группировать дело из документов разных сроков хранения.
Хранение приказов по личному составу организуется в специальных помещениях,
сейфах или шкафах. Такие требования содержат Правила, утвержденные приказом
Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Правила обязательны только для бюджетных
организаций. Однако лучше соблюдать их и в коммерческих. Ведь если документ
потерять или испортить, организацию оштрафуют.

15.

1. Приказы (распоряжения) по личному составу.
Форма приказа по
личному составу

16.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (утратил силу с 1.09.2021 г.)
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными
предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти
дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести
трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской
Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права
производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам,
принимаемым на работу впервые. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую
постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и
сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным
взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики
в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек
может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой
республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его
подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из
трудовой книжки. (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

17.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Трудовая книжка в электронном виде уже с 2021 года призвана полностью заменить свой бумажный
аналог. В 2020 осуществлялся постепенный переход – по всем кадровым событиям работодатели сдают отчёт
СЗВ-ТД. На основании этих данных ПФР формирует электронную трудовую книжку – комплекс сведений о
месте и периодах работы, должности и квалификации, датах приема и перевода, основаниях увольнения на
каждого работника. Но это не значит, что бумажная трудовая книжка уходит в прошлое. Сотрудник до конца
2020 года вправе сам выбрать формат трудовой.
На основании постановления Правительства от 19.06.2020 № 887 работодатели уведомляли сотрудников
о возможности отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронного варианта. Обязанность
уведомления продлилась до 31 октября 2020 года.
В свою очередь работники до конца 2020 года должны были подать в ответ заявление о согласии перейти
на электронные трудовые книжки или о желании оставаться с бумажным документом. Если заявление
сотрудник не подал, нужно продолжать вести бумажный вариант (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Однако, как оказалось, наши соотечественники не спешат расставаться с традиционной бумажной
трудовой книжкой.
По своему назначению и наполнению электронная и бумажная трудовая книжка не сильно отличается.
Главное преимущество электронной трудовой книжки – это удобство. Не нужно будет относить её
работодателю, он сам обратиться куда нужно и получит к ней доступ. Кроме того, в электронном документе
работодатель может найти и СНИЛС, который привязывается к трудовой книжке.
Пенсионный фонд России, если у человека есть этот документ, не будет требовать дополнительные
бумаги.
Недостатки
Главным минусом можно считать отсутствия в документе некоторой важной информации. Например,
данные о полученных работниками наградах. Также туда не вносится информация о работе вахтовым методом.
Вместо этого такая информация предоставляется отдельными документами.

18.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Очевидно, что еще долгое время бумажный формат будет присутствовать в кадровой деятельности
организаций. Именно это и сподвигло Минтруд обновить бланки бумажных трудовых книжек.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 24 июля 2021 года N 1250
«Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых
актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства РФ»
Установило, что:
трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г.;
имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на
новые не подлежат;
имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца
действительны и могут использоваться без ограничения срока.
ПРИКАЗОМ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 19 мая
2021 года N 320н утверждены форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек.

19.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Что выбрать?
На самом деле точно никто не может сказать, какой вариант лучше
выбрать. Всё зависит от ситуации. Например, если у работника большой стаж
и есть шанс выйти на досрочную пенсию, то лучше не рисковать и отказаться
от ЭТК, так как при переходе на этот документ учитывается только стаж,
начиная с 2020 года. Будет сложно доказать, что на самом деле стаж больше,
чем указано в ЭТК.
В то же время, если ничего из этого нет, и стаж всё равно слишком
маленький, то можно перейти без рисков для пенсии.
Работникам, которые сейчас впервые устраиваются на работу, трудовая
книжка в бумажном виде уже не оформляется. То же самое касается и
сотрудников, которые подали работодателям заявления на переход на
электронные трудовые книжки. На них работодатели только предоставляют в
электронном виде сведения в Пенсионный фонд РФ. Для таких работников
бланки трудовых книжек уже не понадобятся. Новые бланки могут
потребоваться только для тех, кто уже имел стаж работы (кому трудовая
книжка была оформлена в прошлом) и кто не отказался от ведения бумажной
трудовой книжки (например, при оформлении дубликата).

20.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Ведение трудовых книжек
С 2002 года для подтверждения трудового стажа и расчета пенсионных выплат
трудовая книжка не требуется. Однако сам документ не упразднен. Наличие
трудовой книжки может облегчить процесс трудоустройства на работу.
И Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые,
осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного
срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о
работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об
образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на
работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу,
квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем,
вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения)
работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и
должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и
имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

21.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Для оформления ТК понадобятся
следующие документы (оригиналы):
Паспорт или иной документ,
подтверждающий личность работника;
Диплом об образовании высшем,
средне специальном или техническом
(при наличии);
СНИЛС (при наличии);
Военный билет (при наличии);
Трудовую книжку, если таковая уже есть.
По дополнительной просьбе возможно
предоставление
водительского
удостоверения,
если
этого
требует
вакансия.

22.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.

23.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об
образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по
последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о
браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других
документов.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке
исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая
запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального
документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае
оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и
внесения правильных записей.
Дубликат трудовой книжки
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом
работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику
дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

24.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.

25.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи,
внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя,
заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых
книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день
работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя,
внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному
закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан
возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора)
выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его
отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику
уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на
отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному
работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от
ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

26.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Ответственность за соблюдение порядка
ведения трудовых книжек
Ответственность за организацию работы по ведению,
хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них
возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу
трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо,
назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами
порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек
должностные лица несут ответственность, установленную
законодательством Российской Федерации.

27.

2. Трудовая книжка и личная карточка
работника.
Новое в оформлении бумажной трудовой книжки
С 2020 года ПФР переводит трудовые книжки в электронный формат, но многие
работники оставили себе бумажный вариант.
Бумажные трудовые полностью не отменены. В 2020 году работникам был
предоставлен выбор: перейти на электронный вариант или оставить привычную
бумажную книжку. Большинство предпочли бумагу, но могут отказаться от нее в любой
момент.
Главное изменение 2021 года - полный переход на электронные трудовые.
Бумажные книжки останутся только у тех работников, у которых книжка уже была
заведена на 1 января 2021 года.
Если человек пожелал оставить себе бумажный вариант, работодатель должен
вести такую книжку.
Работники, которые в 2021 году впервые устраиваются на работу, трудовую
книжку не получат. Для них законодатели оставили только один вариант - электронная
трудовая, независимо от пожеланий работника.

28.

3. Личная карточка работника (Т-2).
Личная карточка работника формы Т-2 представляет собой документ, в котором
собирается вся информация, относящаяся к человеку, принятому на работу к
конкретному работодателю. Форма утверждена и унифицирована постановлением
№1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года. Но с 2013
года взамен нее можно использовать документ аналогичного назначения,
разработанный работодателем самостоятельно (информация Минфина РФ от
04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Однако удобным остается применение привычной
стандартной формы.
В каком бы виде ни оформлялась карточка, в ней должна отразиться следующая
информация по конкретному работнику:
Сведения о нем: Ф. И. О., данные о рождении, гражданстве, образовании,
профессии, стаже на дату приема на работу, составе семьи, месте проживания.
Данные о воинском учете.
Сведения о событиях, связанных с его отношениями с работодателем,
оформившим карточку: приеме на работу и переводах на другую работу или
должность,
аттестации,
повышении
квалификации,
переподготовке,
предоставленных отпусках, имеющихся льготах и об увольнении.

29.

3. Личная карточка работника (Т-2).
Как устроена форма Т-2 . Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех
сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в
учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких
законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого
работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических
блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по
каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в
процессе его работы;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником.
Заполняется исключительно по сведениям, подтвержденным документально;
шифры кодов для данных, подлежащих кодированию, берутся из соответствующих
общероссийских классификаторов. У работника службы кадров быть доступ ко всем
кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается
карточка.
оформление карты Т-2 самим работником не допускается;
удостоверяется несколькими подписями работника, которому она посвящена.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь
предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы
использовать их в управленческой работе.

30.

3. Личная карточка работника (Т-2).
Заполнение личной карточки
Заполнение карточки происходит в течение всего периода работы сотрудника, с
которым она связана, у работодателя, оформившего этот документ. Часть сведений вносят
при приеме на работу, а затем пополняют их данными, возникшими во время работы, и
завершают реквизитами документа об увольнении.
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или
вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С
этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2.
Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и
повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была
продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
договор о принятии на работу;
приказ, выписанный работодателем;
паспорт;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает
необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан
запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

31.

32.

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения трудовых
книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н). В новом порядке нет
положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.
Соответственно, знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме,
переводе и увольнении не требуется.
Однако если работодатель решил продолжить вести личные карточки (в том
числе в электронном виде), то это не будет являться нарушением. При этом
работодатель вправе сам установить, будут ли работники осведомляться о записях,
сделанных в карточке, заявили эксперты Роструда.
Напомним: ранее все работодатели должны были заполнять на каждого
работника личную карточку по форме № Т-2. При этом вести личные карточки
разрешалось только в бумажном виде, поскольку с каждой вносимой в трудовую
книжку записью надо было знакомить сотрудника под роспись в его личной
карточке. Такое требование было установлено пунктом 12 Правил ведения
и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства
РФ от 16.04.03 № 225).

33. Домашнее задание

1. Делопроизводство в кадровой службе. Общие
сведения документации по личному составу.
2. Личное дело сотрудника: формирование, ведение
и хранение.
3. Оформление на работу:
(резюме, анкета, заявление, характеристика,
автобиография).
4. Трудовой договор.
5. Приказы (распоряжения) по личному составу.
6. Трудовая книжка.
7. Личная карточка работника (Т-2).