Нормы делового этикета при составлении деловых писем

1. Нормы делового этикета при составлении деловых писем

2. Основные понятия

• ЭТИКЕТ - это принятые в обществе
стандарты поведения, которые
помогают современному человеку
произвести на окружающих
приятное впечатление. Знание
основ этикета позволяет нам по
некоторым поступкам людей
определять практически
безошибочно степень их
воспитанности, зрелости и
социального положения в обществе.
2

3. Основные понятия

• ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ —
совокупность правил и норм,
общепринятых в деловой сфере
и международном
экономическом сотрудничестве,
которые регламентируют
нормы делового общения
(порядок встреч и проводов
делегаций, подписи
документов, деловой переписки
, проведения мероприятий).
3

4. Основные понятия

• ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА – неотъемлемая
часть образа компании и делового
человека. Установление контакта,
поддержание связей, обсуждение
деловых вопросов в письменной форме
иногда предпочтительно, а часто и
просто необходимо, поэтому образ,
создаваемый в деловой переписке,
должен полностью соответствовать
тому внешнему имиджу, который
формируется живым общением. При
этом в деловой переписке соблюдение
правил и требований обязательно не
только в общих принципах, но и в
мелочах и деталях.
4

5. Этика деловой переписки

Деловое письмо (электронное и
обычное) должно отвечать
определенным нормам. В первую
очередь, быть написано на бланке
компании (или с соответствующей
шапкой в начале, где указано
название компании, логотип, данные
отправителя и контакты для связи).
Далее - соответствовать
определенному типу.
5

6.

• Деловые письма подразделяются на
следующие виды:
• письмо-просьба: вы просите о чем-либо
партнера, клиента или другую
организацию;
• письмо-сообщение: несет
информационную нагрузку, на него не
обязательно отвечать - достаточно принять
к сведению;
• сопроводительное письмо: как правило,
объяснение или дополнение к другим
документам;
• письмо-напоминание о несовершенных и
ожидаемых действиях;
• письмо-приглашение - на встречу,
конференцию или любое мероприятие;
• письмо-благодарность.
6

7. Язык деловой переписки.

Нормой этикета деловой переписки считается
определенный стиль языка изложения, который
отличается:
• -Смысловой точностью.
• Осмысленное содержание деловых писем
обеспечивает их практическую и даже
юридическую ценность. Поэтому важно правильно
подбирать слова, чтобы адресат смог понять
отправителя. Слова с двояким толкованием лучше
не включать текст.
• -Нейтральностью тона.
• Важно логически излагать информацию.
Эмоциональное очертание фактов в деловой
переписке неуместна. Важно в процессе переписки
обеспечить объективность излагаемых
фактов,выстроить их в четкой логической
последовательности.
7

8. Язык деловой переписки.

• -Частой повторяемостью.
• Данный вариант изъяснения позволяет
выражаться более конкретно. Так
исключается разное понимание текста
письма.
• -Отбором фактического материала.
• Данные, факты в деловом письме
должны быть тщательно
проверенными. Факты следует
тщательно отбирать, указывать только
те, которые имеют отношение к
конкретному делу.
8

9. Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

реквизиты получателя и отправителя;
• дата документа и исходящий номер (письмо-запрос
может быть письмом-ответом, в таком случае
необходимо также указать номер и дату документа, на
который отвечают);
• заголовок (должен отражать суть вопроса);
• обращение;
• цель письма;
• суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).
Письмо-запрос обычно подписывает руководитель
организации либо
уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется
на фирменном
бланке организации
9

10. Нормы деловой переписки

Правила и нормы деловой переписки электронным
способом точно такие же, какими оперирует деловое
сообщество в любом своём взаимодействии - это и
телефонные разговоры, и ведение переговоров и
тому подобное. Есть несколько отличительных
особенностей, которые поставили электронную
переписку в один ряд с давно сложившимися
способами делового общения, и прежде всего - это
веление времени. Принципы, однако, остаются теми
же и ничуть не зависят от того, каким способом
ведётся деловая переписка - письмо это электронное
или на бумаге. 1. Оппоненты должны взаимно
уважать как личность, так и деловую позицию друг
друга. 2. Оппоненты всегда внимательно относятся к
деловым интересам друг друга. 3. Всегда соблюдается
конфиденциальность. 4. Обмен информацией должен
сопровождаться пунктуальностью.
10

11. Итак, зачем нужно знать правила делового этикета?

Репутация делового человека и
компании складывается не только из
работоспособности и результативности
бизнеса, но и из мелочей и нюансов
любого этапа ведения деловых
переговоров.
Соблюдение принципов деловой
переписки требуется от каждого
представителя компании: начиная от
незначительного клерка, заканчивая
специалистом по связям с
общественностью и руководителем
компании
11

12. Спасибо за внимание!