Документооборот

1.

Документооборот
непрерывное движение документов в
организации с момента их
получения или создания до завершения
исполнения, отправки адресату или
сдачи их на
хранение, обеспечивающее
информационную поддержку всех
звеньев управления.

2.

Организация документооборота
• правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов в
учреждении

3.

СОСТАВЛЯЮЩИЕ ПРОЦЕССА
ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО
РЕШЕНИЯ
1) информационную поддержку решения;
2) документирование решения (создание распорядительного
документа);
3) контроль за его выполнением.
Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки
проекта документа, его редактирования, согласования,
изготовления, удостоверения.
• Каждая операция сопровождается перемещением документа в
управленческом аппарате из одного структурного
подразделения, передачей от технических исполнителей к
специалистам, а затем – к руководителям.
• Скорость перемещения документов и качество выполнения
каждой операцией оказывают влияние на процесс управления
в целом.

4.

принципы организации движения
документооборота:
• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения
однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового
целевого назначения;
• исключение лишних инстанций.

5.

Главное правило документооборота
• оперативное движение документов по
наиболее короткому пути с минимальными
затратами времени и труда

6.

Этапы документооборота
1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию – это
получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам,
либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается,
кроме корреспонденции с отметкой «лично»;
• 2) предварительное рассмотрение документов службой документационного
обеспечения.
При оценке поступившего документа учитывается:
· важность его содержания;
· сложность и новизна поставленных вопросов;
· общественное положение лица, автора документа, место учрежденияотправителя в структуре управления;
· реальная срочность исполнения документа;
· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).
После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю
для принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ
подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству);

7.

Этапы документооборота
• 3) рациональное движение документов
–оптимизация и сокращение документопотоков,
- разработка технологических инструкций с
определением схем последовательности этапов
подготовки документов;
• 4) обработка исполненных и отправляемых
документов
Этот этап целесообразно централизовать в
единой экспедиции организации. Документ
должен быть подготовлен к отправке в полном
объеме и с соответствующим
качеством исполнения.

8.

• При налаживании системы документооборота
организации важнейшей частью является
документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е.
ответственных исполнителей.
• Исполнитель получает документ в день регистрации в
соответствии с указанием руководителя.
• Затем определяет срочность исполнения документа,
намечает этапы исполнения, даты промежуточного
контроля.
• Если исполнение документируется, исполнитель готовит
проект ответного документа.
• Затем оформляет его и отправляет на подпись
руководителю.

9.

качественные характеристики
документооборота
характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
маршруты движения документов;
периодичность (стадии документооборота);
направленность движения.
Переработка растущего объёма документации требует совершенствования
технологии делопроизводства.
В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с
документированной информацией, регулирование системы
документационного обеспечения менеджмента.
Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально
построить документооборот.
В современных условиях время (его экономное использование) становится
важным фактором в конкурентной борьбе.

10.

документопоток
• сложившееся или организованное в
пределах информационной системы
движение данных в определенном
направлении

11.

Документопотоки различают по направлению
• горизонтальные – связывающие организации
одного уровня управления;
• вертикальные (восходящие и нисходящие) –
связывающие организации различных уровней.
• восходящие потоки – это входные документы,
получаемые вышестоящей организацией от
подчиненных организаций;
• нисходящие потоки – это документы, направляемые
вышестоящими органами власти и управления
починенным организациям.

12.

Документопотоки различают по отношению к
управленческому объекту:
-
-
входящий,
исходящий
Внутренний
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от
состава и содержания документов,
степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений,
распределения обязанностей между руководителями и
от принятой в организации технологии работы с документами.
Стереотипные маршруты движения свойственны входящим
документам, что определяется их адресованием.
• Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую
структуру. Документы, информационные и инициативные, готовят
специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих
документов зависит от количества инстанций согласования,
визирования, и подписания документов, от принятой технологии
подготовки текста, регистрации и отправки документов.

13.

объем документооборота
• общее количество документов,
поступивших в организацию и созданных в
ней за определенный период.

14.

Работа с внутренними документами
Документы готовят и оформляют в пределах учреждения
Секретарь
Юрист, гл.бухгалтер и др.
Руководитель
Секретарь
Секретарь
Составление проекта
документа
Согласование с
должностными
лицами(визирование)
Подписание документа
Регистрация
(проставление даты,
регистрационного
номера)в журнале, РКК,
электронной базе данных
Передача документа на
исполнение
(УТВЕРЖДЕНИЕ)
Архивные сотрудники
Секретарь
Секретарь
Секретарь
Архивное хранение в
соответствии со сроками
хранения
Подготовка к передаче в
архив или на списание
Подшивка в дело в
соответствии с
номенклатурой
Контроль исполнения

15.

Работа с входящими документами
Документы поступают из других учреждений
экспедиция
секретарь
Прием и обработка
документов
Передача руководителю
на рассмотрение
Архивные сотрудники
Архивное хранение в
соответствии со сроками
хранения
руководитель
секретарь
исполнители
Написание резолюции
Передача на исполнение
в соответствие с
резолюцией
Исполнение документов
секретарь
секретарь
Подготовка к передаче в
архив или на списание
Подшивка в дело в
соответствии с
номенклатурой
секретарь
Контроль исполнения

16.

Работа с исходящими документами
Документы готовят для передачи в другие учреждения
Секретарь
Сотрудники
подразделений
Составление проекта
документа
Юрист, гл.бухгалтер и др.
Руководитель
Согласование с
должностными
лицами(визирование)
Подписание документа
Регистрация
(проставление даты,
регистрационного
номера)в журнале, РКК,
электронной базе данных
(УТВЕРЖДЕНИЕ)
Архивные сотрудники
Секретарь
Секретарь
Архивное хранение в
соответствии со сроками
хранения
Подготовка к передаче в
архив или на списание
Подшивка 2-го
экземпляра в дело
Сотрудники экспедиции
Экспедиционная
обработка(подготовка к
отправке)
Курьер, секретарь
Отправка адресатам