Планирование задач (деятельности) в управлении временем

1.

Кафедра «Управление персоналом»
.
Дисциплина «Управление временем»
Лекция. Планирование задач (деятельности) в управлении временем
Москва - 2021
1

2.

Вопросы
В1 – Сущность планирования задач в УВ
В2 –Типы плановых задач
В3 –Долгосрочное планирование и планирование дня
В4 – Жестко-гибкое планирование дня
В5 – Метод структурированного внимания. Планирование день-неделягод
¶Какие инструменты выбрать?
2

3.

Место и взаимосвязь дисциплины в системе
Управления персоналом
Управление персоналом
Руководители (разных уровней)
и сотрудники
Организация труда
персонала
Организация личного труда,
Управление временем
Весь персонал организации
Отдельные сотрудники и
Рабочие группы,
Нормы самоуправления
3

4.

В1 – Сущность планирования деятельности (задач)
Что такое планирование?
Почему это важно?
Может ли план поменяться?
4

5.

В1 –Сущность планирования деятельности (задач)
Что такое планирование?
Планирование – способность решить задачу в подходящее время
обоснованно и эффективно.
Почему это важно? Может ли план поменяться?
1.
2.
Основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не
должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат.
В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов,
окупаются, а эффективность высокой.
Существует много различных видов планирования, позволяющих выбрать
оптимальный вариант исходя из личностных особенностей человека,
соответствующих специфике его деятельности.
3.
Планирование должно быть гибким. План может меняться!!!
5

6.

В2 – Типы плановых задач
Типы задач, характеризующие деятельность человека:
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Они отражают привычное линейное, измеримое, механическое время – «хронос».
Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и
органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.
Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а
зависящие от контекста (условий, обстоятельств). «Кайросы», или удобные
моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И
речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных
обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти
обстоятельства мы будем называть контекстами.
6

7.

В2 – Типы плановых задач
Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее
подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной
задачи.
Контексты условно можно разделить на четыре группы:
Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду
в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть
купить», «когда окажусь в офисе, дома».
Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой
людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не
зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда
изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет
хорошее расположение духа».
Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от
внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого
вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет
настроение», «когда почувствую в себе силы».
7

8.

В2 – Типы плановых задач
Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних
усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно
заданное.
Как использовать контекстное планирование:
Выделить типовые контексты (5-7-10)
Составить список задач по контекстам
В условиях контекста посмотреть задачи
Пересматривать контексты по необходимости (например, раз в неделю)
Инструменты контекстного планирования:
1.
Ежедневники (включая, Outlook, например, разделяем задачи на типы)
2.
Доски планирования
8

9.

В2 – Типы плановых задач. Доски планирования
9

10.

В2 – Типы плановых задач. Доски планирования
10

11.

В3 – Долгосрочное планирование и планирование
дня
Соотношение жизненных целей и планирования дня?
Устанавливайте конкретные краткосрочные цели, согласованные с
достижением долгосрочных глобальных проектов (например на базе,
Генерального личного плана).
Составляя долгосрочный план, необходимо учитывать изменение ситуации,
возникновение новых тенденций и исходя из этого осуществлять
краткосрочное и среднесрочное планирование, позволяющее достигать
промежуточных результатов (помним, что генеральный план тоже
пересматривается).
Каждый день нам приходится не только решать задачи, направленные на
достижение своих целей, и работать над долгосрочными проектами, но и
осуществлять большое количество повседневных, рутинных дел.
Что делать? – начать планировать свой день. Ежедневное планирование –
основа выстраивания достижения целей жизни.
11

12.

В3 – Долгосрочное планирование и планирование
дня
Как планировать день? Основные правила
Письменный вид
Регулярность
Приоритетность
Реалистичность
Гибкость
!!! Реалистичность может реализовываться за счет:
1. Результатно ориентированных формулирокок задач и 2. Мотивации.
Результатно-ориентированная формулировка задачи =
Активное действие (глагол) + определенный результат
Например, Поеду и сдам документы
Заказать продукты
Решить задачу…
12

13.

В4 – Жестко-гибкое планирование дня
Как планировать день с учетом разных задач? Основные правила
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Отмечаем жесткие задачи и закладываем резерв времени между ними (поле
«время»).
Составляем список гибких задач (поле «список…»).
Структурируем гибкие задачи (например, выделяем 2-3 ключевые задачи,
используем различные цвета для обозначения важности). Здесь важно
решить для себя как структурируем?
Бюджетируем время на задачи. Особенно это важно для крупных и
приоритетных задач
Выделяем так называемые «зеленые зоны» (на отдых и перерывы) в течение
дня.
Отмечаем выполнение задач (удобным выбранным способом).
Бюджет времени, рекомендации по объему времени:
Жесткие задачи + приоритетные гибкие задачи = 60% рабочего времени
(примерно 2/3 активного рабочего времени)
13

14.

В4 – Жестко-гибкое планирование дня

15.

В5 –Метод структурированного внимания.
Планирование день-неделя-год
15

16.

В5 –Метод структурированного внимания.
Планирование день-неделя-год
Как разграничить горизонты планирования задач?
Горизонты планирования. Имея различные задачи с разными сроками
исполнения, мы сталкиваемся с проблемой, как удержать их все под
контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в
системе планирования:
«День»;
«Неделя»;
«Год» (может быть «Месяц», «Квартал»).
В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в
ежедневнике.
Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение
которых предполагается в ближайшие неделю или месяц.
В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.
16

17.

Спасибо за внимание!
17