Управление временем и приоритетами

1.

Управление
временем и
приоритетами
Управление
временем и
приоритетами
Ambition.

2.

Правила группы
• Доверительный стиль общения
• Конфиденциальность всего
происходящего в группе
• Уважение говорящего
• Конструктивная обратная связь
• Активное участие в происходящем
• Соблюдение регламента
• Сотовые телефоны в режиме «без
звука»
Ambition.

3.

Условия выполнения работы
ситуаций
Динамичная среда
Фокус
внимания
Изменчивость
Внутренняя
референция
Внешняя
референция
Стабильная среда
Ambition.

4.

Цели курса
В пределах темы тренинга:
• Систематизировать имеющиеся знания о процессе
определения приоритетов и управления временем
• Провести анализ своих сильных и слабых сторон в
управлении временем
• Обеспечить понимание принципов и методов
управления временем,
• Отработать навыки использования современных
методов и техник самоорганизации
• Организовать обмен опытом между участниками
Ambition.

5.

Ключевые понятия
Время - это ограниченный и невосполнимый
ресурс, используемый человеком для
упорядочивания событий в своей жизни.
Управление временем – это оптимальный для
каждого человека уровень самоорганизации,
обеспечивающий плодотворную
жизнедеятельность и чувство
удовлетворенности от затраченных сил.
Ambition.

6.

Принципы управления
временем
Ambition.

7.

Критерии самоорганизации
Эффективность
Продуктивность
Результативность
Активность
Ambition.

8.

Кривая активности
П
Р
О
Д
У
К
Т
И
В
Н
О
С
Т
Ь
Сова
Жаворонок
7:00
8:00
9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00
ЧАСЫ
Ambition.

9.

Стили управления временем
Стабильная среда
Плановик
Администратор
Внутренняя
референция
Внешняя
референция
Человек, ищущий
возможности
Пожарный
Динамичная среда
Ambition.

10.

Принцип Парето (20/80)
20%
80%
80%
20%
80% конечного результата достигается за счет 20%
затраченного времени и приложенных усилий.
Остальные 80% времени дают только 20% всего
конечного результата.
Ambition.

11.

Установление приоритетов и
планирование
Ambition.

12.

Планирование
Планирование - это вид деятельности, связанный с
составлением планов. Планирование в самом общем виде
подразумевает выполнение следующих этапов:
•Постановка целей и задач;
•Поиск путей достижения целей и выбор оптимального пути;
•Составление программы действий;
•Выявление необходимых ресурсов и их источников;
•Доведение планов до их непосредственных исполнителей.
!!! Результатом планирования является план.
Ambition.

13.

Уровни планирования
• Долгосрочное
• Среднесрочное
• Краткосрочное
Ambition.

14.

Пирамида планирования
Франклина Б.
План на день
Краткосрочный
план
(до 1 года)
Среднесрочный план
(на 1-2 года)
Ключевые цели и долгосрочный
план их реализации
Корпоративные и индивидуальные
ценности (что хочет
компания/сотрудник)
Ambition.

15.

Виды планирования
Жесткое
Гибкое
Общее
Последовательное
Скользящее
………..
Ambition.

16.

Постановка целей
Цель - идеальное, мысленное предвосхищение
результата деятельности и путей его достижения
с помощью определенных средств.
Цель:
желаемый результат (предмет стремления);
чётко описанное желательное состояние,
которого необходимо достигнуть;
предвосхищаемый в сознании результат
деятельности.
Ambition.

17.

Критерии SMART
•Specific / Специфичная, конкретная
•Measurable / Измеряемая (количественно
или качественно)
•Achievable / Достижимая (наличие ресурсов)
•Relevant / Соотносится с другими целями
•Timed / Ограничена временными рамками
Ambition.

18.

От цели к действию
Цель
Задача 1
Задача 2
Задача 3
Действие 1
Действие 2
Действие 3
…………..
…………….
Ambition.

19.

Техники планирования
Советы Ли Якокка
• Трехпериодный календарь
• Распределение ресурсов /диаграмма Ганта
• Люфт во времени
• Сетевой график
Ambition.

20.

Трехпериодный календарь
Вахта/месяц/2007 Вахта/месяц/2008 Вахта/месяц/2009
Функции трехпериодного
календаря:
• Планирование;
• Сравнительный анализ;
• Напоминатель;
• Позволяет видеть «перетекающие дела».
Ambition.

21.

Диаграмма Ганта
Недели
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Ответственные
Задачи
Закупка
материала
Работы по
электрике
Отделочные
работы
Сантехнические
работы
Разработка тестов
по оценке качества
Тестирование
проекта
Отдел
снабжения
Группа по
электроработам
Группа по
отделке
Группа по
сантехработам
Группа
Оценки
качества
Ambition.

22.

Техника распределения ресурсов
Проекты и
задания
Январь Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
1 2 3 4… 1 2 3 4… 1 2 3 4… 1 2 3 4… 1 2 3 4… 1 2 3 4…
Комментарии
A
B
•Кто вовлечен
C
•Необходимые
ресурсы
D
E
F
Ambition.

23.

Техника «Люфт во времени»
N
Время фактически
необходимое на
выполнение задания
T
Люфт
30% от N
Время, закладываемое
на выполнение
задания при
планировании
Ambition.

24.

Сетевой график
N1
N2
N0
N6
N4
N3
N5
N8
N7
Данная техника позволяет...
• высчитать объективные даты
• рассчитать ресурсы
• разработать систему контроля
• подстраховать себя
• избежать стрессов
Ambition.

25.

Техника «ABC-анализ»
Все дела, входящие в Область Ключевых
Задач, можно поделить на три категории:
А – самые важные задачи
В – задачи средней важности
С – наименее важные задачи
Ambition.

26.

Техники расстановки
приоритетов
Ambition.

27.

Техника «ABC-анализ»
Категория А
• П рибыль
• У гроза
• П редпочтения шефа
• О снова
• К оманда
Ambition.

28.

Техника «ABC-анализ»
Категория C
• Ежедневная рутина
• Вспомогательные дела
• «Хозяйственные» дела
Ambition.

29.

Техника «ABC-анализ»
Категория B
• Не отвечающие на критерии ПУПОК
• Не соответствующие критериям категории С
Ambition.

30.

Принцип Эйзенхауэра
В
А
Ж
Н
Ы
Е
Н
Е
В
А
Ж
Н
Ы
Е
1
2
Важные
Срочные
Важные
Несрочные
3
4
Срочные
Неважные
Несрочные
Неважные
СРОЧНЫЕ
НЕСРОЧНЫЕ
Ambition.

31.

Стресс
Стресс (от англ. stress - напряжение) неспецифическая (общая) реакция
организма на очень сильное воздействие,
будь то физическое или психологическое, а
также соответствующее состояние нервной
системы организма (или организма в
целом).
Ambition.

32.

Причины стресса
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФАКТОРЫ
• перегрузка/малая рабочая нагрузка
• конфликт ролей
• неопределенность ролей
• неинтересная работа
• плохие коммуникации
•…
Ambition.

33.

Причины стресса
ЛИЧНОСТНЫЕ ФАКТОРЫ
• страх не справиться с работой
• страх потерять работу
• страх потерять собственное Я
• страх быть обойденным другими
• проблемы со здоровьем
•…
Ambition.

34.

Алгоритм работы со стрессом
Кольцо стресса
СТРЕССОР:
•шум, запахи,
температура
•люди, слова,
поступки
•организация
труда
Ошибочное представление о
возникновении стресса
РЕАКЦИЯ:
нервозность,
раздражение,
физическое
недомогание
МИШЕНЬ
(уязвимые места человека):
убеждения, стереотипы, скрытые чувства, страхи
Ambition.

35.

Мониторинг и оценка
Мониторинг – это процесс наблюдения и
сбора информации о ходе реализации
планов по достижению поставленных целей
и задач.
Оценка – это процесс фиксирования
качества реализации планов на разных
этапах.
Ambition.

36.

Стадии мониторинга и оценки
• Установить стандарты
• Измерить результаты
• Оценить работу/результаты
• Предпринять действия
Ambition.

37.

Виды контроля
• Процессуальный контроль
• Итоговый контроль
• Внешний контроль
• Внутренний контроль
Ambition.

38.

“Nothing
can stop the
man with the
right mental
attitude from
achieving his
goal; nothing
on earth can
help the man
with the
wrong mental
attitude.”
Thomas
Jefferson
Удачи!
Ambition.