Формирование системы регламентации труда

1.

Тема. ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ
РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЯ
ТРУДА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА
в организациях
1. Комплексный характер и этапы
разработки
системы
регламентирования управленческого
труда
2.
Моделирование
регламентов
управленческой деятельности

2.

1вопрос. Комплексный характер и этапы разработки
системы регламентирования управленческого труда
Разработка системы регламентирования
управленческого труда (РУТ) - комплексная
проблема, охватывающая множество
взаимосвязанных вопросов, и требующая
самостоятельного методического
обоснования.

3.

Место системы регламентирования управленческого
труда в функционально-целевой модели управления
организацией

4.

Разработка системы регламентирования
управленческого труда (РУТ):
1) Объект проектирования - базы проектирования:
новая организация
действующая организация
2) стадии разработки системы регламентирования
3) комплекс проектных мероприятий
4) проектная документация каждого мероприятия

5.

Этапы разработки системы РУТ
1) предпроектная подготовка
2) проектирование
3) внедрение

6.

Распределение этапов формирования системы РУТ по
стадиям оргпроектирования
Стадии оргпроектирования
Наименование этапов формирования системы РУТ
Предпроектная подготовка 1)Разработка концепции системы
2) Анализ исходного состояния объекта
Проектирование
1) Разработка мероприятий по основным направлениям развития
2) Разработка проектной документации с учетом мероприятий по
основным направлениям развития
3) Балансовая увязка разработанных регламентов с внутренними и
внешними ресурсами
4) Организационный раздел: формы, методы, порядок управление
системой РУТ И контроль за ее выполнением
Внедрение
Внедрение системы РУТ

7.

Дерево целей проекта разработки системы РУТ в
ЗАО «Метровагонмаш»

8.

Этап разработки концепции системы РУТ
позволяет избежать негативных тенденций, связанных с традиционным
начальным этапом совершенствование систем управления — обследования
(анализа) существующей (аналогичной) системы управления. Используются
архивный (на основе анализа документов существующей системы
управления) или опросный (путем анкетирования или интервьюирования
работников аппарата управления) подходы к обследованию.
Цели исследований:
снижение стоимости управленческих работ путем сокращения
управленческого персонала, более эффективного использования
современного офисного оборудования
уменьшение времени сверхурочных работ;
ускорение выдачи информации;
увеличение скорости обработки определенных документов;
улучшение качества работы (оформление, четкость и т.д.);
улучшение условий работы и социально-психологического климата
персонала (коллектива).

9.

Этап разработки концепции системы РУТ
Специфические цели, направленные на:
преодоление трудностей, вызванных объединением
предприятий и организаций, увеличением торгового оборота,
новым законодательством или другими изменениями в объекте
и субъекте управления;
обеспечение новой технологии обработки документов и
др.
Концептуальные параметры предполагают конкретные
расчеты количественных качественных показателей
(желаемых иди ожидаемых) в результате разработки системы
РУТ. При этом необходимо учитывать ограничения:
♦
сроков проведения работ;
♦
затрат на нововведения;
♦
других ресурсных ограничений.

10.

Этап анализа исходного состояния объекта
характеризуется необходимостью определения объекта
анализа, которым может быть аппарата управления
организации в целом или его отдельные функциональные
подразделения (подсистемы).
Затем осуществляется сбор, систематизация и изучение
данных, характеризующих объект проектирования.
Источниками информации:
стандарты предприятия;
положения о подразделениях аппарата управления;
должностные инструкции;
штатные расписания;
схемы управления предприятием и его
подразделениями;
индивидуальные собеседования с работниками
аппарата управления и интервьюирование.

11.

Этап анализа исходного состояния объекта
Выходные данные этапа анализа исходного
состояния:
описание состава и содержания
выполняемых функций, процедур, операций
объекта;
- характеристика технологических процессов
выработки, обоснования, принятия и реализации
управленческих решений;
- характеристика кадров управления, оргтехники,
информации, применяемых методов,
организационной структуры.

12.

Разработка мероприятий по основным
направлениям развития системы РУТ
Способы, лежащие в основе разработки
комплекса:
• Рационализация методов работы
• Рационализация нормирования труда
Применяются:
количественные регламенты управленческого
труда.
качественные регламенты управленческого труда
Выходные данные этого этапа — параметры и
задания по основным направлениям развития.

13.

Взаимосвязь комплекса мероприятий системы
регламентирования управленческого труда

14.

Разработка проектной документации с
учетом мероприятий по основным
направлениям развития
заключается в подробном описании регламентов
управленческого труда в соответствии с полной
классификацией последних по элементам
управленческой деятельности.

15.

Внедрение системы РУТ
осуществляется социальнопсихологическая, профессиональная,
материально-техническая подготовка
работников аппарата управление,
имеющих отношение к объекту
проектирования.

16.

Схема разработки и реализации системы регламентирования
управленческого труда (РУТ)

17.

2 вопрос. Моделирование регламентов управленческой
деятельности
Основная цель регламентирования - рационализация и
упорядочение управленческой деятельности персонала —
Плюсы регламента:
- необходимы для принятия оптимальных решений
- регламент – это официальный документ, имеющий
юридическую силу
- регламент позволяет использовать соответствующую
информацию
- регламент служит основой для контроля любой
деятельности
Наличие регламента повышает ответственность персонала за
исполнение своей работы, помогает не совершать ошибок,
дает право на проявление разумной инициативы и
деловитости

18.

Недостатки регламентов
управленческой деятельности
дублирование регламентов и содержащихся в них
информационных данных;
недостаточно полная сопоставимость информационных
данных в различных регламентах;
слабая связь форм и правил оформления регламентов
между собой, неполное соответствие их требованиям
рациональных способов и методов создания регламентов;
недостаточный учет при создании регламентов
требований, обусловливаемых применением современной
компьютерной техники и коммуникаций;
неупорядоченность применяемых видов регламентов;
сравнительно высокая стоимость составления и
изготовления регламентов.

19.

Эффективным
методом
совершенствования
регламентов – это их моделирование.
Моделирование - это метод научного познания,
основанный на конструировании модели исходного
объекта на базе предварительного изучения и
выделения
его
существенных
характеристик,
экспериментального и теоретического анализа
модели, сопоставления результатов с данными об
объекте.
Модель - условный образ объекта исследования
(управления)
конструируется
субъектом
исследования (управления), чтобы отобразить
характеристики объекта (свойства, взаимосвязи,
параметры), существенные для цели исследования.

20.

Требования при создании регламентов труда
управленческого персонала
единство используемой терминологии и требований,
предъявляемых к организационно-распорядительной
документации (ГОСТ 6.38-90. УСД. Система ОРД. Требования к
оформлению документов);
единообразие правил разработки и оформления
регламентов, независимо от предметной области;
возможность автоматизированной обработки
документированных данных любого
единство ведения и внедрения регламентов.
Определение форм регламентов, которые могут быть
моделированы, многовариантная задача. Здесь необходимо
впираться на предложенную нами классификацию регламентов
управленческого труда.

21.

Перечень регламентов управленческого труда,
требующих устойчивых форм документирования
Наименование регламентов управленческого труда
Наименование элемента системы
управления
Функции управления
в Функции управления
1. Схема функциональных взаимосвязей
2. Функциональная матрица разделения труда
подразделениях аппарата управления
3. Типовые структуры аппарата управления
Оргструктура управления
4. Сводная карта процедур
Технология управления
5. Структура трудоемкости процедур (операций)
Технология управления.
6. Оперограмма процесса
Технология управления.
7. Органограмма процесса
Технология управления
8. Документограмма процесса
Технология управления
9. Логико-информационная схема
Технология управления
10. Схема документооборота системы управления
Информация
11 Схема информационных потоков
Информация
12. Штатное расписание
Кадры управления
13.
Квалификационный
справочник
должностей Кадры управления
руководителей, специалистов и служащих
14. Перечень комплекса технических средств
Технические средства управления
15. План размещения и планировки подразделений Технические средства управления
системы управления
16. ГОСТы, ОСТы, СТП
Методы организации управления
17. Устав организации
Методы организации управления
18. Положение о структурных подразделениях
Методы организации управления
19. Должностные инструкций
Методы организации управления

22.

Модели, основных регламентов управленческого труда
1) Модели на основе функционально-иерархического разделения
регламентирования управленческого труда:
схемы функциональных взаимосвязей (СФВ) - формируются матричным
способом с применением символов (индексов) для обозначения степени
участия того или иного подразделений в выполнении данной функции.
функциональные матрицы разделения труда в подразделениях аппарата
управления (ФМРТ)- функциональные взаимосвязи рассматриваются
внутри структурного подразделения
Модель регламента схемы функциональных взаимосвязей структурных
подразделений (СФВ) имеет устойчивую структуру и узаконена некоторыми
отраслевыми регламентами
Основные функции
Структурные подразделения организации
ФО
Б
ОМ ОМТС ПДО ОК
ПЭО
О
У
П
ОТиЗ
….
С
О - отвечает за выполнение функции, обобщает результаты, организует ее
выполнение; П - представляет предложения, информацию, необходимую для
выполнения данной функции;
У - участвует в обсуждении и подготовке
отдельных вопросов по выполнению данной функции; С - согласовывает
подготовленный документ по данной функции; Р - принимает решения (утверждает,
подписывает документ)

23.

Функциональная матрица разделения труда в подразделениях аппарата
управления (ФМРТ) отличается уровнем детализации.
Стандарта по формированию данною документу не существует
Модель регламента функциональной матрицы разделения
труда (ФМРТ) в подразделениях аппарата управления
Функции подразделения
Персонал подразделения
Руководитель
Специалист
Служащий
К
В данном регламенте приняты идентичные индексы выполнения
функций. Кроме того, допускается добавление произвольных
обозначений для определенных функций, обозначение которых не
укладывается в предложенный выше перечень.
К — контролирует
А — анализирует

24.

Модели, основных регламентов управленческого труда
2) МОДЕЛИ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ СТРУКТУР АППАРАТА
УПРАВЛЕНИЯ
Типовые структуры утверждаются отраслевыми стандартами.
Регламенты, относящиеся к процессам управления, являются наиболее
широко представленной группой.
1) Модель «Сводная карта процедур»
детализацию отдельных функций управления
Перечень
Периодичность
выполнения
Трудоемкость
выполнения
(СКП)
предусматривает
Оценка необходимости
выполнения данным работником
2) Модель структуры трудоемкости процедур (СТП) по функции
предназначена для определения общей трудоемкости управленческих
функций с последующим определением ее стоимости
Перечень процедур
Чел./час
Трудоемкость в
%

25.

Модели, основных регламентов управленческого труда
2) МОДЕЛИ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ СТРУКТУР АППАРАТА
УПРАВЛЕНИЯ
3)
Модель
оперограммы
процесса
(ОП)
устанавливает
последовательность выполнения операций по заданной процедуре с
указанием
конкретных
исполнителей.
ОП
один
из
самых
распространенных регламентов управленческого труда.
Перечень операций
1
2
Исполнители
…
…
…
…
…
4) Модель органограммы процесса устанавливает распределение
полномочий между органами управления в процессе выполнения
определенной процедуры.
Перечень операций
1
2
Органы управления
…
…
…
…
…

26.

Модели, основных регламентов управленческого труда
2) МОДЕЛИ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ СТРУКТУР АППАРАТА
УПРАВЛЕНИЯ
5) Модель документограммы процесса (ДП) устанавливает маршрут
прохождения определенного документа через звенья управления с
указанием сроков и характера выполняемой работы по составлению
данного документа. Характер выполняемой работы по составлению
документа обозначается через условные символы, регламентируемые
определенными стандартами.
Перечень этапов
разработки
документов
Сроки работ
1
2
Органы управления
…
…
…
…
…
6) Модель логико - информационной схемы (ЛИС) устанавливает
сроки-исполнителей, входную и выходную информацию по каждой
процедуре, взаимосвязь между отдельными задачами
Перечень
операций
Исполнители
Срок
выполнения
Входная
информация
Выходная
информация

27.

Модели, основных регламентов управленческого труда
2) МОДЕЛИ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ СТРУКТУР АППАРАТА
УПРАВЛЕНИЯ
7) Модель схемы информационных потоков (СИП)
устанавливают рациональные связи между источниками и
приемниками информации и пути ее циркулирования, а также перечень
входных и выходных документов, источники их поступления
8) Модель схемы документооборота (СД) устанавливает перечень
входных и выходных документов, источник поступления и адресат,
периодичность составления для отдельных подразделений системы
управления
Виды документов, форм Источник
или
данных, поступления
поступающих
в
структурное
подразделение
Виды
документов, Адресат Периодичность
форм или данных,
Входных Выходных
выходящих
из
документо документо
структурного
подв
в
разделения

28.

Модели, основных регламентов управленческого труда
2) МОДЕЛИ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ СТРУКТУР АППАРАТА
УПРАВЛЕНИЯ
9) Модель штатного расписания содержат перечень структурных
подразделений а управление наименование, и количество должностей в
них, размеры должностных окладов
Перечень структурных
подразделений
Наименование
должностей
Количество
должностей
Размер
должностного
оклада.
10) Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих, содержащий основные квалификационные
требования к знаниям, образованию и стажу работы управленческого
персонала, относится к категории общегосударственных и не нуждается
в моделировании.