Пакет MS Office

1.

1
ЛЕКЦИЯ № 4
Пакет MS Office

2. 1. MS Word

2
В состав MS Office входят следующие основные приложения:
1. Текстовый процессор MS Word (предназначен для создания текстовых документов);
2. Приложение MS Excel (предназначен для работы с таблицами данных);
3. СУБД MS Access (система управления базами данных).
1. MS Word
Режимы отображения документа.
1) Обычный режим. Данный режим используется только для представления
содержательной части документа без реквизитных элементов оформления, относящихся к
печатным страницам (колонтитулы, подстраничные сноски и т. д.).
2) Режим Web-документа. Он является экранным представлением, не совпадающим с
печатным. Данный режим характерен для электронных публикаций в WWW. В нем понятие
печатной страницы отсутствует (не имеет смысла).
3) Режим разметки. Он представляет собой экранное представление документа,
соответствующее полностью печатному, вплоть до указанных параметров печатной
страницы. Этот режим применяется для форматирования тех документов, которые
предназначены для печати.

3.

3
4) Режим Структуры. Этот режим применяется в тех случаях, когда разработка документа
начинается с плана содержания и при этом сам документ имеет вполне определенную
структуру.
5) Схема документа. Режим, в котором окно Word имеет две панели. На левой панели
представляется структура документа, а на правой – сам документ. Этот режим сочетает в себе
достоинства режима разметки и режима структуры, тем самым обеспечивая удобную
навигацию по объемному документу.
6) Через меню Файл доступны еще два режима, используемые для просмотра документа:
для электронных документов предназначена команда Файл→Предварительный просмотр
Web-страницы, а для печатных документов – Файл → Предварительный просмотр, когда
документ представляется в специальном окне.
Панели инструментов
Настройка панелей инструментов осуществляется пунктами меню: Вид→Панели
инструментов.
1. Стандартная содержит элементы управления файловыми операциями, редактированием,
экранным отображением. Устанавливается по умолчанию.
2. Форматирования включает элементы управления форматированием документа.
Устанавливается по умолчанию.

4.

4
3. Visual Basic объединяет элементы управления доступом к средствам создания и
редактирования макросов и Web-сценариев, а также настройки средств обеспечения
безопасности при запуске макросов. Макросы служат для автоматизации типовых операций.
Web-сценарии обеспечивают динамический характер просмотра Web-страниц.
4. Word-Art состоит из элементов управления для создания художественных заголовков.
5. Автотекст содержит средства быстрого доступа к настройке функции автотекста и
представляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата.
6. Базы данных представляет элементы управления, характерные для работы с базами
данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее). В качестве баз данных
могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word.
7. Веб-компоненты – содержит комплект готовых компонентов для создания элементов
управления Web-страницы или электронной формы. Используются для создания обратной
связи с потребителем документа (опросные листы, бланки заказов и заявок и прочие).
8. Веб-узлы предоставляет элементы управления для навигации в Web-структурах данных.
В качестве Web-структур могут выступать WWW, корпоративные сети intranet, системы Webдокументов локального компьютера.
9. Настройка изображения включает элементы управления для основных функций
настройки растровых изображений. Имеется возможность настраивать яркость,
контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного
растрового объекта.

5.

5
10. Рамки включают элементы управления для создания фреймов (не то же самое, что
рамки которые создаются с помощью панели инструментов Таблицы и границы).
Поддерживаются два типа фреймов. Фреймы в электронных документах – это
прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках
одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах – особые области печатной страницы
для вывода специализированной информации, например, колонтитуулов.
11. Рецензирование объединяет элементы управления для проведения редактирования и
комментирования документов без искажения исходного текста. Измененные данные
сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет
возможность просмотреть замечания и предлагаемые изменения, после чего принять их или
отвергнуть.
12. Рисование содержит элементы управления и инструменты для выполнения простейших
чертежно-графических работ. Графические объекты, создаваемые инструментами данной
панели, имеют характер векторных объектов.
13. Слияние – набор инструментов для работы с документами слияния, содержащими
постоянную и переменные части. Используются для массовой подготовки, например, писем
аналогичного содержания.
14. Статистика имеет средства для получения информации об объеме документа. Сведения
о числе знаков, слов, строк, абзацев, страниц и прочее.

6.

6
15. Структура включает инструменты для работы с логической структурой документа.
Позволяет управлять заголовками и порядком следования логических частей текста. Активно
используется при работе с документами в режиме структуры.
16. Таблицы и границы содержит элементы управления для создания таблиц и оформления
текстовых блоков рамками. Дополнительно представляет средства для сортировки данных и
проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма).
17. Формы объединяет элементы управления для разработки стандартных форм.
Позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц;
формы Word, распространяемые и заполняемые, как электронный документ; печатные
формы.
18. Элементы управления – набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов
управления Web-страниц и Web-форм. Средства данной панели инструментов позволяют не
только использовать около 150 готовых компонентов, но и проводить установку и
регистрацию дополнительных компонентов ActiveX.
Чтобы в полной мере освоить работу с приложением MS Word необходимо изучить
назначение и правила работы с инструментами перечисленных панелей инструментов.

7.

7
Приемы работы с текстом
К основным приемам работы с текстом относится:
1) создание документа;
2) ввод текста;
3) редактирование текста;
4) рецензирование текста;
5) форматирование текста;
6) сохранение документа;
7) печать документа.
Создание документа. Документ можно создать двумя способами: на основе уже имеющегося
документа и на основе шаблона.
Специальные средства ввода текста. Имеются средства отмены и возврата действий:
Обратная стрелка (Ctrl+Z) – отмена последнего действия; прямая стрелка – возврат
последнего отмененного действия; использование расширенного буфера обмена, способного
сохранять до 24 объектов.

8.

8
Автотекст – режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя
функциями: автозавершением и автотекстом. Хранится словарь автотекста (при вводе
первых 4-х символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с
полным текстом слова или фразы).
Использование средств автозамены при вводе. Диалоговых окон – дн. Диалоговые окна –
да.
Ввод специальных и произвольных символов. Вставка→Символ.
Специальные средства редактирования текста.
Режимы вставки и замены символов. Вставка вставляет вводимый с клавиатуры символ, а
замена – существующий символ меняется на вновь вводимый символ с помощью
клавиатуры. Режим вставки и замены активизируется (меняется) нажатием клавиши Insert.
Использование Тезауруса. При этом используется словарь смысловых синонимов. Для
выделенного слова тезаурус вызывается через пункт Синонимы в контекстном меню.
Средства автоматической проверки правописания. Эта функция вызывается командой
Сервис →Параметры →Правописание.
Средства рецензирования текста. Они активизируются элементами управления панели
Рецензирования.

9.

9
Форматирование текста.
1) Выбор и изменение гарнитуры шрифта.
2) Управление размером шрифта.
3) Управление начертанием и цветом шрифта.
4) Управление методом выравнивания.
5) Создание маркированных и нумерованных списков.
6) Управление параметрами абзаца.
Приемы и средства автоматизации разработки документов
К этим средствам относится стили оформления, шаблоны документов и темы оформления.
Работа со стилями. Стиль – это поименованная совокупность настроек параметров шрифта,
абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца (линий, рамок). Поддерживается
четыре типа стиля: стиль абзаца, стиль знаков, стиль списков и стиль таблиц.
Настройка стиля.
Создание стиля.
Шаблоны. 1) Использование шаблона для создания документа. 2) Изменение шаблона
готового документа (очень редко). 3) Создание нового шаблона на базе шаблона. 4) Создание
нового шаблона на базе документа.

10.

10
Темы
Они используются в основном для создания электронных документов, например, Webдокументов.
1. фоновый узор;
2. стили оформления основного текста и заголовков;
3. стили оформления маркированных списков;
4. стили графических элементов оформления (линий).
Создание комплексных документов
При создании комплексных документов часто используется вставка в документ каких-либо
объектов. Под объектом понимается некоторый результат полученный с помощью какоголибо приложения. Word содержит ряд своих приложений для создания таких объектов:
формул (Microsoft Equation 3.0), таблиц, диаграмм (Microsoft Graph) и графические объекты.
Используя технологию OLE можно в документ Word внедрить результат работы
приложения, поддерживающего данную технологию, например, расчеты, выполненые в
MathCad.

11.

11
2. MS Excel
3. MS Access

12.

12
СПАСИБО
ЗА
ВНИМАНИЕ !