Деятельность административного менеджера

1.

Лекция 4. Особенности деятельности
административного менеджера
План
1.Основные функции руководителя администрации предприятия
2. Проблемы организации управления временем руководителя
3. Сущность и составляющие планирования работы руководителя

2.

Основные функции руководителя административного управления
• общее руководство деятельностью предприятия,
• координация действий подразделений и служб,
• работа с кадрами,
• определение целей и заданий деятельности,
• принятие решений,
• представительство предприятия в отношениях с другими
организациями,
• контроль за действиями исполнителей

3.

Следствия неправильного управления временем руководителя
администрации
• бесплановость в использовании рабочего времени и слабая проработка
ключевых сфер деятельности;
• нервозность, поспешность и сумбурность в действиях;
• нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с равными по рангу и
с подчиненными;
• недостаточный уровень разделения управленческого труда в
подразделениях
и
низкая
степень
делегирования
функций
и
ответственности подчиненным;
• отсутствие порядка на рабочем месте;
• избыточность и бессистемность работы с документами и поступающей
корреспонденцией;
• использование принципа "что не успел на работе - доделаю дома".

4.

Причины перегрузки руководителей
высшего и среднего уровней
66 %;
недостаточная квалификация управленческого персонала неустроенность информации - 50 %;
низкий уровень механизации труда в управлении - 50 %;
неорганизованность производственных процессов -32 %;
нечеткое деление прав и обязанностей - 30 %;
большое количество совещаний -28%.

5.

Анализ использования рабочего времени
отечественными руководителями
• длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а
полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов;
• заместители директора будут "перерабатывать" по 2-3 часа, а
полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов.
Руководители подразделений используют время примерно так же,
как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости,
то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия
решений и т.п., что входят в компетенцию только этих
руководителей.

6.

Рабочая неделя руководителей высшего звена управления
длится 60-80 часов в неделю и тратится на:
запланированные заседания, встречи - 50 %.
незапланированные встречи - 10 %.
работа с документами - 22 %.
поездки, обзоры - 3 %.
разговоры по телефону - 6 %.

7.

Руководители среднего уровня:
• 89 % времени - общение со своими подчиненными и
сотрудниками;
• 34 % своего рабочего времени остается наедине.
Руководители низшего звена:
• их работа является напряженной и наполненная частыми
перерывами, переходами от решения одной задачи к другой.
Средняя длительность выполнения одного задания составляет
около 48 секунд;
• срок выполнения решений-не более 2-х недель.

8.

Практическое значение планирования личной работы
менеджера заключается в следующем:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Если комплекс работ решает конкретную задачу и направлен на конечные цели
управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их
достижение.
Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей.
Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей
организации.
Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и
неожиданных последствий.
Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов,
календарных планов и ресурсов.
Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его
стоит тесно связать с планированием.
Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и
взаимоотношения.
Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

9.

Составляющие планирования
1. Увеличение масштаба задач, их комплексности.
2. Растущее значение времени.
3. Ограниченность ресурсов.