Особенности участия секретаря-референта в организации общественных мероприятий

1. Лекция 6 «Организация управленческого труда»

Тема «Особенности участия
секретаря-референта в организации
общественных мероприятий»

2. I. Особенности организации и проведения совещаний.

Совещание — это форма умножения
интеллектуальных возможностей
руководителей и выработки правильных
путей управления персоналом.
Функции совещания:
передача информации,
оценка ситуации,
оценка реакции сотрудников,
корректировка совместных действий,
выработка решений.
-
-
-

3. Типы совещаний.

Типология 1. (по цели)
Учебное (конференция)
Информационное
Разъяснительное
Проблемное

4.

Типология 2. (по времени)
Мозговой штурм.
Планерка-оперативка.
Стратегическое совещание.
Селекторное совещание.

5. Методы проведения совещаний.

Доклад
Обмен мнениями (обмен информацией)
Мозговой штурм
Обсуждение

6. Этапы конструктивного совещания.

1.
Подготовительный этап
2.
Начало совещания
3.
Основная часть совещания
4.
Завершение совещания.

7. Правила организации совещания.

Формулировка темы совещания.
- "Собрание созывается для того,
чтобы:".
Нечеткость темы может повлечь за
собой весьма неприятные
последствия.
Четкая формулировка темы позволяет
пресекать подобные уходы и помогает
участникам сконцентрироваться на
главном вопросе.
1.

8. 2.Определение круга участников

Круг людей, которых приглашают на
совещание, полностью зависит от
поставленной цели.
Для принятия решений, необходимо,
чтобы приглашаемые люди имели
соответствующие полномочия.
1-й список участников необходимо
сократить.
Чем меньше участников, тем лучше,
Идеал - 9-12 человек

9. 3.Распределение ролей.

Минимальный набор ролей — это ведущий
совещания и выступающие по темам.
Чаще всего + секретарь, который ведет
протокол и выполняет распоряжение
ведущего.
«Фасилитатор"
«Контролер времени»
«Модератор»
Не забудьте оповестить людей, которым
выделены особые роли, до начала совещания
— чтобы они смогли подготовиться.

10. Модерация

Модерация — способ систематического,
структурированного ведения заседания с
прозрачными методами в целях
эффективной подготовки, проведения и
подведения итогов встреч (конференций,
семинаров).
Цель проведения модерации — наиболее
полное вовлечение всех участников в
рабочее заседание и во все фазы рабочего
процесса.

11. Принципы работы модерации

1. систематичность (каждое отдельное
действие логически следует за другим);
2. структурированность (каждый раздел
работы рационально делится на части);
3.прозрачность (исключаются
манипуляции любого рода).

12. Преимущества модерации

1.
2.
3.
4.
Участники концентрируются на сути.
Результаты приобретают
прозрачность.
Повышается уровень корпоративной
культуры.
Растет мотивация коллектива.

13. Типы участников совещаний.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Спорщик.
Позитивист.
Всезнайка.
Словоохотливый.
Застенчивый.
Негативист.
Не проявляющий интереса.
«Крупная шишка».
Расспрашивающий.

14. 4.Составление повестки совещания

В начале срочные, короткие, самые
важные вопросы. Это «разминка» и
подготовка к обсуждению основных
вопросов.
В основной части вопросы, требующие
подробного и основательного
обсуждения.
В конце легкие пункты – объявление,
поздравления.
Повестка рассылается заранее
Рассылка необходимых документов для
ознакомления.

15. 5. Определение регламента.

Необходимо объявить время начала и
окончания собрания, время обсуждения
каждого пункта повестки дня, перерывы,
правила, которых желательно
придерживаться.
Начинать собрание необходимо строго
вовремя!!!
В начале объявляется регламент и ему
необходимо строго следовать
Необходимо объявить, как будут приниматься
решения

16. 6.Обсуждение вопросов и выявление позиций.

Каждая тема повестки дня должна
рассматриваться отдельно и в
указанном порядке.
Напомнить, сколько времени отведено
на выступление и сколько — на
обсуждение вопроса.
Представить выступающего и изложить
в начале всю общую информацию
Отмечайте разные точки зрения
(пригодиться для протокола)

17. 7. Достижение согласия по ключевым пунктам

Для фиксации
мнений хорошо
использовать
флипчарт магнитно-маркерная
доска с креплением для
листа или блока бумаги,
переворачиваемой по
принципу блокнота.

18.

По каждому положению можно
фиксировать:
1.
идеи (лист идей),
2. проблемные моменты (лист проблем),
3. принятые решения (лист результатов).

19. 8. Принятие решений и подведение итогов.

Отметить завершение обсуждения
подведением итога.
Распределить и принять ответственность по
реализации программы действий.
Подвести общий итог всего собрания:
резюмировать, какие вопросы рассмотрены и
какие решения приняты, какие действия
будут предприняты в развитие принятых
решений, когда и кем.
Отметить тех, кто внес наибольший вклад в
результат.

20. 9. Завершение совещания.

Раздать участникам результаты
совещания или решения в письменном
виде.
Не позже чем через 3-5 дней.
Составить протокол.

21. II.Организация выставок и ярмарок

Выставки и ярмарки –
многокомпонентные мероприятия,
включающие в себя наряду с
демонстрацией экспонатов также
конференции, семинары, «круглые
столы» и другие мероприятия,
выполняющие информационную
функцию.

22. Основные понятия.

Экспозиция – это демонстрация товаров и услуг с
использование специального выставочного
оборудования одним или несколькими экспонентами
одновременно.
Экспонент – лицо, которое представляет на
выставке свою продукцию с целью поиска ее
покупателей или партнеров для совместной
деятельности.
Организация выставочного мероприятия –
система мероприятий, направленных на
демонстрацию товаров по определенной тематике, в
заранее определенном месте и в заранее
определенные сроки.

23.

Стенд – специальное помещение из легко
разбираемых конструкций, построенное на
выставочной площади по заказу экспонента
на время проведения выставочного
мероприятия.
Выставка-салон – одно из самых
дорогостоящих выставочных мероприятий,
которое обязательно сопровождается
демонстрацией, показом действующей
модели продукции.

24. Участие в работе ярмарок и выставок

-
Выставочный стенд - визитная карточка.
При выборе стенда учитывается:
отдельные функциональные зоны;
наиболее приемлемое местоположение;
удачную конструкцию;
привлекательную архитектуру;
необходимое оснащение;
привлекательное оформление;
необходимое техническое оборудование.

25. Расположение стенда.

-
-
стенд в ряду
стенд, находящийся в середине ряда и
открытый для осмотра с одной или двух
(противоположных) сторон;
угловой стенд, расположенный в конце ряда и
открытый для осмотра с одной или двух
соседних сторон;
головной стенд, как правило, находится в
конце ряда и открыт для осмотра с трех
сторон;
блок-стенд - это стенд, расположенный в
отдельности от всех других стендов и
открытый для осмотра со всех сторон.

26. Требование к персоналу выставки.

- высокий уровень теоретических и
практических профессиональных знаний;
- уверенное поведение и находчивость во
время нестандартных ситуаций;
- хорошо поставленная речь;
- знание иностранных языков;
- опыт работы на ярмарках и выставках;
- умение работать со средствами массовой
информации;
- умение находить обоснованные решения в
сложных ситуациях.

27. III. Организация презентаций.

Презентации – это эффективный способ
привлечь внимание пользователей к
товарам и услугам как самой компании,
так и ее партнеров и представителей.
Презентации могут проводиться на
выставках, конференциях и семинарах,
в офисах и в торговых залах.

28. Этапы организации и проведения презентаций.

Разработка концепции мероприятия;
Решение технических вопросов в
организации презентации;
Разработка и рассылка приглашений на
презентацию;
Регистрация участников на месте;

29.

Разработка и подготовка печатной,
сувенирной продукции и «портфеля
участника»;
Организация питания для всех участников
презентации;
Профессиональная фото- и видеосъемка;
Креативная развлекательная программа в
рамках тематики презентации.

30. Пример проведения презентации.

Презентация шестого поколения серверов
HP ProLiant
Компания: Hewlett Packard
Дата: Апрель 2009
Количество участников: 100
человек
Место: Москва

31.

32.

33. Внешний вид

НЕЛЬЗЯ одевать на выступление черное,
белое, ярко красное, мелкозернистое и
полосатое. Все это сильно рябит на видео и
отвлекает зрителя от вашего рассказа.
Отключить телефон и всю постороннюю
радиоаппаратуру — она не только может
отвлечь вас в самый неподходящий момент,
но и может генерировать помехи при съемке.
Нежелательно наличие звенящих и
блестящих украшений.

34. Правила выступления на презентациях.

Вести себя уверенно.
Не оглядываться на экран
Стоять, там, где «поставили»
организаторы.
Говорите о самом главном.
Четко соблюдайте регламент
выступления, отведенный
организаторами
Если формат мероприятия
подразумевает вопросы из аудитории,
отвечать кратко и по сути, не уходя в
стороны.