Організація роботи з документами по обліку та руху кадрів. (Тема 4)

1. Тема 4. Організація роботи з документами по обліку та руху кадрів

1. Види
і призначення документів по обліку
кадрів
2. Особова картка працівника
3. Формування і ведення особової справи
4. Штатно-посадова книга
5. Алфавітна книга та алфавітна картка
6. Графік відпусток і книга обліку відпусток
7. Табель обліку робочого часу

2. 2. Особова картка працівника (форма П-2)

затверджена Наказом Міністерства статистики України № 489
від 05.12.2008р. «Про затвердження типових форм первинної
облікової документації зі статистики праці» – це документ,
який служить для аналізу складу і обліку кадрів
заводиться на кожного працівника після того, як відділ кадрів
одержав наказ про прийняття працівника на роботу
заповнюється тільки на підставі поданих документів
(паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома)
обов’язкові в особовій картці – дата заповнення і підпис її
власника
на зворотній стороні роблять відмітки про всі призначення і
переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а
також проставляють дату, номер наказу
зберігається у відділі кадрів

3. 3. Особова справа

сукупність документів, що містять відомості про
працівника
ведення особових справ не регламентовано
законодавством, підприємства самостійно
вирішують питання їх ведення
особові справи можуть заводитись на всіх
працівників підприємства, але, як правило, вони
ведуться на керівників, спеціалістів, матеріально
відповідальних осіб

4. Особова справа комплектується з наступних документів і в такій послідовності:

опис документів
додаток до особового листка з обліку кадрів
особовий листок з обліку кадрів або анкета
автобіографія
копії документів про освіту
копія документа про затвердження на посаді (у випадках,
передбачених законодавством)
заява про прийом на роботу
виписка з рішення конкурсної комісії
копія наказу (розпорядження) про прийом (призначення)
працівника на роботу (на посаду) або виписка з нього
копії свідоцтв про народження дітей
копія трудового договору

5. Особова справа

У подальшому в хронологічній
послідовності, в особову справу
включаються накази (розпорядження) про
зміни анкетних даних, копії документів про
підвищення кваліфікації, перепідготовку,
стажування; характеристики, атестаційні
листки тощо

6. У подальшому в хронологічній послідовності, в особову справу включаються накази (розпорядження) про зміни анкетних даних, копії документі

У подальшому в хронологічній послідовності, в
особову справу включаються накази
(розпорядження) про зміни анкетних даних,
копії документів про підвищення кваліфікації,
перепідготовку, стажування; характеристики,
атестаційні листки тощо
Не допускається включення в особову справу наказів
про відпустки, про направлення у відрядження, на
курси перепідготовки, підвищення кваліфікації,
стажування та по іншим аналогічним питанням

7.

Кожній особовій справі надається
порядковий номер, який відповідає номеру
у штатно-посадовій книзі

8.

Особові справи зберігаються у відділі кадрів
нарівні з таємними документами і видаються для
службового користування лише посадовим
особам, коло яких визначається керівником
підприємства, під розписку у спеціальному
журналі або контрольній картці
Не допускається винос особової справи з
приміщення підприємства та затримка її
повернення більше доби

9.

При використанні особової справи
категорично забороняється робити будьякі виправлення записів у ній або вносити
нові, забирати з особової справи
документи
Особові справи звільнених працівників
повинні передаватися до архівного
зберігання

10. Внутрішній опис документів

Внутрішній опис документів заповнюється під
час первинного оформлення особової справи.
Наступні записи здійснюються при внесенні в
особову справу додаткових документів
В опису вказуються порядкові номера
документів справи, їх індекси, заголовки, дати.
Під час нумерації листів справи листи
внутрішнього опису нумеруються окремо

11. 4. Штатно-посадова книга

складається на основі штатного розпису. У цій
книзі вказується, яка кількість штатних одиниць
зайнята
повинна бути пронумерована, прошнурована і
скріплена підписом керівника підприємства та
печаткою
На деяких підприємствах замість штатно-посадової
книги ведеться штатно-посадовий список за такою
ж формою

12. ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА

Назва підприємства
Кільк
№
ість
Наименування
Найменуван штат
структурного
за
ня посади
них
підрозділу
/п
один
иць
П.І.Б.
працівника
Окла
д
(тар
ифна
став
ка)
№ и дата
наказу
про
затвердже
ння
(зміну)
штатного
розпису
№ и дата
наказу
про прийом
на роботу
(переведенн
я,
звільнення)

13. 5. Алфавітна книга

ведеться у розрізі структурних підрозділів
або категорій персоналу для полегшення
пошуку узагальненої інформації про
працівників
повинна бути пронумерована,
прошнурована і скріплена підписом
керівника підприємства та печаткою

14. АЛФАВІТНА КНИГА

№
Прізвище, ім’я,
запи по батькові
су
Номер
особової
справи
(картки)
Дата
Посада
прийом
у на
роботу
Дата
звільнення
Примі
тки

15. Алфавітні картки

На підприємствах, в організаціях та установах з
великою кількістю працюючих доцільно вести
алфавітні картки, об’єднані в єдину картотеку,
що значно полегшую пошукову роботу
На відміну від алфавітної книги картотека
алфавітних карток ведеться на всіх працівників
підприємства без ділення по структурних
підрозділах або категоріях персоналу, а картки
розкладаються в ній в алфавітному порядку

16. АЛФАВІТНА КАРТКА

_____________________________
(назва підприємства)
N особової справи __________
Прізвище _______________________________________________________
Ім'я, по батькові _________________________________________________
Цех (відділ), дільниця
Посада, яку займає працюючий
Дата прийому (зарахування)
Номер наказу
Табельний N

17. 6. Графік відпусток

порядок надання щорічної основної відпустки
визначається графіком відпусток, де вказується
прізвище працівника, посада, період, на який
надається відпустка
графік затверджується керівником за погодженням
з профспілковою організацією (профспілковим
представником) на кожний календарний рік не
пізніше 5 січня поточного року і доводиться до
відома всіх працівників під розписку

18.

Під час складання графіка відпусток мають
ураховуватися як інтереси виробництва,
так і інтереси працівників, а також
положення статті 10 Закону № 504, якими
передбачено надання щорічних відпусток
за бажанням працівників певних категорій
у зручний для них час, зокрема:

19.

особам віком до вісімнадцяти років
інвалідам
жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та
пологами або після неї
жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15
років або дитину-інваліда
одиноким матерям (батькам), які виховують дитину
без батька (матері)
працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають
до навчальних закладів, розташованих в іншій
місцевості

20. Відповідно до статті 10 Закону № 504

конкретний період надання щорічної основної
відпустки в межах, установлених графіком відпусток,
узгоджується між керівником підприємства і
працівником.
Працівника кадрова служба письмово повідомляє про
дату початку відпустки не менш як за два тижні
При цьому перший примірник письмового повідомлення
має бути вручений працівникові, а другий, із підписом
працівника, яким він засвідчує одержання
повідомлення, зберігається в кадровій службі до
закінчення відпустки

21. Статтею 79 КЗпП та статтею 12 Закону «Про відпустки»

допускається поділ щорічної відпустки на
частини будь-якої тривалості, за умови, що
основна безперервна її частина становитиме
не менше 14 календарних днів
На підставі наказу про надання відпустки
вносяться відповідні записи в журнал
оперативного обліку відпусток та в розділ ІV
«Відпустки» особової картки працівника за
формою № П-2

22. 7. Табель обліку робочого часу

Порядок обліку робочого часу працівників
визначений Наказом Міністерства
статистики України № 489 від 05.12.2008р.
«Про затвердження типових форм
первинної облікової документації зі
статистики праці»

23.

Облік використання робочого часу
здійснюється за кожною зміною в табелі,
який відкривають щомісячно на
працівників цеху, відділу, дільниці тощо.
Для цього кожному працівнику
присвоюється табельний номер, який
фігурує у всіх документах з обліку праці та
її оплати

24.

вести облік робочого часу можна методом
загальної реєстрації (відмічаються усі
прибулі, ті, хто запізнилися тощо) або
шляхом реєстрації тільки відхилень
(неявок, запізнень тощо)

25. Табель обліку використання робочого часу (типова форма П-5)

застосовується для обліку використання
робочого часу усіх категорій працівників,
для контролю за дотриманням останніми
встановленого режиму робочого часу, для
отримання даних про відпрацьований час,
розрахунку заробітної плати, а також для
складання статистичної звітності з праці

26.

Складаються табелі в одному екземплярі
уповноваженими особами, а після
відповідного оформлення передаються до
бухгалтерії

27.

Відмітки про фактично відпрацьований
час, про причини невиходу на роботу, про
роботу понаднормовий час або інші
відхилення від нормальних умов праці
робляться тільки на основі оформлених
належним чином документів – листків
непрацездатності, списків осіб, які
працювали понаднормово, листків
простоїв тощо

28.

Оскільки підставою для оплати часу
простою є відповідний запис в табелі, то у
випадку простою працівник повинен
знаходитися на робочому місці