Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

1. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

2.

Документи створюють переважно за
допомогою друкувальних засобів –
персональних комп’ютерів.
Окремі внутрішні документи (заяви,
пояснювальні записки, доповідні записки
тощо), авторами яких є посадові та інші
фізичні особи, дозволено оформлювати
рукописним способом.

3.

При підготовці документа за допомогою
персонального комп'ютера рекомендовано
використовувати шрифти розміром
12-14 друкарських пунктів і гарнітуру
Times New Roman.
Деякі реквізити (код організації ЄДРПОУ,
довідкові дані про заклад, заголовок до
тексту документа, прізвище виконавця
і номер його телефону, відмітка
про наявність документа в електронній
формі) можна друкувати меншими
розмірами шрифтів (8-11).

4.

Рекомендовано
друкувати тексти документів на папері
формату А4 (210 х 297 мм) через 1 - 1,5 міжрядкового інтервала,
а формату А5 (146 х 210 мм) через 1 міжрядкового інтервалу

5. Відповідно до Національного стандарту документи повинні мати такі береги (міліметрів):

30 мм — ліве;
10 мм — праве;
20 мм — верхнє та нижнє.

6. Відступи від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра — для абзаців у тексті;
92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;
104 міліметри — для реквізитів «Гриф
затвердження»;
125 міліметрів — для розшифрування
підпису в реквізиті «Підпис».

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів

«Дата документа»,
«Заголовок до тексту документа»,
«Текст» (без абзаців),
«Відмітка про наявність додатків»,
«Прізвище виконавця і номер його телефону»,
«Відмітка про виконання документа і надсилання
його до справи»,
найменування посади у реквізитах «Підпис» та
«Гриф погодження»,
засвідчувального напису «Згідно з оригіналом»,
«СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ»,
«УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ»
тощо.

8.

Під час оформлення документів на двох
і більше сторінках друга та наступні
сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині
верхнього поля аркуша арабськими
цифрами без зазначення слова
«сторінка» та розділових знаків.
Перша сторінка не нумерується.

9.

На бланку друкується тільки перша
сторінка документа, а наступні – на чистих
аркушах паперу.
Якщо текст документа займає більше
однієї сторінки, то на другу сторінку не
можна переносити один підпис, на ній має
бути не менше двох рядків тексту.

10. Під час формування справ

Документи групуються у справи
в хронологічному та/або
логічному порядку.
За обсягом справа не повинна
перевищувати 250 аркушів
(30 - 40 міліметрів
завтовшки).

11. Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство,
ведуть документацію, листуються українською
мовою. Документи, що надсилають закордонним
адресатам, можна оформлювати українською або
мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного
спілкування.

12.

Основою службового документа є текст - головний реквізит службового
документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо
відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної
справи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію,
викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та
вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо
частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа
містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на
розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими
цифрами і друкують з абзацу.
Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ,
основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина
написання документа; в основній частині викладається суть питання,
наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується
мета, заради якої складено документ.

13. Оформлення тексту документа

Текст документа оформляється як суцільний складний текст, анкета,
таблиця або як поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і
логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуватися під
час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох
частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання
документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або
прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну
резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без
констатувальної, лист — прохання без пояснення.

14.

Форма анкети використовується для викладення цифрової або
словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак.
Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих
документах, документах з матеріально-технічного постачання і
збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується для викладення цифрової або
словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак.
Табличні тексти використовуються в планових, звітностатистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційнорозпорядчих та інших документах.

15. Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Нумерація розділів,
підрозділів, пунктів,
Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах
підпунктів
викладення суті змісту
й позначатися арабськими цифрами без крапки:
1,2,3 й т. д.
Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.
Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера
підрозділу, відокремлених крапкою.
Після номера підрозділу крапку не ставлять:
1.1, 1.2 й т. д.
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або
підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера
пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та
порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера
пункту крапку не ставлять:
1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

16.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком
додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера
підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту,
відокремлених крапкою:
1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.
Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на
підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового
номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1.3, 1.2.1 й т. д.
Після номера підпункту крапку не ставлять.
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт
складається з одного підпункту, його не нумерують.

17. Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут
просить...; Ректорат клопочеться...
Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й
пояснювальні записки, накази.
Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних
конструкцій.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з
огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку,
залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати,
наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди,
щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

18.

Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого
відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У
порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну
досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої
домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...;
Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись
нагодою...
Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи
слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд,
екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдерпостачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.
Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові,
означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного
слова, вставні слова - на початку речення).

19.

Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення:
Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій.
Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її
виконавця.
Неправильно
Правильно
Наказ про зарахування підписано
ректором університету.
Ректор університету підписав
наказ про зарахування.
Вправу виконано учнями.
Вправу виконано.
Законопроект прийнято
(ухвалено) Верховною Радою.
Законопроект прийнято
(ухвалено)

20.

Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но,-то іменників чи
займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.
Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати
працівників, підготувати обґрунтування, координувати
роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а
не -ть.
У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі
наказового способу: Наказую...; Пропоную...
Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й
абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н,
обл., км, напр., канд. філол. наук.
Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми
ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний;
вельмишановний; високоповажний...

21. Дякуємо за увагу!