Табличний процесор Microsoft Excel. Тема 1: Основи роботи в середовищі Microsoft Excel

1. Табличний процесор Microsoft Excel Тема 1: Основи роботи в середовищі Microsoft Excel

1.
2.
3.
4.
5.
6.
ПЛАН
Призначення, загальна характеристика та
об’єкти Excel.
Структура вікна Excel. Робочі книги і робочі
аркуші.
Створення електронної таблиці.
Введення даних та формул.
Управління робочими аркушами книги.
Збереження та відкриття файлів Excel.

2. Література

1. Брюс Холберт и др. Использование MS-Excel97:
пер.с анг.- К.,М.: Изд.дом «Вильямс», 1998. - 800 с.
2. Гончаров А. MS-Excel97 в примерах.- СанктПетербург: Питер, 1997.- 336 с.
3. Додж М. и др. Эффективная работа с Microsoft Excel
2000.– СПб.:Питер,2001.
4. Камминге Стив, Коварт Роберт. Секреты Office97:
пер.с анг.- К.: Диалектика, 1997. - 576 с.
5. Microsoft Excel 2000:Справочник / Под ред.
Ю.Колесникова. – СПб: Питер, 1999. – 1056 с.

3. 1. Призначення, загальна характеристика та об’єкти Excel.

В економічних, бухгалтерських, фінансових,
статистичних, інженерних та інших розрахунках
інформація найчастіше записується у вигляді
таблиць, що складаються з сукупності клітинок
прямокутної форми. Таблична форма запису
ефективна для запису інформації та введення
розрахункових виразів.

4.

Найчастіше сукупність клітинок розташованих у
стовпцях містить однорідні дані, чи вирази для їх
розрахунку (це- поля таблиць) (наприклад ціна
товару,прізвище виконавця, дата продажу, вираз для
розрахунку вартості товару і т.п.).
Клітинки, розташовані по рядках, утворюють записи
таблиці. У записах міститься інформація , що може
стосуватися одної операції продажу, одного виду
товару, одного постачальника товару і т.п.
Значно рідше зустрічаються таблиці транспонованої
структури, в яких рядки утворюють поля таблиць, а
стовпці- записи.
У таблицях над полями створюють підписи полів,та,
при потребі, так звану шапку таблиці- коментар до
таблиці

5.

На даний час найбільшого поширення
набув табличний процесор Excel фірми
Microsoft (США). Версії цієї програми
відрізняються
часом
створення
та
функціональними можливостями.
Пакет
програм Excel містить у собі систему
обробки даних електронних таблиць,
пакет
ділової
графіки,
систему
керування табличними базами даних і
систему макропрограмування.

6.

Основні функції MS Excel:
Введення та редагування даних; автоматизація
введення (автозаповнення, автозаміна);
Форматування
табличних
даних,
використовуючи стандартні засоби, стилі та
шаблони;
аналіз табличних даних:
виведення проміжних та загальних підсумків;
створення зведених таблиць;
вибір параметрів;
прогнозування показників.
виконання обчислень за формулами;
використання функцій;

7.

графічне представлення даних
побудова графіків, діаграм;
включення малюнків, відеоматеріалів,карт;
робота зі списками:
впорядкування та фільтрація записів;
пошук даних; колективна робота з таблицями:
обмін файлами в локальній мережі;
загальне користування з даними;
захист даних;
колективна робота з таблицями:
обмін файлами в локальній мережі;
загальне користування з даними;
захист даних;
розробка програних додатків, основою яких є вбудована
мова програмування VBA.

8.

Завантаження програми MS Excel:
Через головне меню Пуск.
Через панель Microsoft Office.
Через піктограму на Робочому столі.
Через контекстне меню у вільній зоні
будь-якої папки.

9. 2. Структура вікна Excel. Робочі книги і робочі аркуші.

Кнопки
виділення
стовпців
Кнопки
виділення
стовпців
Маркер
копіювання

10.

Елементи вікна книги MS Excel:
рядок заголовку з типовими кнопками управління
вікном та значком системного меню;
рядок меню;
панель інструментів;
рядок стану;
смуги прокрутки;
обрамлення вікна.
Спеціальні елементи вікна Книги MS Excel:
Рядок формули (поле формули)– розташований у
верхній частині вікна Книги MS Excel;
використовується для введення, відображення та
редагування вмісту комірки.
Вмістом комірки може бути як постійне значення
(число або текст) так і формула.

11.

Поле імені – текстове поле зліва від рядка формул, в
якому відображається адреса чи ім’я виділеної клітинки.
Під час створення виразів (формул) у полі імені
відображаються назви функцій, що можуть бути
використані.
Робоча область листа – графічне представлення ЕТ.
Робоча область складається з клітинок, заголовків
стовпців, заголовків рядків.
Ярлики листів ( розміщені у нижній частині вікна) елементи листів, на яких розташовані їх назви.
Клік миші на будь-якому ярлику відкриває той чи інший
лист.
Границя області ярликів – вертикальна риска правіше
ярликів листів, яка визначає розмір області ярликів листів.

12.

Кожний документ в MS Excel називають робочою
книгою.
Книга в MS Excel являє собою файл, який
призначений для зберігання та обробки даних.
Усі робочі файли Excel мають тип xls.
Робоча
книга
складається
з
Листів,
які
промарковані (їх кількість не більше ніж 255 ) .
Імена листів відображаються на ярликах (вкладках)
листів.
Дії, які можна робити з Листами:
добавити;
видалити;
перейменувати;
змінити колір ярлика;
перемістити/скопіювати;
виділити всі листи.

13.

На кожному аркуші розміщується електронна
таблиця, котра може мати 65536 рядків та 256
стовпців. Одночасно може бути відкрито кілька
книг Excel, кожна з яких знаходиться в окремому
вікні. Вікна системи та книг є вікнами системи
Windows із всіма їх елементами управління й
параметрами (властивостями).

14.

Кожному файлу та аркушу-Excel присвоюються деякі
стандартні імена. Довжина імені файла і його формат
визначається вимогами операційної ситеми- не більше
255 символів. Ім’я файла можна змінити при його записі
на диск через меню Файл та команду Сохранить_как.
Стандартне ім’я аркуша-Excel розташоване на ярлику
аркуша і змінюється при використанні правої клавіші
„миші”, коли курсор знаходиться на імені аркуша, або
при подвійному клацанні по ярлику. Переміщення від
одного робочого аркуша до іншого виконується вибором
відповідного ярлика аркуша лівою клавішею „миші”.
Довжина імені аркуша- не більше 32 символів. Ім’я
аркуша-обовязкове.
Аркуші можна переміщувати,використовуючи ліву
кнопку міші: натиснути нею на ярлик аркуша і після
появи значка і переміщення його в нове місце
відпустити кнопку.

15.

Аналогічно до звичайної таблиці, електронна таблиця
(ЕТ) містить рядки і стовпці, на перетині яких
знаходяться клітинки. Рядки позначаються числами від
1 до 65536, а стовпці – однією або двома літерами
латинського алфавіту від А, В, С …до IU (256 стовпців).
Клітинка характеризується адресою або ім’ям, вмістом,
значенням, форматом. В одній клітинці можна записати
до 32000 символів. Адреса клітинки визначається
рядком і стовпцем, у на перетині яких вона знаходиться.
Можливі два формати адреси: А1 або R1C1 (задається
опцією “стиль А1” в меню “Сервіс”). Для запису адреси в
стилі А1 спочатку записується назва стовпця, а потім –
рядка. A1 , E13 , AF1099. Для запису адреси в стилі
R1C1 спочатку записується назва рядка, а потім –
стовпця (наприклад R13C5). По замовчуванню
встановлюється стиль А1.
Прямокутну область комірок ЕТ називають діапазоном.
Формат запису адреси диапазону: адреса верхньої
лівої клітинки, розділовий знак двокрапка “:”, адреса
нижньої правої клітинки. Наприклад В7:Е20.
Адреси клітинок автоматично записуються у вирази при
виділенні клітинки

16.

До клітинки або діапазону можна
звертатись по імені, яке задається
(присвоюється) через меню “Вставка”,
пункт-”Присвоить имя”.
На робочих аркушах книги
може
розміщуватись різноманітна інформація
(таблиці,
окремі
записи,
графічна
інформація, довідкова інформація). При
потребі групи клітинок можна об`єднувати.
Але! Для розміщення даних, що повинні
оброблятися у виразах,
заборонено
використовувати об`єднані клітинки.

17.

Сукупність
клітинок
таблиці,
в
яких
розташовані дані чи вирази
називають
діапазоном даних таблиці. Він складається з
елементарних (не обєднаних) клітинок;
Над діапазоном даних таблиці можуть
розміщуватись (але не завжди) у
елементарних клітинках підписи (назви)
полів.
В складних за структурою таблицях над
областю підписів може бути створена так
звана “шапка таблиці”, яка містить
коментуючу дані таблиць інформацію. Шапка
таблиці не обробляється Excel.

18.

Правило побудови шапки таблиці
Розмір клітинки шапки не пов’язаний з
розміром клітинок діапазону даних чи
підписів
полів.
Він
вимірюється
(визначається ) кількістю охоплюваних
клітинкою шапки по горизонталі та
вертикалі елементарних клітинок таблиці,
які при побудові шапки виділяються і
об'єднуються
натисканням кнопки
“Объеденить». В подальшому розміри
клітинки шапки можна змінити зміщуючи
границі об'єднаної клітинки.
Для зміни розміру клітинок необхідно
курсором виділити праву границю кнопки
виділення стовпця або нижню границю
кнопки виділення рядка і, перетягуючи їх,
змінити розмір клітинки.

19. Панелі інструментів

Для швидкого доступу до найпоширеніших команд передбачені
так звані панелі інструментів. У випадку, коли панель відсутня на
екрані, її можна викликати, використовуючи меню
Вид/Панели_инструментов. Для виведення панелі на екран
необхідно ввімкнути індикатор, що знаходиться зліва від назви
відповідної панелі. Серед найбільш часто вживаних є панель
інструментів Стандартная та Форматирование. Панелі
інструментів Стандартная та Форматирование мають вигляд :

20. 3. Створення електронної таблиці. Введення даних та формул.

Пункт меню
Файл Создать Общие

21.

Вміст клітинки – це записані в неї дані. Для
введення інформації необхідно виділити потрібну
клітинку табличним курсором, після чого почати
вводити дані. Для завершення запису даних у
клітинку необхідно натиснути клавішу <Enter> або
клавішу переміщення курсора.
Коригування неправильно введених даних в
активній клітинці виконується після натиснення
клавіші <F2> або подвійним клацанням лівої клавіші
мишки.
Запис та редагування даних у клітинкі можно також
проводити у полі формул: виділити натисканням
клітинку,
перейти
у
поле
формул
і
ввести/відредагувати дані.
Маркер
копіювання
(заповнення)
–
розташований у нижньому правому куті
виділеної клітинки квадратик, який при
наведенні курсора перетворюється у хрестик .
Переміщення лівою кнопкою миші забезпечує
копіювання вмісту виділеної клітинки у сусідні.

22.

Для копіювання інформації необхідно:
1.виділити клітинку чи блок клітинок, які
потрібно скопіювати;
2.для збереження виділеного блоку клітинок у
буфері обміну з меню Правка вибрати
команду Копировать або в контекстному
меню команду Копировать, або натиснути
клавіші <Ctrl>+<C>;
3.встановити табличний курсор у першу
клітинку області, куди необхідно провести
копіювання;
4.з меню Правка вибрати команду Вставить
або в контекстному меню команду
Вставить, або натиснути клавіші
<Ctrl>+<V>.

23.

Для копіювання даних у клітинки в
середині стовпчика чи рядка необхідно:
виділити клітинки, в яких знаходяться дані,
які треба скопіювати; для виділення
інтервалу клітинок необхідно зафіксувати
курсор в одному з кутів інтервалу та при
натиснутій лівій клавіші „миші” перемістити
його в протилежний кут, після чого
відпустити клавішу;
встановити покажчик „миші” на маркері
заповнення і перетягнути його через
клітинки для заповнення. Всі старі
значення чи формули в клітинках, що
заповнюються, будуть замінені.

24.

Засоби швидкого введення даних
Длі створення арифметичної прогресії
необхідно у сусідніх клітинках створити
зразок інтервалу значень і шляхом їх
одночасного виділення і використанням
маркеру копіювання “розтягти” зразок на
сусідні клітинки

25.

Для створення геометричної прогресії необхідно
скористатися майстром ” прогрессия “ в меню
“правка/заполнить “, попередньо ввівши у
клітинку аркуша значення першого члена
прогресії. У майстрі визначається: тип прогресії,
крок прогресії, останнє значення ряду прогресії,
орієнтація ряду (по рядку чи по стовпчику).
Цим же засобом можна створити арифметичну
прогресію і ряд із назв місяців чи днів неділі.
Для автоматичного пошуку/заміни символів у
певній області аркуша зручно скористатися
майстрами “Найти”/”Заменить”. Для виконання
згаданих операцій необхідно виділити діапазон
клітинок пошуку / заміни, викликати потрібний
майстер, ввести значення шуканого символу або
шуканого і заміщуючого символу. Відбудеться
послідовний пошук / заміна символів.

26.

Для зміни зовнішнього вигляду табліці
можна скористатися засобами меню
“Формат”, в якому наявні засоби:
Графічного та кольорового оформлення
таблиць;
Зміни шрифта;
Вирівнювання тексту;
Креслення ліній і рамок;
Зміни орієнтації тексту

27.

28.

Вкадка “Число” меню “формат” містить
перелік форматів, які можуть бути надані
клітинкам таблиць для правильного
сприйняття/відображення даних, які
будуть в них введені.
Для надання певного формату діапазону
клітинок необхідно виділити клітинки,
викликати меню “Формат” і на вкладці
“Число” вибрати необхідний формат

29. Формати даних

Загальний- автоматично налаштовується
на прийом текстових чи числових даних”
Числовий-налаштовує клітинки на прийом /
відображення цілих та дробових чисел з
певним розміром дробової частини;
Грошовий та фінансовий формати містять
позначку грошової одиниці;
Дата, час – визначають форму
відображення значень дати, часу;
Процентний –відображає процентні
величини. При знаходження значення
проценту не потребує ділення на 100.

30.

Експоненційний (науковий)–
використовується для відображення
великих числових значень;
Текстовий – відображення текстів, як вони
вводяться.

31.

Числа можна вводити цілими або дійсними. Дійсні
числа записують із фіксованою або плаваючою
крапкою й можуть містити не більше 15 значущих
цифр. Для правильного введення цифр числа та
розділового знаку цілої і дробової частин (крапки
або коми) слід набирати на малій цифровій
клавіатурі в режимі <NumLock>. При записі чисел
із фіксованою крапкою нульову цілу і дробову
частину можна не записувати.
Наприклад: 3,1415 0,25 ,125.

32.

В Excel дата і час доби записані як числа. Одиниці
відповідає дата 01.01.1900. Зовнішнє зображення
часу або дати в клітинці залежить від визначеного
формату зображення. При введенні значення дати
або часу доби виконується їх автоматичне
розпізнання і заміна загального формату клітинки
на вбудований формат дати або часу. Значення
дати і часу вирівнюється в клітинці по правому
краю. Параметри, встановлені значком “Язык и
стандарты” Панели управления , визначають
формат запису для дати і часу та розділові
символи, які використовуються в стандарті ,
наприклад, двокрапка (:) і крапка (.) . Щоб увести
дату і час доби в одну й ту ж клітинку, необхідно їх
розділити символом пробіл. Час доби та дати можна
додавати, віднімати і виконувати над ними інші дії. У
формули вони можуть бути введені у вигляді тексту,
взятого в лапки. Наприклад, =”05.12.94”-“03.05.94”
результат дорівнює 68.

33.

Формули (вирази) починаються із символу =
(дорівнює) і складається з операндів (безпосередніх
або взятих за посиланням (адресою)) і функцій
з’єднаних знаками операцій:
+ (додавання), (віднімання), * (множення), / (ділення), ^ (піднесення
до степеня), %(обчислення відсотків), &(об'єднаня
текстових фрагметнів.
Для визначення порядку дій використовують круглі
дужки.
Операндами можуть бути числа, адреси клітинок,
імена клітинок, функції.

34.

Адреси клітинок
абсолютними.
можуть
бути
відносними
й
Відносна адреса забезпечує модифікацію адреси
при переміщенні виразу пропорційно величині
зміщення.
При зміщенні формули по рядку на 2 клітинки на 2
змінюється індекс стовпця у адресі.
При зміщенні по стовбцю пропорційно зміні номера
рядка міняється значення індексу рядка.

35.

Абсолютні адреси клітинок завжди вказують на одну і ту
ж клітинку і не змінюються при перетворенні таблиці.
Для позначення абсолютної адреси перед позначенням
рядка і стовпця ставиться знак $ (це легко зробити,
натиснувши після запису адреси клавішу <F4>).
Можливі випадки, коли абсолютним у адресі є тільки
вказівник рядка або стовпця. Наприклад : $B5 , D$7.
Адреси такого типу називаються змішаними.
Знак $ визначає, що індекс адреси, перед яким від стоїть
знак $ не змінний при будь-яких переміщеннях виразів.
Клавіша <F4> послідовно, по колу встановлює один з
чотирьох типів адреси.
Ім'я клітинки у виразах виступає як абсолютне посилання
на клітинку.

36.

Видалення інформації
Для видалення інформації з клітинок ЕТ
необхідно:
1. виділити клітинку чи блок клітинок, з яких треба
видалити інформацію;
2. з меню Правка вибрати команду Очистить Все
або в контекстному меню команду
Очистить_содержимое, або натиснути клавішу
<Del>.
Для видалення непотрібних рядків чи стовпців ЕТ
необхідно:
1. виділити необхідні рядки чи стовпці таблиці;
2. з меню Правка вибрати команду Удалить.

37.

Контрольні питання
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Формати адрес клітинок робочого аркуша;
Типи адресації клітинок;
Що таке маркер копіювання?
Використання маркера копіювання;
Способи швидкого заповнення клітинок
Формати клітинок робочого аркуша;
Призначення клавіші F4;
Введення, редагування даних у клітинки аркуша.