ESCOM.BPM. Система автоматизации бизнеспроцессов, документооборота и контроля исполнения

1. ESCOM.BPM

Система автоматизации бизнеспроцессов, документооборота и
контроля исполнения
Процесс работы с входящими
документами

2. Входящие документы

• Для работы с
входящими
документами в
системе
предназначен
процесс «Входящий
документ»
• Данный процесс объединяет в себе все этапы
обработки входящих документов

3. Этапы процесса

• Процесс включает в себя следующие
этапы:
– Регистрация
– Рассмотрение (формирование резолюции)
– Исполнение (в том числе, формирование
ответа)
– Проверка исполнения
– Архивное хранение
• Для работы с процессом предусмотрена
специальная регистрационная карточка

4. Регистрация

5. Регистрация

• Регистрация может осуществляться
как централизованно в канцелярии,
так и на местах в подразделениях с
формированием сквозных номеров
• Регистратору нужно указать в карточке
организацию отправителя, исходящий
номер, дату и затем выполнить
действие «Продолжить регистрацию»
- система автоматически проверит
документ

6. Регистрация

• После проверки на повторную
регистрацию в карточке нужно указать:
– вид доставки и дату доставки
– вид и заголовок документа
– получателя (организацию и контакт)
• К карточке можно прикрепить
отсканированный образ документа и
другие файлы вложений

7. Регистрация

• В разделе «Копии» можно указать
сотрудников, которым будут
направлены копии документа после
рассмотрения документа главным
получателем
• В раздел «Содержание» внести текст
документа, для возможности поиска
карточки по ключевым словам

8. Регистрация

• Система позволяет регистрировать
документы в разных организациях и
подразделениях
• По умолчанию в карточке указана
организация, в которой работает
сотрудник, регистрирующий документ
• Регистрационный номер будет
сформирован с учётом указанной
организации

9. Регистрация

• Система позволяет использовать
различные шаблоны формирования
регистрационных номеров
• В зависимости от используемого
шаблона при регистрации дата и
номер регистрации указывается
оператором или формируется
автоматически по шаблону

10. Регистрация

• Регистрация сообщений электронной
почты:
– создание карточек входящих документов
на основании почтовых сообщений MS
Outlook
– Автоматический подбор организации по
адресу электронной почты отправителя и
занесение в карточку
– Перенос в карточку полей письма и
файлов вложений

11. Регистрация

• Регистрация факсимильных
сообщений:
– При регистрации факса достаточно
создать карточку и прикрепить к ней
полученный файл факсимильного
сообщения
– После получения оригинала документа в
карточке нужно включить флаг
«Оригинал получен»

12. Регистрация

• Регистрация бумажных документов:
– Создать карточку и отсканировать
документ. Образ документа
автоматически будет прикреплён к
карточке
– Распечатать этикетку штрих-кода и
наклеить её на бумажный оригинал
– Включить флаг «Оригинал получен»
– Внести отметку о месте хранения
оригинала

13. Регистрация

• На этапе регистрации, в зависимости
от настроек карточки процесса
регистрационный номер можно
удалить и заново сформировать
• Если шаблон регистрации
подразумевает выбор классификатора,
то зарегистрированный документ
автоматически попадёт в указанное
дело номенклатуры дел

14. Регистрация

• Регистратор должен выполнить
действие «Документ зарегистрирован».
После этого система отправит документ
сотруднику, указанному в поле
«Получатель» для рассмотрения
• Одновременно получателю будет
доставлено уведомление
• Зарегистрированные документы
отображаются в журналах регистрации

15. Рассмотрение

16. Рассмотрение

• Получатель может вернуть документ
регистратору в случае если получателя
указан неверно. Документ
возвращается с комментарием и
уведомлением регистратора
• Получатель изучает документ и вносит
в карточку документа резолюций

17. Рассмотрение

• Резолюции так же может внести
секретарь руководителя
• В карточке нужно указать Исполнителя и
срок исполнения
• Так же можно указать Контролёра и срок
контроля
• После этого выполнить действие
«Направить на исполнение»

18. Рассмотрение

• Система проверит документ и отправит
его исполнителю
• После отправки документа в работу
система автоматически сформирует
подпроцесс «Рассылка и
ознакомление» и разошлёт документ
сотрудникам

19. Исполнение

• Автоматическая постановка документа
на контроль с уведомлением
контролёра
• Автоматическое создание поручений
на основании резолюций и доставка их
исполнителям с уведомлением
• Формирование журналов «На
исполнении» и «На контроле»

20. Исполнение

• Напоминания исполнителю и
контролёру о сроках исполнения
• Отсчёт времени до срока исполнения
• Создание Исполнителем карточки
ответного исходящего документа с
автоматическим связыванием карточек
• Создание дополнительных поручений
по исполнению документа

21. Исполнение

• Отображение иерархии поручений,
сроков и статусов
• Перенос срока исполнения документа с
автоматической записью фактов
переноса
• Автоматическая отметка документа как
просроченного
• Отсчёт времени на сколько просрочен
документ

22. Исполнение

• Внесение замечаний по исполнению
документа в специальный раздел
карточки

23. Проверка исполнения

24. Проверка исполнения

• Завершение документа возможно
только после снятия документа с
контроля
• Возможно автоматическое
завершение документа при условии
выполнения всех поручений по
документу
• Фиксация факта снятия документа с
контроля

25. Проверка исполнения

• Автоматическое занесение в карточку
документа отчётов исполнителей из
исполненных заданий
• Подтверждение исполнения документа
с отправкой карточки в архив
• Для просмотра архивных документов
предусмотрены специальные журналы

26. Спасибо за внимание!

Посетите наш сайт:
www.escom-bpm.com