Внутренние документы организации и их маршрут

1. Внутренние документы и их маршрут

ВНУТРЕННИЕ
ДОКУМЕНТЫ И ИХ
МАРШРУТ
Выполнила студентка 2го курса:
Мухлисуллина Гульшат

2.

■ Внутренние документы организации – это документы, создаваемые и
используемые в организации. К внутренним документам относятся
распорядительные документы, протоколы заседаний коллегиальных
органов, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения,
инструкции и др. Внутренние документы, как правило, издаются или
составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания
работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости
рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и
подразделениям с подлинника документа снимаются копии или
оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки
рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.

3.

■ Как правило, движение внутренних документов на стадии создания
документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии
исполнения или использования повторяет движение поступающих
документов. Исключение составляют отдельные виды документов,
имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например внутренние
информационно-справочные документы (справки, служебные записки,
аналитические записки), протоколы заседаний и др.

4. При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие факторы:

■
При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие
факторы: способ принятия решения и, соответственно, издания документа; • содержание
документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации,
инициирующей решение. Управленческие решения принимаются двумя способами:
единолично руководителем или коллегиальным органом. В первом случае проект документа
(управленческого решения) в обязательном порядке проходит процедуру согласования со
всеми заинтересованными лицами, во втором случае – согласование проекта документа не
проводится, потому что решение принимается на заседании коллегиального органа совместно
со всеми его членами.

5. Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально   Коллегиальные решения – это решения, принимаемые на заседании

Движение распорядительных документов, издаваемых
коллегиально Коллегиальные решения – это решения,
принимаемые на заседании коллегиального органа
группой лиц, входящих в этот орган (собрание, совет,
правление, коллегия, совещание и др.). Решения,
принятые коллегиально, фиксируются в протоколах
заседаний, на основании которых могут издаваться
распорядительные документы (постановления,
решения). Практика издания постановлений (решений)
характерна для федеральных органов власти и
управления, органов власти и управления субъектов
Федерации и муниципальных образований.

6. Движение распорядительных документов, издаваемых единолично   При единоличном принятии решений распорядительные документы

Движение распорядительных документов, издаваемых единолично При
единоличном принятии решений распорядительные документы издаются
руководителем организации (президентом, генеральным директором,
директором, председателем и др.), осуществляющим исполнительнораспорядительные функции. Специфической особенностью этого способа
принятия решения является согласование проекта решения с
заинтересованными лицами (как правило, это руководители структурных
подразделений организации). При единоличном принятии решений издаются
распорядительные документы в виде приказов, распоряжений,
указаний. Движение распорядительных документов при единоличном
принятии решения включает следующие этапы: Инициирование решения
(обоснование необходимости издания распорядительного документа). В
качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы,
изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее
изданные документы самой организации. Инициировать решение могут и
внутренние документы организации (докладные записки, служебные записки,
справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др.), если они содержат
информацию, обосновывающую необходимость принятия решения. На
основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель
принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.

7.

8. Спасибо за внимание.