ГОСТ Р6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

1. ГОСТ Р6.30 - 2003

Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации

2. Область применения

данный стандарт распространяется на
организационно-распорядительные
документы, находящиеся в УСОРД –
постановления, распоряжения, приказы,
решения, протоколы, акты, письма и др.,
включенные в ОКУД (ОК 011-93).

3.

Требования к бланкам документов
Для организации, ее структурного подразделения,
должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:
- общий бланк (используют для любых видов
документов, кроме письма);
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.

4.

Требования к бланкам документов
Общий бланк в зависимости от учредительных
документов включает в себя реквизиты 01 (02 или
03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных
документов включает в себя реквизиты
реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для
границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13,
14, 15, 17,18, 19, 20.

5.

Требования к бланкам документов
Бланк конкретного вида документа, кроме письма,
в зависимости от учредительных документов,
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10,
14 и, при необходимости, ограничительные
отметки для границ зон расположения реквизитов
11, 12, 13, 18, 19.

6.

Требования к бланкам документов
Устанавливают два стандартных формата бланков
документов – А4 (210*297 мм) и А5 (148*210мм).
Поля листа документа не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.

7.

Требования к бланкам документов
В
зависимости от расположения реквизитов
устанавливают два варианта бланков – угловой и
продольный.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки
для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещают одним из
способов:
- центрованным;
- флаговым.

8.

Состав реквизитов:
01 – Государственный герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации (по ОКПО)
05 – ОГРН юридического лица
06 – ИНН/КПП
07 – код формы документа (по ОКУД)
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа (по ОКУД)

9.

Состав реквизитов:
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату
документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 - гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа

10.

Состав реквизитов:
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и
направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в
организацию
30 – идентификатор электронной копии документа

11. Требования к оформлению реквизитов

01 – помещают на бланках документов в соответствии
с Федеральным конституционным законом «О
государственном гербе РФ»
02 – герб субъекта РФ помещают на бланках
документов в соответствии с правовыми актами
субъекта РФ
03 – эмблему или товарный знак помещают на
документах в соответствии с уставом организации

12. Требования к оформлению реквизитов

04 – по ОКПО
05 – в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами
06 - в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами
07 - по ОКУД

13. Требования к оформлению реквизитов

08 – наименование организации должно
соответствовать уставу. Над наименование
указывают сокращенное, а при его отсутствии –
полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят
в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже
полного или за ним.

14. Требования к оформлению реквизитов

09 – справочные данные об организации включают
в себя по усмотрению организации:
- почтовый адрес;
- реквизиты для связи (номер телефона, е-mail,
факс);
- банковские реквизиты.

15. Требования к оформлению реквизитов

10 – наименование вида документа должно быть
определено уставом и должно соответствовать
видам документов по ОКУД.

16. Требования к оформлению реквизитов

11 – датой документа является:
- дата его подписания (приказы, распоряжения, письма,
факсы, справки);
- дата его утверждения (отчеты, протоколы правила,
инструкции и др.);
- дата события, зафиксированного в документе (акты).
Варианты оформления даты:
- 05.07.2007
- 05 июля 2007 г.
- 2007.07.05

17. Требования к оформлению реквизитов

12 – регистрационный номер документа состоит из
его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организации индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и т.д.
13 – включает в себя регистрационный номер и дату
документа, на который должен быть дан ответ.

18. Требования к оформлению реквизитов

14 – указывают только в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам:
- «Наименование организации» (08)
- «Справочные данные» (09)

19. Требования к оформлению реквизитов

15 – в качестве адресата могут быть:
- организации;
- их структурные подразделения;
- должностные лица;
- физические лица.

20. Требования к оформлению реквизитов

15 – примеры оформления реквизита:
1.
2.
3.
Минюст России
департамент информатизации
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагутину
ОАО «Северные регионы»
Генеральному директору
В.А. Лагутину

21. Требования к оформлению реквизитов

15 - примеры оформления реквизита:
4.
5.
Администрации районов
Свердловской области
Иванову И.И.
ул.Садовая, д.3, кв.5,
г.Ревда, Свердловская
обл., 620015

22. Требования к оформлению реквизитов

16 – Документ утверждается:
1) должностным лицом
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Сталь»
лич.подпись И.И. Иванов
дата

23. Требования к оформлению реквизитов

16 - или
2) специально издаваемым документом
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 14.03.2007 № 5

24. Требования к оформлению реквизитов

17 – резолюция, написанная должностным лицом,
включает в себя:
- Ф.И.О. исполнителей;
- содержание поручения (при необходимости);
- срок исполнения;
- подпись;
- дату

25. Требования к оформлению реквизитов

17 – например:
Морозовой Н.В.
Прошу подготовить проект
приказа о работе в праздничные
дни к 03.03.2007
Личная подпись
дата

26. Требования к оформлению реквизитов

18 – заголовок к тексту включает в себя краткое
содержание документа и должен быть согласован
с наименованием вида документа. Отвечает на
вопросы о чем? (о ком?) или чего? (кого?)
19 – отметка о контроле обозначается буквой «К»
или словом «Контроль». Проставляется по
указанию руководителя.

27. Требования к оформлению реквизитов

20 – текст
21 – отметка о наличии приложения. Примеры
оформления:
1) Приложение: на 5 л. в 3 экз.
2) Приложение: 1. Положение о персонале на 5 л. в
4 экз.
2. Правила заполнения служебного
контракта в 5 экз.

28. Требования к оформлению реквизитов

21 – отметка о наличии приложения. Примеры
оформления:
В приложении к распорядительному документу на
первом листе в правом верхнем углу пишется:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 03.03.2007 № 45

29. Требования к оформлению реквизитов

22 – в состав реквизита «подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ составлен не на
бланке и сокращенное – если на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи.

30. Требования к оформлению реквизитов

22 – примеры оформления:
1)Генеральный директор
ОАО «Зори»
Л.П.
А.А. Ларин
или на бланке:
2) Генеральный директор
Л.П
А.А. Ларин

31. Требования к оформлению реквизитов

22 – примеры оформления:
3) Если документ подписывается несколькими
должностными лицами их подписи располагают одна
под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности:
Генеральный директор
Л.П.
А.А. Ларин
Главный бухгалтер
Л.П.
А.А. Ларин

32. Требования к оформлению реквизитов

23 – состоит из:
- слова СОГЛАСОВАНО
- должности лица, с которым согласован документ,
включая наименование организации;
- личной подписи;
- расшифровки подписи;
- даты

33. Требования к оформлению реквизитов

23 – например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ОАО «Мир»
Л.П.
И.И. Липин
дата

34. Требования к оформлению реквизитов

23 – если согласование осуществляют другим
документом, тогда:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 05.05.2007 № 57-25

35. Требования к оформлению реквизитов

24 – согласование документа оформляют визой
согласования документа:
- подпись визирующего лица;
- его должность;
- расшифровка подписи;
- Дата
Начальник отдела кадров
Л.П.
И.Л. Кашин
дата

36. Требования к оформлению реквизитов

25 – оттиск печати заверяет подлинность подписи
должностного лица. Оттиск печати должен
захватывать часть наименования должности и не
должен перекрывать личную подпись
должностного лица.
26 – пример оформления:
Верно
Инспектор
отдела кадров
Л.П.
дата
А.А. Ларин

37. Требования к оформлению реквизитов

27 – отметка об исполнителе:
В.А. Жукова
334 54 65
28 – включает в себя: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего о его
исполнении; слова «В дело»; № дела, в котором
будет храниться документ

38. Требования к оформлению реквизитов

29 – содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости –
часы и минуты). Возможно проставление в виде
штампа.
30 – является отметка (колонтитул) проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы документа
и содержащая наименование файла на машинном
носителе, дату и другие поисковые данные,
установленные в организации