Управление задачами: управление исполнением. Тренинг

1.

Тренинг
Управление задачами: управление
исполнением

2. Тренинг “Управление исполнением”

Цели тренинга:
1. Закрепить навыки постановки задач и делегирования
2. Научиться обеспечивать качественное выполнение задач сотрудниками
3. Получить инструменты мониторинга и контроля
4. Научиться предоставлять качественную обратную связь
Блок 1
Постановка задач и делегирование
Блок 2
Управление исполнением
Блок 3
Мониторинг и контроль результатов
Блок 4
Обратная связь

3. Расписание дня

Трансфер из ОЦ
9.00 – 9.30
Сбор участников
9.30 – 10.00
Тренинг
10.00 – 18.00
Перерыв
11.30 – 11.45
Обед
13.30 – 14.30
Перерыв
16.15 – 16.30
Трансфер в Орёл
18.15

4. Викторина «Вспомнить всё!»

5.

Блок 1
Постановка и
делегирование задач
(повторение и закрепление)

6.

Ролевая игра «Постановка задачи»

7.

Дискуссия
Какие сложности могут возникнуть у
руководителя в процессе постановки
задачи?

8.

Ошибки руководителя при постановке
задач
1. Вы уверены, что сотрудник знает глобальную цель
2. Вы думаете, что сотрудники должны догадаться о том, что вы
имеете в виду
3. Вы заменяете конкретные сроки словами «быстро», «скоро»,
«не так срочно»
4. Вы не считаете нужным приводить примеры
5. Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу

9.

Как проверить понял ли сотрудник
задачу
Вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Какие вопросы остались?
Что будешь делать?
Проговори, как ты будешь делать?
Как ты поймёшь, что у тебя всё хорошо в процессе выполнения задачи?
Какие потенциальные риски могут возникнуть в процессе выполнения?
Какая помощь может понадобиться от меня или других коллег?

10.

Сопротивление сотрудника
Конструктивное
сопротивление
«не могу»
Деструктивное
сопротивление
«не хочу»
«Рад бы, да боюсь, не смогу»
«Не собираюсь этого делать, а
причину я найду»
(говорит про логику и факты)
(эмоции и манипуляции)
Отличить деструктивное сопротивление от конструктивного можно по эмоциональному посылу,
который идет от подчиненного при ответе

11.

Сопротивление сотрудника при
постановке задачи
Конструктивное
сопротивление
1.
2.
3.
4.
Сотрудник высказывает,
из-за чего не сможет
выполнить задачу
Вопрос руководителя:
«Причина только в
этом?»
Вопрос руководителя:
«Если устраним
причину, проблем не
будет?»
Устраняем причину
«Не могу!»
«Нет времени на эту
задачу, я и так перегружен»
Деструктивное сопротивление
«Я не справлюсь,
не сумею, не обучен»
Дать сотруднику неприятный выбор
между ролью «неподчиняющегося» и
ролью «готового, но…»:
«Правильно я понимаю, что вы сейчас
отказываетесь выполнять мое
поручение?»
«Это не входит в мои
обязанности»
«Почему я? Пусть это
делают другие»
Перевести деструктивное в
конструктивное
«То есть если мы сейчас расставим
приоритеты по вашим задачам, то
проблем не будет?»
«Не хочу!»

12.

Отработка диалогов

13.

Полезная привычка
1. Откройте страницу в рабочей тетради «Копилка
полезных привычек»
2. Какую привычку можем записать сейчас?

14.

Блок 2
Управление
исполнением

15.

От задач к конечному результату
Задача
Результат

16.

Личный кабинет персональной
эффективности

17.

От задач к конечному результату
Техника
Задача 1
Цель
Результат
Задача 2
Задача 3
Методология

18.

Алгоритм управления исполнением
Правило 1. Проверьте понимание задачи сотрудником
Правило 2. Определите необходимые ресурсы и полномочия
Правило 3. Обсудите планируемые действия
Правило 4. Запланируйте действия в календаре
Правило 5. Определите контрольные точки
Правило 6. Оцените результат
Правило 7. Проанализируйте результаты

19.

Упражнение
«От задач к конечному результату»
Задание
1. Объединитесь в 3 команды
2. Запишите актуальную рабочую задачу одного из членов вашей команды
3. На флипчарте распишите, как будет происходить процесс управления
исполнением по этой задаче
15 мин

20.

Управление исполнением
Чрезмерное руководство
Недостаточное руководство

21.

Упражнение
Задание
Объединитесь в 2 команды
• 1 команда подумайте и запишите:
Что чувствует и делает сотрудник в условиях недостаточного руководства?
• 2 команда подумайте и запишите:
Что чувствует и делает сотрудник в условиях чрезмерного руководства?

22. Управление исполнением

Последствия чрезмерного и недостаточного руководства
Чрезмерное руководство
1.
2.
3.
4.
Сотрудники во всем зависят от вас
Нет инициативы
Нет профессионального роста
Сотрудники чувствуют
раздражение и обиду
Недостаточное руководство
1. Сотрудники не уверены в себе,
чувствуют себя брошенными
2. Работа не выполняется так, как
вы хотите
3. Сотрудники чувствуют
разочарование и обиду

23. Упражнение

Блок 3
Мониторинг и контроль
результатов

24. Управление исполнением

Деловая игра «Карточный бизнес»

25.

Мониторинг и контроль
Контроль – процесс сравнения результата с эталоном или нормативом и
оказание корректирующего воздействия с целью достижения
поставленной задачи
Мониторинг – процесс отслеживания деятельности и исправления любых
существенных отклонений для обеспечения гарантии достижения
результата
Функция контроля результатов осуществляется через мониторинг

26. Деловая игра «Карточный бизнес»

Для чего необходим
мониторинг и контроль
Предупредить
возникновение
кризисных ситуаций

27. Мониторинг и контроль

Предварительный
контроль
Текущий
мониторинг
Итоговый контроль
• до фактического начала работ
• проверьте все ли ресурсы есть у сотрудника
• в ходе проведения работ
• проверяйте работы сотрудников, своевременно
обсуждайте возникающие проблемы
• по итогам работы
• сравните полученный результат с ожидаемым

28. Для чего необходим мониторинг и контроль

Алгоритм управления исполнением
Правило 1. Проверьте понимание задачи сотрудником
Правило 2. Определите необходимые ресурсы и полномочия
Правило 3. Обсудите планируемые действия
Правило 4. Запланируйте действия в календаре
Правило 5. Определите контрольные точки
Правило 6. Оцените результат
Правило 7. Проанализируйте результаты
Предварительный
контроль
Текущий
мониторинг
Итоговый
контроль

29. Мониторинг и контроль

От задач к конечному результату
Цель
Предварительный
контроль
1.
2.
3.
Результат
Задача 1
Задача 2
Задача 3
Проверьте, насколько
сотрудник понял задачу
Убедитесь, что у него есть
достаточное количество
времени
Обеспечьте всем
необходимым
(полномочия, навыки,
знания)
Текущий мониторинг
Итоговый
контроль

30.

От задач к конечному результату
Цель
Результат
Задача 1
Задача 2
Задача 3
Предварительный
контроль
1.
2.
3.
Проверьте, насколько
сотрудник понял задачу
Убедитесь, что у него есть
достаточное количество
времени
Обеспечьте всем
необходимым
(полномочия, навыки,
знания)
Текущий мониторинг
1.
2.
3.
4.
5.
Получите ОС от сотрудника о ходе выполнения задания
Проверьте соблюдение установленных сроков
Сопоставьте промежуточный результат с итоговым (%
выполнения задачи или критерии успешности)
Проверьте достаточность ресурсов для успешного
завершения задания
Дайте ОС сотруднику по результатам мониторинга
Используйте план встречи с сотрудником
Итоговый
контроль

31.

Инструмент для текущего мониторинга
«План встречи с сотрудником»
1. Спросите, как продвигается работа (что сделано, укладывается ли в
поставленные сроки)
2. Спросите, что не выполнено
3. Спросите, что будет предпринимать для выполнения задачи
4. Проанализируйте достаточно ли сотруднику ресурсов и навыков
5. Дайте необходимые ресурсы или покажите, как справиться с задачей
без них
6. Помогите с недостающими навыками (помощь руководителя или
более опытного сотрудника)
7. Дайте сотруднику ОС
Обратите внимание на настроение и мотивацию сотрудника!

32.

От задач к конечному результату
Цель
Результат
Задача 1
Задача 2
Задача 3
Предварительный
контроль
1.
2.
3.
Проверьте, насколько
сотрудник понял задачу
Убедитесь, что у него есть
достаточное количество
времени
Обеспечьте всем
необходимым
(полномочия, навыки,
знания)
Текущий мониторинг
1.
2.
3.
4.
5.
Получите ОС от сотрудника о ходе выполнения задания
Проверьте соблюдение установленных сроков
Сопоставьте промежуточный результат с итоговым (%
выполнения задачи или критерии успешности)
Проверьте достаточность ресурсов для успешного
завершения задания
Дайте ОС сотруднику по результатам мониторинга
Итоговый контроль
1.
2.
3.
4.
Используйте план встречи с сотрудником
Сопоставьте итоговый
результат с
запланированным
Оцените, что
получилось в результате
Встретьтесь с
сотрудником
Предоставьте обратную
связь (ОС)

33. Инструмент для текущего мониторинга «План встречи с сотрудником»

От задач к конечному результату
Цель
Результат
Задача 1
Задача 2
Задача 3
Предварительный
контроль
1.
2.
3.
Проверьте, насколько
сотрудник понял задачу
Убедитесь, что у него есть
достаточное количество
времени
Обеспечьте всем
необходимым
(полномочия, навыки,
знания)
Текущий мониторинг
1.
2.
3.
4.
5.
Получите ОС от сотрудника о ходе выполнения задания
Проверьте соблюдение установленных сроков
Сопоставьте промежуточный результат с итоговым (%
выполнения задачи или критерии успешности)
Проверьте достаточность ресурсов для успешного
завершения задания
Дайте ОС сотруднику по результатам мониторинга
Итоговый контроль
1.
2.
3.
4.
Используйте план встречи с сотрудником
Сопоставьте итоговый
результат с
запланированным
Оцените, что
получилось в результате
Встретьтесь с
сотрудником
Предоставьте обратную
связь (ОС)

34.

Упражнение
Методы мониторинга и контроля
Задание
Подумайте и определите какие методы могут использоваться на стадии
• Предварительного контроля
• Текущего мониторинга
• Итогового контроля
-

35.

Полезная привычка
1. Откройте страницу в рабочей тетради
«Копилка полезных привычек»
2. Какую привычку можем записать сейчас?

36. Упражнение Методы мониторинга и контроля

Блок 4
Обратная связь

37.

Игра «Горячо - холодно»
15 мин

38.

Обратная связь
Понятие обратной связи произошло
от англ. Feedback, что означает
отзыв, отклик, ответную реакцию на
какое-либо действие или событие

39. Игра «Горячо - холодно»

Обратная связь
Обратная связь - это обсуждение конкретной ситуации, ее результата и
действий сотрудника в прошлом, которую руководитель сообщает ему в
настоящем с целью формирования новой модели действующего
поведения

40. Обратная связь

«Интеллектуальный футбол»
Задание:
• Объединитесь в 2 команды
• Придумайте 5 вопросов «на
подумать» для другой команды
на основании материала,
изученного в дистанционном
курсе : «Обратная связь»

41. Обратная связь

Техники обратной связи
Техники обратной связи в процессе мониторинга и контроля
1
2
3
Я – сообщение
BOFF
Feed Forward

42. «Интеллектуальный футбол»

«Я – сообщение»
1
Начните с описания факта, который вам нужно изменить в
поведении сотрудника
2
Далее опишите свои ощущения в связи с таким поведением.
Например: «Я расстраиваюсь», «Я волнуюсь», «Я огорчаюсь»,
«Я переживаю»
3
Объясните, какое воздействие это поведение оказывает на
вас или на окружающих, как влияет на результат
4
В завершении сообщите о вашем желании: какое поведение
вы хотели бы видеть

43. Техники обратной связи

Техника обратной связи BOFF
Behaviors
(поведение)
Отметьте факт, событие и/или поведение. Не обобщайте («всегда»,
«постоянно», «часто»), говорите без эмоциональной окраски
Например: Ты сегодня не предоставил отчет
(результат)
Озвучьте естественные последствия, которые произошли или возможно
произойдут в результате отмеченного поведения
Например: Это привело / может привести к …
Feelings
Опишите свои чувства, эмоции, отношение к происходящему
Например: я расстроен, так как не могу вовремя получить данные
Outcome
(чувства)
Future
(будущее)
Спросите, что сотрудник готов предпринять для того, чтобы в будущем это
событие/поведение не имело места
Например: Что ты готов предпринять, чтобы отправлять отчет в срок?

44. «Я – сообщение»

Техника обратной связи
Feed Forward
1
Куда мы, как компания, движемся (общие цели)?
2
Куда вы движетесь (ваши цели)?
3
По вашему мнению в чем вы успешны?
4
По вашему мнению что вам стоит улучшить?
5
Чем я могу вам помочь?
6
Что вы мне посоветуете, чтобы стать лучше?

45. Техника обратной связи BOFF

Упражнение «Обратная связь»
Кейсы:
Проведение встречи на этапе текущего мониторинга
Проведение встречи на этапе итоговый контроль

46. Техника обратной связи Feed Forward

Полезная привычка
1. Откройте страницу в рабочей тетради «Копилка
полезных привычек»
2. Какую привычку можем записать сейчас?

47. Упражнение «Обратная связь»

Интеллект- карты
• Объединитесь в 3 группы
• Изобразите содержание
тренинга в интеллект – карте

48.

Плывем дальше!