Создание тендерного отдела

1.

Как создать
тендерный отдел,
чтобы КАЖДЫЙ
второй тендер был
выигран!
На примере тендерного отдела ООО
«САМОСПАС»
Итоги 2018 и планы на 2019 год

2. Основные этапы развития отдела:

▪ Июль 2015 года - Начало организации отдела. Приглашение
сотрудника на должность Специалиста по тендерам;
▪ Декабрь 2015 года - Начало привлечения сотрудника из отдела
продаж в качестве помощника Специалиста по тендерам.
Совмещение с работой в отделе продаж.
▪ Июль 2016 года - Перевод сотрудника отдела продаж на
должность Специалиста по тендерам в связи с ростом количества
тендеров
▪ Октябрь 2017 года - Найм второго специалиста по тендерам,
фактическое формирование отдела (Руководитель – Заместитель –
Специалист)

3. Организационная структура тендерного отдела ООО «САМОСПАС»:

Заместитель
Генерального директора
Руководитель
тендерного отдела
Заместитель
руководителя отдела
Специалист по
тендерам

4. Должностные обязанности сотрудников:

Руководитель отдела:
Заместитель руководителя / Специалист:
▪
Мониторинг объявлений о торгах
▪
Участие в проведении мониторинга
▪
Согласование участия в торгах с директором Компании или
руководителями отделов
▪
Подготовка пакета документов:
▪
Анализ участия в торгах конкурентов
▪
Составление запросов на разъяснение закупочной документации
▪
Планирование деятельности сотрудников отдела
▪
Контроль подготовки предложений (финансовых и технических) по
тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами
Компании и определение сроков предоставления документации
специалистами Компании
▪
оформление предложений (финансовых и технических)
▪
взаимодействие с бухгалтерией по предоставлению финансовых
данных и документов по Компании
▪
Запрос справок в различных государственных структурах в рамках
подготовки документов по тендеру
▪
по поручению руководителя, заполнение форм документов в
соответствии с закупочной документацией
▪
по поручению руководителя, осуществление сбора документов
(учредительных документов, лицензий, аттестатов специалистов,
копий договоров, актов и др.)
▪
Заполнение форм документов
▪
Подготовка пакета документов по стратегически важным торгам
▪
Контроль отправки документов на тендеры
▪
▪
В случае победы в торгах, предоставление необходимой информации
для заключения договора сотрудникам Компании
организация нотариального заверения документов, необходимых для
подготовки пакета документов на тендер
▪
▪
Предоставление сведений, необходимых для оплаты обеспечений
заявок в бухгалтерию
Организация отправки документов на тендеры и контроль получения
их Заказчиками
▪
▪
Отслеживание изменений в Законодательстве, правовой базе,
ознакомление сотрудников отдела с этой информацией
Структурирование информации о торгах на электронных и бумажных
носителях
▪
▪
Руководство деятельностью подчиненных, принятие мер по
соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка
По поручению руководителя отдела, составление писем, запросов,
других документов
▪
Подготовка ответов на письма и запросы в сфере своей компетенции
▪
Представление предложений о поощрении или наложении взысканий
на сотрудников отдела, содействие повышению их квалификации
▪
Выполнение поручений руководителя отдела в сфере своей
компетенции

5. Основные этапы работы:

▪ Мониторинг объявлений о торгах
▪ Согласование с руководителями Компании или департаментов участия в торгах
▪ Планирование подготовки предложения в соответствии со сроками подачи документов.
▪ Формирование пакета документации
▪ Проверка документации на соответствие требованиям. / Корректировка документации
▪ Отправка документации / контроль получения документации заказчиком
▪ Контроль результатов участия в торгах / Дозапрос / Жалоба в ФАС
▪ Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.
▪ Анализ завершенного тендера

6. Основные принципы выполнения тендерных работ:

▪ Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами
оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой
последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
▪ Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям,
изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
▪ Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата,
который, в свою очередь, является обязательным компонентом конечного результата.
▪ Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ
материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления
являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в
любой форме не допускается без особого на то разрешения.

7. Тендерная работа и документирование результатов:

Документирование работы по подготовке документации Компании, ее результатов осуществляется
с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета).
В компании в качестве отчетного документа тендерного отдела принята Excel-форма.
Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела
фиксируется в CRM системе (Битрикс 24)

8. Система оплаты и мотивации

ОКЛАД + Фиксированная премия по итогам работы
Главный плюс: мотивация на конечный результат.
Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной
оплате.
Обязательное условие: окладная часть не мизерная, а рыночная.

9. Основные статистические показатели работы тендерного отдела ООО «САМОСПАС» за 2015-2018 гг.

10. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Ниже рассмотрим динамику количества тендеров, в которых поучаствовала компания "САМОСПАС"
за всю историю существования тендерного отдела.
Общее кол-во тендеров поданных за 2015 – 2018 г.г.
700
572
600
500
400
400
336
300
200
100
91
0
2015
2016
2017
2018

11. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Если для чистоты анализа из общего числа поданных тендеров вычесть те, по которым заказчик не
подвел итоги, и те, которые не предполагают в конкурсной процедуре итога (мониторинг цен), то
получим следующее соотношение побед к общему числу тендеров:
Соотношение выигранных тендеров к общему кол-ву поданных за период
450
418
400
346
350
300
277
232
250
200
165
174
2016
2017
150
100
83
50
33
0
2015 (июл-дек)
Кол-во тендеров (без учета мониторингов цен и незавершенных процедур)
2018
Кол-во выигранных тендеров (с учетом побед партнеров)

12. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Динамика доли побед в общем количестве тендеров (без учета мониторингов цен и
незавершенных процедур), в которых участвовала компания «САМОСПАС»
ДОЛЯ ПОБЕД В ТЕНДЕРАХ
65%
60%
60%
56%
53%
55%
50%
45%
40%
40%
35%
30%
2015 (июл-дек)
2016
2017
2018
По
данным
графика
можем
наблюдать,
что
компания
"САМОСПАС"
на
протяжении
последних 3-х лет держит стабильно
высокий уровень побед в общем
количестве всех поданных тендеров

13. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Динамика количества проигранных тендеров по
разным критериям из общего количества
600
572
Кол-во поданных
тендеров
500
400
400
На фоне резко положительной динамики количества поданных
тендеров, уровень проигрышей остается практически
неизменным на протяжении рассматриваемого периода.
Основные причины проигрыша в
тендерах в 2018 году
Отклонение по
технической части
305
300
Ошибка
специалиста
200
Проигрыш по
цене
115
100
89
91
54
28
7
3
0
Отклонение по
технической
части
28%
0
2015 (июлдек)
48
31
1
3
6
2016
2017
2018
Основной причиной проигрыша компании "САМОСПАС" в
тендерах является высокая конкуренция по ценовому
предложению, либо демпинг конкурентов
Проигрыш по
цене
68%
Отклонение по технической части
Проигрыш по цене
Ошибка
специалиста
4%
Ошибка специалиста

14. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Самая высокая загруженность
сотрудников тендерного отдела
– 4-й квартал. За этот период
было подано более 30% всех
тендеров, поданных в 2018
году.
КОЛ-ВО ПОДАННЫХ ТЕНДЕРОВ ПО МЕСЯЦАМ
(ЗАГРУЖЕННОСТЬ СПЕЦИАЛИСТОВ (2018Г.))
80
70
70
61
60
54
50
Январь, февраль - стабильно
спокойные месяцы. Летние
месяцы также относительно не
загружены, ввиду отпусков.
51
50
49
49
48
45
40
36
30
29
янв.18
фев.18
30
20
10
0
мар.18
апр.18
май.18
июн.18
июл.18
авг.18
сен.18
окт.18
ноя.18
дек.18

15. Причины отрицательных результатов сотрудников тендерного отдела и пути их решения

Внутри отдела
• Недостаток опыта сотрудников
• Периодическая высокая загруженность
Между
отделами
компании
• Недостаток опыта сотрудников других отделов
• Несвоевременное обучение по новому
оборудованию
Между
отделом и
заказчиком
• Неосведомленность заказчика в конкурентных
преимуществах нашего оборудования
• Желание заказчика работать с другим
контрагентом
Распределение
нагрузки
Обучение сотрудников
Взаимодействие с
заказчиком

16. Плановые показатели на 2019 год

Увеличение количества
поданных тендеров
Увеличение количества
наших побед и побед
партнеров
• 2018 - 572
• 2019 – 687 (+20%)
• 2018 – 56%
• 2019 – 67% (+20%)
Снижение кол-ва
заявок, отклоненных по
технической части
Количество сотрудников
в отделе
• 2018 - 48
• 2019 – 38 (-20%)
• 2018 – 3
• 2019 – 4
Снижение кол-ва
заявок, отклоненных изза ошибки специалиста
• 2018 - 6
• 2019 - 5
Уровень «счастья»
сотрудников отдела
• 2018 – Высокий
• 2019 - + over 9000

17. 2 крутых примера необходимости участия в чужих тендерах

18. ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ

1. Исходные данные:
1. Тендер прорабатывался и был закреплён за Дилером VENTO
2. НМЦ – 3 070 688,16 р. / Розница – 3 002 760,00 р.
3. Все позиции по ТЗ, кроме одной – VENTO. Всего – 6 позиций.

19. ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ

2. Принятие решения об участии «в поддержку». Подача по рознице
Вскрытие конвертов – 8 заявок
Отклонение 3-х заявок на первом
этапе
Непредоставление необходимых
документов компанией, за
которой закреплён тендеры
(Справка об опыте, сертификаты)
САМОСПАС – WIN !
Отклонение 1-й заявки на втором
этапе

20. ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ

3. Итоги тендера
Себестоимость
1 871 040,00р.
Наценка %
60,49%
Цена контракта
3 002 760,00р.
Маржа %
37,69%
Отгрузка товара, который был на 90% в наличии, в резерве за Дилером
Планируемое своевременное выполнение контрактных обязательств. БЕЗ ПЕНИ !
Прибыль: 1 131 720,00 рублей

21. ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)

1. Исходные данные:
Поставка и монтаж оборудования страховочной системы подкрановых путей, системы
кровли для защиты от падения с высоты, ходовой лестницы водонапорной башни,
вертикальных ходовых лестниц кровли
2. Тендер прорабатывался основным конкурентом – Safe-Tec (ООО «Альпакадемия»)
3. В ТЗ – полностью оборудование конкурентов. Наличие у нас аналогов нашего
производства

22. ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)

2. Принятие решения об участии в «чужом» тендере.
Своевременное
составление техникокоммерческого
предложение от ИТО
Параллельное
взаимодействие между
Отделом активных
продаж и заказчиком
Своевременная
подготовка
необходимого пакета
документов со стороны
тендерного отдела
Допуск ООО
«САМОСПАС» по
технической части
Преимущество нас по
цене, за счет своего
производства
САМОСПАС – WIN !
3 заявки на этапе подачи

23. ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)

3. Итоги тендера
Выигрыш Тендера крупного заказчика
Отжим чужого тендера
В будущем – большой опыт выполнения работ (позволит участвовать в тех тендерах, где
один из критериев - опыт)
Приход в кассу более 4 миллионов рублей