Основные этапы развития отдела:
Организационная структура тендерного отдела ООО «САМОСПАС»:
Должностные обязанности сотрудников:
Основные этапы работы:
Основные принципы выполнения тендерных работ:
Тендерная работа и документирование результатов:
Система оплаты и мотивации
Основные статистические показатели работы тендерного отдела ООО «САМОСПАС» за 2015-2018 гг.
Основные показатели работы за 2015-2018 гг.
Основные показатели работы за 2015-2018 гг.
Основные показатели работы за 2015-2018 гг.
Основные показатели работы за 2015-2018 гг.
Основные показатели работы за 2015-2018 гг.
Причины отрицательных результатов сотрудников тендерного отдела и пути их решения
Плановые показатели на 2019 год
2 крутых примера необходимости участия в чужих тендерах
ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ
ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ
ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ
ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)
ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)
ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)
2.21M
Category: businessbusiness

Создание тендерного отдела

1.

Как создать
тендерный отдел,
чтобы КАЖДЫЙ
второй тендер был
выигран!
На примере тендерного отдела ООО
«САМОСПАС»
Итоги 2018 и планы на 2019 год

2. Основные этапы развития отдела:

▪ Июль 2015 года - Начало организации отдела. Приглашение
сотрудника на должность Специалиста по тендерам;
▪ Декабрь 2015 года - Начало привлечения сотрудника из отдела
продаж в качестве помощника Специалиста по тендерам.
Совмещение с работой в отделе продаж.
▪ Июль 2016 года - Перевод сотрудника отдела продаж на
должность Специалиста по тендерам в связи с ростом количества
тендеров
▪ Октябрь 2017 года - Найм второго специалиста по тендерам,
фактическое формирование отдела (Руководитель – Заместитель –
Специалист)

3. Организационная структура тендерного отдела ООО «САМОСПАС»:

Заместитель
Генерального директора
Руководитель
тендерного отдела
Заместитель
руководителя отдела
Специалист по
тендерам

4. Должностные обязанности сотрудников:

Руководитель отдела:
Заместитель руководителя / Специалист:

Мониторинг объявлений о торгах

Участие в проведении мониторинга

Согласование участия в торгах с директором Компании или
руководителями отделов

Подготовка пакета документов:

Анализ участия в торгах конкурентов

Составление запросов на разъяснение закупочной документации

Планирование деятельности сотрудников отдела

Контроль подготовки предложений (финансовых и технических) по
тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами
Компании и определение сроков предоставления документации
специалистами Компании

оформление предложений (финансовых и технических)

взаимодействие с бухгалтерией по предоставлению финансовых
данных и документов по Компании

Запрос справок в различных государственных структурах в рамках
подготовки документов по тендеру

по поручению руководителя, заполнение форм документов в
соответствии с закупочной документацией

по поручению руководителя, осуществление сбора документов
(учредительных документов, лицензий, аттестатов специалистов,
копий договоров, актов и др.)

Заполнение форм документов

Подготовка пакета документов по стратегически важным торгам

Контроль отправки документов на тендеры


В случае победы в торгах, предоставление необходимой информации
для заключения договора сотрудникам Компании
организация нотариального заверения документов, необходимых для
подготовки пакета документов на тендер


Предоставление сведений, необходимых для оплаты обеспечений
заявок в бухгалтерию
Организация отправки документов на тендеры и контроль получения
их Заказчиками


Отслеживание изменений в Законодательстве, правовой базе,
ознакомление сотрудников отдела с этой информацией
Структурирование информации о торгах на электронных и бумажных
носителях


Руководство деятельностью подчиненных, принятие мер по
соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка
По поручению руководителя отдела, составление писем, запросов,
других документов

Подготовка ответов на письма и запросы в сфере своей компетенции

Представление предложений о поощрении или наложении взысканий
на сотрудников отдела, содействие повышению их квалификации

Выполнение поручений руководителя отдела в сфере своей
компетенции

5. Основные этапы работы:

▪ Мониторинг объявлений о торгах
▪ Согласование с руководителями Компании или департаментов участия в торгах
▪ Планирование подготовки предложения в соответствии со сроками подачи документов.
▪ Формирование пакета документации
▪ Проверка документации на соответствие требованиям. / Корректировка документации
▪ Отправка документации / контроль получения документации заказчиком
▪ Контроль результатов участия в торгах / Дозапрос / Жалоба в ФАС
▪ Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.
▪ Анализ завершенного тендера

6. Основные принципы выполнения тендерных работ:

▪ Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами
оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой
последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
▪ Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям,
изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
▪ Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата,
который, в свою очередь, является обязательным компонентом конечного результата.
▪ Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ
материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления
являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в
любой форме не допускается без особого на то разрешения.

7. Тендерная работа и документирование результатов:

Документирование работы по подготовке документации Компании, ее результатов осуществляется
с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета).
В компании в качестве отчетного документа тендерного отдела принята Excel-форма.
Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела
фиксируется в CRM системе (Битрикс 24)

8. Система оплаты и мотивации

ОКЛАД + Фиксированная премия по итогам работы
Главный плюс: мотивация на конечный результат.
Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной
оплате.
Обязательное условие: окладная часть не мизерная, а рыночная.

9. Основные статистические показатели работы тендерного отдела ООО «САМОСПАС» за 2015-2018 гг.

10. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Ниже рассмотрим динамику количества тендеров, в которых поучаствовала компания "САМОСПАС"
за всю историю существования тендерного отдела.
Общее кол-во тендеров поданных за 2015 – 2018 г.г.
700
572
600
500
400
400
336
300
200
100
91
0
2015
2016
2017
2018

11. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Если для чистоты анализа из общего числа поданных тендеров вычесть те, по которым заказчик не
подвел итоги, и те, которые не предполагают в конкурсной процедуре итога (мониторинг цен), то
получим следующее соотношение побед к общему числу тендеров:
Соотношение выигранных тендеров к общему кол-ву поданных за период
450
418
400
346
350
300
277
232
250
200
165
174
2016
2017
150
100
83
50
33
0
2015 (июл-дек)
Кол-во тендеров (без учета мониторингов цен и незавершенных процедур)
2018
Кол-во выигранных тендеров (с учетом побед партнеров)

12. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Динамика доли побед в общем количестве тендеров (без учета мониторингов цен и
незавершенных процедур), в которых участвовала компания «САМОСПАС»
ДОЛЯ ПОБЕД В ТЕНДЕРАХ
65%
60%
60%
56%
53%
55%
50%
45%
40%
40%
35%
30%
2015 (июл-дек)
2016
2017
2018
По
данным
графика
можем
наблюдать,
что
компания
"САМОСПАС"
на
протяжении
последних 3-х лет держит стабильно
высокий уровень побед в общем
количестве всех поданных тендеров

13. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Динамика количества проигранных тендеров по
разным критериям из общего количества
600
572
Кол-во поданных
тендеров
500
400
400
На фоне резко положительной динамики количества поданных
тендеров, уровень проигрышей остается практически
неизменным на протяжении рассматриваемого периода.
Основные причины проигрыша в
тендерах в 2018 году
Отклонение по
технической части
305
300
Ошибка
специалиста
200
Проигрыш по
цене
115
100
89
91
54
28
7
3
0
Отклонение по
технической
части
28%
0
2015 (июлдек)
48
31
1
3
6
2016
2017
2018
Основной причиной проигрыша компании "САМОСПАС" в
тендерах является высокая конкуренция по ценовому
предложению, либо демпинг конкурентов
Проигрыш по
цене
68%
Отклонение по технической части
Проигрыш по цене
Ошибка
специалиста
4%
Ошибка специалиста

14. Основные показатели работы за 2015-2018 гг.

Самая высокая загруженность
сотрудников тендерного отдела
– 4-й квартал. За этот период
было подано более 30% всех
тендеров, поданных в 2018
году.
КОЛ-ВО ПОДАННЫХ ТЕНДЕРОВ ПО МЕСЯЦАМ
(ЗАГРУЖЕННОСТЬ СПЕЦИАЛИСТОВ (2018Г.))
80
70
70
61
60
54
50
Январь, февраль - стабильно
спокойные месяцы. Летние
месяцы также относительно не
загружены, ввиду отпусков.
51
50
49
49
48
45
40
36
30
29
янв.18
фев.18
30
20
10
0
мар.18
апр.18
май.18
июн.18
июл.18
авг.18
сен.18
окт.18
ноя.18
дек.18

15. Причины отрицательных результатов сотрудников тендерного отдела и пути их решения

Внутри отдела
• Недостаток опыта сотрудников
• Периодическая высокая загруженность
Между
отделами
компании
• Недостаток опыта сотрудников других отделов
• Несвоевременное обучение по новому
оборудованию
Между
отделом и
заказчиком
• Неосведомленность заказчика в конкурентных
преимуществах нашего оборудования
• Желание заказчика работать с другим
контрагентом
Распределение
нагрузки
Обучение сотрудников
Взаимодействие с
заказчиком

16. Плановые показатели на 2019 год

Увеличение количества
поданных тендеров
Увеличение количества
наших побед и побед
партнеров
• 2018 - 572
• 2019 – 687 (+20%)
• 2018 – 56%
• 2019 – 67% (+20%)
Снижение кол-ва
заявок, отклоненных по
технической части
Количество сотрудников
в отделе
• 2018 - 48
• 2019 – 38 (-20%)
• 2018 – 3
• 2019 – 4
Снижение кол-ва
заявок, отклоненных изза ошибки специалиста
• 2018 - 6
• 2019 - 5
Уровень «счастья»
сотрудников отдела
• 2018 – Высокий
• 2019 - + over 9000

17. 2 крутых примера необходимости участия в чужих тендерах

18. ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ

1. Исходные данные:
1. Тендер прорабатывался и был закреплён за Дилером VENTO
2. НМЦ – 3 070 688,16 р. / Розница – 3 002 760,00 р.
3. Все позиции по ТЗ, кроме одной – VENTO. Всего – 6 позиций.

19. ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ

2. Принятие решения об участии «в поддержку». Подача по рознице
Вскрытие конвертов – 8 заявок
Отклонение 3-х заявок на первом
этапе
Непредоставление необходимых
документов компанией, за
которой закреплён тендеры
(Справка об опыте, сертификаты)
САМОСПАС – WIN !
Отклонение 1-й заявки на втором
этапе

20. ДИРЕКЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ СПОРТИВНЫМИ СООРУЖЕНИЯМИ СПБ

3. Итоги тендера
Себестоимость
1 871 040,00р.
Наценка %
60,49%
Цена контракта
3 002 760,00р.
Маржа %
37,69%
Отгрузка товара, который был на 90% в наличии, в резерве за Дилером
Планируемое своевременное выполнение контрактных обязательств. БЕЗ ПЕНИ !
Прибыль: 1 131 720,00 рублей

21. ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)

1. Исходные данные:
Поставка и монтаж оборудования страховочной системы подкрановых путей, системы
кровли для защиты от падения с высоты, ходовой лестницы водонапорной башни,
вертикальных ходовых лестниц кровли
2. Тендер прорабатывался основным конкурентом – Safe-Tec (ООО «Альпакадемия»)
3. В ТЗ – полностью оборудование конкурентов. Наличие у нас аналогов нашего
производства

22. ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)

2. Принятие решения об участии в «чужом» тендере.
Своевременное
составление техникокоммерческого
предложение от ИТО
Параллельное
взаимодействие между
Отделом активных
продаж и заказчиком
Своевременная
подготовка
необходимого пакета
документов со стороны
тендерного отдела
Допуск ООО
«САМОСПАС» по
технической части
Преимущество нас по
цене, за счет своего
производства
САМОСПАС – WIN !
3 заявки на этапе подачи

23. ООО «Биаксплен» (Группа СИБУР)

3. Итоги тендера
Выигрыш Тендера крупного заказчика
Отжим чужого тендера
В будущем – большой опыт выполнения работ (позволит участвовать в тех тендерах, где
один из критериев - опыт)
Приход в кассу более 4 миллионов рублей
English     Русский Rules