Жанры письменной формы официально-делового стиля. (Лекция 2)

1.

Жанры письменной
формы официальноделового стиля

2.

План:
1. Современные требования к оформлению деловых
бумаг
2. Виды деловой документации
3. Составление деловых бумаг личного характера
4. Оформление служебной документации
5. Составление деловых писем
6. Домашнее задание

3.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Деловые документы состоят из 2-х смысловых
блоков:
• вводного (мотивы составления документа)
• основного
(выводы,
предложения,
просьбы,
решения)
Принципы:
• достоверность и объективность содержания
• логические средства оценки ситуаций и фактов
• полнота информации
• отсутствие рассуждений
• тон изложения – нейтральный, деловой, корректный
• текст должен разделяться абзацами

4.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит – это обязательный информационный
элемент
документа,
строго
закрепленный
за
определенным местом на бланке, листе.
• эмблема организации
• наименование организации
• юр.адрес организации
• название вида документа
• дата
• индекс документа
• адресат
• заголовок к тексту
• текст
• отметка о наличии приложений
• подпись
• печать

5.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Документ состоит 3-х частей:
1. Заголовочная (реквизиты до текста)
2. Основная («текст» и «приложения»)
3. Оформляющая (ниже «текст» и «приложения»)

6.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Эмблема организации»
Эмблема организации – условные (символические)
графические изображения, зарегистрированные в
установленном порядке.
(в левом верхнем углу либо в середине верхней части листа (в
зависимости от расположения других реквизитов))

7.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Наименование организации»
(пишется
в
строгом
соответствии
с
наименованием,
зарегистрированном в установленном порядке; используются
закрепленные
сокращения;
располагается
под
реквизитом
«Эмблема организации»)

8.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Юридический адрес организации»
Юридический адрес организации – совокупность
следующих данных: индекс предприятия связи,
почтовый адрес, телефон, факс, ИНН, номер
расчетного счета в банке, БИК, ОКОНХ, ОКПО)
(располагается
в
левом
верхнем
углу
под
реквизитом
«наименование организации» или на нижнем поле документа)

9.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Название вида документа»
Название
вида
документа
–
дает
общее
представление
о
назначении
документа,
определяет состав его реквизитов, структуру
текста, степень обязательности выполнения его
требований.
(располагается в заголовочной части документа после реквизита
«наименование организации» и юридического адреса. Один из
важнейших реквизитов, проставляется на всех документах)

10.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Дата»
Дата – один из основных реквизитов документа,
обеспечивающих его юридическую силу.
(располагается в заголовочной части документа; в тексте
оформляются
цифровым
способом
в
следующей
последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака),
например, 10.03.13).
* В финансовых документах, а также после текста допустимо
словесно-цифровое оформление документа (10 марта 2013 г.)
* Дата, указывающая на время составления документа, помещается
в верхней заголовочной части слева ниже реквизита «название вида
документа» или ставится слева под текстом ниже подписи.

11.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Индекс (номер) документа»
Индекс – условное обозначение документа,
присваиваемое ему при регистрации.
(проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах
учреждения рядом с реквизитом «дата»).
* Порядковые номера с начала года в возрастающей
последовательности проставляются на таких документах, как
протоколы, справки, контракты: № 1, №2, №3..
* Номера контрактов, заключенных между двумя организациями,
имеют двойную нумерацию (№17/12).

12.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Адресат»
* широко исп-ся при составлении различных бумаг и содержит
указание на получателя (адресата): должность, фамилия и
инициалы в Д.п.
* В служебной переписке реализуется максимальным набором
составляющих:
-наименование организации в Им.п.
- структурные подразделения в Им.п.
- должность, фамилия и инициалы в Д.п.
- юр.адрес организации
* Если документ направляется пост-м адресатам, почтовый адрес не
указывается.
* При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый
адрес, затем ФИО получателя.
* Реквизит размещается в правой верхней
части документа

13.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Заголовок»
Заголовок – краткое изложение основного смысла
текста составляемого документа.
*должен грамматически согласовываться с названием вида
документа, отвечая на вопрос: о чем? или чего? («договор о
поставке груза» или «протокол заседания»)
* располагается слева после реквизитов «дата» и «индекс
документа» и не должен превышать 2-х строк
* избавляет от необходимости чтения документа полностью при его
регистрации

14.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»
*в документе ставится отметка о наличии приложений.
* располагается после текста перед подписью
* если полное наименование приложения к документу упоминается
в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в
сокращенной форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.»
* если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в
отметке о приложении указать полностью наименования
документов, входящих в приложения, с указанием количества
листов и экземпляров
* если приложение к документу в единственном экземпляре, то колво экземпляров можно не указывать
* Сами документы-приложения должны иметь все необходимые
реквизиты: наименование вида документа, заголовки, дату,
подпись. На приложениях в правом верхнем углу делается отметка,
указывающая на его связь с основным документом.

15.

Реквизит «Подпись»
*
В состав реквизита входят: наименование должности лица,
подписывающего документ; личная подпись; расшифровка
подписи.
* Должность подписывающего указывается полностью, если
документ оформлен не на бланке.
* При оформлении документа на бланке организации должность
указывается сокращенно.
* При подписании документа неск-ми должностными лицами
составные части реквизита «подпись» располагаются друг за
другом в соответствии с занимаемой должностью.
* При подписании документа неск-ми равными по должности
лицами их подписи располагаются на одном уровне.
* В документах, подготовленных комиссией (протокол) указ-ся не
должности лиц, сост-щих документ, а распределении обязанностей
в составе комиссии (председатель, члены комиссии, секретарь).
•При наличии в документе сведений финансового характера он
подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяются
печатью.
* Проставляется после реквизитов «текст», «приложение».

16.

1. Современные требования к оформлению
деловых бумаг
Реквизит «Печать»
*на
документах,
удостоверяющих
права
учреждения
или
должностных лиц, а также фиксирующих факт расходования
денежных
средств
и
материальных
ценностей,
подпись
соответствующего лица должна быть заверена печатью.
* Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ,
часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

17.

2. Виды деловой документации
1. Деловые бумаги личного характера.
2. Служебная документация.
3. Деловая переписка.

18.

Составление личных документов
Обязательные реквизиты: название вида документа,
дата, подпись.
Заявление – документ, содержащий просьбу или
предложение лица (лиц), адресованный должностному
лицу или организации.
Реквизиты: название вида документа, дата, адресат,
текст, подпись.

19.

Составление личных документов
Объяснительная записка – документ, излагающий
должностному лицу причины нарушения трудовой
(учебной)
дисциплины,
каких-л.
социальнообщественных правил (н-р, общежития, поведения),
невыполнения задания и т.п..
Реквизиты: название вида документа, дата, адресат,
адресант, текст, отметка о наличии приложений,
подпись, дата.

20.

Составление личных документов
Расписка – документ, подтверждающий получение
каких-либо материальных ценностей.
Реквизиты: название вида документа, дата, текст, подпись лица, давшего
расписку, дата.
Текст: ФИО (иногда паспортные данные, должность, место жительства)
лица, получившего что-л. (т.е. дающего расписку); ФИО лица, выдавшего
что-л., или наименование учреждения, от к-го получено что-л.;
наименование (перечень) полученного с указанием кол-ва и стоимости
(сумма пишется цифрами и в скобках прописью с большой буквы)

21.

Составление личных документов
Личная доверенность – документ, свидетельствующий о предоставлении права
доверенному лицу на совершение определенных действий или получение
денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя
(гражданина).
В Д. фигурируют 2 лица: доверитель и доверенное лицо.
Реквизиты: название вида документа, дата выдачи д-ти и дата удостоверения
подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица,
заверяющего доверенность, печать.
Текст: ФИО (иногда должность) доверителя,
ФИО (иногда должность)
доверенного лица; содержание Д. (что конкретно доверяется (сумма пишется
цифрами и в скобках прописью с большой буквы)
При Д. ценных предметов и денежных средств указываются адрес и
паспортные данные.

22.

Составление личных документов
Автобиография – документ, в котором в произвольной
форме точным, лаконичным, официальным языком дается
краткое описание в хронологическом порядке этапов своей
жизни и учебно-трудовой деятельности.
Реквизиты: название вида документа, дата, текст, подпись.
Текст: ФИО, время (число, месяц и год) и место рождения, сведения об
образовании, о прохождении службы в ВСС, о трудовой деятельности,
дополнительная информация, сведения о составе семьи.

23.

Составление личных документов
Характеристика – документ, в котором говорится о профессиональных и
личных качествах человека, раскрывается его деловое и общественное лицо.
Реквизиты: название вида документа, заголовок, дата, текст, подпись.
Содержание заголовка: ФИО, год рождения, сведения о месте учебы (работы).
Текст: информация о времени учебы в дан.вузе (учреждении) и оценка
профессионально-деловых качеств в целом, хар-ка отношения к учебе (работе)
и общест. жизни, хар-ка личных качеств, указ-ся, для каких целей дается хар-ка

24.

Составление личных документов
Резюме – документ, представляющий потенциальному работодателю анкетные
данные, профессиональные и личные качества и возможности претендента на
какую-либо должность.
Р. является творческой деловой бумагой, поэтому не существует жестких рамок
его составления.
Главная задача: объективно, но вместе с тем в выгодном для себя, т.е. автора
резюме, свете дать персональную информацию с целью трудоустройства.
Обязательные реквизиты: название вида документа, заголовок, дата, текст,
отметка о наличии приложений, подпись.

25.

4. Домашнее задание
1. Составьте свое резюме, опираясь на образец из
учебного пособия «Русский язык и культура речи. 17
практических занятий»/ под ред. Е.В.Ганапольской и
А.В.Хохлова. – СПб, 2005. (с.277)
2. Составьте характеристику своего товарища по группе.